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關(guān)于電子郵件的寫作技巧電子郵件的邏輯很重要1第2頁,共36頁,2024年2月25日,星期天一封糟糕的電子郵件主題:我們的執(zhí)行報(bào)告及相關(guān)材料米勒先生:您好!我是紐約ABC互動(dòng)傳媒的銷售助理邁克。通過對貴公司和我公司共同的潛在客戶群進(jìn)行仔細(xì)研究,我公司創(chuàng)建了一份評估及執(zhí)行報(bào)告。這份報(bào)告有多種不同的格式,希望您有時(shí)間看一下。貴公司是個(gè)很大的零部件生產(chǎn)商,在我們的客戶群中,也有許多零部件廠商及相關(guān)企業(yè),我公司為他們提供零部件裝配服務(wù)(CenturyManufacturing就是其中之一,該公司也是貴公司的供應(yīng)商,他們的業(yè)務(wù)經(jīng)理肯·斯坦內(nèi)建議我與您聯(lián)系)。我公司的網(wǎng)址是(支持MicrosoftOutlook和MozillaF2irefox),您在網(wǎng)站上能找到更詳細(xì)的信息。登錄該網(wǎng)站,單擊“客戶列表”菜單欄。瀏覽第16個(gè)項(xiàng)目——曾經(jīng)合作過的零部件企業(yè)。單擊此圖標(biāo),可以看到我將要和您討論的公司的列表。關(guān)于這些公司,我希望能有機(jī)會(huì)和您討論一下。我希望您能盡快與我電話聯(lián)系,也希望能有機(jī)會(huì)就這些公司的情況與您交流意見。我的電話是606-555-5555。另外和您說一下,我們的客戶參考資料質(zhì)量很高,如果您能盡快聯(lián)系我,我相信您肯定不會(huì)失望的。 邁克·康韋原稿第3頁,共36頁,2024年2月25日,星期天在上面這封郵件中,如果你單擊了“發(fā)送”按鈕,收信人此生就不會(huì)再打開你發(fā)送的其他郵件了(進(jìn)一步說,假設(shè)他通過你發(fā)送的冗長的郵件記住了你的名字的話,這個(gè)人就再不會(huì)與你打交道了)。另外,在這封郵件中,你是否注意到一條重要的信息“肯·斯坦內(nèi)”——最有可能使收信人做出積極回應(yīng)的信息,被深埋在了最不可能被繁忙的執(zhí)行總裁發(fā)現(xiàn)的地方。第4頁,共36頁,2024年2月25日,星期天主題:肯·斯坦內(nèi)就職于CenturyManufacturing的是我們公司的客戶之一,他建議我和您見一面,討論一下今年的零部件裝配計(jì)劃。周二下午2點(diǎn)在您的辦公室見,好嗎?公司主頁:辦公室電話:978-555-5550移動(dòng)電話:978-555-5550家庭電話:978-555-5050邁克·康韋修改后第5頁,共36頁,2024年2月25日,星期天在修改后的郵件中,“肯·斯坦內(nèi)”這條信息位于郵件的標(biāo)題行——最容易被收信人(執(zhí)行總裁)看到的地方。同時(shí),我們也注意到修改后的郵件沒有花費(fèi)大量的筆墨回答收信人心中潛在的問題。第6頁,共36頁,2024年2月25日,星期天寫好電子郵件的四項(xiàng)策略2第7頁,共36頁,2024年2月25日,星期天1.選取一個(gè)引人注目的標(biāo)題2.內(nèi)容簡明扼要3.在郵件正文中提到收件人的名字。否則,他會(huì)認(rèn)為這封郵件同時(shí)群發(fā)給了很多人4.在郵件中附上公司全稱和具體地址第8頁,共36頁,2024年2月25日,星期天3回答三個(gè)問題:郵件應(yīng)該寫多長?郵件內(nèi)容應(yīng)該有多詳細(xì)?郵件應(yīng)該有多正式?第9頁,共36頁,2024年2月25日,星期天郵件應(yīng)該寫多長?最好的答案能寫多短就寫多短郵件的正文部分(不包括標(biāo)題行和署名部分)的長度最好控制在2-3個(gè)句子最好讓郵件短到一眼掃過去就能看懂其大意在通常情況下,我只會(huì)讀我客戶或者與我有親緣關(guān)系的人發(fā)來的長郵件。如果是其他人,我要么整篇都不看,要么只看開頭和結(jié)尾,然后決定怎么回復(fù)。坦率地講,你也很可能這樣做。也許你只會(huì)讀你的客戶、老板或親戚發(fā)來的長郵件。更進(jìn)一步說,即使是和我們關(guān)系密切的人發(fā)來的郵件,我們也不會(huì)把每句話都看得很仔細(xì)。?第10頁,共36頁,2024年2月25日,星期天郵件內(nèi)容應(yīng)該有多詳細(xì)?郵件內(nèi)容應(yīng)該涉及相關(guān)細(xì)節(jié)并且突出某些具體細(xì)節(jié)第11頁,共36頁,2024年2月25日,星期天郵件應(yīng)該有多正式?對于大多數(shù)人來說,郵件在一定程度上代替了口頭交流。如果是在公司內(nèi)部發(fā)郵件我們可能會(huì)像在飲水機(jī)旁閑聊那樣隨意如果給陌生人或者僅僅有過電話聯(lián)系的人發(fā)郵件我們就應(yīng)該顯得更正式一些因此,我們應(yīng)該把郵件看做是相對正式的文件。第12頁,共36頁,2024年2月25日,星期天4對標(biāo)題行給予更多的關(guān)注標(biāo)題行是郵件中最重要的部分它的好壞決定了收件人是否會(huì)打開并閱讀郵件的正文部分第13頁,共36頁,2024年2月25日,星期天主題:文章發(fā)件人是否要求我給他發(fā)送一篇文章?還是要就一篇文章采訪我?還是向我索要我曾經(jīng)寫過的一篇文章?關(guān)于標(biāo)題的例子1第14頁,共36頁,2024年2月25日,星期天主題:明天這是一個(gè)孤立、和正文部分沒有任何聯(lián)系的標(biāo)題??匆幌逻@個(gè)標(biāo)題,通常情況下,當(dāng)我們看到郵件的關(guān)于標(biāo)題的例子2—首先能知道標(biāo)題的內(nèi)容,在這個(gè)標(biāo)題中為“明天”;—然后能通過標(biāo)題識別出郵件是由誰發(fā)來的。如果能識別出來,就說明這個(gè)標(biāo)題很好,因?yàn)樗芪覀冏x下去,看看這個(gè)人明天到底要做什么。標(biāo)題時(shí)能看明白兩點(diǎn):第15頁,共36頁,2024年2月25日,星期天主題:6月23日見面這個(gè)標(biāo)題好就好在它直接回答了所有看信者在打開關(guān)于標(biāo)題的例子3這個(gè)標(biāo)題一下就能引起別人的注意,因?yàn)檫@個(gè)簡短郵件之前心中存在的問題,“我有必要看它嗎?”的標(biāo)題中涉及了一次會(huì)面。第16頁,共36頁,2024年2月25日,星期天秘密武器——項(xiàng)目符號5第17頁,共36頁,2024年2月25日,星期天文字本來就很枯燥,大量的文字堆積在一起就顯得更枯燥了。大段大段的文字會(huì)讓讀者費(fèi)解。人們?nèi)菀捉邮芤曈X刺激,更喜歡看圖形。在電子郵件中,圖形就是項(xiàng)目符號,應(yīng)該把它作為你的秘密武器。兩個(gè)特點(diǎn)你應(yīng)該讓郵件變得更加私人化、簡單化,要學(xué)會(huì)如何使用秘密武器:項(xiàng)目符號。項(xiàng)目符號與幻燈片或其他演示工具中的圖片或動(dòng)畫的效果是一樣的。但是項(xiàng)目符號在郵件中更便于使用。第18頁,共36頁,2024年2月25日,星期天學(xué)會(huì)使用項(xiàng)目符號一個(gè)糟糕的匯報(bào)者假如他使用了項(xiàng)目符號收件人:吉姆客戶發(fā)件人:邁克銷售人員主題:即將來臨的陳述吉姆:我打算在5月3日給您所在地區(qū)的副總裁做當(dāng)面陳述,就您的要求,我談一下此次陳述的意義。首先,他可以加深對我的了解,熟悉我的個(gè)人風(fēng)格。其次,我將以我25年的經(jīng)驗(yàn)講述這個(gè)項(xiàng)目的核心原則。最后,我可以當(dāng)場回答提問,如果副總裁有什么問題,我可以當(dāng)面給予解答。吉姆,我覺得這種做法是可行的。我想把此次活動(dòng)安排在5月3日,您覺得如何? 邁克

收件人:吉姆客戶

發(fā)件人:邁克銷售人員主題:即將來臨的陳述

吉姆:

我打算在5月3日給您所在地區(qū)的副總裁做當(dāng)面陳述,就您的要求,我談一下此次陳述的意義。我希望您能就此問題和董事會(huì)進(jìn)行討論。

首先,您所在地區(qū)的副總裁可以加深對我的了解,熟悉我的個(gè)人風(fēng)格。

其次,我可以展示一下電話銷售培訓(xùn)所需的設(shè)備,這是此培訓(xùn)項(xiàng)目的一個(gè)重要部分。

最后,我可以當(dāng)場回答提問,如果大家有什么問題,我可以當(dāng)面給予解答。

吉姆,我覺得這種做法是可行的。我想把此次活動(dòng)安排在5月3日,您覺得如何?

邁克第19頁,共36頁,2024年2月25日,星期天你發(fā)現(xiàn)二者的不同了嗎?兩封郵件傳達(dá)的是同樣的信息,但是通過使用項(xiàng)目符號,第二封郵件看起來更清晰明了。郵件越清晰明了,就越能引起讀者的閱讀興趣,也就越有可能得到回復(fù)。第20頁,共36頁,2024年2月25日,星期天6署名的使用第21頁,共36頁,2024年2月25日,星期天

你所在公司的名稱以及關(guān)于你的公司的產(chǎn)品、服務(wù)信息,最好出現(xiàn)在郵件的最下方。這就是郵件的“署名”部分。如果一個(gè)人有上百封的郵件需要處理,他有時(shí)會(huì)忽略郵件的正文部分,而只關(guān)注署名部分。為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況呢?因?yàn)槿藗兞?xí)慣于一下子跳到信息的結(jié)尾處看最關(guān)鍵的內(nèi)容。我們想直接進(jìn)入主題,于是我們單擊“下一頁”按鈕,或者拖動(dòng)鼠標(biāo)到郵件的結(jié)尾處。這意味著經(jīng)常收到大量郵件的人,對郵件結(jié)尾處的署名部分會(huì)給予更多關(guān)注。第22頁,共36頁,2024年2月25日,星期天7常見的郵件錯(cuò)誤第23頁,共36頁,2024年2月25日,星期天錯(cuò)誤1:并未提出或確認(rèn)下一步行動(dòng)錯(cuò)誤2:愚蠢的標(biāo)題行從標(biāo)題行看,好象發(fā)件人已經(jīng)得到了什么。標(biāo)題行中提到的熟人,收件人并不認(rèn)識。為了吸引他人的注意力,標(biāo)題中使用了黃色笑話或者臟話。標(biāo)題類似于“我怎樣才能與你取得聯(lián)系呢”。謊言(例如,“我們拾到了你的錢包”)第24頁,共36頁,2024年2月25日,星期天錯(cuò)誤3:把別人的名字、公司名稱或職位搞錯(cuò)錯(cuò)誤4:發(fā)送錯(cuò)誤的附件錯(cuò)誤5:正文中提到了附件,卻忘記發(fā)送附件錯(cuò)誤6:咒罵和講黃色笑話第25頁,共36頁,2024年2月25日,星期天錯(cuò)誤7:開一些不算下流,卻也不太恰當(dāng)?shù)耐嫘﹀e(cuò)誤8:在郵件中只寫一個(gè)詞

即便是回復(fù)一封只有一個(gè)詞的郵件,而且對方能明白你的意思(這也不一定),你這樣做也很可能被看做是傲慢無禮的。

在正文中多寫幾個(gè)字,而不是簡單地寫上“是”或“不是”。第26頁,共36頁,2024年2月25日,星期天錯(cuò)誤9:發(fā)怒錯(cuò)誤10:使用帶有性別歧視和種族歧視的語言,即使是玩笑話

當(dāng)你生氣時(shí),不要給客戶發(fā)郵件。

永遠(yuǎn)不要通過給客戶發(fā)郵件來發(fā)泄自己的怒氣。錯(cuò)誤11:使用大段的文字

你需要把大段文字分解并使用項(xiàng)目符號。第27頁,共36頁,2024年2月25日,星期天錯(cuò)誤12:發(fā)錯(cuò)郵件

當(dāng)你回復(fù)別人發(fā)來的問卷或評論時(shí),如果你不打算把你的回復(fù)發(fā)送給所有收到這封郵件的人,就不要使用“全部回復(fù)”功能。

在類似情況下,盲目抄送信息是郵件使用中存在的常見問題。垃圾郵件泛濫的原因之一就是,我們有時(shí)會(huì)把郵件抄送給那些與被討論的問題不相干的人。錯(cuò)誤13:引起多方爭論

當(dāng)你提出一個(gè)非常有爭議的話題,而且你必須把這封郵件發(fā)給多個(gè)人時(shí),你必須考慮一下,你是否希望所有收件人都能給其他收件人回復(fù)。第28頁,共36頁,2024年2月25日,星期天錯(cuò)誤14:言行古怪

郵件有個(gè)很有趣的特點(diǎn):它很容易讓人產(chǎn)生誤會(huì)。

在單機(jī)“發(fā)送”按鈕之前,你要反復(fù)閱讀你寫的東西。不要讓對方覺得你很古怪。

在郵件的世界里,你無意中說得一些話就足以讓對方認(rèn)為你是一個(gè)怪人。

不要使用反語或帶有諷刺性的語言,要確保你所寫的東西不會(huì)讓人產(chǎn)生誤會(huì)。第29頁,共36頁,2024年2月25日,星期天錯(cuò)誤15:長篇大論

如果你想表達(dá)的意思在一頁紙上寫不下,并且不想發(fā)送附件,我建議你打電話。錯(cuò)誤16:在憤怒時(shí)發(fā)送信息

永遠(yuǎn)不要在憤怒時(shí)給客戶發(fā)郵件。第30頁,共36頁,2024年2月25日,星期天附注:交流的多種手段第31頁,共36頁,2024年2月25日,星期天霍華德·加德納著作者在這本書中的突破性發(fā)現(xiàn):人類有七種不同的智能。我們依賴七種不同的智能,而不是其中的一種,而每個(gè)人的每種智能都是不同的。基于上述觀點(diǎn),郵件這種交流方式并不能充分利用人的智能系統(tǒng)。事實(shí)上,它只利用了加德納博士所列舉的智能系統(tǒng)的很小一部分。第32頁,共36頁,2024年2月25日,星期天人類的七種智能1.語言智能這種智能與我們?nèi)绾问褂谜Z言有關(guān)。那些天生的作家在這方面是有天賦的

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