物業(yè)管理檔案建立與管理講義

物業(yè)管理檔案建立與管理講義一、用戶檔案的建立1、產(chǎn)權備案什么是產(chǎn)權備案？為什么要進行產(chǎn)權備案？產(chǎn)權備案與權屬登記的區(qū)別？為什么要進行產(chǎn)權備案？為準確界定每個產(chǎn)權人擁有產(chǎn)權的范圍和比例，維護其合法權益，應建立產(chǎn)權備案制度物業(yè)管理就是使產(chǎn)權人的權利得到保障，并承擔應承擔的義務物業(yè)中的公共設施和房屋公共部位，是多個產(chǎn)權人共有財產(chǎn)，其維修養(yǎng)護費用應由共有人按產(chǎn)權比例分擔產(chǎn)權備案和權屬登記的區(qū)別？權屬登記：是政府行政部門（深圳市規(guī)劃與國土資源局）的行業(yè)管理，包括土地使用權的出讓、房地產(chǎn)開發(fā)、房地產(chǎn)轉讓、房地產(chǎn)租賃，以及房地產(chǎn)抵押等等，目的是為了保護產(chǎn)權人的權益，促進房地產(chǎn)市場公開化，規(guī)范房地產(chǎn)市場行為，加強房地產(chǎn)行業(yè)的管理產(chǎn)權備案：是物業(yè)管理中十分重要的一個管理環(huán)節(jié)，是實施物業(yè)管理前必須做且要做好的一項工作業(yè)主檔案包括哪些內容？業(yè)主姓名、年齡等家庭成員情況工作單位聯(lián)系、收繳管理費情況物業(yè)的使用和維修養(yǎng)護情況不限于此……業(yè)主檔案——基本資料部分示例房號戶型建筑面積管理費/月業(yè)主姓名證件號碼國籍/戶籍民族家庭電話移動電話辦公電話圖文傳真工作單位職務電子信箱聯(lián)系地址郵政編碼入伙日期家庭成員姓名稱謂性別戶籍工作單位職務聯(lián)系電話車輛資料車牌號碼廠牌型號車身顏色授權駕駛出入證號車位號其他特殊要求服務時間民族習慣信仰忌諱來訪登記寵物登記其他用戶檔案的建立是通過收集、分類存檔和建立管理、使用制度完成的收集資料分類存檔建立管理、使用制度用戶檔案的建立人名索引人名索引是揭示檔案中所涉及的任務并指明其檔案出處的檢索工具人名索引一般由人名和檔案兩部分組成借助人名索引可以查到記載某一人物的材料人名索引一般按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序等方法排列1、什么是物業(yè)檔案資料？答：指人們在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖象、聲音以及其他各種方式和載體的文件2、建立動態(tài)的物業(yè)檔案資料管理機制由于物業(yè)檔案資料管理具有動態(tài)性，因此必須建立動態(tài)管理機制凡是管理程序的各個環(huán)節(jié)，有關人員都要進行及時性、經(jīng)常性、完備性的動態(tài)記錄3、物業(yè)檔案資料的兩個作用憑證作用參考作用檔案室專人負責物業(yè)管理企業(yè)應設立專門的檔案室，由專人負責管理在資料收集時應保證內容豐富及渠道廣泛收集來源按不同的標準有不同的分類按時間順序來收集按物業(yè)管理參與者的各方面來收集按時間順序來收集設計規(guī)劃階段信息施工及驗收階段信息委托管理階段信息招商階段信息用戶入戶信息日常管理信息按物業(yè)管理參與者的各方面來收集在物業(yè)接管移交與開發(fā)商及設計單位、施工單位積極合作，力爭全面、準確地收集到工程建設產(chǎn)權及工程技術資料等原始資料在業(yè)主入伙，進行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶資料在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴與回訪記錄等以及其他相關資料，并將檔案的收集形成制度化通過政府主管部門獲取的相關信息資料整理要求：收集到原始資料后，統(tǒng)一由檔案管理人員集中整理。剔除作廢和無效的記錄，然后按類別進行裝訂并整理成冊，做到條理清晰、分類合理、便于檢索根據(jù)工作的內容整理和分類辦公室——上級文件、內部發(fā)文、計劃總結……工程部——工程圖紙、設備檔案、承包合同……服務部——租賃合同、顧客投訴、業(yè)主檔案……財務部——各類帳冊、發(fā)票存根、預算報告……保安部——巡查記錄、緊急事件、車輛檔案……表2-2-1產(chǎn)權與工程技術資料住（用）戶檔案裝修檔案維修資料治安交通管理資料設備設施管理資料（包括消防）綠化清潔資料社會文化資料員工管理資料業(yè)主反饋行政文件資料業(yè)主管理委員會資料圖——指在實地查丈的基礎上，對照1:500房地產(chǎn)分幅平面圖，根據(jù)管理需要繪制的各類房屋平面圖檔——指在管理活動過程中形成的各種文字資料，由于其數(shù)量大、種類多，因此成為物業(yè)檔案的主要成分卡——指根據(jù)管理工作需要而制作的目錄卡、保養(yǎng)卡等，特點：內容濃縮、檢索方便冊——指為了提高管理效率而建立的房屋建筑設備手冊、房屋使用手冊、業(yè)主手冊等表——指根據(jù)管理工作需要而設立的各類表格建立標準化的圖、檔、卡、冊、表進行科學的合理的分類存檔分類存檔——按照檔案資料本身內在的規(guī)律進行科學的劃分一個有序的資料庫是一個完整的樹形圖歸檔要及時，分類要合理檔案的分類方法有很多：年度分類法、組織機構分類法、問題分類法、作者分類法、地區(qū)分類法、文件名稱分類法等；一般采用兩種以上的分類方法結合使用三、物業(yè)檔案的管理檔案管理的注意事項強調原始記錄的重要性數(shù)據(jù)準確、資料詳實不錯不漏、帳實相符妥善保管、查閱方便保證檔案資料的完整、準確、新鮮、安全2、檔案的建立的四個環(huán)節(jié)物業(yè)檔案建立2、整理1、收集3、歸檔4、使用收集收集——是將分散在單位各內部工作機構的有保存價值的文件資料向單位檔案室或負責管理檔案的人員移交、集中的工作收集的關鍵是盡可能完整整理整理的重點是去偽存真留下物業(yè)管理有用的資料歸檔歸檔——指按照資料本身的內在規(guī)律進行科學地分類與保存，可按每一建筑分類，也可按系統(tǒng)項目分類形式——在物業(yè)管理中可采用原始資料與計算機檔案管理雙軌制，以確保儲存方式的多元化盡可能將資料轉化為計算機磁盤儲存以便于查找錄象帶、錄音帶、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化歸檔管理對業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應加以保存檔案管理人員應編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄，并按部門內容、部門、年度、保存期及保密程度的分類順序進行組卷，逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存為保證檔案的安全與完善，檔案室應隨時保持干燥、通風、清潔、注意防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮使用檢索——計算機網(wǎng)絡技術審批——