人事員工檔案管理制度匯編

人事檔案管理制度第一章、總則第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營活動中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團各項工作服務，特制定本管理制度。第二條：人事檔案工作是集團組織人事工作的重要組成部分，也是集團檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行集團戰(zhàn)略、方針、政策服務的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。第三條：本制度適用于怡通集團總部及其各子公司。第二章、管理職責第四條：集團企業(yè)管理部人事檔案管理的職責——a、負責制訂、修改和完善集團人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規(guī)范；b、負責本制度在各子公司實施執(zhí)行的具體指導和監(jiān)督檢查；c、負責怡通集團戰(zhàn)略決策委員會成員的人事檔案管理工作；d、負責怡通集團各子公司、部門的員工人事檔案管理工作；e、負責對各子公司的員工人事檔案管理工作進行檢查與督導。第五條：集團企業(yè)管理部人事檔案管理的義務是指導各子公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案管理程序、規(guī)范檔案管理行為。第六條：各子公司行政部門人事檔案管理的職責就是負責執(zhí)行本制度，按其要求建立規(guī)范的人事檔案管理；負責管理企業(yè)管理部所有員工人事檔案管理工作。第三章、人事檔案內(nèi)容第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、復印件由集團人事部統(tǒng)一管理），是由歷史地、全面地反映員工情況的有關材料構(gòu)成，主要有如下幾類：a、履歷材料（包括個人的簡歷資料、學歷、資格證等）；b、考核、考察材料；c、獎勵及處分材料；d、培訓記錄及外訓協(xié)議等材料；e、勞動合同、保密協(xié)議、錄用、任免、聘用、離職材料；f、其他可供企業(yè)用人參考的資料。第四章、檔案編號管理第八條：各子公司行政部門必須按照OA管理系統(tǒng)中的員工編號（即：工號）進行編號，每100個檔案做一個標記，方便查找。由其他單位轉(zhuǎn)入的員工檔案，按照轉(zhuǎn)入單位的編號更換編號（轉(zhuǎn)出單位辦理離職手續(xù)）。第五章、人事檔案的收集與整理第九條：日常收集員工履歷表、試用期考評表、各種獎勵、職務任免、崗位/待遇調(diào)整表、續(xù)簽合同等材料。各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結(jié)束后的七日之內(nèi)（試崗期結(jié)束），必須將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。日常新進人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之內(nèi)，將將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。第十條：各子公司行政部門的人事專員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。1、新員工報到時新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號（口取紙）、員工姓名、性別。結(jié)束試崗期后的三個工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：《許昌怡通集團應聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；⑵身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質(zhì)證件的復印件；2、員工辦理正式入職手續(xù)時員工結(jié)束七天試用期后的三個工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：（1）《許昌怡通集團應聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；⑵身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質(zhì)證件的復印件3、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：該員工的《應聘求職表》、《試用期考評表》；《勞動合同》、《保密協(xié)議》；4、員工辦理調(diào)動手續(xù)時各級人力資源部門，在完成員工調(diào)動手續(xù)的三個工作日內(nèi)將員工調(diào)動手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的資料有：《崗位/待遇調(diào)整表》；⑵、《工作交接表》；⑶、《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產(chǎn)移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》；5、員工辦理離職手續(xù)時各級人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將離職相關資料裝入該員工的檔案內(nèi)，必須裝入的資料有：該員工的書面離職申請書；《離職清算表》⑶、《離職申批表》；⑷、《員工離職工作移交表》；⑸、《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產(chǎn)移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》。第十一條：每年一季度按公司檔案管理辦法對上一年的人事檔案進行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關材料。第十二條：在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。第六章、人事檔案的借閱與移交第十三條：凡借用人事檔案，必須填寫《人事檔案借閱登記表》，由人力資源部門的負責人核實理由，經(jīng)企業(yè)管理部領導簽批后，方可借出，借出的檔案必須在7天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復印。第十四條：人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。第七章、其他規(guī)定第十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。第十六條：檔案管理人員應具有良好的思想素養(yǎng)，按受過正規(guī)的檔案管理培訓，在工作中須嚴格遵守保密制度。第十七條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀。第十八條：集團人事部定期或不定期地對各子公司的人事檔案管理工作進行檢查與督導，檢查中凡發(fā)現(xiàn)不按照以上規(guī)定予以辦理執(zhí)行的，視情節(jié)輕重，處罰人事檔案管理員50—200元，其所屬各子公司領導負連帶責任，處罰100—200元。第十九條：各子公司人事檔案管理人員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人員的變動（包括換崗、離職、增減其他工作量）的，必須報經(jīng)集團企業(yè)管理部，批準后方可執(zhí)行，否則直接處罰當事人50—200元，各子公司相關領導承擔連帶責任，處罰50—200元。第二十條：獎懲投訴員工對本人或他人的獎懲在以事實為依據(jù)的前提下可以越級投訴，也可以直接投訴到集團人事部。受到投訴的獎懲在抽查時可暫停，待調(diào)查清楚后再予以處置。1、投訴調(diào)查結(jié)果屬實的，撤消原獎懲決定，可以對員工投訴他人獎懲的進行表揚獎勵。2、投訴調(diào)查結(jié)果不屬實的，維持原獎懲決定，并對投訴員工進行教育，要規(guī)范其行為和思想，注重事實；若純屬造謠生事的，可以對投訴員工予以行政記過處罰。第二十一條：本制度最終解釋權歸集團企業(yè)管理部。第二十二條：本制度從下發(fā)之起實施。人事檔案借閱申請表日期：20年月日申請單位申請部門申請人借用查閱人事檔案事由借用查閱人事檔案內(nèi)容被查閱單位部門被查閱人查閱檔案編號查閱部門經(jīng)理意見被查閱部門經(jīng)理意見人事部領導意見企業(yè)管理部部長意見人事檔案借閱登記表序號日期時間檔案借閱人信息檔案歸屬人信息歸還日期歸還時間檔案保管人單位/部門借閱人單位被借閱人檔案編號人事檔案移交表需調(diào)動檔案信息單位部門檔案歸屬人檔案編號1、2、3、4、5、6、7、8、手續(xù)會簽檔案調(diào)出單位檔案管理員檔案調(diào)出檔案人力資源部門負責人簽字檔案調(diào)入單位檔案管理員檔案調(diào)入檔案人力資源部門負責人簽字集團人事部領導意見企業(yè)管理部部長意見員工檔案管理制度一、目的為有效的對員工檔案進行妥善保管，保守機密，同時為了維護檔案材料的完整、防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。二、歸檔范圍員工入職檔案、異動檔案、離職檔案、績效管理檔案、通知等與個人有關的具有參考價值的文件資料。三、歸檔內(nèi)容（一）員工入職檔案：1、應聘登記表；2、面試評估/錄用審批表；3、錄用通知書；4、員工信息登記表；5、入職承諾書及員工保密協(xié)議；6、個人證件（身份證復印件、學歷學位證復印件、資格證書復印件、職稱復印件）；7、原單位離職證明/解除勞動合同保證書；8、勞動合同9、學歷確認單（以學信網(wǎng)查詢?yōu)橹饕罁?jù)）109、健康體檢證明（有特殊要求的崗位）（二）績效管理檔案：將員工績效考核相關的檔案資料按月份歸檔。（根據(jù)公司績效管理制度修訂員工績效管理檔案內(nèi)容）

（三）員工異動檔案：1、試用期員工轉(zhuǎn)正表；2、內(nèi)部調(diào)動審批流程表；3、競聘相關資料（四）員工離職檔案：1、員工離職申請表；2、員工離職面談記錄表；3、員工離職調(diào)查表；4、員工離職工作交接表；5、解除勞動合同協(xié)議書。6、離職保密協(xié)議（部分崗位）7、離職證明（單位存檔）四、檔案管理員的職責由人力資源部專人負責管理員工檔案，整理、收錄檔案資料，保證原始資料和單據(jù)齊全完整、安全保密、查閱方便。五、檔案管理相關規(guī)定（一）基礎管理1、原則：歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。2、新錄用的員工，應及時建立檔案，并更新員工花名冊。3、檔案按在職人員、離職人員分開管理，按員工編號存檔。4、當在職員工的基本檔案資料有變動時（如學歷變動，身份證信息變動、技術職稱變動等），應及時將相關資料復印交人力資源部歸檔，原件當場查驗。5、離職員工檔案每月清查，對于正常離職的一般員工且離職手續(xù)辦理齊備的員工檔案三年后可申請銷毀，中高層管理者或存在勞動爭議離職的員工檔案至少在五年后方可申請銷毀。6、紙質(zhì)檔案要求原件存檔（除個人證件證書外）。（二）檔案的查閱1、如因公需查閱檔案，須經(jīng)部門負責人、人力資源部負責人批準；下級員工不得查閱上級員工檔案，特殊情況下經(jīng)部門負責人、人力資源部負責人、分管負責人批準后方可辦理。2、公司總經(jīng)理、分管負責人、人力資源部負責人可直接通過檔案管理員辦理查閱手續(xù)。3、檔案管理人員應做好查閱登記工作，并在《員工檔案查閱登記表》（附件一）簽字確認。4、查閱檔案注意事項：（1）不得擅自復制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔中取證必須事先經(jīng)人力資源部負責人簽字同意。（2）查閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲罰。六、檔案的銷毀（一）公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司員工檔案資料。