凈水設(shè)備采購檔案管理方案

第一節(jié)檔案管理概述 2一、檔案管理部門職責(zé)范圍 2二、檔案工作人員崗位職責(zé) 2三、檔案資料管理要點 4第二節(jié)檔案管理工作流程 8一、檔案資料的收集 8二、檔案管理細則 9三、檔案資料的歸檔要求 10四、檔案資料的歸檔時間 11五、檔案交接 11六、檔案移交公司的流程 12七、檔案保管 12第三節(jié)檔案管理工作規(guī)范 12一、檔案工作總則 12二、檔案工作組織 13三、檔案工作制度 15四、檔案業(yè)務(wù)工作 17五、檔案信息化建設(shè) 23六、工作設(shè)施設(shè)備 25第四節(jié)檔案管理制度 26一、文件材料立卷歸檔制度 26二、檔案保管制度 27三、檔案工作保密制度 28四、檔案統(tǒng)計制度 28五、檔案鑒定銷毀制度 29六、檔案查閱利用制度 29七、檔案設(shè)備維護使用制度 30八、重大活動檔案登記制度 30九、聲像實物歸檔制度 30第一節(jié)檔案管理概述一、檔案管理部門職責(zé)范圍（一）負責(zé)本單位各類檔案的統(tǒng)一管理，負責(zé)對本單位的技術(shù)圖書資料實行業(yè)務(wù)管理，并根據(jù)本單位經(jīng)營管理的需要編制各種檢索工具，積極開展檔案的提供利用工作。（二）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制訂本企業(yè)檔案管理制度。（三）負責(zé)檢查、指導(dǎo)各部門檔案人員和有關(guān)人員做好歸檔資料的積累、整理工作，提出本單位專、兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核計劃，會同有關(guān)部門、單位搞好各類檔案的鑒定、銷毀、移交工作。（四）做好各類檔案的管理和統(tǒng)計工作，編制各種專題目錄、索引及匯編資料，辦理檔案的借閱手續(xù)，負責(zé)檔案的復(fù)制、修裱及檔案庫房安全措施的落實，確保檔案的完整和安全。二、檔案工作人員崗位職責(zé)（一）公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理職責(zé)1.主管公司的檔案管理工作，熟悉并貫徹執(zhí)行《檔案法》等法律、法規(guī)、條例和規(guī)定。2.掌握檔案信息情況，組織推廣檔案信息的開發(fā)利用，解決公司檔案管理中的重大問題。3.督促檔案管理部門建立健全檔案管理制度，配置適宜保管檔案的庫房和設(shè)施，采用現(xiàn)代先進的技術(shù)設(shè)備，確保檔案管理的有效進行。4.聽取檔案管理部門關(guān)于檔案工作的匯報，了解情況，檢查、指導(dǎo)檔案管理工作。（二）檔案管理部門負責(zé)人管理職責(zé)1.在上級業(yè)務(wù)部門和本單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，負責(zé)檔案業(yè)務(wù)工作的管理，定期召開檔案管理工作會議，傳達上級指示精神，布置、檢查、總結(jié)工作。2.帶頭貫徹執(zhí)行國家《檔案法》等法律、法規(guī)、先例及規(guī)定，組織制訂公司檔案管理制度。3.根據(jù)上級業(yè)務(wù)部門及公司的工作安排，負責(zé)起草年度檔案工作計劃和檔案工作發(fā)展規(guī)劃，熟悉檔案管理各崗位人員的職責(zé)和工作質(zhì)量，安排和組織好檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。4.及時檢查和總結(jié)檔案管理工作，經(jīng)常向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作。（三）檔案管理部門專職或兼職檔案員崗位職責(zé)1.在檔案管理部門負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，做好檔案的管理工作，熱愛本職工作，認真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，努力為公司各項工作服務(wù)。2.熟悉并認真貫徹執(zhí)行檔案工作的方針、政策和各項規(guī)章制度，負責(zé)接收熟悉并認真貫徹執(zhí)行檔案工作的方針、政策和各項規(guī)章制度，負責(zé)接收各部門、單位移交的各類歸檔材料，做好檔案的立卷、編目、登記、統(tǒng)計、鑒定工作。3.保護檔案的安全，堅持做好“七防”工作。4.努力做好檔案的利用服務(wù)工作，編制多種檢索工具及公司“大事記”等有關(guān)匯編材料。5.協(xié)助和指導(dǎo)各部門兼職檔案員做好檔案的積累、整理、歸檔工作。6.嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案的機密內(nèi)容。7.參加有關(guān)工程項目的竣工驗收、技術(shù)成果鑒定和設(shè)備、技術(shù)資料開箱檢驗，并做好記錄。8.負責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，并把好銷毀中的復(fù)查、審批和監(jiān)銷關(guān)。9.積極完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。（四）各部門或單位負責(zé)人檔案管理職責(zé)負責(zé)抓好本部門或單位的檔案工作，檢查、督促本部門、單位兼職檔案員和有關(guān)人員把工作中形成、積累、整理的檔案資料，按要求定期向檔案管理部門移交歸檔。（五）各部門或單位兼職檔案員檔案管理職責(zé)1.做好本部門或單位檔案資料的收集、整理、分類、保管工作。2.及時將文件材料歸檔，按各類檔案的歸檔范圍和歸檔時間，定期向檔案管理部門移交。3.積極參加公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織的各項工作、學(xué)習(xí)活動。4.嚴格遵守上級和公司的檔案管理制度，做好保密工作。三、檔案資料管理要點（一）釋義要準確《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義如下：過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。那么，在企業(yè)檔案管理制度建立的時候，要依據(jù)本企業(yè)經(jīng)營范圍、職能以及利用等，同時參考《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義，來明確本企業(yè)的檔案釋義。在釋義的時候，要注重將本企業(yè)的重要資產(chǎn)和核心信息資源包含進去。企業(yè)檔案釋義要全面、準確、規(guī)范。舉例，如：某某某企業(yè)及占有股份的外商投資企業(yè)、合作合資項目在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字材料、電子文件、圖表、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄。本示例釋義中，明確了經(jīng)營主體：企業(yè)及其相關(guān)聯(lián)的企業(yè)；明確了各項重大活動：生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理；明確了核心資產(chǎn)及信息資源：各種文字材料、電子文件、圖表、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄；明確了核心資產(chǎn)及信息資源的意義：具有保存價值。釋義準確了，后續(xù)的制度建立才能有根有據(jù)。（二）職責(zé)分工要明確對于一個企業(yè)的檔案工作來講，職責(zé)分工明確是高效有序開展工作的充分必要條件。職責(zé)分工明確中，要能夠做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、專業(yè)歸口、權(quán)責(zé)落實，其中，最重要的是要權(quán)責(zé)落實。對于行政管理單位或部門，要明確其管理職能，即：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。對于其它業(yè)務(wù)單位或部門，要明確其權(quán)和責(zé)。舉例如下：各業(yè)務(wù)單位或部門領(lǐng)導(dǎo)及員工，負有收集、整理、保護和歸檔的責(zé)任和義務(wù)。應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立適應(yīng)工作需要的檔案工作管理與運行機制；應(yīng)當(dāng)把檔案工作列入本部門或單位的發(fā)展規(guī)劃和計劃。負責(zé)對在各自業(yè)務(wù)及管理過程中形成的檔案資料等進行管理，保證應(yīng)歸檔文件材料的完整、系統(tǒng)、齊全、準確；負責(zé)指派專（兼）職檔案人員，負責(zé)收集、整理、保管本部門形成的有保存價值的各種載體的檔案，定期歸檔；負責(zé)審批對在各自業(yè)務(wù)及管理過程中形成的檔案資料的查（借）閱申請。職責(zé)分工明確了，后續(xù)的制度執(zhí)行才能有保障。（三）檔案管理要求及工作要求要全面、系統(tǒng)檔案管理要求及工作要求要全面、系統(tǒng)，這是保證檔案工作運行的基本條件。制定好檔案管理要求及工作要求，檔案工作就具備了可操作性，確保了檔案管理體系和工作體系能夠在企業(yè)管理體系中正常運轉(zhuǎn)。舉例，檔案工作要求：各業(yè)務(wù)單位及部門應(yīng)高度重視對電子文件、電子檔案的管理，電子文件歸檔范圍與保管期限參照紙質(zhì)文件確定。在歸檔紙質(zhì)文件的同時，應(yīng)將相對應(yīng)的電子文件一并歸檔保存。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)是原件，并且應(yīng)當(dāng)完整、準確、系統(tǒng)，反映本部門或單位各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，符合文件形成規(guī)律。反映同一內(nèi)容不同載體和形式的文件材料應(yīng)一并歸檔。等等。檔案管理要求：凡本企業(yè)以外單位或個人需要利用本企業(yè)檔案，必須經(jīng)企業(yè)相關(guān)對口部門或單位審查，由相關(guān)對口部門或單位負責(zé)人批準。嚴禁私自復(fù)制及對外提供檔案資料。企業(yè)員工調(diào)離崗位時，必須清退應(yīng)歸檔的文件材料和借閱的檔案，檔案部門簽署意見后，方可辦理有關(guān)手續(xù)。如果檔案沒有徹底退還，不予辦理手續(xù)。改制或改革所涉及的檔案資料的處置，應(yīng)按照改制或改革確定的基本原則、制度對檔案資料進行規(guī)范化處理。等等。有了全面、系統(tǒng)的檔案管理要求及工作要求，檔案工作才能獲得健康的運轉(zhuǎn)平臺。（四）應(yīng)制定詳盡的歸檔范圍合理確定歸檔范圍是做好檔案管理工作的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，歸檔范圍編制與確認工作，可以使檔案部門應(yīng)該收什么，歸檔部門應(yīng)該交什么，都做到心中有數(shù)，并形成了雙向約束與聯(lián)結(jié)機制，最大限度地保障了應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔。制定好詳細的歸檔范圍，對企業(yè)檔案工作有著重要意義：使收集工作變被動為主動，變失控為可控；進一步明確了歸檔責(zé)任，建立了雙向約束與聯(lián)結(jié)機制；有利于完善企業(yè)管理機制，提高管理水平；確保了企業(yè)核心信息與知識資產(chǎn)的安全。制定詳細的歸檔范圍，要做到密、全、精、準。密，就是指涉密級別要及時標(biāo)定；全，就是指歸檔范圍要覆蓋全面；精，就是指細化程度要盡量地精；準，就是指保管期限要設(shè)置準確。有了詳盡的歸檔范圍，檔案管理制度就有了核心。（五）查借閱職責(zé)及流程要清晰企業(yè)檔案有兩個重要作用，即：憑證作用、參考作用。憑證作用，包括內(nèi)容和形式上的憑證作用；參考作用，主要體現(xiàn)在其原始性、憑證性和查考性。對于企業(yè)來講，企業(yè)檔案具有五大功能：歷史記錄功能、科學(xué)管理功能、人文建設(shè)功能、生產(chǎn)建設(shè)功能以及科研創(chuàng)新功能。而要充分發(fā)揮企業(yè)檔案的兩個重要作用以及五大功能，明確的查借閱職責(zé)以及清晰的查借閱流程是必不可少的。應(yīng)結(jié)合各企業(yè)的實際情況，制定合理的查借閱職責(zé)及流程。其中，查借閱職責(zé)要厘清檔案所屬部門或單位、檔案主管部門或單位以及檔案利用部門或單位間的職責(zé)范圍。查借閱職責(zé)明確、流程清晰，是檔案高效利用的制度保障。（六）檔案鑒定銷毀制度、保密制度以及獎懲制度要完善檔案的鑒定工作在檔案收集、整理的過程中尤為重要，通過加強檔案鑒定工作，可以避免不歸檔文件材料歸入案卷，同時，也可以避免少歸、漏歸等現(xiàn)象。因此，檔案鑒定是歸檔工作完整性的保障。另外，完善的檔案鑒定工作可以有效推進檔案銷毀工作。對于過期的檔案，在銷毀前應(yīng)該進行精細的檔案鑒定工作，確保檔案銷毀工作的正確性。檔案鑒定、銷毀的程序、職責(zé)等應(yīng)該在制度中明確。由于企業(yè)檔案是企業(yè)的核心資產(chǎn)和信息資源，為了保障企業(yè)的利益不受損失，檔案保密制度的建立非常重要?，F(xiàn)代企業(yè)管理制度體系中，普遍都有較為詳細的、針對性的保密相關(guān)制度，而目前大多數(shù)保密制度主要針對的是國家秘密，對于企業(yè)商業(yè)秘密涉及較少。因而，在檔案管理制度的建立過程中，應(yīng)該制定詳細的保密制度，以確保企業(yè)利益安全。獎懲制度是保障企業(yè)檔案管理制度運行的有效手段。對于在檔案工作中有突出表現(xiàn)的單位或個人進行獎勵，有助于推動檔案工作進程；而對拒絕歸檔、玩忽職守、涂改抽換、損毀丟失、盜竊倒賣檔案等行為的，以及違反國家檔案法規(guī)、規(guī)章行為的，給予懲罰，是保障檔案安全以及檔案工作完整性的有效手段。第二節(jié)檔案管理工作流程一、檔案資料的收集（一）各部門相關(guān)人員負責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。（二）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向綜合部移交。1.歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月10日前。2.檔案資料的標(biāo)識綜合部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。3.檔案資料的日常管理：（1）電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存。（2）文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。（3）文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。4.檔案借閱（1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準；（2）檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)項目經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；（3）借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；（4）借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；5.檔案銷毀（1）對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報項目經(jīng)理的批準，方可銷毀。（2）執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由綜合部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理和項目經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。二、檔案管理細則（一）檔案資料的歸檔范圍1.公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；2.公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；3.本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；4.公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；5.重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；6.反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；7.公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；8.本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；9.本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；10.本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；11.本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；12.外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；13.財務(wù)檔案資料；14.各種實物檔案；15.其他具有利用和保存價值的文件資料。三、檔案資料的歸檔要求（一）歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。（二）一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)項目經(jīng)理批準后妥善保存，綜合部以影印本歸檔。（三）聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。（四）子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。（五）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。四、檔案資料的歸檔時間（一）即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：1.公司規(guī)定的密級文件；2.重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；3.合同、協(xié)議書等正本及過程資料；4.公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；5.其他認為需要即時歸檔的資料。（二）定期歸檔1.部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交綜合部；2.部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司綜合部；（三）電子聲像檔案的歸檔1.重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。2.一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。3.每年3月底前必須向綜合部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，綜合部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。五、檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字，綜合部見證。六、檔案移交公司的流程（一）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；（二）綜合部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；（三）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；七、檔案保管（一）檔案編號1.檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。2.檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。3.檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。4.檔案分類及編號的增補、修訂等由行政中心結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。5.建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。第三節(jié)檔案管理工作規(guī)范一、檔案工作總則（一）企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。（二）企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準。（三）企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。（四）企業(yè)應(yīng)維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全。二、檔案工作組織（一）組織系統(tǒng)建設(shè)1.檔案工作領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負責(zé)人，確定檔案部門的負責(zé)人。2.檔案機構(gòu)設(shè)置企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機構(gòu)，或指定負責(zé)檔案工作的機構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。3.檔案人員配備企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應(yīng)的專職檔案人員；各部門、各項目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定。4.檔案工作體系企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。（二）企業(yè)管理職責(zé)1.企業(yè)應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。2.企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項目負責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進行考核。3.企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。4.企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時應(yīng)做好檔案的處置工作，國有企業(yè)應(yīng)依照檔發(fā)字[1998]6號文件的要求進行，其他企業(yè)可參照。5.企業(yè)應(yīng)對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分。（三）企業(yè)部門職責(zé)1.企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責(zé)人應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責(zé)。2.企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應(yīng)負責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質(zhì)量負責(zé)。3.專兼職檔案人員應(yīng)負責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責(zé)。（四）檔案部門職責(zé)1.統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。2.負責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。3.指導(dǎo)企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。4.監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作。5.依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。（五）檔案人員要求1.檔案人員應(yīng)遵紀守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。2.檔案部門負責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。3.檔案人員應(yīng)具備大學(xué)專科以上學(xué)歷或同等學(xué)識水平。4.檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三、檔案工作制度（一）工作規(guī)章1.明確企業(yè)文件形成、歸檔責(zé)任。企業(yè)在制定有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準和制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件收集、整理和歸檔的責(zé)任要求。2.制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。3.建立檔案工作責(zé)任追究制度。對相關(guān)崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任追究和處罰措施，并將有關(guān)要求納入相關(guān)管理制度。4.制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。（二）管理制度1.文件歸檔制度。應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。2.檔案保管制度。應(yīng)明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進（出）庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責(zé)。3.檔案鑒定銷毀制度。應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時間等要求。4.檔案統(tǒng)計制度。應(yīng)明確統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析要求。5.檔案利用制度。應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查（借）閱檔案的要求。6.檔案保密制度。應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。7.電子檔案管理制度。應(yīng)對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。8.檔案管理系統(tǒng)操作制度。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。（三）業(yè)務(wù)規(guī)范1.文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。2.檔案分類方案。應(yīng)明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識、類目范圍。3.文件歸檔范圍和保管期限表。應(yīng)明確各類文件歸檔的范圍及其相對應(yīng)的保管期限。4.特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。四、檔案業(yè)務(wù)工作（一）企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動1.企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務(wù)和活動的有機組成部分，應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任制或崗位責(zé)任制。2.企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加設(shè)備鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設(shè)備開箱驗收等活動，負責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。3.企業(yè)下達項目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應(yīng)同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應(yīng)同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結(jié)應(yīng)同時做好項目文件歸檔交接。（二）文件的形成、積累1.文件形成時應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。2.文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或?qū)ｍ椆ぷ鳈n案人員保管。（三）文件整理與歸檔1.文件整理文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機聯(lián)系。文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應(yīng)分別符合GB9705、DA/T22、GB/T11822、財會字[1998]32號、勞力字[1992]33號等標(biāo)準及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合GB/T11821、DA/T15、GB/T18894、DA/T32等標(biāo)準的要求。2.文件歸檔范圍（1）企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)[2004]4號文件要求。（2）歸檔文件的主要來源有：本企業(yè)形成的文件；本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。（3）企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。項目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項目建設(shè)中的性質(zhì)確定；服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強的業(yè)務(wù)活動的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動和專門業(yè)務(wù)編制。3.文件歸檔時間（1）經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。（2）科研開發(fā)、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；設(shè)備生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。（3）產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。（4）會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。（5）電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。（6）磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。（7）更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。4.文件歸檔要求（1）企業(yè)應(yīng)實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。（2）歸檔的文件應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機、復(fù)印機、掃描儀等）標(biāo)稱的質(zhì)量要求。（3）歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。（4）非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。（5）歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。（6）兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。（7）文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》。重要項目文件歸檔時應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責(zé)人審核簽字。（四）檔案收集工作1.文件歸檔的交接（1）文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。（2）檔案部門接收時應(yīng)認真核對，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。2.檔案與資料的收集（1）企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有的檔案。（2）企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。（3）企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。（4）企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。（5）企業(yè)可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。（五）檔案整理工作1.檔案部門應(yīng)區(qū)分全宗進行檔案的分類、排列與編目。2.分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點制定，并應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。分類方案應(yīng)附有分類說明。3.類別號可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。4.全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。5.根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見DA/T13。6.檔號可采用“[全宗號—]分類號（或項目代號或目錄號）—案卷號（或件號或盤、盒、張?zhí)枺保╗]表示可選）結(jié)構(gòu)。全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。7.紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號。互見號是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號。8.按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。9.檔案部門應(yīng)對每個全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨管理。（六）檔案保管工作1.檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。2.檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救。對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護。3.庫房管理（1）庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能（見JGJ25）。（2）庫房溫、濕度應(yīng)符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記（登記表參見附錄B表B.2）。（3）庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。（4）庫藏檔案應(yīng)定期清理核對，做到賬物相符。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。（七）檔案鑒定工作1.企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），負責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。2.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。3.檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計檔案的保管期限執(zhí)行《會計檔案管理辦法》。4.永久保管檔案。凡是反映本企采購方要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。5.定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年。6.企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊永久保存。（八）檔案統(tǒng)計工作1.檔案部門應(yīng)及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表。2.建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館（室）藏情況；年度入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。3.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)保持連續(xù)性。（九）檔案利用工作1.檔案部門應(yīng)加強檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務(wù)。2.企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.利用檔案應(yīng)按規(guī)定進行登記。利用效果突出的宜進行登記。4.可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子檔案。5.企業(yè)宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。6.企業(yè)宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、設(shè)備性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的變化等。7.企業(yè)宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。8.企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。五、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化目標(biāo)與原則1.企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。2.企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。3.企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。（二）電子文件的歸檔1.電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。2.企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。3.歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。4.電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。5.加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。6.文件形成部門應(yīng)負責(zé)確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。（三）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化1.企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T31的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DA/T43的要求。3.照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA/T32的附錄B。數(shù)字化生成的檔案副本檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。（四）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。2.電子檔案應(yīng)存儲到脫機載體上。3.脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。4.存儲在脫機載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。5.超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。對確認銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。（五）檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)1.企業(yè)應(yīng)建立館（室）藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。2.對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。3.涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離.4.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施5.檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。6.各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。（六）檔案管理系統(tǒng)軟件1.檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實際王作需要，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件六、工作設(shè)施設(shè)備（一）檔案庫房1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層。2.檔案庫房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求。3.檔案庫房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要，留有存儲空間。設(shè)置檔案館的企業(yè)，檔案庫房建筑應(yīng)符合JGJ25的要求，庫房一般應(yīng)滿足日后20年檔案存儲需要。（二）業(yè)務(wù)技術(shù)用房1.業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)滿足接收、整理、修復(fù)檔案的實際需要。2.企業(yè)可根據(jù)工作需要設(shè)置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。（三）閱覽及陳列室閱覽室應(yīng)鄰近辦公室和檔案庫房，環(huán)境安靜。陳列室（展覽室）宜設(shè)置在適于觀覽的場所。（四）檔案裝具1.檔案柜架應(yīng)牢固耐用，一般應(yīng)具有防火、防盜、防塵作用。應(yīng)根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇有專用保護功能的柜架。有條件的可采用密集架。2.各類檔案盒規(guī)格、式樣和質(zhì)量應(yīng)符合GB/T9705、GB/T11822、DA/T22和GB/T11821的要求。（五）保護設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)施。2.根據(jù)庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機、加濕機、空氣凈化器等設(shè)備。3.有條件的企業(yè)應(yīng)配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調(diào)控、監(jiān)控等設(shè)備。（六）技術(shù)設(shè)備1.配備檔案整理工作所需要的裝訂機、打印機等設(shè)備。2.配備檔案修復(fù)、利用需要的數(shù)碼照相機、攝像機、復(fù)印機、閱讀機等設(shè)備。3.配備信息化管理需要的計算機、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機等設(shè)備，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源。4.根據(jù)需要可配備CAD繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機、縮微機等設(shè)備。第四節(jié)檔案管理制度一、文件材料立卷歸檔制度1.文件材料的立卷歸檔工作必須認真貫徹《檔案法》對檔案工作的一系列規(guī)定要求。本公司的文件材料由各部門收集、整理后定期向檔案室移交。檔案室對各部門形成的各種文件材料的收集、整理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.凡是本公司各部門形成的文書材料，包括收文、收電、發(fā)文、發(fā)電底稿、內(nèi)部文件、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、會議記錄、各種申報資料、均應(yīng)按照歸檔要求統(tǒng)一立卷歸檔。3.檔案工作人員應(yīng)按規(guī)定將所要立卷的文件材料（包括有歷史查考價值的錄音、錄像、照片、傳真底稿等）按照收發(fā)文薄統(tǒng)一核對。收集齊全，分門別類進行整理、立卷；應(yīng)保證歸檔材料齊全完整。4.本公司各部門人員因公外出帶回的文件材料（包括聲像材料），統(tǒng)一由各部門收集；公司領(lǐng)導(dǎo)帶回的文件材料，由辦公室收集。5.上級文件由辦公室收集齊全，選擇其中有保存價值的文件立卷歸檔，按歸檔移交檔案室。6.每年的四月底，各部門必須將整理好的文件材料移交檔案室。二、檔案保管制度1.檔案室管理要積極采取切實可行的保護措施，科學(xué)系統(tǒng)地管理檔案，維護檔案的完整與安全，延長其壽命，保證及時準確的提供利用。2.要對檔案進行科學(xué)分類、排列、編目，做到存放科學(xué)條理，整齊美觀，查找方便。3.建立健全檔案統(tǒng)計工作，對檔案內(nèi)部接收、移出整理、銷毀利用方面都要進行記錄、統(tǒng)計，做到數(shù)據(jù)準確詳細。4.檔案室要有防光、防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防高溫、防塵、防病毒設(shè)備，不準在庫房內(nèi)規(guī)程雜物。5.檔案資料借閱、利用銷毀要有嚴格手續(xù)，做到嚴密清楚，并定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時查清處理。6.管理人員調(diào)離工作時，要嚴格辦理交接手續(xù)。三、檔案工作保密制度1.檔案是公司企業(yè)的寶貴財富，要堅持集中統(tǒng)一管理的原則，妥善保管，積極開展利用工作。2.本室工作人員要模范遵守保密制