法院服務(wù)外包電子卷宗隨案生成掃描服務(wù)方案

第一節(jié)項(xiàng)目實(shí)施計劃 2一、項(xiàng)目總體工期計劃安排表 3二、項(xiàng)目各階段工作安排 3三、詳細(xì)項(xiàng)目工作計劃及部署 5四、項(xiàng)目啟動 7五、項(xiàng)目啟動工作安排 9六、項(xiàng)目啟動會議 10七、項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度計劃 10八、其他保障工期的相關(guān)配套措施 12第二節(jié)歸檔、整理、掃描實(shí)施方案 13一、項(xiàng)目實(shí)施總體思路 13二、項(xiàng)目實(shí)施服務(wù)原則 14三、項(xiàng)目依據(jù)及參考標(biāo)準(zhǔn) 14第三節(jié)歸檔、整理、掃描操作流程 15一、檔案接收 17二、分類編號 18三、組卷整理 18四、信息著錄 21五、檔案掃描 23六、質(zhì)量檢查 26七、裝訂裝盒 30八、總體檢查 31九、上架入庫 33十、最終驗(yàn)收 33第四節(jié)數(shù)字化加工流程管理軟件加工流程及功能概述 33一、創(chuàng)建電子卷宗 35二、智能掃描識別 36三、電子卷宗智能編目 39四、電子卷宗目錄管理 43五、電子卷宗智能校對 44六、智能關(guān)聯(lián)匹配 45七、二維碼應(yīng)用 45八、案件要素回填 46九、電子卷宗生成 47十、電子卷宗自動歸檔 48第五節(jié)檔案安全保密措施 48一、安全保密性管理措施 49二、現(xiàn)場管理控制 52三、項(xiàng)目安全保密制度 52第一節(jié)項(xiàng)目實(shí)施計劃為保障XX法院檔案整理掃描服務(wù)項(xiàng)目能夠如期按照XX個月內(nèi)（稍提前完成），我司計劃將本項(xiàng)目的實(shí)施分為五個階段：第一階段為項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、第二階段為項(xiàng)目試運(yùn)行階段、第三階段為正常運(yùn)行階段、第四階段為項(xiàng)目收尾階段、第五階段為項(xiàng)目驗(yàn)收階段。詳細(xì)的工期進(jìn)度見工期計劃安排表：一、項(xiàng)目總體工期計劃安排表本項(xiàng)目服務(wù)期限為XX個月，自收到采購人書面通知進(jìn)場時間開始提供服務(wù)之日起計算。詳細(xì)工期計劃安排如下：項(xiàng)目階段工作描述時間天數(shù)時間跨度備注項(xiàng)目準(zhǔn)備階段人員、設(shè)備、場地、需求調(diào)研、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)、流程、實(shí)施計劃確定等合同簽訂后X個工作日內(nèi)項(xiàng)目試運(yùn)行階段法院卷宗檔案整理、掃描合同簽訂后第X-XX個工作日項(xiàng)目正式運(yùn)行階段法院卷宗檔案整理、掃描合同簽訂后第XX-XXX個工作日項(xiàng)目收尾階段法院卷宗檔案補(bǔ)充整理、補(bǔ)充掃描合同簽訂后第XXX-XXXX個工作日項(xiàng)目驗(yàn)收階段掃描驗(yàn)收合同簽訂后第XX個工作日二、項(xiàng)目各階段工作安排項(xiàng)目階段工作安排時限責(zé)任人工作描述項(xiàng)目準(zhǔn)備階段項(xiàng)目組組建項(xiàng)目經(jīng)理合理調(diào)配人員項(xiàng)目成員分工項(xiàng)目經(jīng)理人員的分工協(xié)作初安排工作場地軟、硬件布置項(xiàng)目經(jīng)理場地布置項(xiàng)目人員專業(yè)知識培訓(xùn)項(xiàng)目經(jīng)理知識培訓(xùn)保密培訓(xùn)及保密協(xié)議簽訂項(xiàng)目專家簽訂保密協(xié)議項(xiàng)目技術(shù)人員調(diào)研項(xiàng)目專家確定工作范圍項(xiàng)目人員食宿安排項(xiàng)目經(jīng)理做好食宿準(zhǔn)備項(xiàng)目需求再溝通項(xiàng)目專家確定工作計劃項(xiàng)目人員及設(shè)備進(jìn)駐項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目試運(yùn)行階段項(xiàng)目試運(yùn)行（流程優(yōu)化）項(xiàng)目經(jīng)理包括檔案整理、錄入、掃描、圖像處理、質(zhì)檢、掛接和刻盤各環(huán)節(jié)順利運(yùn)轉(zhuǎn)。項(xiàng)目正式運(yùn)行階段項(xiàng)目正式運(yùn)行（優(yōu)化人員配置）項(xiàng)目經(jīng)理主要優(yōu)化項(xiàng)目的人員配置及分工協(xié)作項(xiàng)目收尾階段項(xiàng)目收尾（質(zhì)量核查）項(xiàng)目經(jīng)理主要進(jìn)行項(xiàng)目內(nèi)部檢查工作，包括邀請相關(guān)專家協(xié)助內(nèi)部檢查并完善。項(xiàng)目驗(yàn)收階段項(xiàng)目驗(yàn)收（交接）項(xiàng)目經(jīng)理雙方共同對項(xiàng)目掃描成果進(jìn)行總體驗(yàn)收及總結(jié)三、詳細(xì)項(xiàng)目工作計劃及部署為保障項(xiàng)目整個過程的順利進(jìn)行，項(xiàng)目各階段的工作安排我司做了詳細(xì)的部署和計劃，主要由以下9點(diǎn)構(gòu)成：（一）人員設(shè)備準(zhǔn)備嚴(yán)格執(zhí)行投標(biāo)文件中承諾設(shè)備和人員數(shù)量，同時參考確認(rèn)項(xiàng)目實(shí)施計劃書進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。（二）項(xiàng)目實(shí)施場地準(zhǔn)備包括場地水電、空調(diào)、錄像監(jiān)控設(shè)備和防盜門鎖的專修工作，還包括場地布置、桌椅板凳和工作崗位卡片制作等工作。（三）需求詳細(xì)調(diào)研我司有著豐富的項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，但是對于每個客戶項(xiàng)目現(xiàn)場情況、檔案類型、檔案現(xiàn)狀、檔案具體數(shù)量、檔案實(shí)際工作、檔案實(shí)施目的、檔案工作進(jìn)度要求、檔案利用等都有所不同，所以我司在項(xiàng)目正式開始前，會安排我司有多年項(xiàng)目運(yùn)作和管理經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目需求進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研，及時與客戶進(jìn)行需求溝通，保障項(xiàng)目正式執(zhí)行的成果符合甚至超出客戶的預(yù)期和期望。（四）實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)確立項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的確立，關(guān)系到項(xiàng)目整個運(yùn)行的狀況和質(zhì)量，所以，我司非常重視項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，在項(xiàng)目正式實(shí)施初期，我司會及時與XX法院就項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行溝通交流，并最終優(yōu)化完善項(xiàng)目的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，保障項(xiàng)目實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確性，最終確保項(xiàng)目的進(jìn)程和質(zhì)量。如有必要，檔案整理及數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)確立可以邀請相關(guān)行業(yè)專家參與工作標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化工作，標(biāo)準(zhǔn)由三方共同確認(rèn)，我方將參照確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)做好項(xiàng)目實(shí)施工作。（五）實(shí)施流程設(shè)立項(xiàng)目實(shí)施流程的設(shè)定，能夠起到優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提高工作效率，提升管理質(zhì)量，減輕員工工作強(qiáng)度的作業(yè)。我司安排專門的檔案專家（從事檔案工作30年以上）對項(xiàng)目的流程進(jìn)行設(shè)定和最終優(yōu)化，有利于提高工作質(zhì)量和效率。我方參考已確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行項(xiàng)目試運(yùn)行工作，在此過程中進(jìn)一步確立和優(yōu)化流程及操作規(guī)范。（六）項(xiàng)目計劃制定根據(jù)項(xiàng)目試運(yùn)行情況，確立各崗位日工作量，核實(shí)總體工作進(jìn)度并最終做出詳盡的可考量的項(xiàng)目計劃。（七）項(xiàng)目正式運(yùn)行工作包括檔案整理、錄入、掃描、圖像處理、質(zhì)檢、掛接和刻盤各環(huán)節(jié)順利運(yùn)轉(zhuǎn)。（八）項(xiàng)目收尾工作主要進(jìn)行項(xiàng)目內(nèi)部檢查工作，包括邀請相關(guān)專家協(xié)助內(nèi)部檢查并完善。（九）項(xiàng)目驗(yàn)收工作雙方共同對項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收及總結(jié)。四、項(xiàng)目啟動（一）啟動程序?qū)嵤┝鞒淘O(shè)定實(shí)施流程設(shè)定簽訂保密協(xié)議制定實(shí)施計劃實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)確立項(xiàng)目需求調(diào)研（二）簽訂保密協(xié)議檔案是客戶的核心資產(chǎn)，保障檔案的安全是我司首要考慮的工作，我司嚴(yán)格要求檔案管理人員和利用者樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》，共同保守檔案機(jī)密。在項(xiàng)目正式進(jìn)場前，我司會安排專門的檔案保密培訓(xùn)，同時與每個員工就本項(xiàng)目簽訂項(xiàng)目保密協(xié)議。全面對客戶的檔案保密進(jìn)行負(fù)責(zé)。另外，我司也會與貴方簽訂正式的項(xiàng)目保密協(xié)議，包括但不限于項(xiàng)目實(shí)施過程中、實(shí)施后期項(xiàng)目所有商業(yè)秘密。（三）項(xiàng)目需求調(diào)研我司有著豐富的項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，但是對于每個客戶項(xiàng)目現(xiàn)場情況、檔案類型、檔案現(xiàn)狀、檔案具體數(shù)量、檔案實(shí)際工作、檔案實(shí)施目的、檔案工作進(jìn)度要求、檔案利用等都有所不同，所以我司在項(xiàng)目正式開始前，會安排我司有多年項(xiàng)目運(yùn)作和管理經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目需求進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研，及時與客戶進(jìn)行需求溝通，保障項(xiàng)目正式執(zhí)行的成果符合甚至超出客戶的預(yù)期和期望。（四）實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)確立項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的確立，關(guān)系到項(xiàng)目整個運(yùn)行的狀況和質(zhì)量，所以，我司非常重視項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，在項(xiàng)目正式實(shí)施初期，我司會及時與XX法院就項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行溝通交流，并最終優(yōu)化完善項(xiàng)目的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，保障項(xiàng)目實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確性，最終確保項(xiàng)目的進(jìn)程和質(zhì)量。（五）實(shí)施流程設(shè)定項(xiàng)目實(shí)施流程的設(shè)定，能夠起到優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提高工作效率，提升管理質(zhì)量，減輕員工工作強(qiáng)度的作業(yè)。我司安排專門的檔案專家（從事檔案工作10年以上）對項(xiàng)目的流程進(jìn)行設(shè)定和最終優(yōu)化，有利于提高工作質(zhì)量和效率。（六）制定實(shí)施計劃實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施流程設(shè)定好后，我司項(xiàng)目經(jīng)理會根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況制定具體的項(xiàng)目實(shí)施計劃，項(xiàng)目實(shí)施計劃需與XX法院進(jìn)行詳細(xì)比對并確定。項(xiàng)目實(shí)施計劃一旦雙方簽字確定，我司會嚴(yán)格按制定好的項(xiàng)目實(shí)施計劃進(jìn)行項(xiàng)目的實(shí)施工作，推進(jìn)項(xiàng)目的具體進(jìn)程工作。五、項(xiàng)目啟動工作安排工作安排時限責(zé)任人配合人項(xiàng)目組成立項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政項(xiàng)目成員分工項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政工作場地軟、硬件布置項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政項(xiàng)目人員專業(yè)知識培訓(xùn)項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政保密培訓(xùn)及保密協(xié)議簽訂項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政項(xiàng)目技術(shù)人員調(diào)研項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政項(xiàng)目人員食宿安排項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政項(xiàng)目需求再溝通項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政項(xiàng)目人員及設(shè)備進(jìn)駐項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政注：為保障本項(xiàng)目按照招標(biāo)人的時效要求快速進(jìn)入正常運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，以上事項(xiàng)可能多個事項(xiàng)同時推進(jìn)進(jìn)行。確保項(xiàng)目組能夠在XX個工作日內(nèi)完成各項(xiàng)項(xiàng)目進(jìn)場準(zhǔn)備工作。六、項(xiàng)目啟動會議項(xiàng)目啟動會議的內(nèi)容：1.召集項(xiàng)目有關(guān)人員開會正式宣布項(xiàng)目正式開始；2.介紹項(xiàng)目的背景，目標(biāo)，組織結(jié)構(gòu)；3.確定項(xiàng)目參與各方的職責(zé)和工作范圍；4.規(guī)定項(xiàng)目的溝通模式（通常情況/重大事件）；5.協(xié)商項(xiàng)目各方的相關(guān)聯(lián)系方式。七、項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度計劃根據(jù)招標(biāo)文件的要求，本項(xiàng)目的服務(wù)協(xié)議期限為自合同簽訂之日起XX個月內(nèi)。本項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度表中所列時間從合同簽訂之日算起。項(xiàng)目階段工作安排詳細(xì)說明工期項(xiàng)目準(zhǔn)備（合同簽訂后5天內(nèi)完成人員配備、培訓(xùn)及正式進(jìn)場工作）人員設(shè)備準(zhǔn)備：嚴(yán)格執(zhí)行投標(biāo)文件中承諾的時間和人員數(shù)量，同時參考確認(rèn)項(xiàng)目實(shí)施計劃書進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。準(zhǔn)備工作包括人員準(zhǔn)備和設(shè)備準(zhǔn)備：人員準(zhǔn)備工作及人員基礎(chǔ)性培訓(xùn)工作。項(xiàng)目實(shí)施場地準(zhǔn)備：包括場地水電、空調(diào)、錄像監(jiān)控設(shè)備和防盜門鎖的專修工作，還包括場地布置、桌椅板凳和工作崗位卡片制作等工作。本項(xiàng)工作需要客戶相關(guān)負(fù)責(zé)人給予支持和配合。項(xiàng)目試運(yùn)行需求詳細(xì)調(diào)研：詳細(xì)調(diào)研XX法院對于項(xiàng)目的期望和目標(biāo)，工作的內(nèi)容及數(shù)量等安排檔案專家1名詳細(xì)與XX法院負(fù)責(zé)人進(jìn)行調(diào)研，制定詳細(xì)的工作計劃。實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)確立：檔案整理及數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)確立邀請相關(guān)行業(yè)專家參與工作標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化工作，標(biāo)準(zhǔn)必須由三方共同確認(rèn)，我方將參照確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)做好項(xiàng)目實(shí)施工作。我方負(fù)責(zé)所邀請專家的全部費(fèi)用，完全符合各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與要求，確保檔案順利移交。實(shí)施流程設(shè)立：我方參考已確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行項(xiàng)目試運(yùn)行工作，在此過程中進(jìn)一步確立和優(yōu)化流程及操作規(guī)范。我方將及時處理工作中的各項(xiàng)問題，此階段工作量將處于逐步提升工程中。項(xiàng)目計劃制定：根據(jù)項(xiàng)目試運(yùn)行情況，確立各崗位日工作量，核實(shí)總體工作進(jìn)度并最終做出詳盡的可考量的項(xiàng)目計劃。我方負(fù)責(zé)出本項(xiàng)目的工作計劃，供XX法院審核通過后正式按照項(xiàng)目計劃進(jìn)行項(xiàng)目運(yùn)行和管理工作項(xiàng)目正式運(yùn)行項(xiàng)目正式運(yùn)行工作：包括檔案整理、錄入、質(zhì)檢各環(huán)節(jié)順利運(yùn)轉(zhuǎn)。項(xiàng)目正式運(yùn)行期間須保證每日完成計劃的工作量。項(xiàng)目收尾項(xiàng)目收尾工作：主要進(jìn)行項(xiàng)目內(nèi)檢工作，包括邀請相關(guān)專家協(xié)助內(nèi)檢并完善。項(xiàng)目收尾階段的內(nèi)檢工作，進(jìn)一步確保項(xiàng)目工作的質(zhì)量。項(xiàng)目驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收工作：雙方共同對項(xiàng)目進(jìn)行月度驗(yàn)收、總體驗(yàn)收及總結(jié)。按照項(xiàng)目整理驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收。項(xiàng)目管理項(xiàng)目管理工作：包括項(xiàng)目各環(huán)節(jié)監(jiān)控、質(zhì)檢管理、人員管理和績效考核管理。項(xiàng)目管理過程中須及時做好設(shè)備維護(hù)和人員儲備更換工作。八、其他保障工期的相關(guān)配套措施任何項(xiàng)目的實(shí)施均存在一定的風(fēng)險，為保證本項(xiàng)目的按照工期進(jìn)度順利完成實(shí)施，我司將從以下五個方面限制風(fēng)險的發(fā)生。1.XX公司從公司現(xiàn)有工人中，挑選最熟練、最精干的掃描加工人員，組成一支強(qiáng)勁的檔案整理、掃描加工隊(duì)伍，挑選對計算機(jī)軟硬件精通的技術(shù)人員，保證加工環(huán)境的正常運(yùn)作。做好和用戶的溝通工作，保證工作協(xié)調(diào)，利于業(yè)務(wù)的開展。2.XX公司配置性能穩(wěn)定的掃描儀及電腦等硬件，減少由于硬件問題而造成不必要的時間浪費(fèi)。3.XX公司在合同簽訂后提交詳細(xì)的工作計劃，并在工作過程中不斷進(jìn)行改進(jìn)，對各項(xiàng)工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，最大限度提高工作效率。4.雙方加強(qiáng)對工作人員技能培訓(xùn)，每周對工作進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)錯誤，及時進(jìn)行糾正改進(jìn)。協(xié)調(diào)好各個環(huán)節(jié)的工作進(jìn)度，保證工作環(huán)節(jié)的順利交接，提高工作效率。5.雙方加強(qiáng)對工作人員進(jìn)行安全和保密意識培訓(xùn)，杜絕意外和泄密事件的發(fā)生。嚴(yán)格按照數(shù)字化加工的各項(xiàng)規(guī)章制度，對工作人員進(jìn)行約定。第二節(jié)歸檔、整理、掃描實(shí)施方案一、項(xiàng)目實(shí)施總體思路實(shí)現(xiàn)XX法院電子卷宗隨案生成掃描工作外包服務(wù)檔案資料的規(guī)范化整理和掃描，既是一項(xiàng)勞動密集型的巨大工程，也是一項(xiàng)涉及方方面面、各個環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程。XX法院檔案整理掃描服務(wù)項(xiàng)目數(shù)量大，工期長，任務(wù)重。在本項(xiàng)目實(shí)施過程中，首先我司將派駐一名有10年檔案工作經(jīng)驗(yàn)以上的檔案專家進(jìn)一步調(diào)研情況，與XX法院溝通項(xiàng)目的實(shí)際情況，優(yōu)化項(xiàng)目的實(shí)施方案并提供給客戶我司最終優(yōu)化的項(xiàng)目實(shí)施方案，避免標(biāo)準(zhǔn)不同導(dǎo)致的重復(fù)工作，充分體現(xiàn)高效工作，實(shí)現(xiàn)邊整理邊鑒定，保護(hù)好紙質(zhì)檔案原件；其次，我司會制定出適合項(xiàng)目實(shí)際情況的嚴(yán)格的出入庫制度和保密方案，做好檔案電子化流程控制，做好實(shí)物檔案保管和電子化信息備份工作，保證電子化數(shù)據(jù)及原始檔案資料的安全；再次，我司嚴(yán)格控制檔案整理、掃描質(zhì)量，做到加工準(zhǔn)確率為100%。二、項(xiàng)目實(shí)施服務(wù)原則按照XX法院電子卷宗隨案生成掃描工作外包服務(wù)項(xiàng)目工作需遵循如下原則：1.在充分利用原有基礎(chǔ)，尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)屬性，保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系；2.依照XX法院檔案的業(yè)務(wù)程序、遵循文件材料的形成規(guī)律、保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系；3.結(jié)合保管期限劃分，以便于檔案安全保管和提供利用；4.充分尊重和利用原有的整理、錄入和掃描結(jié)果。三、項(xiàng)目依據(jù)及參考標(biāo)準(zhǔn)1.檔案管理主要法規(guī)《中華人民共和國檔案法》；《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》；2.業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范《歸檔文件整理規(guī)則》；《檔案著錄規(guī)則》；《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》；《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》；《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》；《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》；《XX法院業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范》。按以上規(guī)范進(jìn)行整理、著錄、掃描后的檔案要達(dá)到XX市檔案館進(jìn)館質(zhì)量要求。第三節(jié)歸檔、整理、掃描操作流程分類編號分類編號案卷信息目錄信息質(zhì)量檢查I檢II檢裝訂裝盒客戶抽檢階段驗(yàn)收歸檔入庫全程質(zhì)量監(jiān)管全程協(xié)助檔案管理工作檔案整理掃描流程圖檔案接收組卷整理信息著錄檔案掃描總體檢查最終驗(yàn)收一、檔案接收本項(xiàng)目招標(biāo)文件要求：要對檔案資料的完整性進(jìn)行檢查；登記移交清單：對檔案實(shí)體內(nèi)容按移交清單逐一進(jìn)行清點(diǎn)，并登記份數(shù)與頁數(shù)。我司將嚴(yán)格按照《歸檔案卷相關(guān)材料接收標(biāo)準(zhǔn)》和XX市XX法院的相關(guān)歸檔要求接收案卷。1.對檔案資料的完整性進(jìn)行檢查，將檔案從XX法院的檔案庫房的排、架上，按檔案分類順序填單、下架、清點(diǎn)、排列裝入有編號的檔案箱內(nèi)，形成檔案下架清單，清楚記錄檔案號和箱號。保證加工過程中檔案不離箱，同時做到檔案防水、防壓、運(yùn)輸安全，減少檔案的破損和丟失。2.對接收的檔案登記移交清單，按分類形成其電子/紙質(zhì)目錄，根據(jù)需要清點(diǎn)到盒（卷），不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記。由XX法院和加工方專人在出庫移交清單上簽字確認(rèn)。3.對檔案實(shí)體內(nèi)容按移交清單逐一進(jìn)行清點(diǎn)，并登記份數(shù)與頁數(shù)，對下架接收的檔案資料進(jìn)行兩人以上交叉核對、檢查，與用戶提供的電子/紙質(zhì)的接收清單在加工方的生產(chǎn)加工管理軟件檔案接收模塊中進(jìn)行比對，如有錯誤之處立即核查更正，并打印出勘誤表請用戶方確認(rèn)后再進(jìn)行檔案整理等工作。我司考慮到XX法院提供的加工場地空間有限，采用定期分批接收，以便節(jié)省空間并可以保證加工現(xiàn)場加工工作的有序進(jìn)行。二、分類編號本項(xiàng)目招標(biāo)文件要求：對每份業(yè)務(wù)檔案按檔案整理要求分類編號，以方便檔案的查詢利用。我司依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）對每份業(yè)務(wù)檔案按檔案整理要求分類編號，以方便檔案的查詢利用，設(shè)定的大類和子屬類，并根據(jù)本項(xiàng)目的實(shí)際情況設(shè)置，未合內(nèi)容另增設(shè)新類。大類用英文字母表示，屬類、小類、案卷號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。并依據(jù)招標(biāo)人的具體相關(guān)要求和法律法規(guī)做出實(shí)際的調(diào)整。三、組卷整理本項(xiàng)目招標(biāo)文件要求組卷整理包括拆釘、粘貼、蓋章、填寫封皮等環(huán)節(jié)。我方應(yīng)嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2015）進(jìn)行整理。我司詳細(xì)工作內(nèi)如下：（一）原件拆卷自備拆裝工具，嚴(yán)格遵守相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，注意保護(hù)原件，不能損壞；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯；根據(jù)需要，進(jìn)行文件的整理；多頁粘貼在一起，要分開單獨(dú)處理，注意漿糊黏附的位置，小心處理，嚴(yán)禁破壞檔案原件的行為。工作統(tǒng)計登記，責(zé)任到人。（二）案卷分類依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）設(shè)定的大類和子屬類，并根據(jù)本項(xiàng)目的實(shí)際情況設(shè)置，未合內(nèi)容另增設(shè)新類。大類用英文字母表示，屬類、小類、案卷號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。并依據(jù)招標(biāo)人的具體相關(guān)要求和法律法規(guī)做出實(shí)際的調(diào)整。（三）組卷在分類的基礎(chǔ)上，將各類（屬類）范圍內(nèi)的文件材料組成案卷（由互有聯(lián)系的若干個文件組成的檔案保管單位），案卷的基本要求是：卷內(nèi)文件材料齊全完整；保持卷內(nèi)文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；卷內(nèi)文件材料頁數(shù)適中，案卷便于保管和利用。1.卷內(nèi)文件材料齊全完整指每篇文件材料的定稿和印件、多種文字稿本，每份文件材料的證件和附件及其頁數(shù)都應(yīng)齊全完整。2.保持卷內(nèi)文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系將具有共同特征的若干份文件材料組合成一個案卷。文件材料之間的聯(lián)系主要有以下幾種文件材料在內(nèi)容特征方面的聯(lián)系文件材料在責(zé)任者特征方面的聯(lián)系文件材料在時間特征方面的聯(lián)系文件材料在文種特征方面的聯(lián)系。3.卷內(nèi)文件材料頁數(shù)適中，案卷便于保管和利用若案卷太厚，不便于裝訂、查閱、復(fù)印、保密；若案卷太薄，文件比較零散、同一問題的文件不太集中不便于利用，又浪費(fèi)卷皮，增加裝訂工作量。所以，案卷厚薄要適中，一般在20至150頁之間為適。（四）修裱粘貼為保證XX法院檔案整理掃描項(xiàng)目的順利進(jìn)行，必須對部分已破損的檔案進(jìn)行修裱粘貼。檔案修裱的基本流程主要包括修裱前整理、修裱、修裱后復(fù)原裝訂。1.修裱前整理檔案修裱前，首先是對案卷拆開、去釘、除霉、理順頁碼，對僅是補(bǔ)洞或需要整張托裱的紙張進(jìn)行分類。2.修裱對破損較少的檔案進(jìn)行手工補(bǔ)洞；對破損嚴(yán)重或脆裂的檔案進(jìn)行整張托裱。3.修裱后復(fù)原把修裱后的檔案，經(jīng)過整理加工處理后，按檔案原樣進(jìn)行裝訂。（五）重復(fù)頁的抽離及廢紙?zhí)幚頇n案整理處理過程中對于有重復(fù)頁的情況，按照實(shí)際情況取其中較為完整的予以保留，對于抽離的重復(fù)紙張統(tǒng)一集中保存，交由招標(biāo)人處理。檔案整理處理過程中產(chǎn)生的廢紙必須存放在指定的紙箱內(nèi)，每星期集中清理一次。清理時要安排專責(zé)人員對紙張進(jìn)行仔細(xì)檢查，確保其中沒有夾帶任何檔案文件后才清出工作場地。（六）蓋章按要求加蓋檔號章并在合適的地方填寫內(nèi)容（七）填寫封皮按要求填寫封皮（八）填寫盒脊按要求填寫盒脊（九）打印依據(jù)各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目專業(yè)分類表中規(guī)定的單位代字、科研代字、項(xiàng)目代號、專業(yè)代字、順序號、支號等。文字材料檔案編號結(jié)構(gòu)形式與實(shí)例。圖紙檔案編號結(jié)構(gòu)形式與實(shí)例。卷內(nèi)目錄按照統(tǒng)一格式填寫，文號寫全稱，需注明年代，提名單的年月，日期，頁號需按標(biāo)準(zhǔn)書寫，頁面需整潔，附卷內(nèi)目錄打印模板。確定案卷目錄和案卷封面所有項(xiàng)目是否正確，檔案封面的紙張和字跡要求符合規(guī)范。安排專人打印卷內(nèi)目錄、案卷目錄、封面、卷內(nèi)備考表、封面標(biāo)簽及脊背標(biāo)簽等。四、信息著錄本項(xiàng)目要求：在核對紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)內(nèi)不全的檔案信息進(jìn)行補(bǔ)錄。我方應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-2022）進(jìn)行著錄。對數(shù)據(jù)與實(shí)物進(jìn)行對比檢查，發(fā)現(xiàn)目錄信息不全，進(jìn)行補(bǔ)錄入，系統(tǒng)提供了常用項(xiàng)便捷錄入，可直接在常用項(xiàng)上雙擊就可完成錄入。若常用項(xiàng)里沒有也可手動在目錄名中進(jìn)行輸入，然后點(diǎn)擊增加按鈕直接添加。我司信息著錄方式方法如下：（一）按原目錄編目、系統(tǒng)錄入按照國家檔案局《檔案著錄規(guī)則》和XX市XX法院的要求（即上述案卷目錄和文件級目錄要求）進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。并將檔案條目信息、檔案物理位置一一對應(yīng)，形成方便管理查詢的完整的電子檔案。（二）自擬目錄編目、系統(tǒng)錄入按照國家檔案局《檔案著錄規(guī)則》和XX市XX法院的要求對無目錄的檔案進(jìn)行分類、組件、組卷和擬定目錄后再進(jìn)行著錄。（三）目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對或軟件自動校對（一稿雙錄，人機(jī)校驗(yàn)）的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。（四）一稿雙錄、人機(jī)校驗(yàn)同一份檔案的目錄數(shù)據(jù)由兩名不同的錄入員分別錄入，軟件自動對兩名不同的錄入員的數(shù)據(jù)進(jìn)行機(jī)器校驗(yàn)，當(dāng)兩者一致時跳過，若二者不一致時軟件報警，并將這些項(xiàng)目標(biāo)識出來（顯紅），且不讓通過。軟件提示：“數(shù)據(jù)不一致請確認(rèn)”。隨后進(jìn)行人工校驗(yàn)，由校驗(yàn)員將軟件標(biāo)識出的不一致數(shù)據(jù)項(xiàng)目與檔案原稿進(jìn)行比對，將數(shù)據(jù)修改正確。目錄數(shù)據(jù)編目、系統(tǒng)錄入人員，認(rèn)真地逐條核對，在檔案館管理人員的指導(dǎo)、監(jiān)督下，進(jìn)行更正，差錯率不得超過1%；根據(jù)整理核對人員的差錯報告，若是目錄室的目錄錯誤，則在檔案館目錄管理人員指導(dǎo)下，進(jìn)行更正，確保目錄室目錄準(zhǔn)確無誤。五、檔案掃描本項(xiàng)目檔案掃描要求：包括部分檔案的掃描處理、圖像處理、二校處理、批量上載、合卷處理等環(huán)節(jié)。我司檔案掃描主要工作有：（一）檔案掃描1.采用專業(yè)文件掃描儀和采用A3幅面以內(nèi)的高速、平板掃描儀，如尺寸超過A3的，可選用大幅面圖像掃描儀（AO）。確保在掃描過程中不對檔案原件造成二次損傷。2.嚴(yán)格遵守并達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)：《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》。3.文件的存儲格式為TIFF多頁文檔或者PDF多頁文檔格式。4.黑白頁面掃描為黑白模式，彩色頁面掃描為彩色模式，根據(jù)原件清晰程度，根據(jù)需要，個別采用灰度或真彩掃描，分辨率一般為300dpi，對文字偏小、密集、清晰度較差等情況，分辨率為300dpi或更高。對于紙質(zhì)較差的原件，不允許采取連續(xù)進(jìn)紙方式掃描，只能單張掃描。差錯率不得超過1%。5.掃描質(zhì)量要求以視覺清晰為準(zhǔn)，頁面完整，不得漏頁，每頁圖片命名及組成符合相關(guān)規(guī)定及采購人的要求，差錯率不得超過1%。（二）圖像處理掃描后的原始圖像需要進(jìn)行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)檔案掃描后的具體情況，要進(jìn)行如下圖像處理：1．圖像歪斜：采用自動或手動糾偏功能，調(diào)整圖像角度。圖像偏斜度不超過2度，對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。2．圖像臟點(diǎn)、臟斑：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則。3．字跡洇透：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫。4．圖像深淺不一：采用平衡功能，調(diào)整圖像深淺一致。5.對掃描的圖片進(jìn)行加工裁剪、去邊、去污等技術(shù)處理，不留文字版面外的暗影、無干擾信息；保證圖像端正、清晰、無黑邊，圖像傾斜度不大于2度、對圖像中的污點(diǎn)進(jìn)行清除（不對圖像內(nèi)容進(jìn)行修改），圖像在50%的比例下瀏覽看不到電子檔案污點(diǎn)。對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。當(dāng)發(fā)現(xiàn)圖像折疊、變形、不清晰時必須對圖像重新掃描；發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像；發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。對通過掃描取得的檔案圖像要進(jìn)行必要的處理，如：旋轉(zhuǎn)、去噪、去邊、去污、調(diào)整亮度和對比度等，確保數(shù)字化圖像資料不重復(fù)、不遺漏、清晰無邊、不傾斜、無污點(diǎn)、與實(shí)物檔案保持實(shí)質(zhì)性一致，適合屏幕顯示和原樣打印的清晰識讀。（三）二校處理圖像校對主要是和原件進(jìn)行比較，若發(fā)現(xiàn)掃錯、多掃、少掃等現(xiàn)象，及時進(jìn)行補(bǔ)掃。污漬、黑邊、偏斜、糾偏處理數(shù)字化加工系統(tǒng)會根據(jù)原件質(zhì)量的好壞對污漬的情況進(jìn)行自動輕度、中度、高度去污，對紙質(zhì)變質(zhì)或掃描時的黑邊完全自動清除、自動進(jìn)行偏斜校正處理。系統(tǒng)支持局部去污、并能對不能夠自動處理的頁面進(jìn)行單頁多次修正。對圖像進(jìn)行糾偏，圖像偏度不得大于1度，圖像處理人員在發(fā)現(xiàn)掃描不合格的文件，進(jìn)行登記后交掃描人員處理，雙方簽字確認(rèn)后的表單留存?zhèn)洳?。使因掃描造成的不合格圖像及時返回上一生產(chǎn)流程。全文頁面及局部文字的加深和變淺圖像處理人員在進(jìn)行圖像處理時，遇到掃描獲取的圖像數(shù)據(jù)因原件存在清晰度欠佳的情況，可提高圖像的清晰度。如遇到原資料的字間距和行間距過密的頁、或文字較深或較淺的復(fù)印件、傳真件、手寫稿等字跡不清楚的資料，所獲取的掃描圖像都可進(jìn)行修正處理，確保文字及圖像信息清晰可辨。（四）批量上載將掃描完成的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，無誤后將電子檔案掛接檔案查詢軟件系統(tǒng)。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔案編號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。做到目錄與電子檔案數(shù)據(jù)一一對應(yīng)，對應(yīng)率達(dá)到100％正確。（五）合卷處理掃描圖像文件掃描加工過程中形成的圖像成品，按照實(shí)體檔案特點(diǎn)進(jìn)行合卷處理，合卷處理需保障合卷的準(zhǔn)確性。六、質(zhì)量檢查（一）II檢我司安排專人對XX法院檔案整理掃描項(xiàng)目成果進(jìn)行質(zhì)量檢查和把關(guān)。檢查樣本為每份業(yè)務(wù)檔案全部的內(nèi)容。質(zhì)檢包括以下幾項(xiàng)：1.按整理單上的記錄，檢查每冊檔案是否符合整理規(guī)范。2.每冊工程、案卷及卷內(nèi)目錄信息是否正確。3.每冊內(nèi)容是否齊全，排序、頁碼是否正確。4.檔案原件裝訂還原質(zhì)量。5.掃描圖像質(zhì)量。6.圖像掛接質(zhì)量7.對于工程圖紙折疊是否規(guī)范，是否符合國家和采購人相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。如質(zhì)檢結(jié)果有一項(xiàng)與標(biāo)準(zhǔn)不符，抽檢結(jié)果標(biāo)記為“不合格”，打回去給掃描組重新對檔案進(jìn)行整理或數(shù)字化掃描。工作分類質(zhì)檢項(xiàng)目整理、裝訂1.檔案實(shí)體資料完整；2.案號；3.整理文件、裝訂、裝盒順序；4.頁碼；5.保持同一份文件的完整；6.漏裝訂；7.托裱平整去釘；8.說明、標(biāo)注；9.圖紙折疊；10.附件。數(shù)據(jù)采集、著錄與工作要求保持一致。（二）II檢（項(xiàng)目抽檢）經(jīng)過專業(yè)檔案質(zhì)檢人員質(zhì)檢無問題后，我方安排項(xiàng)目經(jīng)理對本項(xiàng)目數(shù)字化的成果進(jìn)行抽樣檢查，做好質(zhì)量的把關(guān)。抽檢樣本必須按照100%的比率進(jìn)行復(fù)核。抽檢包括四方面：1.案卷及卷內(nèi)目錄信息核查質(zhì)量；2.檔案原件裝訂還原質(zhì)量；3.掃描圖像質(zhì)量；4.圖像掛接質(zhì)量。如質(zhì)檢結(jié)果有一項(xiàng)與標(biāo)準(zhǔn)不符，抽檢結(jié)果標(biāo)記為“不合格”，打回去給掃描組重新對檔案進(jìn)行整理或數(shù)字化掃描。（三）質(zhì)量檢查通過客觀軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)以上各級質(zhì)量檢查人員可以很方便從系統(tǒng)隨機(jī)抽取著錄檔案信息，核對是否有誤。（四）電子檔案質(zhì)量檢查點(diǎn)擊校驗(yàn)系統(tǒng)中的“下載”按鍵，將掃描系統(tǒng)上傳過來的掃描圖片資料下載過來。點(diǎn)擊“下載”按鍵，系統(tǒng)會跳出受理單號選擇框，選擇好需要下載的受理單號圖片資料，然后點(diǎn)“確定”鍵下載成功，如下圖所示：掃描員根據(jù)下載下來的掃描圖片的條形碼對應(yīng)于手中的紙質(zhì)資料來檢查圖片內(nèi)容是否一致，掃描效果是否清晰和完成，如果出現(xiàn)異常情況，掃描人員需將整個受理單的資料全部進(jìn)行刪除，進(jìn)行重新掃描，如果無異常出現(xiàn)，所有資料都通過了質(zhì)檢，掃描人員可以點(diǎn)擊“保存上傳”鍵，將整個受理單內(nèi)的掃描圖片上傳提交。（五）實(shí)物檔案質(zhì)量檢查系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“檔案檢查”，進(jìn)入歸檔人員對卷宗進(jìn)行歸檔前的最后檢查操作界面。在需要?dú)w檔的卷宗號前“打√”，然后點(diǎn)擊“打開卷宗”鍵，將此卷宗打開。在卷宗的總頁數(shù)框內(nèi)填入正確的頁數(shù)，然后點(diǎn)擊下面的“檢查”鍵，檢查操作完成。錄入完畢后進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)頁數(shù)有誤則對實(shí)物進(jìn)行核對后再進(jìn)行修改檢查確認(rèn)。七、裝訂裝盒檔案整理掃描成果經(jīng)過I檢、II檢無誤后，我司安排專人對檔案進(jìn)行裝訂裝盒的工作。檔案整理、掃描完成后，要進(jìn)行細(xì)致認(rèn)真的裝訂。具體裝訂要求如下：1.遵循盡可能保持檔案原貌的原則，對掃描后的檔案進(jìn)行裝訂。2.檔案裝訂應(yīng)按照歷史檔案原有的裝訂方向進(jìn)行，不可更換裝訂的位置。3.對于裝訂時某些頁面必須進(jìn)行折疊的情況，應(yīng)以盡可能地減少折痕數(shù)為原則，能不折疊就盡量不折疊。八、總體檢查（一）Ⅲ檢（總體質(zhì)檢）經(jīng)過項(xiàng)目經(jīng)理抽檢無問題后，我司對檔案進(jìn)行蓋盒、裝訂、裝盒工作。隨后我方安排項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對本項(xiàng)目的成果進(jìn)行總體檢查，檢查檔案實(shí)體與電子檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容是否一致；檢查接收記錄與入庫記錄是否一致；檢查檔案整理、著錄、掃描等各工序是否符合檔案整理、著錄、掃描要求，是否符合XX市檔案館進(jìn)館要求。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人總檢的比例不得低于10%，質(zhì)檢結(jié)果有一項(xiàng)與標(biāo)準(zhǔn)不符，抽檢結(jié)果標(biāo)記為“不合格”，總體檢查無誤后再交由XX市XX法院驗(yàn)收專家組成員對我司數(shù)字化成果進(jìn)行最終驗(yàn)收工作。（二）階段驗(yàn)收XX法院對我方質(zhì)檢后的掃描圖像進(jìn)行抽檢，抽檢率為10%。當(dāng)抽檢圖像合格率達(dá)到100%、XX法院可提供下一批次案卷，但我方需對錯誤數(shù)據(jù)重新檢查修改，直到合格率達(dá)100%；如抽檢合格率低于100%，XX法院有權(quán)不予提供錯誤數(shù)據(jù)并且不再提供下一批案卷，XX法院將該批案卷全部退回給我方重新檢查修改，直到質(zhì)檢合格，由此造成的后果由我方負(fù)責(zé)。1.驗(yàn)收方式以數(shù)據(jù)抽檢方式，對數(shù)字化成果進(jìn)行質(zhì)量核查。抽檢樣本為每個工程項(xiàng)目總量不得低于10%比率的檔案。抽檢包括四方面：（1）案卷及卷內(nèi)目錄信息核查質(zhì)量；（2）檔案原件裝訂還原質(zhì)量；（3）掃描圖像質(zhì)量；（4）圖像掛接質(zhì)量。如抽檢結(jié)果有一項(xiàng)與標(biāo)準(zhǔn)不符，抽檢結(jié)果標(biāo)記為“不合格”。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以抽檢部分檔案對應(yīng)的數(shù)量（卷、頁）為基數(shù)，各項(xiàng)抽檢合格標(biāo)準(zhǔn)如下：（1）案卷及卷內(nèi)目錄信息核查：保證修改后的信息內(nèi)容（責(zé)任者、工程名稱、建設(shè)規(guī)模、層數(shù)、棟數(shù)、結(jié)構(gòu)、案卷名稱、目錄名稱等）差錯率≤1‰。（2）檔案原件還原裝訂：保證檔案原件裝訂規(guī)范，圖紙排序正確，無前后顛倒、頁碼缺失等現(xiàn)象，差錯率≤1%。（3）掃描圖像質(zhì)量：漏掃率≤1‰，圖像的傾斜度＜2度，掃描順序錯誤率≤1‰，圖像清晰、完整、無缺損率≥0.5‰，圖像命名正確率100%。（4）圖像掛接：掛接正確率100%。3.驗(yàn)收審核（1）采購單位每個月會按期對我方提交的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收。數(shù)據(jù)驗(yàn)收以抽檢方式進(jìn)行，我方提交驗(yàn)收的數(shù)據(jù)不論涉及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)哪一條，不合格則全部發(fā)回我方全面自檢。（2）在驗(yàn)收中檢出的錯誤，我方及時、無償予以糾正并再提交重新驗(yàn)收。（3）全部檔案驗(yàn)收通過的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。（4）如全部檔案完成后不能通過驗(yàn)收的，視為我方違約。九、上架入庫裝訂裝盒后，我司與XX法院檔案負(fù)責(zé)人辦理檔案移交手續(xù)，點(diǎn)數(shù)核實(shí)后入庫，按照檔案類別的檔案順序擺放在檔案柜相應(yīng)的位置，并做箱柜指引，以方便查詢利用。同時，我司派專人1人協(xié)助XX法院進(jìn)行檔案管理工作，協(xié)助檔案室查檔、庫房整理及與檔案相關(guān)的其他工作。十、最終驗(yàn)收項(xiàng)目全部完成后，由我司負(fù)責(zé)組織XX法院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、檔案專家、其他相關(guān)專家對我司最終檔案整理、數(shù)字化成果進(jìn)行最終驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，由XX法院開具《檔案整理掃描項(xiàng)目驗(yàn)收合格證》及《客戶滿意度評價表》；由我司對項(xiàng)目運(yùn)營情況進(jìn)行最終總結(jié)，提交項(xiàng)目總結(jié)報告一份給XX法院。第四節(jié)數(shù)字化加工流程管理軟件加工流程及功能概述卷宗隨案生成主要是將案件的紙質(zhì)卷宗轉(zhuǎn)換為電子卷宗文件，具有卷宗批量掃描、OCR識別、卷宗校對、卷宗自動命名和分類、自動歸檔、卷宗和案件自動匹配、閱卷輔助等功能。一、創(chuàng)建電子卷宗在立案窗口增配專業(yè)掃描人員和掃描設(shè)備，對當(dāng)事人提交的起訴狀、證據(jù)副本、答辯狀、委托書函等案件材料，進(jìn)行集中快速掃描。符合技術(shù)要求的，作為電子卷宗自動引入，減少重復(fù)掃描，實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)訴訟文件的掃描采集，并通過文本識別技術(shù)將掃描生成的圖片格式的訴訟材料轉(zhuǎn)換為可選擇、可復(fù)制的文檔格式，根據(jù)立案庭或辦案庭室的掃描的案件，對每個案件的編號創(chuàng)建唯一的電子卷宗標(biāo)識，保證一案一卷。二、智能掃描識別通過文本識別技術(shù)將掃描生成或本地引入的圖片進(jìn)行文本識別，實(shí)現(xiàn)自動命名，自動歸目，并將所有的訴訟材料轉(zhuǎn)換為可選擇、可復(fù)制的雙層PDF格式。（一）集中分散雙掃描模式目前法院的卷宗來源分為立案階段與審理階段，立案時原告或公訴機(jī)關(guān)等提供訴訟材料，審理過程中，當(dāng)事人提供答辯狀或證據(jù)材料等。在法院案件流程節(jié)點(diǎn)中也會涉及不同的用戶，應(yīng)用場景也不同。本系統(tǒng)支持集中與分散兩種模式，集中模式是指法院立案階段的掃描，由立案庭負(fù)責(zé)，分散模式指案件分案后具體業(yè)務(wù)庭承辦人根據(jù)某一案件當(dāng)事人提供情況進(jìn)行補(bǔ)充掃描，充分滿足了訴訟中補(bǔ)充材料的隨時掃描、隨時上傳，保證常規(guī)訴訟材料可進(jìn)行有效采集。在實(shí)際工作過程中，也推薦支持采用集中+分散的混合模式，立案階段集中，審理階段分散，零散材料分散，完整材料集中。（二）圖像處理在傳統(tǒng)掃描中，僅僅是將紙質(zhì)卷宗通過掃描儀轉(zhuǎn)換為電子圖片，在掃描過程中若沒有按照正確方式掃描，就會出現(xiàn)圖片翻轉(zhuǎn)甚至?xí)霈F(xiàn)噪點(diǎn)，雙面掃描還會產(chǎn)生空白頁，大大降低了掃描質(zhì)量，為法院造成了二次掃描、人工調(diào)整等繁雜性事務(wù)工作。本系統(tǒng)具有一套圖像預(yù)處理算法，主要包括圖像二進(jìn)制化，去黑邊、自動調(diào)整亮度、對比度、噪聲去除，傾斜校正等算法；OCR通過大量數(shù)據(jù)訓(xùn)練，以及通過自有的專業(yè)算法對識別圖像進(jìn)行噪聲處理和傾斜矯正，能夠處理大部分場景的小角度傾斜圖像。（三）自動剔除空白頁在法院的日常掃描中，會接受各種來源的卷宗材料，除了常規(guī)的單頁掃描外，部分材料是雙頁都有內(nèi)容的，因此掃描時需要雙頁掃描，在批量性掃描時會產(chǎn)生空白頁。本系統(tǒng)采用獨(dú)有的空白頁識別算法，通過OCR識別的內(nèi)容、像素級技術(shù)判斷，將多余的空白頁自動剔除掉，同時我們也提供剔除的空白頁進(jìn)行暫存管理，提供縮略圖的方式快速查看空白頁剔除情況。（四）卷宗高速上傳、斷點(diǎn)上傳本系統(tǒng)支持掃描后的卷宗可以批量高速上傳至服務(wù)器，避免了大批卷宗上傳時長時間等待的場景，同時針對網(wǎng)絡(luò)異常情況，還支持卷宗重新上傳以及斷點(diǎn)續(xù)傳功能，并支持法院自行配置其功能參數(shù)。（五）高速掃描、高清拍攝案件的卷宗材料一般包括公訴書、起訴狀、身份信息、證據(jù)材料，委托代理、收據(jù)等內(nèi)容，同時卷宗材料也有是審理中的，也有結(jié)案歸檔的，數(shù)量較多，材料內(nèi)容繁雜。本系統(tǒng)兼容常見品牌的掃描儀及高拍儀，支持批量快速掃描與高拍儀高清拍攝，掃描速度達(dá)到了每張小于1秒，掃描分辨率也達(dá)到了600dpi，并兼容目前各主流操作系統(tǒng)，掃描結(jié)果可以自定義轉(zhuǎn)換為多種格式，例如JPG、TIFF等。高速拍照儀可拍攝A3/B4尺寸的卷宗材料，分辨率達(dá)到300dpi，同時也具備影像自動調(diào)節(jié)功能，包含調(diào)整亮度、曝光度、銳利度、色彩等。三、電子卷宗智能編目電子卷宗人工掃描編目需要編目人員對電子資料進(jìn)行識別拆分、提取文件標(biāo)題并手工輸入文件名，費(fèi)時費(fèi)力。電子卷宗智能標(biāo)注編目，將上述工作交給機(jī)器完成。掃描員將一疊厚厚的訴訟材料放入掃描儀掃描成電子文件的同時，即在后臺通過圖文識別、自然語言處理等技術(shù)，將所有電子文件自動區(qū)分為一份一份的獨(dú)立文件，并根據(jù)文本、圖像判斷文本的類型及標(biāo)題，將每一份文件命名為如起訴狀、授權(quán)委托書、身份證－姓名、營業(yè)執(zhí)照－公司名稱、合同、發(fā)票、送貨單、照片、送達(dá)回證、判決書等文件名。同時，使得每一份證據(jù)均被標(biāo)注特定名稱，為電子卷宗的深度應(yīng)用包括“隨講隨翻”電子質(zhì)證系統(tǒng)實(shí)時語音喚醒證據(jù)展示、訴訟材料全文檢索、“左看右寫”文書制作、電子檔案一鍵生成等，提供了必要的前提和基礎(chǔ)。受人工智能的技術(shù)局限性、新類型訴訟材料不斷出現(xiàn)以及卷宗材料本身可識別性等因素影響，系統(tǒng)采用“人工智能+人工校對”的方式，提供人工快速校驗(yàn)功能，確保編目準(zhǔn)確率達(dá)到100%。人工校驗(yàn)的結(jié)果自動反饋到深度學(xué)習(xí)框架，系統(tǒng)通過對校驗(yàn)修正結(jié)果進(jìn)行自動學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)自我優(yōu)化，持續(xù)提升文件拆分及標(biāo)題標(biāo)注準(zhǔn)確率。（一）自動編目及命名傳統(tǒng)的電子卷宗產(chǎn)品，在掃描后還要對每一份卷宗進(jìn)行命名與歸類，形成規(guī)范性的文件；或者在掃描的時候紙質(zhì)卷宗必須按照一定的擺放順序掃描，極其不方便。本系統(tǒng)針對目前正在掃描識別的文件，采用專有的語義分析規(guī)則，可以自動對這些卷宗文件進(jìn)行自動文本識別、歸類及命名，減少用戶進(jìn)行大量煩瑣的手動分類工作。（二）目錄調(diào)整卷宗分類依托于OCR識別技術(shù)與司法卷宗數(shù)據(jù)支持，通過技術(shù)分析卷宗特征，實(shí)現(xiàn)自動命名，當(dāng)前技術(shù)已能實(shí)現(xiàn)絕大部分的編目，并持續(xù)完善中。本系統(tǒng)支持便捷的目錄拖動調(diào)整與修改卷宗名稱功能，并支持1400余種司法卷宗類型，且在不斷完善中，并支持模糊查詢，快速糾正目錄。（三）目錄自定義目前最高院發(fā)布的歸檔目錄結(jié)構(gòu)是統(tǒng)一的，包含了各種案件類型，審判程序，目錄全面，但在實(shí)際的案件審理中，各級法院中都有多年積累的歸檔經(jīng)驗(yàn)，因此，實(shí)際使用中對目錄的需求是有差異的。本系統(tǒng)采用了靈活的開發(fā)方式，配備了目前所有的案件類型及審判程序，支持法院自定義調(diào)整目錄順序、名稱，以及對應(yīng)目錄的卷宗。掃描的卷宗能夠根據(jù)定義的卷宗目錄進(jìn)行自動編目。（四）目錄檢查本系統(tǒng)支持基于最高院目錄標(biāo)準(zhǔn)及自定義的目錄要求，實(shí)現(xiàn)了目錄自動檢查功能，對掃描之后形成的電子卷宗目錄進(jìn)行核對檢查，對于不完整或者缺項(xiàng)的卷宗目錄，進(jìn)行標(biāo)記提示查漏補(bǔ)缺。四、電子卷宗目錄管理提供電子卷宗目錄管理功能，根據(jù)實(shí)際需要，支持手動調(diào)整電子卷宗材料名稱、調(diào)整電子卷宗材料排列順序、調(diào)整電子卷宗目錄名稱、調(diào)整電子卷宗目錄順序，支持電子卷宗材料名稱調(diào)整后自動歸目。具體功能如下：1.自動生成電子卷宗封面、證物袋、備考表、卷底，完全符合最高法院關(guān)于電子訴訟檔案的目錄規(guī)則。2.根據(jù)案件類型自動生成缺省的電子卷宗目錄，可按照證據(jù)材料及法律文書進(jìn)行分類；3.自動歸目，通過對卷宗內(nèi)容提取，對材料進(jìn)行歸目；4.卷宗目錄支持多層級，并支持以法院為單位根據(jù)需求對電子卷宗目錄的順序、目錄名稱、目錄的層級關(guān)系的配置；5.提供目錄關(guān)鍵字檢索功能，可根據(jù)關(guān)鍵字自動定位對相應(yīng)目錄。五、電子卷宗智能校對考慮到OCR識別可能存在某些誤差問題，系統(tǒng)提供了左右分屏的方式，對比圖片文件與識別內(nèi)容，選擇識別文本中的文字信息，系統(tǒng)對圖片文件進(jìn)行定位、高亮顯示，從而提高文件校對的便捷性，保證電子卷宗識別的準(zhǔn)確性，確保生成的電子卷宗能夠深度應(yīng)用，解除法官對電子卷宗存在的“不相信”心理。校對系統(tǒng)界面如下圖：本系統(tǒng)為方便校對，提高電子卷宗使用率所開發(fā)的一套服務(wù)于校對人員使用的系統(tǒng)。系統(tǒng)具備逐行校對功能，實(shí)現(xiàn)左側(cè)圖片與右側(cè)識別文字相對應(yīng)顯示，保證掃描圖片識別結(jié)果的準(zhǔn)確性。六、智能關(guān)聯(lián)匹配如何與法院當(dāng)前的案件管理系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，對法院用戶而言，是一個簡單但十分必要的步驟。當(dāng)用戶完成卷宗文件校對后，系統(tǒng)提供了智能匹配關(guān)聯(lián)案件功能，即系統(tǒng)可以自動根據(jù)當(dāng)前案件的當(dāng)事人信息和案件類型自動進(jìn)入辦案平臺數(shù)據(jù)庫進(jìn)行關(guān)聯(lián)案件信息匹配，用戶確認(rèn)后，即可一鍵快速上傳到辦案平臺中。支持從電子卷宗中提取案件信息，并對案件信息進(jìn)行校驗(yàn)、警示。1.提取信息：支持從電子卷宗中提取審判流程管理和司法統(tǒng)計所需基本信息；2.可對信息的提取來源在卷宗中進(jìn)行指示；3.如果指向同一信息點(diǎn)的信息有不同來源，且不同來源給出的信息內(nèi)容不一致，應(yīng)進(jìn)行警示；4.支持按照邏輯或核對關(guān)系對提取信息之間的準(zhǔn)確和一致性進(jìn)行校驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)不一致的，應(yīng)進(jìn)行警示。七、二維碼應(yīng)用支持電子卷宗生成二維碼，通過技術(shù)解析分析到該二維碼具有案號、案件類型，自動獲取到卷宗的案號與案件類型，有效地避免了人工輸入導(dǎo)致的失誤性操作，同時也可以運(yùn)用二維碼快速查找某案件的電子卷宗，實(shí)現(xiàn)案件與電子卷宗的快速關(guān)聯(lián)、電子卷宗與紙質(zhì)卷宗的快速關(guān)聯(lián)。同時也有部分法院的工作方式為立案前掃描，意味著沒有案號，當(dāng)事人前來訴訟時先進(jìn)行掃描材料，無法與案件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，針對這種工作方式我們支持在掃描后生成該批次的二維碼，打印的二維碼與紙質(zhì)卷宗粘貼綁定，立案庭法官可以掃描二維碼分析卷宗進(jìn)行智能化立案審查，此功能實(shí)現(xiàn)了立案庭電子化網(wǎng)上立案審查，為立案庭人員審核案件時提供了輔助指引。八、案件要素回填自動識別電子卷宗圖片中文本信息，并且將識別后的文本進(jìn)行結(jié)構(gòu)化提取，提取范圍要素不僅包括最高人民法院要求的案件基本信息、當(dāng)事人信息，還能提取案件事實(shí)要素，并根據(jù)立案庭、審判庭的需要，實(shí)現(xiàn)立案階段和結(jié)案階段的案件要素回填，免去法官逐字錄入的煩瑣工作。全面覆蓋核心案件類型：目前系統(tǒng)支持民事、刑事（公訴）、行政的一審和二審，以及普通執(zhí)行四大類案件立案文書與結(jié)案文書的自動轉(zhuǎn)換和信息提取，提取準(zhǔn)確率在95%以上。系統(tǒng)提供立案要素智能比對，在立案窗口通過雙屏顯示，當(dāng)事人可以對提取的案件要素進(jìn)行智能比對，確保信息錄入的準(zhǔn)確性。九、電子卷宗生成電子文檔采集后，可根據(jù)已上傳的材料自動生成PDF格式卷宗，并滿足以下要求：1.根據(jù)案件信息自動生成卷面；2.根據(jù)上傳的電子文檔自動生成目錄；3.可在材料右上角增加頁碼標(biāo)識，并根據(jù)實(shí)際情況自動更新頁碼排序。十、電子卷宗自動歸檔按照《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》的要求，將電子卷宗一鍵轉(zhuǎn)化為電子檔案。1.生成電子頁碼：生成歸檔后的電子頁碼；2.生成歸檔目錄：自動生成歸檔目錄列表；3.自動生成必要的歸檔信息：根據(jù)案件基本信息及卷宗管理信息，及法院需求生成歸檔信息。第五節(jié)檔案安全保密措施檔案是記錄城市發(fā)展、生活變遷的“活歷史”；檔案更是一個國家、一個社會乃至每一個平民百姓在歷史進(jìn)程中的忠實(shí)記錄。檔案具有原始性、唯一性的特點(diǎn)，有著不可替代的作用。XX公司擁有大量的檔案整理及數(shù)字化加工成功案例，檔案整理及數(shù)字化項(xiàng)目中信息資源的安全性是項(xiàng)目實(shí)施中的重中之重。檔案中涉及采購方的諸多重要信息，若做不好安全保密工作，后果將不堪設(shè)想。公司一直視檔案及其信息安全為檔案維護(hù)及管理的重中之重，在長期的服務(wù)過程中形成了一套嚴(yán)密而有實(shí)效的安全控制措施，切實(shí)保護(hù)檔案實(shí)體及檔案信息的絕對安全，確保檔案安全管理目標(biāo)“零事故”。檔案整理及數(shù)字化加工項(xiàng)目工作流程的安全保密控制是必須考慮的，根據(jù)我司多年檔案整理、數(shù)字化加工項(xiàng)目檔案安全保密經(jīng)驗(yàn)，我司著重從以下幾個方面考慮，制定相應(yīng)的安全性方案：制定可行的安全與保密制度，對參與項(xiàng)目人員進(jìn)行安全保密培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的安全保密意識，所有工作人員均應(yīng)簽訂項(xiàng)目安全保密協(xié)議；1.加工場地應(yīng)具有防火、防水、防盜措施，項(xiàng)目始終有全程全方位監(jiān)控，場地安裝監(jiān)控設(shè)備，24小時進(jìn)行監(jiān)控；2.所有工作人員統(tǒng)一服裝，所有與工作無關(guān)設(shè)施，如提包、手機(jī)、照相機(jī)、U盤等存儲設(shè)備，沒有經(jīng)過允許，不得帶入加工場地；3.對加工用的所有電腦只能在內(nèi)部局域網(wǎng)使用，不與采購人局域網(wǎng)在同一網(wǎng)段，不與外網(wǎng)連接。信息接收工作依靠存儲介質(zhì)完成，整個過程由采購方技術(shù)部門負(fù)責(zé)，項(xiàng)目組協(xié)助檔案信息的導(dǎo)入工作。所有加工用的電腦全部屏蔽USB接口、光驅(qū)等移動媒介的使用，防止非法下載數(shù)據(jù)以及預(yù)防外來病毒入侵網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，項(xiàng)目組的內(nèi)部數(shù)據(jù)傳遞依靠局域網(wǎng)來完成。一、安全保密性管理措施作為專業(yè)的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，XX公司有為眾多政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及大型國有企業(yè)提供檔案服務(wù)的豐富經(jīng)驗(yàn)，并在長期的服務(wù)過程中形成了一套行之有效的安全風(fēng)險控制機(jī)制，在組織、技術(shù)、流程及現(xiàn)場管理等各個方面形成了事先預(yù)防、過程管理和應(yīng)急處理的管控模式，確保檔案實(shí)體及檔案信息的安全。（一）組織保障措施1.我司將和招標(biāo)方簽署《項(xiàng)目外包服務(wù)保密協(xié)議》，XX公司承擔(dān)自身派遣團(tuán)隊(duì)所有成員因違反保密協(xié)議而造成的所有責(zé)任；2.XX公司參與本項(xiàng)目的所有工作人員需通過招標(biāo)方的審核并備案。項(xiàng)目服務(wù)外包合同簽訂后XX公司將向招標(biāo)方提供《項(xiàng)目工作人員登記表》、工作人員身份證復(fù)印件，（每人一式一份）及骨干成員檔案崗位資格證書復(fù)印件（部分人員一式一份）。3.XX公司參與本項(xiàng)目的所有工作人員將接收招標(biāo)方組織的檔案保密安全教育，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》，對在檔案整理及數(shù)字化服務(wù)過程中涉及到的檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，保證采購方檔案文件資料的安全、完整，不攝制、翻印、復(fù)制或以任何方式對外透露或公布采購方的檔案內(nèi)容；4.我司在本項(xiàng)目的所有工作人員除遵守采購方的相關(guān)保密規(guī)定外，還將與我司簽訂公司內(nèi)部保密協(xié)議。（二）技術(shù)保障措施1.良好的信息安全保證措施的有效性在很大程度上取決于設(shè)施、設(shè)備的配置和技術(shù)管理。招標(biāo)方負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施現(xiàn)場的安全保障措施，如視頻實(shí)時監(jiān)控系統(tǒng)等；2.我司負(fù)責(zé)組建的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，將斷絕和采購方單位內(nèi)部局域網(wǎng)及外網(wǎng)的連接，保證信息安全；3.信息接收工作依靠存儲介質(zhì)傳遞，整個過程由招標(biāo)方技術(shù)部門負(fù)責(zé)，項(xiàng)目組協(xié)助信息的導(dǎo)入工作；4.屏蔽USB接口、光驅(qū)等移動存儲介質(zhì)的使用，防止非法下載數(shù)據(jù)及預(yù)防外來病毒入侵網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，項(xiàng)目組內(nèi)部的數(shù)據(jù)傳遞依靠局域網(wǎng)完成；5.在系統(tǒng)應(yīng)用安全層面做到身份認(rèn)證、訪問控制、授權(quán)；在數(shù)據(jù)安全層方面實(shí)行數(shù)據(jù)加密；6.對服務(wù)器的關(guān)鍵操作和運(yùn)行狀況，實(shí)行日志記錄，用以檢測無意或者惡意的非法操作。（三）流程控制措施檔案安全控制的關(guān)鍵點(diǎn)在于檔案實(shí)體本身和檔案信息流轉(zhuǎn)過程中兩個環(huán)節(jié)或系統(tǒng)的交互節(jié)點(diǎn)。因此，檔案安全管理的重點(diǎn)是動態(tài)安全管理，信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩砸揽考夹g(shù)手段來解決，檔案流轉(zhuǎn)狀態(tài)下的安全則有賴于工作流程的控制。建立《檔案流轉(zhuǎn)登記表》進(jìn)行狀態(tài)監(jiān)控，隨時跟蹤每一份處于流程中的檔案所在工序和具體位置。使整個處理過程交接清晰，責(zé)任明確，杜絕安全風(fēng)險。二、現(xiàn)場管理控制1.項(xiàng)目組所有人員需穿著XX公司工作服，發(fā)放專用證件或IC卡，以清晰辨別與項(xiàng)目無關(guān)的人員進(jìn)入。每次進(jìn)出均需進(jìn)行登記。2.撤離項(xiàng)目人員時將回收其專用證件，取消其進(jìn)入該操作間的門禁權(quán)限及系統(tǒng)中的ID。3.所有的第三方人員包括XX法院出入檔案加工現(xiàn)場均需獲得招標(biāo)方授權(quán)人員同意，辦理登記手續(xù)，佩戴“訪客”胸牌，并由項(xiàng)目主管帶領(lǐng)進(jìn)入及全程陪同。4.XX公司工作人員未經(jīng)招標(biāo)方的同意，不得將手袋、提包、錢包、磁盤（含U盤、軟盤及硬盤等）、刻錄光盤、手機(jī)、MP3.MP4.報刊、紙張及其他隨身物品帶入檔案加工場地，也不得將加工場地內(nèi)的物品擅自帶出場地外。5.嚴(yán)格遵守保密要求，不將檔案帶離工作現(xiàn)場，不以任何形式將檔案加工成品私