大酒店物資管理新規(guī)制度全套

酒店物資管理制度第一章總則第一條為建立健全內(nèi)部控制，規(guī)范和加強(qiáng)物資管理工作，提升經(jīng)濟(jì)效益和供給保障能力確保酒店經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)健康正常運(yùn)行，特制訂本管理制度。第二條物資管理實(shí)施中茂實(shí)業(yè)集團(tuán)和貴全部大酒店兩級(jí)管理。第三條物資管理職能實(shí)施事權(quán)權(quán)責(zé)、財(cái)權(quán)權(quán)責(zé)、采購(gòu)權(quán)責(zé)和支付權(quán)責(zé)既相互協(xié)調(diào)、又相互制約權(quán)責(zé)主體四分離。物資管理關(guān)鍵內(nèi)容有以下六個(gè)方面預(yù)算管理授權(quán)審批采購(gòu)管理驗(yàn)收管理付款結(jié)算管理物資領(lǐng)用管理盤存管理第五條物資部是酒店物資管理歸口部門，酒店所需物資采購(gòu)預(yù)算、存放、領(lǐng)用和廢舊物資處理全部有物資部負(fù)責(zé)。第二章預(yù)算管理第六條酒店對(duì)物資采購(gòu)實(shí)施預(yù)算管理，各部室對(duì)所需物品必需編制部門采購(gòu)預(yù)算，物資部編制酒店采購(gòu)總預(yù)算。第七條預(yù)算編制要以年度銷售估計(jì)為基準(zhǔn)，對(duì)所需原材料、物料配件和勞務(wù)數(shù)量進(jìn)行具體數(shù)量計(jì)劃，以提升物資利用率、杜絕浪費(fèi)、控制庫(kù)存，加緊資金周轉(zhuǎn)，提升經(jīng)濟(jì)效益為標(biāo)準(zhǔn)。第八條各職能部室依據(jù)年度銷售計(jì)劃編制本部室年度、月度采購(gòu)預(yù)算（一式四份），月度預(yù)算于每個(gè)月24日前交物資部。第九條物資部負(fù)責(zé)匯總整理、各部室采購(gòu)預(yù)算形成酒店采購(gòu)總預(yù)算，制訂出實(shí)際采購(gòu)年度預(yù)算和月度預(yù)算報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理同意，報(bào)財(cái)務(wù)部立案。物資部依據(jù)相關(guān)要求安排采購(gòu)。第十條對(duì)酒店維修改造、大型設(shè)備、器具購(gòu)置，由使用和分管部門編制項(xiàng)目預(yù)算，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)研究同意，由物資部實(shí)施。第十一條預(yù)算審批同意后，必需由倉(cāng)庫(kù)或各使用部門根據(jù)不一樣情況提前填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)部室相關(guān)授權(quán)經(jīng)理或主管審批簽字后報(bào)請(qǐng)物資部采購(gòu)。第十二條凡酒店倉(cāng)庫(kù)貯備物資商品，倉(cāng)庫(kù)依據(jù)使用部室預(yù)算，認(rèn)真核查庫(kù)存量及消耗量，由倉(cāng)庫(kù)提出采購(gòu)申請(qǐng)。第十三條倉(cāng)庫(kù)貯備以外物資商品，各部室在提出采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，必需查詢倉(cāng)庫(kù)是否有該項(xiàng)貯備，或代用具。第十四條廚房部所需物資除蔬菜、肉類等每日必需采購(gòu)食品外，其它物資商品按正常程序辦理采購(gòu)申請(qǐng)。第十五條廚房部日常消耗食品要填寫《廚房部每日采購(gòu)單》，一式四聯(lián)報(bào)物資部。第三章授權(quán)審批第十六條物資管理實(shí)施授權(quán)審批制度，各相關(guān)責(zé)任人必需按要求授權(quán)審批方法、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)內(nèi)部控制制度，辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。第十七條物資管理中預(yù)算審批、供給商確定、采購(gòu)計(jì)劃、實(shí)施采購(gòu)、協(xié)議確實(shí)定審批、貨物驗(yàn)收和質(zhì)檢、存放、付款、盤存、廢舊物資處理必需推行授權(quán)程序。第十八條嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)機(jī)構(gòu)和個(gè)人辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，任何機(jī)構(gòu)和個(gè)人不得超越審批權(quán)限。第十九條對(duì)于超越審批權(quán)限采購(gòu)業(yè)務(wù)物資部有權(quán)拒絕辦理，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。第四章采購(gòu)管理第二十條采購(gòu)管理工作，應(yīng)明確采購(gòu)方法、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)訂單、供給商選擇等各項(xiàng)要求，確保采購(gòu)過程透明化及所購(gòu)商品數(shù)量和質(zhì)量符合企業(yè)要求。第二十一條采購(gòu)前應(yīng)對(duì)供給商商品質(zhì)量、性能、報(bào)價(jià)、交貨期限、售后服務(wù)等作出評(píng)價(jià)，以供參考。第二十二條應(yīng)以合理價(jià)格取得較高質(zhì)量做為價(jià)格質(zhì)量要求，供給商在所需日期內(nèi)確保足量供給。第二十三條物資部應(yīng)依據(jù)商品使用情況、用量、采購(gòu)頻率、市場(chǎng)供需情況、交易習(xí)慣及價(jià)格穩(wěn)定性等原因選擇最有利采購(gòu)方法。第二十四條采購(gòu)方法可分為協(xié)議訂購(gòu)方法、訂單訂購(gòu)方法、特約廠商采購(gòu)、直接采購(gòu)、緊急采購(gòu)和代購(gòu)代銷方法。第二十五條物資部應(yīng)依據(jù)使用部門提出需要日期辦理采購(gòu)，掌握合適采購(gòu)時(shí)機(jī)，物資部應(yīng)召集相關(guān)部門按商品特征、采購(gòu)地域及市場(chǎng)供需情況確定商品采購(gòu)處理期限，呈總經(jīng)理同意后公布實(shí)施。第二十六條原定采購(gòu)業(yè)務(wù)處理期限變更，物資部應(yīng)應(yīng)匯報(bào)原因，呈總經(jīng)理同意后，通知各相關(guān)部門，以利于存量管理和適時(shí)提出采購(gòu)第二十七條物資部應(yīng)建立合格供給商評(píng)價(jià)制度。供給商評(píng)價(jià)工作由職能部室、財(cái)務(wù)部、物資部參與，設(shè)定評(píng)價(jià)指標(biāo)和評(píng)價(jià)方法，對(duì)評(píng)價(jià)結(jié)果做出不一樣處理。第二十八條供給商評(píng)價(jià)內(nèi)容應(yīng)包含資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)情況、信用等級(jí)和所購(gòu)商品質(zhì)量、價(jià)格、交貨立即性、付款條件等內(nèi)容。第二十九條物資部接到采購(gòu)申請(qǐng)單要認(rèn)真歸納整理，對(duì)需采購(gòu)物資商品名稱、規(guī)格、數(shù)量等項(xiàng)目要和申報(bào)部門授權(quán)人立即溝通確定，在確定無(wú)誤后，在合格供給商中尋求三家以上供貨商進(jìn)行洽談，綜合考察質(zhì)量、價(jià)格和售后服務(wù)等指標(biāo)擇優(yōu)選擇采購(gòu)。對(duì)于未達(dá)要求商品，物資部應(yīng)開發(fā)新供給商。第三十條物資部應(yīng)立即掌握市場(chǎng)信息，依據(jù)不一樣商品價(jià)格變動(dòng)情況定時(shí)或不定時(shí)對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行考察分析。和供給商進(jìn)行交流立即調(diào)整價(jià)格。第三十一條、對(duì)于臨時(shí)采購(gòu)，物資部應(yīng)以最快速度擇商報(bào)價(jià)，一經(jīng)收到所需部門已經(jīng)形成有效訂單并取得結(jié)算手段后，必需千方百計(jì)采取緊急購(gòu)置方法，以確保供給。第三十二條對(duì)于技術(shù)性較強(qiáng)，或有特殊要求采購(gòu)項(xiàng)目，物資部能夠邀請(qǐng)相關(guān)部門相關(guān)人員共同購(gòu)置或授權(quán)相關(guān)部門相關(guān)人員購(gòu)置，并和之共同負(fù)擔(dān)責(zé)任。相關(guān)部門對(duì)此要給予幫助。第三十三條、物資部在人力不足情況下，能夠授權(quán)使用部室相關(guān)人員代購(gòu)，并和之共同負(fù)擔(dān)責(zé)任。第三十四條代銷物資商品由物資部統(tǒng)一管理，各使用部門不得私自銷售或使用代銷商品，各部門能夠向物資部推薦廠家，由物資部負(fù)責(zé)洽談和報(bào)價(jià)工作，并提出申請(qǐng)匯報(bào)，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理同意后，由物資部和供給商簽署代銷協(xié)議，報(bào)送財(cái)務(wù)部登記立案。第三十五條使用部門有了解所需物品價(jià)格和提出質(zhì)疑權(quán)利。物資部在擇商報(bào)價(jià)中必需認(rèn)真研究對(duì)待，并對(duì)所提出問題解釋說明。第三十六條使用部門在工作中主動(dòng)和物資部部溝通配合，對(duì)于掌握供給商情況及購(gòu)物意項(xiàng)要主動(dòng)通報(bào)物資部，由其選定供貨商。第三十七條確屬疑難采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部和使用部門立即聯(lián)絡(luò)溝通，研究對(duì)策。無(wú)力處理必需立即上報(bào)相關(guān)部門，不得拖延。第三十八條采購(gòu)訂單由物資部部經(jīng)理落實(shí)到采購(gòu)員實(shí)施購(gòu)置。全部購(gòu)置活動(dòng)必需依據(jù)有效訂單要求項(xiàng)目、數(shù)量、價(jià)格、時(shí)限、供給廠、商及其它要求進(jìn)行。第三十九條在進(jìn)貨過程中要認(rèn)真檢驗(yàn)所購(gòu)物品質(zhì)、商標(biāo)、期限、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，果斷杜絕假冒偽劣等不合格商品流入酒店。第四十條因?yàn)槭袌?chǎng)改變或其它原所以造成購(gòu)置時(shí)價(jià)格高于有效訂單報(bào)價(jià)或數(shù)量多于有效訂單數(shù)量時(shí)，必需重新辦理補(bǔ)缺申請(qǐng)，經(jīng)審批后方能購(gòu)置。第五章驗(yàn)收管理第四十一條不管是采購(gòu)人員自提項(xiàng)目還是供給商送貨項(xiàng)目，在貨到酒店后，必需首先和倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，由倉(cāng)庫(kù)依據(jù)采購(gòu)訂單過數(shù)檢驗(yàn)。經(jīng)驗(yàn)收合格后再分送所需部門。不許可采購(gòu)人員或供給廠、商直接交貨予所需部門。對(duì)不符合采購(gòu)訂單內(nèi)容項(xiàng)目一律拒收。第四十二條《廚房部每日市場(chǎng)定單》所列采購(gòu)項(xiàng)目標(biāo)驗(yàn)收，由廚房部授權(quán)人員，物資部采購(gòu)人員和倉(cāng)庫(kù)保管員聯(lián)合驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后直接交于廚房部。同時(shí)辦理對(duì)應(yīng)入庫(kù)、領(lǐng)用手續(xù)。第四十三條驗(yàn)收合格并已付款采購(gòu)項(xiàng)目由采購(gòu)人員將發(fā)貨票、支票存根登記后交予倉(cāng)庫(kù)簽收。第四十四條驗(yàn)收合格但未付款采購(gòu)項(xiàng)目由倉(cāng)庫(kù)開具收貨單，經(jīng)交貨人簽字后，將第二聯(lián)給交貨人作為結(jié)算憑證，第一聯(lián)隨同收貨日?qǐng)?bào)交財(cái)務(wù)部，第三聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存?zhèn)洳?。第四十五條倉(cāng)庫(kù)在對(duì)購(gòu)入項(xiàng)目標(biāo)質(zhì)量、規(guī)格、樣式、等難以確定情況下，要主動(dòng)請(qǐng)所需部門授權(quán)人幫助，相關(guān)部門和人員要主動(dòng)幫助處理。第四十六條在驗(yàn)收中，倉(cāng)庫(kù)或所需部門全部有權(quán)進(jìn)出退貨要求。經(jīng)確定，實(shí)屬不符合要求項(xiàng)目，由采購(gòu)部辦理退貨事宜。第四十七條代銷商品和其它采購(gòu)項(xiàng)目一樣，必需遵守以上各項(xiàng)驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用之要求。第四十八條購(gòu)置、收貨和使用三個(gè)步驟上相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作，共同做好工作。對(duì)爭(zhēng)議不決問題可向各自主管匯報(bào)，由其協(xié)調(diào)處理。如仍存在分歧，應(yīng)由酒店管指定授權(quán)人進(jìn)行裁決。第六章付款結(jié)算管理第四十九條物資部要立即匯總采購(gòu)協(xié)議和采購(gòu)定單，按所約定付款時(shí)間和付款方法到財(cái)務(wù)部辦理對(duì)應(yīng)手續(xù)進(jìn)行付款。第五十條本市采購(gòu)項(xiàng)目金額在200元以上，應(yīng)由采購(gòu)人員憑采購(gòu)單領(lǐng)取轉(zhuǎn)帳支票付款。第五十一條本市采購(gòu)項(xiàng)目金額在200元以下由采購(gòu)人員填寫《現(xiàn)金申請(qǐng)單》，經(jīng)物資部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意簽字后，到出納處領(lǐng)取現(xiàn)金付款。付款后經(jīng)辦人要立即將發(fā)貨票、收貨單證一并交計(jì)財(cái)部報(bào)帳。第五十二條對(duì)于事先付款采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)人員要立即督促催貨，待貨物驗(yàn)收后將發(fā)貨票和收貨單證遞交財(cái)務(wù)第五十三條物資部能夠先用自留備用金付款，然后填寫《零星開支單》，經(jīng)物資部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意簽字后附發(fā)貨票、入庫(kù)單報(bào)銷現(xiàn)金，回補(bǔ)備用金。第五十四條供需雙方認(rèn)可帶有預(yù)付款采購(gòu)項(xiàng)目必需由采購(gòu)人員填寫《費(fèi)用申請(qǐng)單》，附該項(xiàng)采購(gòu)訂單、預(yù)付款協(xié)議書報(bào)物資部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批簽字后，再依據(jù)相關(guān)要求選擇不一樣方法進(jìn)行付款。第五十五條代銷商品依據(jù)代銷協(xié)議，由財(cái)務(wù)部依據(jù)銷售單核定銷售數(shù)量，物資部辦理出入庫(kù)手續(xù)，遵照上述程序，實(shí)施定時(shí)結(jié)算。第七章物資領(lǐng)用管理第五十六條各職能部門要對(duì)領(lǐng)用和發(fā)出進(jìn)行規(guī)范和控制。物資使用部門負(fù)責(zé)本部門所需存貨領(lǐng)用，物資部負(fù)責(zé)存貨發(fā)出管理，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)存貨相關(guān)會(huì)計(jì)處理。第五十七條物資使用部門領(lǐng)用材料需填寫領(lǐng)料申請(qǐng)單并辦理對(duì)應(yīng)審批手續(xù)，憑借經(jīng)過審批領(lǐng)料申請(qǐng)單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料。第五十八條領(lǐng)料申請(qǐng)單應(yīng)填明材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、領(lǐng)料數(shù)量并經(jīng)部門經(jīng)理簽字。第五十九條倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)領(lǐng)料單進(jìn)行審核，審核項(xiàng)目包含使用材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、領(lǐng)料數(shù)量及相關(guān)簽字信息，審核無(wú)誤后才能發(fā)料。第六十條領(lǐng)用材料時(shí)，倉(cāng)庫(kù)保管員和領(lǐng)料人必需當(dāng)面點(diǎn)交清楚，并在領(lǐng)料單上簽字。第六十一條倉(cāng)庫(kù)管理員依據(jù)領(lǐng)用情況，編制材料出庫(kù)單，并在出庫(kù)單上加蓋材料發(fā)訖印章，并妥善保管全部發(fā)料憑證。第六十二條嚴(yán)禁領(lǐng)料人到倉(cāng)庫(kù)翻拿物資，全部庫(kù)存物資必需辦理手續(xù)后方可發(fā)出。第六十三條倉(cāng)庫(kù)管理員必需在每個(gè)月結(jié)賬前，將整理后領(lǐng)料單及匯總表交財(cái)務(wù)部辦理入賬手續(xù)。第八章盤存管理第六十四條、為確保物資信息真實(shí)性、安全性和完整性，應(yīng)建立物資盤存制度，年中和年底應(yīng)進(jìn)行全方面盤存。第六十五條物資盤存應(yīng)包含定時(shí)全方面盤存和不定時(shí)抽查，抽查可依據(jù)管理需要，采取特定范圍檢驗(yàn)。第六十六條盤存工作，應(yīng)有盤存小組統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，盤存小組由總經(jīng)理或分管經(jīng)理、物資部、財(cái)務(wù)部相關(guān)人員組成。第六十七條每種商品數(shù)量應(yīng)于確定后在進(jìn)行下一項(xiàng)，盤點(diǎn)后不得任意更改，盤點(diǎn)應(yīng)進(jìn)行實(shí)際清點(diǎn)，避免采取主觀目測(cè)方法，盤點(diǎn)報(bào)表不得隨意修改，各盤點(diǎn)人員均受盤點(diǎn)責(zé)任人監(jiān)督，發(fā)覺困難和問題應(yīng)立即匯報(bào)。第六十八條盤點(diǎn)結(jié)束，物資部須匯總編制存貨盤點(diǎn)盈虧表，總經(jīng)理將依