老外通過案例教你寫開發(fā)信

老外通過案例教你寫開發(fā)信

很多sales朋友常常抱怨，開發(fā)信效果很差，100封里面好幾十封退信，剩下的就是石沉大海，難得有一個老外回一句“No,thanks.”就可以讓你激動半天。其實大家有沒有想過，這樣的做法會嚴(yán)重挫傷自己的積極性。可以試想一下，當(dāng)你一天坐在電腦面前12個小時，從google和各種黃頁搜索到客人信息，一封一封開發(fā)信發(fā)出去，晚上滿臉疲憊的回家，等第二天滿懷希望上班的時候，郵箱里爆滿各種各樣的退信，你是什么感受?我以前也是做業(yè)務(wù)的，當(dāng)年大學(xué)畢業(yè)后從業(yè)務(wù)助理、跟單做起，后來做sales和salesmanager，PAtodirector，一直到現(xiàn)在做buyer，中間換了幾份工作，也經(jīng)歷過大部分朋友所經(jīng)歷的各種問題。我當(dāng)時也有這么一段時間，沒日沒夜地發(fā)推銷信，找新客人，無休止地報價，但效果甚微。后來跟很多不同的客人熟識了以后，私底下聊起才發(fā)現(xiàn)，當(dāng)初的開發(fā)信寫的是大大有問題的。很多老外也是做sales的，也會寫開發(fā)信，為什么成交率比我們高很多?即使不說成交率，回復(fù)率也大大高過我們?很多剛畢業(yè)的朋友們都是學(xué)國貿(mào)專業(yè)出來的，一般都學(xué)過外貿(mào)函電這門課，老師們反復(fù)教你們怎么寫商務(wù)信函，怎么回詢盤等等，其實這些教材幾乎都是學(xué)院派人士編的，不是老掉牙過時的東西，就是和現(xiàn)實基本脫節(jié)的。很多老師一輩子都呆在學(xué)校里，連外貿(mào)都沒做過，你怎么能指望從他們這里學(xué)到寫商務(wù)信函的精髓?真正的好的email，必須要模仿老外的行文方式，尤其是英語為母語的客人!即使你的郵件寫得四平八穩(wěn)，語法精到，整篇下來沒有任何錯誤，在大學(xué)里可以拿滿分作文了，可客人收到以后，還是怎么看怎么別扭。我覺得，你給客人寫郵件的時候，必須要忘記中國人的行文和思維方式，要按歐美人的習(xí)慣去思考問題和寫郵件，這樣才能讓客人把你當(dāng)成同類。我的經(jīng)驗是，如果一個客人和我來來回回寫了1個月email，我會覺得成交希望很大;如果和我寫了3個月email討論一個產(chǎn)品或一系列產(chǎn)品，我就有9成把握了;如果一個項目和我談了半年，來來回回兩百多封郵件了，那我想不做都不行了，客人會盯牢我的，訂單就是時間問題了?？腿藭r間很寶貴，如果一個項目和你討論幾個月了，然后沒下文了，然后再去和別的供應(yīng)商又從頭來起，再談幾個月?這不可能的!總之一句話，和客人溝通的回合越多，時間越長，拿下訂單的可能性越大!!!嘿嘿，這樣說吧，拖死他，拖到他不得不把訂單下給你為止!HiSir,Gladtohearthatyou'reonthemarketforfiberglass.Wespecializeinthisfieldforseveralyears,withthestrengthofchoppedstrandmatandstitchchoppedstrandmat,withgoodqualityandprettycompetitiveprice.Shouldyouhaveanyquestions,plsdonothesitatetocontactme.FREESAMPLESwillbesentforyourevaluation!Tks&br,Jack****company(這里留下公司名、電話、傳真、郵件就可以了，正文就可以寫的很簡單。)Tel:***Fax:***Mail:***Website:******(請記住，如果你非要在里面加上網(wǎng)頁鏈接，請放在簽名里，不要放正文，讓人感覺更像搞推銷的，不太好。)一開始開門見山指出，很高興獲悉您對某某產(chǎn)品感興趣，我們專業(yè)生產(chǎn)這類產(chǎn)品多年，優(yōu)勢在于什么地方，質(zhì)量好，價格相當(dāng)有競爭力。這樣就已經(jīng)把要表達(dá)的意思表達(dá)出來了。第二段就是兩句話，有問題隨時聯(lián)系我，免費樣品隨時會寄來供您測試!既表達(dá)了你想要合作的愿望，又表示了自己的誠意，只要您有需要，我們隨時為您服務(wù)。這樣寫的就給人感覺不卑不亢，既沒有顯得很拽，也沒有在老外面前矮一截。大家是平等的關(guān)系，本來就是相互的合作，找機(jī)會爭取雙贏。這點反而會讓西方人比較贊賞。不是說價格低就能贏得訂單的，真正拿到order是綜合性的考量，價格是重要的一方面，但不是完全的。除了有少部分只看價格的客人除外。只要做到“簡潔”、“清楚”、“準(zhǔn)確”，這就是一封好的email了。5)喜歡用奇奇怪怪的字體。很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體，顏色，甚至放大，加粗，再用斜體等等，其實一眼看上去會讓人很不舒服。經(jīng)常跟老外寫email的人會發(fā)現(xiàn)，客人很少會用奇怪的字體或者粗體，甚至全部大寫來寫郵件，除了少數(shù)的尼日利亞、非洲客人，我還真沒遇到過別的。歐美人一般比較常用的字體就是以下幾種：Arial，Verdana，Calibri，Timesnewroman，也有一些用Tahoma字體的，但相對少一點。一部分臺灣和香港客人會用PMingLiU這種字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍(lán)色，別在一封郵件里出現(xiàn)多種奇奇掛怪的顏色，像彩虹一樣，看著不舒服。樣寫：WesupplysolarlightsforHomeDepotwithhighqualityandcompetitiveprice.Hopetocooperatewithyou!簡單一點，一兩句話點到重點，調(diào)起老外的胃口，讓他反過來問你各種問題，你的目的就達(dá)到了。做業(yè)務(wù)久了你就發(fā)現(xiàn)，很少有客人每封郵件長篇大論的，即使有，也是極少數(shù)的特例，或者是要確認(rèn)一些細(xì)節(jié)之類的。4)愛炫耀英文水平。以前有個助理，英語八級，剛畢業(yè)的學(xué)生，要她給老外寫email，總是喜歡把文字寫得很出彩，各種語法從句層出不窮，還喜歡用冷僻詞，讓人理解都需要老半天。如果是英語為母語的客人或者德國、北歐這些英語很棒的客人還好一點，如果你寫給韓國人日本人中東人法國人，那就要他們老命了，看一封郵件還得用上字典或翻譯工具，還是半懂不懂，你說客人會對你印象好么?丘吉爾講過一句話，具體的內(nèi)容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最復(fù)雜的東西用最簡單的文字表達(dá)出來，全部用最簡單的句子，最簡單的詞匯，讓小學(xué)生都能看懂。其實把簡單的東西復(fù)雜化很容易，把復(fù)雜的東西簡單化就不容易了，需要多學(xué)多模仿客人的郵件，用最簡單的詞匯來表達(dá)你要表達(dá)的東西。外貿(mào)函電的精髓就是，“簡單簡單再簡單”，能用一個詞表達(dá)的絕對不用兩個詞或短語，能用一句話寫清楚的，絕對不寫兩句。誰能用最少的句子表達(dá)同樣的意思，那就是最厲害的!舉個例子吧，我以前招助理的時候，會考他們的email水平，我把中文意思告訴他們，然后讓他們用英文來模擬一封郵件。內(nèi)容很簡單，寫一封郵件告訴客人Mike，上次收到的樣品已經(jīng)寄給工廠了，但工廠說材料不是ABS，而是PP，價格他們需要重新核算，但近期內(nèi)原材料漲價，希望您能盡快確認(rèn)，我們好采購原材料并安排生產(chǎn)。第一個應(yīng)聘者是這樣寫的：DearMike,到那一天，你隨便寫一封郵件，當(dāng)大部分人都看不出這封郵件出自一個中國人之手，你就出師了!我先列舉一些大部分朋友寫email時常范的錯誤，大家可以看看，對比一下自己，其中的幾條是自己也會有的?接下來再討論開發(fā)信怎么寫。呵呵。開發(fā)信常見錯誤:ThisisJennyfromEDFCo.Ltd.We'resopleasedtoreceiveyoursamples.Ialreadysentthemtoourfactorylastweek,andwasinformedtherealmaterialisPP,notABSasyoumentionedlasttime.What'sthematter?I'llgiveyoureplyassoonaswegettheofferfromthefactory.Itwilltakeseveraldays.Pleasebemorepatient.Buttheyalsotoldme,therawmaterialincreasedthesedays.Couldyoupleaseconfirmthepricequicklyafteryougetit?We'llpurchasetherawmaterialanddotheproductionimmediately!Lookingforwardtoyourreply.Thankyou!Bestregards,Jenny這封郵件寫得好么?老實說還可以，雖然主動語態(tài)和人稱多了點，但是內(nèi)容都點到了，表達(dá)也算通順，用的詞匯也都是挺簡單的，不難懂。但是不是有點啰嗦?如果能簡單一點，是不是更好?我們看看第二位應(yīng)聘者寫的email：DearMike,Howareyou?Wereceivedyourallsamples.Thefactorycheckedthedetails,andfoundthematerialwasPP,notABSasyoutold.Pleasegivethemsomemoretimetore-checktheprice,becausethematerialisdifferentfromthepastorders.However,thematerialwasincreasedveryquickly!Therefore,pleasekindlyplacetheordersoonifthepriceisokforyou!We'lldoproductionasap.Thankyouinadvance!Kindregards,Tommy這封呢?我個人覺得比上一封號一點，畢竟主動和被動語態(tài)結(jié)合，“We”只出現(xiàn)了一次，不算太枯燥。內(nèi)容也稍微簡單了一點，點到位了。最重要的是，他把purchasetherawmaterial去掉了，直接用“We'lldotheproductionasap.”這樣更簡潔，畢竟你要生產(chǎn)，能不采購原材料么?所以這是廢話。缺點是，我個人感覺還是啰嗦了一點。我會這樣寫：HiMike,Samplesreceivedandalreadypassedtovendor.ThematerialwasPP,notABS.Offersheetispreparingandwillbesenttoyousoon.Bytheway,rawmaterialincreasedthesedays,plsmakeadecisionquicklytogoaheadafterpriceconfirmed.We'llarrangethemassproductionasap.Thanksandbestregards,C幾句話點到主題，表達(dá)清楚就可以了。能用一句話表達(dá)的，千萬不寫兩句，省掉一切能省的廢話。寫完以后其實可以讀一遍，看哪句話可以刪掉，哪句話可以換一種表達(dá)方式，少用第一人稱，多用被動語態(tài)!等到你重新檢查的時候，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)簡單的不能再簡單，沒詞可以刪了，那就點“發(fā)送”吧~~8)喜歡用附件和圖片。附件和圖片并不是不好，但是第一次發(fā)開發(fā)信的時候如果有附件或者插入了圖片，很容易被國外的服務(wù)器攔截的。很多人喜歡第一次聯(lián)系客人的時候就使用報價單，或者打包很多產(chǎn)品圖片，或者發(fā)電子樣本給客人，這樣的成功率并不高，不是被默認(rèn)為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只有一種情況除外，當(dāng)你收到一個新客人的詢價的時候，那你回復(fù)的時候，就可以插入報價單或者圖片了。第一次聯(lián)系客人的時候最好全文本，不要出現(xiàn)任何的圖片和附件。即使收到客人詢價后第一次報價，如果不是客人指定，盡量避免用excel或word附件，最好是直接在郵件里寫明。我一般會這樣寫：Item:SolarlanternwithsofthandleModelNo.:HBC-294847/KTDescription:(把詳細(xì)的規(guī)格寫清楚)Package:colorboxMOQ:1,000pcsPcs/ctn:20pcs/ctnCtnsize:50*40*60cmGW/NW:20kg/18kgQ'ty/20':pcs;Q'ty/40':...pcsLoadingport:ShenzhenPaymentterms:T/T,L/C,D/P,etc.Validtime:60daysFOBShenzhen:USD2.39/pcCIFValencia:USD2.45/pc以上是我隨便寫的，只是想說明一點，報價單少用，盡量用文字描述清楚，然后在附件里添加一張500K以下的清楚圖片就可以了。這樣做的好處是，避免很多懶的客人不去點開附件的word或excel報價單。其次防止客人把你的報價單隨便轉(zhuǎn)給別人套價格。如果客人要你報很多款產(chǎn)品，沒法全部在郵件里寫清楚的時候，那就只能用word或excel做報價單了，但是最好在完成的時候用acrobat生成pdf格式，這樣就不容易改。因為很多老外比較懶，你辛辛苦苦花了大半天時間做個完整的報價單給他，他只要刪掉其中price這欄，就會把它轉(zhuǎn)給別的供應(yīng)商報價。9)喜歡插入URL鏈接。很多朋友在寫開發(fā)信的時候，總是會在內(nèi)容里加上自己公司的網(wǎng)址，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做，同樣有很大的概率被服務(wù)器攔截掉的!最好在客人回復(fù)后，第二次給他寫郵件的時候插入這些就沒問題了。10)語氣過于生硬。其實郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和面對面的交談或者電話溝通是完全不一樣的。看一句話“Plsgivemereplytoday.”這句話如果面對面講，客人不會覺得有什么問題，會很高興說ok，或者noproblem;如果電話里說，也不會有大問題;但如果放在郵件里，是不是略微生硬了一點點呢?如果改成"Couldyoupleasehelptogivemereplytoday?"用的是疑問句，加上could,help這樣的字眼顯得十分委婉，但是又明確表達(dá)了你希望今天得到答復(fù)的準(zhǔn)確意愿。這樣不是更好么?所以"please,help,kindly,could,thankyou,appreciate"這樣的話在郵件來往中是很普遍的。除非你和客人已經(jīng)非常熟了，偶爾客套一下即可，平常就可以不需要了.所以在我看來，新手最容易犯的就是以上的10個錯誤，當(dāng)然也不排除一些老業(yè)務(wù)員也有有1-2個問題。朋友們可以自己對照一下，看這10個錯誤中，有哪些是自己會經(jīng)常犯的，或者是沒有意識到的。如果某個朋友看了后發(fā)現(xiàn)自己一個問題都不會有，那恭喜您了，這篇帖子不適合您，但是也請您有空的話在這里多指點一下大家，讓各位朋友也包括我多學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)。這些只是我個人的一點點經(jīng)驗，自然希望大家的指正。呵呵，坦白說，我以前的email寫得并不好，后來有個比較熱心的老外指點過我一些，然后我開始有意識地去模仿他們的行文方式和遣詞用句，盡管還是有這樣那樣的缺點，但比一開始已經(jīng)好很多了。不怕大家笑話，我把我剛工作的時候?qū)懙拈_發(fā)信給大家看看：DearKatherine:ThisisCfromDEFCo.Ltd.inShenzhen.Verygladtowritetoyouhere!It'smypleasuretobeonserviceofyouifpossible!Firstly,letmeintroducemycompanyinshort.We're(長篇大論的公司介紹，寫了整整兩大段，這邊就不貼了)Ourproductsareverypopularinbothglobalmarketanddomesticmarket.Welcometovisitourcompanyifyouhavetime!We'llarrangethecartopickyouupfromtheairport.It'sconvenienttoourcompany,just50kilometers!Ourgoalis(這邊是寫公司的宗旨，什么質(zhì)量第一，服務(wù)優(yōu)良之類的，總之都是些廢話)Enclosedourpricequotationsheetforyourreference.Pleasecheckandfindifsomeitemsmeetyourinterest.Ifso,I'llbehappytosendyousamplesforevaluation!Wesincerelyhopetoestablishbusinessrelationshipwithyouresteemedcompany!AndIalsohopetobeyourfriendinprivate!Ifanyquestions,pleasecontactmefreely!Thankyou!Lookingforwardtoyourearlyreply!Yourssincerely,CDEFCo.Ltd.****Road,***city,***province,ChinaTel:***Fax:***Email:***Website:***夠震撼吧?我現(xiàn)在自己看看都想笑。這就是學(xué)校里外貿(mào)函電學(xué)出來的東西呢，實際應(yīng)用中實在慘不忍睹，甚至還要教你在email的左上角寫上公司名和公司地址、日期，我的媽呀，現(xiàn)在哪有老外這樣寫的，只有以前用手寫的時候貌似才有。接下來給大家分享一封老外寫的email開發(fā)信，大家看看：Heyguy,XYZtradinghere,exportingLANTERNSwithgoodqualityandlowpriceinUS.Callme,let'stalkdetails.Rgds,RickCellphone:***這是一個巴西的貿(mào)易公司寫給陌生的美國公司的開發(fā)信。別人也是做trading的，怎么就寫的和我們不一樣呢?有些人會說，哎呀，老外比較懶惰。沒錯，很多老外是很懶，但是你明知道