Excel在財務中的應用課件：美化、編輯工作表

美化、編輯工作表

任務一

美化工作表任務二

錄入數據目錄任務一

美化工作表任務二

錄入數據目錄任務介紹王雪開始學習設置單元格錄入內容格式、設置單元格的對齊方式和字體、表格加邊框及增加底紋底色；使表格更加美觀。任務一美化工作表任務分析設置單元格格式有兩種方法：第一種方法是快捷菜單中的設置單元格格式，此法較為細致，可以根據用戶的實際需求自行設置；第二種方法參照套用格式，快捷但是靈活性欠佳，需慎重使用。任務一美化工作表相關知識快捷菜單中“設置單元格格式”的具體應用，尤其是如何設置自動換行、縮小字體填充、增加刪除線、增加下劃線、設置上下標及設置背景底色；套用格式的具體方法。任務一美化工作表任務實施一、 設置單元格格式進入設置頁面方式：選擇Excel表格中需要設置的列、行、單元格或單元格區(qū)域，單擊右鍵，選擇“單元格格式”菜單；另一個方法是，在選擇完區(qū)域后，在“開始”選項卡中對“字體”、“打開方式”和“數值”等內容進行編輯。任務一美化工作表(一) 數值常規(guī)：即不包含任何特定的數字形式，它會自動判定用戶錄入內容的形式，并將它保存。數值：用于一般數字的表示，貨幣和會計形式則提供貨幣值計算的專用格式。貨幣與會計專用：貨幣用于表示一般貨幣形式，而會計專用則可以對一列數值進行小數點對齊，使得數字更加美觀好看。日期與時間：日期格式與時間格式是將日期和時間系列數值顯示為日期值與時間值。百分比、分數及科學計數：這些設置都是將數值按照特定的要求進行書寫。任務一美化工作表(一) 數值文本：在文本格式的單元格中，數字作為文本處理，顯示內容與輸入內容一致。特殊格式：此選項適用于跟蹤數據列表和數據庫的值。自定義：以現有格式為基礎，生成自定義的數字格式。（1）“G/通用格式”。以常規(guī)的數字顯示，相當于“分類”列表中的“常規(guī)”選項。（2）“#”：數字占位符。只顯有意義的零而不顯示無意義的零。小數點后數字如大于“#”的數量，則按“#”的位數四舍五入。（3）“0”：數字占位符。如果單元格的內容大于占位符，則顯示實際數字，如果小于點位符的數量，則用0補足。（4）“*”：重復下一次字符，直到充滿列寬。（5）“，”：千位分隔符任務一美化工作表(一) 數值自定義：以現有格式為基礎，生成自定義的數字格式。

（6）\：用這種格式顯示下一個字符。（7）“？”：數字占位符。（8）顏色：用指定的顏色顯示字符。可有八種顏色可選：紅色、黑色、黃色，綠色、白色、藍色、青色和洋紅。（9）條件：可以單元格內容判斷后再設置格式。條件格式化只限于使用三個條件，其中兩個條件是明確的，另一個是“所有的其他”。條件要放到方括號中。必須進行簡單的比較。（10）“！”：顯示“"”。（11）時間和日期代碼：常用日期和時間代碼任務一美化工作表(二) 對齊可設置“對齊方式”、“自動換行”和“合并單元格”三項內容。設置對齊方式，如常見的居中對齊，需要注意的是有兩個方向，垂直方向和水平方向，這可以讓用戶設定9種不同的位置；“自動換行”和“縮小字體填充”可以設置當一行內容較多，而列寬有限時可以勾選選項，單元格通過自動換行和自動調節(jié)字號的方式顯示全部內容；“合并單元格”可能是最重要的一個應用之一，勾選他可以合并，如果取消對勾就可以取消合并單元格了。任務一美化工作表(三) 字體下劃線：下劃線是大家常用的工具，通常表示需要填寫的空格內容，也可以用來表示強調。刪除線：一般用于原來內容的修改和審核，使用刪除線會讓刪除內容一目了然，便于使用者正確修改表格內容。上標和下標：方便錄入帶有上標、下標的內容。在錄入平方、立方、公式或者化學分子式的時候，特別需要使用。(四) 邊框本功能在需要打印時，非常有用，如果不設置邊框，打印處的表格就不會顯示表格邊框。此功能還提供了多種線型供使用者選用，提升表格設置美觀度。任務一美化工作表(五) 填充邊框是設置邊線效果和顏色，那么“填充”就是設置填充顏色和圖案的地方；通過該頁簽的設置，可以有效區(qū)分不同內容，在美觀的前提下，提高辨識度。(六) 保護可對單元格進行“保護”與“隱藏”，但這兩項功能只有在保護工作表后才有效。任務一美化工作表二、 套用格式用戶除了使用上述方法對電子表格進行美化之外，Excel還提供了自動格式化的功能，它可以根據預設的格式，將制作的報表格式化，產生美觀的報表，也就是表格的自動套用。具體步驟：（1） 選取要格式化的范圍，選用“格式”頁簽中“自動套用格式”命令。（2） 在“格式”列表框中選擇要使用的格式，雙擊該樣式，選中的單元格就會按照選擇的樣式設置格式。任務一美化工作表任務總結在“設置單元格格式”的過程中，應該在“對其”頁簽中設置自動換行、縮小字體填充，在“字體”頁簽中增加刪除線、增加下劃線、設置上下標，在“填充”頁簽中設置背景底色。除此之外，“數值”頁簽也將影響錄入數據的正確性，需要提前設置。套用格式時，需要明確自己的用途，謹慎設置合適的預設格式。任務一美化工作表任務一

美化工作表任務二

錄入數據目錄任務介紹表格美化之后，需要快速準確地錄入相關數據，只有這樣，報表才能真正得發(fā)揮作用，王雪的任務才能在實際工作中體現出價值。任務二

錄入數據任務分析快速錄入數據除了手工錄入之外，還有快速填充的方法。使用快速填充法可以達到事半功倍的效果。錄入之后，還可以快速查找相關數據，并對部分數據進行復制、粘貼以及替換操作。任務二

錄入數據相關知識四種數據類型；手工錄入不同數據的方法；快速填充數列的不同方法；錄入數據之后，對數據進行編輯的方法。任務二

錄入數據任務實施一、 認識數據的類型在工作表中主要有四種數據類型，分別是數值、文本、日期和公式。它們也是最基本的數據類型。數值是所有能夠代表數量的數字形式。可以是正數，也可以是負數，可以進行數值計算，但不僅僅限于數字。在Excel中一些帶有特殊符號，如百分號、貨幣符號、千位分隔符號、科學計數符號等的數字也被稱為數值。文本型數據本身沒有一個嚴格的定義，通常是指一些非數值性的文字、符號或者不代表數量、不需要進行數值計算的數字等。文本類型的數值雖然不能進行數值計算，但可以比較大小。任務二

錄入數據任務實施一、 認識數據的類型日期在Excel中是一種特殊的數值形式，它也可進行一般的數值運算，如加減等運算，但運算的日期序列值必須是整數數值，其數值單位是整數數值。時間是日期的一部分，也具有數值運算功能。但Excel是以小數形式的序列值來代表時間的，如果輸入的時間超過了24小時，系統(tǒng)會自動將其以天為單位進行整數進位處理，將以小數形式存在的時間和以整數形式存在的時間結合起來就是一個序列值，表示一個完整的日期時間點。公式在Excel中也是一種數據類型，它以“=”開頭，具有強大的計算功能。Excel中的公式既可以是簡單的數學公式，也可以是一個函數，而公式的運算結果從數據類型上講，可分為數值型數據和文本型數據。任務二

錄入數據二、 數據的手工錄入(一) 在單個單元格中錄入數據(二) 在單張工作表多個單元格中快速錄入完全一樣的數據選定單元格區(qū)域，在當前活動單元格或者對應的編輯欄中錄入所需的數字或文本，通過組合鍵ctrl+enter確認輸入內容。(三) 在單張工作表多個單元格中快速錄入部分相同的數據通過設置單元格格式/數值/自定義相關內容完成。(四) 在工作組的一個單元格或多個單元格中快速錄入相同的數據將多張工作表組成工作組完成相關操作。任務二

錄入數據三、 單元格數據的快速填充(一) 相同數據的填充(二) 序列的填充序列是指按照某種規(guī)律排列的一列數據，如等差數列、等比數列等。使用填充柄看自動根據已填入的數據填充序列的其他數據。(三) 填充序列類型的指定利用自動填充功能填充序列后，可以指定序列類型，如填充日期值時，可以指定按年填充、按月填充或者按日填充等。拖動填充柄并釋放鼠標時，鼠標箭頭附近出現“自動填充選項”按鈕，單擊該按鈕打開下拉菜單一選擇填充序列類型。任務二

錄入數據四、 導入其他數據庫的數據Excel可以獲取SQLServer、Access等數據庫的數據，實現小型數據庫管理系統(tǒng)的交互。五、 數據的編輯(一) 數據的復制與剪切數據的剪切與復制不同。數據復制后，原單元格中的數據仍然存在，目標單元格中同時還增加原單元格中的數據；數據剪切后，原單元格中的數據不復存在，只在目標單元格中增加原單元格中的數據。此外，還可以使用“選擇性粘貼”命令有選擇的粘貼剪切板中的數值、格式、公式、批注等內容。任務二

錄入數據(二) 數據的查找與替換1. 查找和替換特定數據工作中，有時需要在大量數據中查找特定數據，此時，如果用戶自己進行查找，不僅會降低工作效率，還會出現失誤，查找不到相應的數據，Excel提供了“查找”功能幫助用戶高效查找數據，如果需要更改查找到的有誤數據，還可使用“替換”功能進行調整。2. 替換格式如果需要強調查找到的內容，可以使用“替換格式”功能實現。任務二

錄入數據六、 創(chuàng)建數據清單(一) 創(chuàng)建原則在創(chuàng)建數據清單的時候，應該遵守以下原則：① 一個數據清單最好占用一個工作表；② 數據清單是一片連續(xù)的數據區(qū)域，不允許出現空行和空列；③ 每一列包含相同類型的數據；④ 將關鍵數據至于清單的頂部或底部：避免將關鍵數據放到數據清單的左右兩側，因為這些數據在篩選數據記錄時，可能會被隱藏；⑤ 顯示行和列：在修改數據清單之前，要確保隱藏的行和列已經被顯示。如果清單中的行和列未被顯示，那么數據有可能會被刪除；⑥ 使用帶格式的列標。在輸入列標前，將單元格設置為文本格式。對于列標請使用與清單中數據不同的字體、對齊方式、格式、填充色等；⑦ 使清單獨立。在工作表的數據清單與其他數據間至少留出一個空行和一個空列。在執(zhí)行排序、篩選和自動匯總等操作時，浙江有利于Excel檢測和選定數據清單。⑧ 不要在單元格前邊或后邊輸入空格，不然影響排序和搜索。(二) 創(chuàng)建流程創(chuàng)建數據清單可以分為：創(chuàng)建字段名、輸入數據記錄、刪除和編輯記錄三個大步驟。任務二

錄入數據六、 創(chuàng)建數據清單(一) 創(chuàng)建原則在創(chuàng)建數據清單的時候，應該遵守以下原則：①一個數據清單最好占用一個工作表；②數據清單是一片連續(xù)的數據區(qū)域，不允許出現空行和空列；③每一列包含相同類型的數據；④將關鍵數據至于清單的頂部或底部：避免將關鍵數據放到數據清單的左右兩側，因為這些數據在篩選數據記錄時，可能會被隱藏；⑤顯示行和列：在修改數據清單之前，要確保隱藏的行和列已經被顯示。如果清單中的行和列未被顯示，那么數據有可能會被刪除；任務二

錄入數據六、 創(chuàng)建數據清單⑥使用帶格式的列標。在輸入列標前，將單元格設置為文本格式。對于列標請使用與清單中數據不同的字體、對齊方式、格式、填充色等；⑦使清單獨立。在工作表的數據清單與其他數據間至少留出一個空行和一個空列。在執(zhí)行排序、篩選和自動匯總等操作時，這將有利于Excel檢測和選定