Excel在財(cái)務(wù)中的應(yīng)用課件：美化、編輯工作表

美化、編輯工作表

任務(wù)一

美化工作表任務(wù)二

錄入數(shù)據(jù)目錄任務(wù)一

美化工作表任務(wù)二

錄入數(shù)據(jù)目錄任務(wù)介紹王雪開(kāi)始學(xué)習(xí)設(shè)置單元格錄入內(nèi)容格式、設(shè)置單元格的對(duì)齊方式和字體、表格加邊框及增加底紋底色；使表格更加美觀。任務(wù)一美化工作表任務(wù)分析設(shè)置單元格格式有兩種方法：第一種方法是快捷菜單中的設(shè)置單元格格式，此法較為細(xì)致，可以根據(jù)用戶的實(shí)際需求自行設(shè)置；第二種方法參照套用格式，快捷但是靈活性欠佳，需慎重使用。任務(wù)一美化工作表相關(guān)知識(shí)快捷菜單中“設(shè)置單元格格式”的具體應(yīng)用，尤其是如何設(shè)置自動(dòng)換行、縮小字體填充、增加刪除線、增加下劃線、設(shè)置上下標(biāo)及設(shè)置背景底色；套用格式的具體方法。任務(wù)一美化工作表任務(wù)實(shí)施一、 設(shè)置單元格格式進(jìn)入設(shè)置頁(yè)面方式：選擇Excel表格中需要設(shè)置的列、行、單元格或單元格區(qū)域，單擊右鍵，選擇“單元格格式”菜單；另一個(gè)方法是，在選擇完區(qū)域后，在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中對(duì)“字體”、“打開(kāi)方式”和“數(shù)值”等內(nèi)容進(jìn)行編輯。任務(wù)一美化工作表(一) 數(shù)值常規(guī)：即不包含任何特定的數(shù)字形式，它會(huì)自動(dòng)判定用戶錄入內(nèi)容的形式，并將它保存。數(shù)值：用于一般數(shù)字的表示，貨幣和會(huì)計(jì)形式則提供貨幣值計(jì)算的專用格式。貨幣與會(huì)計(jì)專用：貨幣用于表示一般貨幣形式，而會(huì)計(jì)專用則可以對(duì)一列數(shù)值進(jìn)行小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊，使得數(shù)字更加美觀好看。日期與時(shí)間：日期格式與時(shí)間格式是將日期和時(shí)間系列數(shù)值顯示為日期值與時(shí)間值。百分比、分?jǐn)?shù)及科學(xué)計(jì)數(shù)：這些設(shè)置都是將數(shù)值按照特定的要求進(jìn)行書寫。任務(wù)一美化工作表(一) 數(shù)值文本：在文本格式的單元格中，數(shù)字作為文本處理，顯示內(nèi)容與輸入內(nèi)容一致。特殊格式：此選項(xiàng)適用于跟蹤數(shù)據(jù)列表和數(shù)據(jù)庫(kù)的值。自定義：以現(xiàn)有格式為基礎(chǔ)，生成自定義的數(shù)字格式。（1）“G/通用格式”。以常規(guī)的數(shù)字顯示，相當(dāng)于“分類”列表中的“常規(guī)”選項(xiàng)。（2）“#”：數(shù)字占位符。只顯有意義的零而不顯示無(wú)意義的零。小數(shù)點(diǎn)后數(shù)字如大于“#”的數(shù)量，則按“#”的位數(shù)四舍五入。（3）“0”：數(shù)字占位符。如果單元格的內(nèi)容大于占位符，則顯示實(shí)際數(shù)字，如果小于點(diǎn)位符的數(shù)量，則用0補(bǔ)足。（4）“*”：重復(fù)下一次字符，直到充滿列寬。（5）“，”：千位分隔符任務(wù)一美化工作表(一) 數(shù)值自定義：以現(xiàn)有格式為基礎(chǔ)，生成自定義的數(shù)字格式。

（6）\：用這種格式顯示下一個(gè)字符。（7）“？”：數(shù)字占位符。（8）顏色：用指定的顏色顯示字符。可有八種顏色可選：紅色、黑色、黃色，綠色、白色、藍(lán)色、青色和洋紅。（9）條件：可以單元格內(nèi)容判斷后再設(shè)置格式。條件格式化只限于使用三個(gè)條件，其中兩個(gè)條件是明確的，另一個(gè)是“所有的其他”。條件要放到方括號(hào)中。必須進(jìn)行簡(jiǎn)單的比較。（10）“！”：顯示“"”。（11）時(shí)間和日期代碼：常用日期和時(shí)間代碼任務(wù)一美化工作表(二) 對(duì)齊可設(shè)置“對(duì)齊方式”、“自動(dòng)換行”和“合并單元格”三項(xiàng)內(nèi)容。設(shè)置對(duì)齊方式，如常見(jiàn)的居中對(duì)齊，需要注意的是有兩個(gè)方向，垂直方向和水平方向，這可以讓用戶設(shè)定9種不同的位置；“自動(dòng)換行”和“縮小字體填充”可以設(shè)置當(dāng)一行內(nèi)容較多，而列寬有限時(shí)可以勾選選項(xiàng)，單元格通過(guò)自動(dòng)換行和自動(dòng)調(diào)節(jié)字號(hào)的方式顯示全部?jī)?nèi)容；“合并單元格”可能是最重要的一個(gè)應(yīng)用之一，勾選他可以合并，如果取消對(duì)勾就可以取消合并單元格了。任務(wù)一美化工作表(三) 字體下劃線：下劃線是大家常用的工具，通常表示需要填寫的空格內(nèi)容，也可以用來(lái)表示強(qiáng)調(diào)。刪除線：一般用于原來(lái)內(nèi)容的修改和審核，使用刪除線會(huì)讓刪除內(nèi)容一目了然，便于使用者正確修改表格內(nèi)容。上標(biāo)和下標(biāo)：方便錄入帶有上標(biāo)、下標(biāo)的內(nèi)容。在錄入平方、立方、公式或者化學(xué)分子式的時(shí)候，特別需要使用。(四) 邊框本功能在需要打印時(shí)，非常有用，如果不設(shè)置邊框，打印處的表格就不會(huì)顯示表格邊框。此功能還提供了多種線型供使用者選用，提升表格設(shè)置美觀度。任務(wù)一美化工作表(五) 填充邊框是設(shè)置邊線效果和顏色，那么“填充”就是設(shè)置填充顏色和圖案的地方；通過(guò)該頁(yè)簽的設(shè)置，可以有效區(qū)分不同內(nèi)容，在美觀的前提下，提高辨識(shí)度。(六) 保護(hù)可對(duì)單元格進(jìn)行“保護(hù)”與“隱藏”，但這兩項(xiàng)功能只有在保護(hù)工作表后才有效。任務(wù)一美化工作表二、 套用格式用戶除了使用上述方法對(duì)電子表格進(jìn)行美化之外，Excel還提供了自動(dòng)格式化的功能，它可以根據(jù)預(yù)設(shè)的格式，將制作的報(bào)表格式化，產(chǎn)生美觀的報(bào)表，也就是表格的自動(dòng)套用。具體步驟：（1） 選取要格式化的范圍，選用“格式”頁(yè)簽中“自動(dòng)套用格式”命令。（2） 在“格式”列表框中選擇要使用的格式，雙擊該樣式，選中的單元格就會(huì)按照選擇的樣式設(shè)置格式。任務(wù)一美化工作表任務(wù)總結(jié)在“設(shè)置單元格格式”的過(guò)程中，應(yīng)該在“對(duì)其”頁(yè)簽中設(shè)置自動(dòng)換行、縮小字體填充，在“字體”頁(yè)簽中增加刪除線、增加下劃線、設(shè)置上下標(biāo)，在“填充”頁(yè)簽中設(shè)置背景底色。除此之外，“數(shù)值”頁(yè)簽也將影響錄入數(shù)據(jù)的正確性，需要提前設(shè)置。套用格式時(shí)，需要明確自己的用途，謹(jǐn)慎設(shè)置合適的預(yù)設(shè)格式。任務(wù)一美化工作表任務(wù)一

美化工作表任務(wù)二

錄入數(shù)據(jù)目錄任務(wù)介紹表格美化之后，需要快速準(zhǔn)確地錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，只有這樣，報(bào)表才能真正得發(fā)揮作用，王雪的任務(wù)才能在實(shí)際工作中體現(xiàn)出價(jià)值。任務(wù)二

錄入數(shù)據(jù)任務(wù)分析快速錄入數(shù)據(jù)除了手工錄入之外，還有快速填充的方法。使用快速填充法可以達(dá)到事半功倍的效果。錄入之后，還可以快速查找相關(guān)數(shù)據(jù)，并對(duì)部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制、粘貼以及替換操作。任務(wù)二

錄入數(shù)據(jù)相關(guān)知識(shí)四種數(shù)據(jù)類型；手工錄入不同數(shù)據(jù)的方法；快速填充數(shù)列的不同方法；錄入數(shù)據(jù)之后，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯的方法。任務(wù)二

錄入數(shù)據(jù)任務(wù)實(shí)施一、 認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)的類型在工作表中主要有四種數(shù)據(jù)類型，分別是數(shù)值、文本、日期和公式。它們也是最基本的數(shù)據(jù)類型。數(shù)值是所有能夠代表數(shù)量的數(shù)字形式。可以是正數(shù)，也可以是負(fù)數(shù)，可以進(jìn)行數(shù)值計(jì)算，但不僅僅限于數(shù)字。在Excel中一些帶有特殊符號(hào)，如百分號(hào)、貨幣符號(hào)、千位分隔符號(hào)、科學(xué)計(jì)數(shù)符號(hào)等的數(shù)字也被稱為數(shù)值。文本型數(shù)據(jù)本身沒(méi)有一個(gè)嚴(yán)格的定義，通常是指一些非數(shù)值性的文字、符號(hào)或者不代表數(shù)量、不需要進(jìn)行數(shù)值計(jì)算的數(shù)字等。文本類型的數(shù)值雖然不能進(jìn)行數(shù)值計(jì)算，但可以比較大小。任務(wù)二

錄入數(shù)據(jù)任務(wù)實(shí)施一、 認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)的類型日期在Excel中是一種特殊的數(shù)值形式，它也可進(jìn)行一般的數(shù)值運(yùn)算，如加減等運(yùn)算，但運(yùn)算的日期序列值必須是整數(shù)數(shù)值，其數(shù)值單位是整數(shù)數(shù)值。時(shí)間是日期的一部分，也具有數(shù)值運(yùn)算功能。但Excel是以小數(shù)形式的序列值來(lái)代表時(shí)間的，如果輸入的時(shí)間超過(guò)了24小時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其以天為單位進(jìn)行整數(shù)進(jìn)位處理，將以小數(shù)形式存在的時(shí)間和以整數(shù)形式存在的時(shí)間結(jié)合起來(lái)就是一個(gè)序列值，表示一個(gè)完整的日期時(shí)間點(diǎn)。公式在Excel中也是一種數(shù)據(jù)類型，它以“=”開(kāi)頭，具有強(qiáng)大的計(jì)算功能。Excel中的公式既可以是簡(jiǎn)單的數(shù)學(xué)公式，也可以是一個(gè)函數(shù)，而公式的運(yùn)算結(jié)果從數(shù)據(jù)類型上講，可分為數(shù)值型數(shù)據(jù)和文本型數(shù)據(jù)。任務(wù)二

錄入數(shù)據(jù)二、 數(shù)據(jù)的手工錄入(一) 在單個(gè)單元格中錄入數(shù)據(jù)(二) 在單張工作表多個(gè)單元格中快速錄入完全一樣的數(shù)據(jù)選定單元格區(qū)域，在當(dāng)前活動(dòng)單元格或者對(duì)應(yīng)的編輯欄中錄入所需的數(shù)字或文本，通過(guò)組合鍵ctrl+enter確認(rèn)輸入內(nèi)容。(三) 在單張工作表多個(gè)單元格中快速錄入部分相同的數(shù)據(jù)通過(guò)設(shè)置單元格格式/數(shù)值/自定義相關(guān)內(nèi)容完成。(四) 在工作組的一個(gè)單元格或多個(gè)單元格中快速錄入相同的數(shù)據(jù)將多張工作表組成工作組完成相關(guān)操作。任務(wù)二

錄入數(shù)據(jù)三、 單元格數(shù)據(jù)的快速填充(一) 相同數(shù)據(jù)的填充(二) 序列的填充序列是指按照某種規(guī)律排列的一列數(shù)據(jù)，如等差數(shù)列、等比數(shù)列等。使用填充柄看自動(dòng)根據(jù)已填入的數(shù)據(jù)填充序列的其他數(shù)據(jù)。(三) 填充序列類型的指定利用自動(dòng)填充功能填充序列后，可以指定序列類型，如填充日期值時(shí)，可以指定按年填充、按月填充或者按日填充等。拖動(dòng)填充柄并釋放鼠標(biāo)時(shí)，鼠標(biāo)箭頭附近出現(xiàn)“自動(dòng)填充選項(xiàng)”按鈕，單擊該按鈕打開(kāi)下拉菜單一選擇填充序列類型。任務(wù)二

錄入數(shù)據(jù)四、 導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)Excel可以獲取SQLServer、Access等數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)小型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的交互。五、 數(shù)據(jù)的編輯(一) 數(shù)據(jù)的復(fù)制與剪切數(shù)據(jù)的剪切與復(fù)制不同。數(shù)據(jù)復(fù)制后，原單元格中的數(shù)據(jù)仍然存在，目標(biāo)單元格中同時(shí)還增加原單元格中的數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)剪切后，原單元格中的數(shù)據(jù)不復(fù)存在，只在目標(biāo)單元格中增加原單元格中的數(shù)據(jù)。此外，還可以使用“選擇性粘貼”命令有選擇的粘貼剪切板中的數(shù)值、格式、公式、批注等內(nèi)容。任務(wù)二

錄入數(shù)據(jù)(二) 數(shù)據(jù)的查找與替換1. 查找和替換特定數(shù)據(jù)工作中，有時(shí)需要在大量數(shù)據(jù)中查找特定數(shù)據(jù)，此時(shí)，如果用戶自己進(jìn)行查找，不僅會(huì)降低工作效率，還會(huì)出現(xiàn)失誤，查找不到相應(yīng)的數(shù)據(jù)，Excel提供了“查找”功能幫助用戶高效查找數(shù)據(jù)，如果需要更改查找到的有誤數(shù)據(jù)，還可使用“替換”功能進(jìn)行調(diào)整。2. 替換格式如果需要強(qiáng)調(diào)查找到的內(nèi)容，可以使用“替換格式”功能實(shí)現(xiàn)。任務(wù)二

錄入數(shù)據(jù)六、 創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單(一) 創(chuàng)建原則在創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單的時(shí)候，應(yīng)該遵守以下原則：① 一個(gè)數(shù)據(jù)清單最好占用一個(gè)工作表；② 數(shù)據(jù)清單是一片連續(xù)的數(shù)據(jù)區(qū)域，不允許出現(xiàn)空行和空列；③ 每一列包含相同類型的數(shù)據(jù)；④ 將關(guān)鍵數(shù)據(jù)至于清單的頂部或底部：避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)在篩選數(shù)據(jù)記錄時(shí)，可能會(huì)被隱藏；⑤ 顯示行和列：在修改數(shù)據(jù)清單之前，要確保隱藏的行和列已經(jīng)被顯示。如果清單中的行和列未被顯示，那么數(shù)據(jù)有可能會(huì)被刪除；⑥ 使用帶格式的列標(biāo)。在輸入列標(biāo)前，將單元格設(shè)置為文本格式。對(duì)于列標(biāo)請(qǐng)使用與清單中數(shù)據(jù)不同的字體、對(duì)齊方式、格式、填充色等；⑦ 使清單獨(dú)立。在工作表的數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)間至少留出一個(gè)空行和一個(gè)空列。在執(zhí)行排序、篩選和自動(dòng)匯總等操作時(shí)，浙江有利于Excel檢測(cè)和選定數(shù)據(jù)清單。⑧ 不要在單元格前邊或后邊輸入空格，不然影響排序和搜索。(二) 創(chuàng)建流程創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單可以分為：創(chuàng)建字段名、輸入數(shù)據(jù)記錄、刪除和編輯記錄三個(gè)大步驟。任務(wù)二

錄入數(shù)據(jù)六、 創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單(一) 創(chuàng)建原則在創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單的時(shí)候，應(yīng)該遵守以下原則：①一個(gè)數(shù)據(jù)清單最好占用一個(gè)工作表；②數(shù)據(jù)清單是一片連續(xù)的數(shù)據(jù)區(qū)域，不允許出現(xiàn)空行和空列；③每一列包含相同類型的數(shù)據(jù)；④將關(guān)鍵數(shù)據(jù)至于清單的頂部或底部：避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)在篩選數(shù)據(jù)記錄時(shí)，可能會(huì)被隱藏；⑤顯示行和列：在修改數(shù)據(jù)清單之前，要確保隱藏的行和列已經(jīng)被顯示。如果清單中的行和列未被顯示，那么數(shù)據(jù)有可能會(huì)被刪除；任務(wù)二

錄入數(shù)據(jù)六、 創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單⑥使用帶格式的列標(biāo)。在輸入列標(biāo)前，將單元格設(shè)置為文本格式。對(duì)于列標(biāo)請(qǐng)使用與清單中數(shù)據(jù)不同的字體、對(duì)齊方式、格式、填充色等；⑦使清單獨(dú)立。在工作表的數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)間至少留出一個(gè)空行和一個(gè)空列。在執(zhí)行排序、篩選和自動(dòng)匯總等操作時(shí)，這將有利于Excel檢測(cè)和選定