太平人壽日常高清會議注意事項

太平人壽日常高清會議注意事項太平人壽二期設備上線后，目前MCU為36臺，HDX終端為150臺左右。目前總公司及分公司召開高清會議均使用會管系統(tǒng)進行預約、控制、結束會議等操作。針對目前高清會議聯(lián)調(diào)、保障時，各機構出現(xiàn)的較重要的共性問題，特擬定本流程。系統(tǒng)維護、管理模式34家分公司管理員除維護分公司高清設備外，同時負責管理、支持其下轄的三級中支機構管理員對高清設備的維護。負責解決分公司及三級中支高清系統(tǒng)日常維護或會議聯(lián)調(diào)中出現(xiàn)的問題，如問題分公司解決不了，再匯總問題統(tǒng)一反饋總公司解決。二、會前通知1、由總公司組織召開的高清會，會議召開信息確定后，將由任環(huán)老師郵件通知各機構管理員。各機構管理員以任環(huán)老師郵件中的會議信息為準。2、有兩臺HDX終端的分公司可以根據(jù)實際情況，及時通過郵件或短信反饋確定使用哪一臺設備參會。同時做好內(nèi)部高清會議室協(xié)調(diào)工作，避免與其它會議沖突。3、會議會在正式開始前30分鐘開始聯(lián)調(diào)（重要會議另行通知）。請機構管理員準時開啟設備參與調(diào)試。（不能準時參與調(diào)試的請?zhí)崆巴ㄖ?。三、會議聯(lián)調(diào)注意事項1、各機構管理員請進入會議室后，首先打開燈光、關閉遮光窗簾、調(diào)整攝像頭指向發(fā)言者位置、正確擺放MIC(不能靠近有聲音輸出的設備<如電視機的音箱>或有噪聲發(fā)出的設備<如室內(nèi)的空調(diào)旁、筆記本電腦散熱吹風口處>)。2、會議正式聯(lián)調(diào)前5~10分鐘，各機構管理員將設備開啟，可以先行針對本地音視頻測試，測試方法如下：使用遙控器選擇：主頁-系統(tǒng)－診斷－網(wǎng)絡－近端回路，選擇后系統(tǒng)出現(xiàn)兩聲“嘟嘟”音，隨后畫面的右上角會出現(xiàn)環(huán)形標志，正常狀態(tài)下，進行近端回路測試時，可以看到本地的畫面，并聽到本地的聲音。（測試無異常需要按遙控器“掛斷鍵”結束本地測試）本地音頻測試也可以查看主頁-系統(tǒng)－診斷－音頻-音頻指示器，當MIC聲音輸入到HDX時，“POLYCOM麥克風”和“線路輸入”兩個選項指示條會伴隨聲音大小而波動。3、聯(lián)調(diào)開始后，一般情況下總公司會同時播放音頻文件及音頻測試PPT，屆時各機構自行調(diào)整接收主會場音量大小并測試接收PPT雙流情況。（看到音頻測試PPT卻聽不到聲音的請及時排查、反饋）4、會議中需要播放雙流的機構，請在聯(lián)調(diào)之前準備筆記本電腦、完成線纜連接，先行進行本地測試（重要）。聯(lián)調(diào)開始后，在會議中再測試其他機構接收發(fā)送機構雙流效果。（目前各機構已經(jīng)配備VGA線纜，建議還是使用效果較好的硬雙流。）5、聯(lián)調(diào)期間，建議管理員全程在會場直到會議開始。確定接收主會場音視頻、雙流無異常后方可離開。會議中需要發(fā)言、播放雙流的會場，請管理員在發(fā)言期間留守會場，發(fā)言結束無異常后方可離開。6、重大會議聯(lián)調(diào)，由于涉及到眾多的會場，主會場會分批次對各機構開展聯(lián)調(diào)工作。屆時會郵件通知各管理員，請各管理員根據(jù)郵件通知，在包括本機構調(diào)試的整個時間段內(nèi)留守會場全程參與調(diào)試，及時反饋本會場及系統(tǒng)中存在的問題。四、會議召開期間注意事項1、目前總公司組織召開的會議均使用RMX4000級聯(lián)各機構RMX1000/RMX500，由會管系統(tǒng)控會的方式召開。在由總公司召開的會議中，分公司管理員可以登錄RMX1000/500查看其各參會機構終端的狀態(tài)(是否在線、丟包狀況等)，但對于添加、刪除、靜音等操作必須通知總公司，不允許私自加入終端到MCU的會議中。2、會議中如遇到問題需要咨詢或反饋總公司，首選發(fā)送手機短信方式溝通。如短信溝通不能明確說明問題情況下，再商量是否電話溝通。3、當各機構管理員會議中發(fā)現(xiàn)音視頻、雙流有異常情況，應及時反饋總公司，在條件允許的情況下可以對聲音進行錄制、視頻畫面進行拍照，便于會后協(xié)助總公司對問題進行定位，快速解決問題。4、會議中如存在斷線機構，如主動掛斷，請一定通知總公司同意后方可掛斷。如網(wǎng)絡等其他原因導致意外斷線，請通知總公司查明原因后，由總公司再次呼叫。5、嚴禁在通話狀態(tài)下進行“揚聲器測試”（目前未發(fā)現(xiàn)機構出現(xiàn)此問題，繼續(xù)保持）五、會議結束后注意事項1、對于會議中，機構反饋的問題，不便于在會議召開期間調(diào)試解決的，會在會議結束后進行調(diào)試解決，請相應管理員在會議結束后及時到會場配合調(diào)試。由于目前機構較多，主會場會主動聯(lián)系需要調(diào)試的機構，同時也請各機構主動聯(lián)系總公司配合調(diào)試。六、建議建議各機構管理員，為參會人員講解:1、POLYCOM全向MIC的使用方法，發(fā)言時開啟（綠色指示燈）且不用拿起MIC或有意靠近MIC說話（不要觸碰到MIC或在MIC附近翻動紙張），不發(fā)言時關閉（紅色指示燈），這一點在會議為“討論模式”時很重要。2、POLYCOM遙控器使用方法，主要是指“靜音、取消靜音”（靜音狀態(tài)下，顯示器屏幕會有靜音的標志）、音量增加減小、