大型國有集團(tuán)公司公文使用規(guī)范化指引（公文格式規(guī)定版）

大型國有集團(tuán)公司公文使用規(guī)范化指引（公文格式規(guī)定版）大型國有集團(tuán)公司公文使用標(biāo)準(zhǔn)化指引

企業(yè)公文是在生產(chǎn)經(jīng)營和行政治理等過程中形成的具有強制執(zhí)行效力和標(biāo)準(zhǔn)體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，貫徹落實企業(yè)戰(zhàn)略部署、經(jīng)營方針，公布規(guī)章制度，施行行政措施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告狀況和進(jìn)展經(jīng)營活動等的重要工具和歷史資料。

集團(tuán)公司高度重視公文治理工作，始終嚴(yán)格落實中心辦公廳國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)[2023]14號）以及《黨政機關(guān)公文格式》，不斷在精準(zhǔn)使用文種、標(biāo)準(zhǔn)公文格式、嚴(yán)格審批流程等方面下功夫，制定了《天津港（集團(tuán)）有限公司公文處理治理方法（2023修訂）》（津港黨發(fā)〔2023〕72號）等制度文件，形成了具有集團(tuán)公司自身特點的公文工作格局。相關(guān)日常使用公文的標(biāo)準(zhǔn)化要求和重點關(guān)注內(nèi)容如下：

一、公文種類根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2023〕14號）所明確，現(xiàn)行公文種類主要有：決議、打算、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要，共計15種。

其中，集團(tuán)公司常用公文種類主要有：

打算、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。各類公文在制發(fā)目的、

-2-格式、印發(fā)對象、簽發(fā)流程等方面各不一樣。

二、公文格式（一）格式要素1.版頭

版頭例如

（11）份號：涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。

（22）密級和保密期限：涉密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注密級與保密期限。

（33）緊急程度：緊急公文分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（44）發(fā)文機關(guān)標(biāo)志：一種是發(fā)文機關(guān)全稱或者標(biāo)準(zhǔn)化簡稱加“文件”；一種是使用發(fā)文機關(guān)全稱或者標(biāo)準(zhǔn)化簡稱。聯(lián)合行

文，可并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可單獨使用主辦機關(guān)名稱。

（55）發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文挨次號組成。聯(lián)合行文使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

（66）簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)簽發(fā)人姓名。

2.主體

主體例如

（11）標(biāo)題：由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。

（22）主送機關(guān)：公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、

-4-標(biāo)準(zhǔn)化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。

（33）正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

（44）附件說明：公文附件的挨次號和名稱。一般與上面正文保持空1行距離。

附件說明例如

（55）發(fā)文機關(guān)署名：署發(fā)文機關(guān)全稱或者標(biāo)準(zhǔn)化簡稱。一般與上面正文保持3行距離。

（66）成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最終簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期

一般居右空4字距離。

（77）印章：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。

印章例如

（88）附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項。如聯(lián)系人及電話。

3.版記

-6-

版記例如

（11）抄送機關(guān)：除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、標(biāo)準(zhǔn)化簡稱或者同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。

（22）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機關(guān)和送印日期。

（33）頁碼：公文頁數(shù)挨次號。

（二）標(biāo)準(zhǔn)要求1.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志

由發(fā)文機關(guān)全稱或者標(biāo)準(zhǔn)化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者標(biāo)準(zhǔn)化簡稱。聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機關(guān)名稱排列在前。

2.標(biāo)題一般由發(fā)文機關(guān)全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱、公文主題和文種組成，位于紅色分隔線下空二行位置。

多行標(biāo)題排列為梯形或菱形，不采納上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏型。

多個發(fā)文機關(guān)名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。

3.主送機關(guān)主要受理公文的機關(guān)。主送機關(guān)名稱應(yīng)用全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱或同類型機關(guān)統(tǒng)稱；向下普發(fā)的公文主送機關(guān)名稱應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、穩(wěn)定。有多個主送機關(guān)的，各機關(guān)名稱之間用頓號隔開，最終一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。

4.正文中的層次序數(shù)第一層“一、”；其次層“（一）”；第三層“1.”；第四層“（1）”。

5.成文日期

一般署會議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)日期。兩位以上領(lǐng)導(dǎo)人審簽，署最終一位的簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最終簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的簽發(fā)日期。

6.加蓋印章的公文聯(lián)合行文時，將發(fā)文機關(guān)署名根據(jù)發(fā)文機關(guān)挨次整齊排列在相應(yīng)位置，印章下壓發(fā)文機關(guān)署名。最終一個印章下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。（騎年蓋月）印章之間排列整齊，互不相交或相切。

7.抄送機關(guān)指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和無隸屬關(guān)系的機關(guān)。

-8-8.總體格式要求

（11）頁邊距

一般狀況下，上為37mm，下為35mm，左為28mm，右為26mm。

（（2）空格和對齊公文中每段首行縮進(jìn)2個字符，全文要做到兩端對齊。

（33）字體和字號

總體來講，文件大標(biāo)題采納二號方正小標(biāo)宋簡體；一級標(biāo)題采納三號黑體；二級標(biāo)題采納三號國標(biāo)楷體；正文采納三號國標(biāo)仿宋。

除此以外，密級和保密期限、緊急程度采納3號黑體；簽發(fā)人姓名采納3號國標(biāo)楷體；版記中要素采納4號國標(biāo)仿宋。

（44）行數(shù)和字?jǐn)?shù)

在以上頁邊距和字體字號標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)下，國標(biāo)定義為每頁22行和每行28個字，以此計算得出，行間距把握在28磅左右。

（55）標(biāo)點和字母

正文中標(biāo)點采納全角，字母通常選用TimesNewRoman字體。

總體格式例如

三、常見錯誤（一）標(biāo)題要素不全標(biāo)題的三要素是：發(fā)文機關(guān)、事由、文種。除了有些公文可以省去其中某一要素或有其特別的標(biāo)題形式外，各要素應(yīng)齊全。

（二）文件標(biāo)題斷行不當(dāng)應(yīng)保證標(biāo)題詞句的連貫性，不應(yīng)從詞中連續(xù)開換行。如：

《《集團(tuán)公司關(guān)于健全完善集團(tuán)公司董事會特地委員會的通知》》

（三）文種使用混亂報告、請示不分，通報、通知不分，函、請示不分；一個公文標(biāo)題中消失兩個文種，如《天津港集團(tuán)公司關(guān)于開展其次批多式聯(lián)運示范工程驗收工作的請示報告》。

（四）生造文種將“方案”“規(guī)劃”“安排”“措施”“要求”“匯報”等，這些不屬于公文的文種作為公文文種使用，如：《天津港集團(tuán)公司關(guān)于清產(chǎn)核資治理的匯報》《天津港集團(tuán)公司關(guān)于2023年投資的規(guī)劃安排》等。

（五）發(fā)文主送單位名稱不標(biāo)準(zhǔn)如將“天津市人民政府國有資產(chǎn)監(jiān)視治理委員會”寫成“市國資委”。

（六）行文中前后稱謂不全都

-10-如：將“天津港集團(tuán)公司”一會兒稱為“天津港集團(tuán)”，一會兒稱為“集團(tuán)本部”，一會兒又稱為“集團(tuán)公司”。一般狀況下，集團(tuán)公司標(biāo)準(zhǔn)全稱為“天津港（集團(tuán)）有限公司”，標(biāo)準(zhǔn)簡稱為“天津港集團(tuán)公司”或“集團(tuán)公司”，依據(jù)語境或發(fā)文對象敏捷使用。

行文中應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)使用集團(tuán)公司下屬企業(yè)簡稱，不應(yīng)將“煤碼頭公司”“交易市場公司”“郵輪母港公司”“中航油公司”等簡稱為“煤碼頭”“交易市場”“郵輪母港”“中航油”等。

（七）計量單位前后表述不全都如：前面用“3000平方米”，后面用“3千平方米”或“3000㎡”。

（八）結(jié)尾表達(dá)欠妥每一個文種都有自己的結(jié)尾方式，例如，狀況報告用“特此報告”，遞送報告用“請批閱”或“請收閱”；請示用“妥否