基層法院書記員操作手冊

基層法院書記員操作手冊法院審判部門所作的一切工作，最終會體現(xiàn)在裁判文書上，但是形成裁判文書的基礎是庭審，可以說，我們所有的訴訟活動都是圍繞著庭審而展開。書記員的工作，主要就是記錄和送達。尤其是庭審記錄，是重中之重?！厩把浴糠ㄔ簩徟胁块T所作的一切工作，最終會體現(xiàn)在裁判文書上，但是形成裁判文書的基礎是庭審，可以說，我們所有的訴訟活動都是圍繞著庭審而展開。書記員的工作，主要就是記錄和送達。尤其是庭審記錄，是重中之重。書記員是人民法院干部隊伍的重要組成部分，主要履行以下職責：（一）辦理庭前準備過程中的事務性工作；（二）檢查開庭時訴訟參與人的出庭情況，宣布法庭紀律；（三）擔任案件審理過程中的記錄工作；（四）整理、裝訂、歸檔案卷材料；（五）完成法官交辦的其他事務性工作。[1]下面就基層法院書記員工作操作流程分解如下：一、庭前準備（一）文書送達1、書記員收到案件后，準備庭前應送達的材料。原告方需送達：①受理案件通知書；（應由立案庭送達，收到案件時應檢查）②舉證通知書；（因涉及當事人舉證權利，需存檔）③開庭傳票；④訴訟風險提示書；⑤廉政監(jiān)督表；⑥當事人權利義務須知；⑦裁判文書上網(wǎng)告知書；⑧調(diào)解忠告書。被告方需送達：①民事訴狀副本；②應訴通知書；③舉證通知書；④開庭傳票；⑤訴訟風險提示書；⑥廉政監(jiān)督表；⑦當事人權利義務須知；⑧裁判文書上網(wǎng)告知書。⑨解忠告書。（除送達上述文書外，還需讓被告填寫送達地址確認書）如果是民一庭的離婚訴訟，則需另行再送一份損害賠償請求權告知書?！菊f明】：根據(jù)民事訴訟法113條的規(guī)定，人民法院應當在立案之日起五日內(nèi)將起訴狀副本發(fā)送被告，被告在收到之日起十五日內(nèi)提出答辯狀。但是在五日內(nèi)未必能夠送達，變通的作法是將文書的日期落在立案之日起五日內(nèi)。普通程序審理的案件，除當事人自由協(xié)商一致的外，舉證期限不得少于30日（證據(jù)規(guī)定第33條，雖然民事訴訟法司法解釋改為了15天，但該舉證期限的起訴時間是在答辯期屆滿之后，所以15天的答辯期+15天的舉證期，還是30天?。?。但本院多數(shù)是簡易程序，根據(jù)《民事訴訟法司法解釋》第266條的規(guī)定，簡易程序的舉證期不得超過15日。（簡易程序規(guī)定在民事訴訟法第十三章，而民事訴訟法113條規(guī)定在民事訴訟法第十二章，故簡易程序中不應局限民事訴訟法第113條中關于答辯期15日的規(guī)定）。簡易程序的舉證通知書通常寫開庭前舉證即可。上述需送達給當事人的文書，若當事人聘請了律師、法律工作者為代理人，或者當事人是銀行等長期參加訴訟的當事人，則原告可以只送達舉證通知書和開庭傳票，被告可以只送達應訴通知書、起訴狀副本、舉證通知書及開庭傳票。（民事訴訟法司法解釋第268條，簡易程序規(guī)定第19條）2、準備好上述材料后，書記員應著手準備送達（其實也可以先通知當事人，再準備材料，可根據(jù)實際情況定）首先應向被告進行送達，以便確定開庭日期。先按原告提供的被告聯(lián)系電話通知被告（與被告聯(lián)系的情況，應該做電話記錄），若無聯(lián)系方式，或者原告提險提示書等文書系格式化文書，個人認為只要在送達回證上體現(xiàn)了送達即可，不需入卷；按審管辦現(xiàn)行要求，需要入卷）（8）開庭通知書、傳票；（當事人用傳票，其余訴訟參與人用通知書）（9）答辯狀及附件；（此處附件指除證據(jù)外的其他附件）（10）原被告身份證明及委托手續(xù)；（自然人需身份證復印件，未成年人需戶口薄；法人或其他組織需營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼（三證合一的除外）、法定代表人身份證明）如果委托代理人的，律師、法律工作者需要委托書、所函、執(zhí)業(yè)證復印件；（11）原、被告舉證材料；（一般按照舉證順序的先后排放）（12）鑒定材料；（鑒定裁定也屬于證據(jù)材料的一種，所以放在舉證材料之后）（13）詢問、調(diào)查材料；（14）訴訟保全材料；(含保全中調(diào)查筆錄)（15）其他證據(jù)材料；（一切不知道放哪個目錄下面的都可以放在這下面）（16）管轄異議材料（含管轄異議申請書、裁定書、上訴移送函、退卷函、二審裁定等）（17）其他審限相關材料。（如和解申請，中止、扣除、延長審限的審批表）（18）調(diào)解材料；（含調(diào)解筆錄）（19）公告（登報）（20）公告；（主要指開庭公告與宣判公告；按審管辦要求，除當庭裁判外，宣判均需宣判公告，個人認為簡易程序開庭不需要開庭公告，而普通程序開庭均需開庭公告；但按審管辦的現(xiàn)行要求，簡易程序也需要發(fā)布公告）（21）開庭審理筆錄；（22）代理詞；（23）撤訴申請；（24）判決、調(diào)解、裁定書發(fā)文稿（單卷用）；（25）判決、調(diào)解、裁定書正本；（26）宣判公告；（27）宣判筆錄；（28）送達回證；（29）結案表；（30）上訴移送函；（31）退卷函；（32）二審裁判文書；（33）移送執(zhí)行手續(xù)；（主要指沒有收到訴訟費的）（34）備考表；（35）證物袋；（36）卷底。副卷排列順序略具體問題解答問：當事人上訴如何處理？答：若當事人在上訴期內(nèi)提出上訴，首先應填寫上訴案件繳費通知書要求上訴人繳費，繳費金額為一審立案時收取的案件受理費的全額（一般立案庭是收全額，但是也有減半收取的，減半收取的，上訴費需乘以2）；其次，向被上訴人（未提起上訴的其他當事人）送達上訴狀副本；再次準備五份判決書原件及上訴案件移送函。當上訴費繳費回單（兩份）、送達回證、上訴移送函、判決書均已備好，且卷宗已經(jīng)裝訂完成后，在內(nèi)勤處登記后，將案件移送至立案庭（需先進行網(wǎng)上移送）。問：收到公告的報紙（或張貼公告）后需要做些什么？答：1、在審判管理系統(tǒng)中扣除審限（法定事由審批）；2、計算出舉證期屆滿時間及開庭時間，并及時排期，向其余當事人送達；（如果認為有必要，可向被告住所地郵寄傳票，做到仁至義盡?。?、申請人民陪審員，在人民陪審員名單確定后及時向當事人送達。問：為什么說書記員最重要的工作是記錄？答：因為當事人的陳述是民事訴訟的證據(jù)之一，而記錄在卷的筆錄是當事人陳述的重要表現(xiàn)形式，而且筆錄要求及時、準確。如被告當庭承認向原告借款，但是書記員沒有及時記錄，被告就有可能矢口否認，若原告未能提供其他證據(jù)，而筆錄又沒有被告自認的內(nèi)容，則原告有可能敗訴，但是開庭時原告也在場，對于書記員沒有記錄該重要陳述必然不服，后果非常嚴重。問：為什么必須書記員記錄！答：因為法律規(guī)定禁止自審自記！在案件審理過程中，審判員負責審理，書記員負責記錄。不得自審自記，這是公權力行使的基本要求。除了做好記錄外。書記員擔負著為審判員查漏補缺的職責，對于審判員應為而未為的（如最后陳述沒有進行），應該提醒審判員。而這，就要求書記員要熟悉審判程序，否則，就無從提醒。庭審筆錄中記錄的當事人陳述的內(nèi)容，是裁判的重要依據(jù)，每一個成功的審判員背后都有一個或者幾個優(yōu)秀的書記員。相關規(guī)定《民事訴訟法》第一百四十七條第一款書記員應當將法庭審理的全部活動記入筆錄，由審判人員和書記員簽名?！睹袷略V訟法司法解釋》第二百六十一條第三款適用簡易程序審理案件，由審判員獨任審判，書記員擔任記錄。《民訴意見》（已廢止）172、適用簡易程序審理案件，人民法院應當將起訴內(nèi)容，用口頭或書面方式告知被告，用口頭或者其他簡便方式傳喚當事人、證人，由審判員獨任審判，書記員擔任記錄，不得自審自記。判決結案的，應當依照民事訴訟法第一百三十四條的規(guī)定公開宣判。問：審書如何配合？答：審書配合與否，在作筆錄時最容易體現(xiàn)。如庭審時。在書記員的記錄速度尚不能達到速錄員的記錄的現(xiàn)實情況下，必然就有記錄的速度跟不上當事人說話的速度的情況。此時，哪些內(nèi)容是可以略記的，哪些內(nèi)容是可以在庭審后校隊補正的，哪些內(nèi)容是必須立刻記錄的等問題，書記員要有基本的判斷。哪些東西是可以略記的呢？如告知權利義務的內(nèi)容（當然書記員也可以事先打印后復制粘貼），因為都是有明文規(guī)定的，可以略記（如直接記錄為告知證人權利義務略記）。在比如當事人宣讀的法律條文、合同中的內(nèi)容，記錄好條款序號即可。哪些內(nèi)容是可以事后補正的？如審判員的問話，可以根據(jù)當事人的回答補。如原告舉證、被告質(zhì)證等程序性問題，也可以補正。畢竟，庭審主要是看當事人的陳述。哪些內(nèi)容是必須當場記錄的呢？如關于自認部分，或者直接影響當事人權利義務的內(nèi)容（如承認借款，承認錄音真實性），就必須立即記錄。在書記員不能及時全面記錄，又無法及時抓住重點時，審判員應該提醒書記員。當然，審判員一般不會直接提醒記錄，而是通過審書之間的“暗號”完成。如審判員對當事人的話進行歸納當事人無異議的，書記員就可以直接記作當事人的陳述，毋需機械地記錄審判員問，你說的是不是……，當事人回答是，沒有必要！如同一個問題，審判員多次詢問或者多次重復，這些絕大多數(shù)就是重點，必須記錄的！問：如何作詢問筆錄？答：所謂詢問筆錄，指法院因某些特定事項，需要向當事人或者了解情況的人通過詢問的方式搞清楚、弄明白時做的筆錄。若詢問筆錄是在法院之外的其他地方做的，那么首先就要出示證件，出示證件的過程需要在筆錄中反映。詢問筆錄是通過一問一答的方式進行的。但是現(xiàn)實中，詢問時不是機械的說一個說提問，一個說回答，然后一問一答（如聰明的一休）。尤其是在外對當事人以外的人作詢問時，可能談了很多話（如問候了身體，討論了天氣），書記員此時就要區(qū)分哪些話是應該記入筆錄的，哪些話只是為了拉近距離，擺的“閑龍門陣”。這就要求審判員要提前知會書記員，這次詢問的目的，記錄的重點。但是對于諸如詢問當事人下落等的詢問筆錄，就沒有必要次次提醒，書記員應該了解，這類筆錄一般的寫法如下：筆錄寫法：？：（出示證件）我們是某某法院的工作人員，因……一案，需向你了解情況。：我一定如實回答。？：（若詢問當事人的親友）你與某某是什么關系？（若詢問基層組織或物業(yè)人員）你在……單位任何職？：？：某某現(xiàn)在在哪里？：？：你能否聯(lián)系上他（或者問有無聯(lián)系方式）？：他家中還有何人（具體的可問父母是否在家，是否婚配，是否與父母或者子女同住，目的是為了確定有無同住成年家屬可以簽收訴訟文書）：？：（在對方愿意代收文書的情況）請你代為簽收訴訟文書并轉交給他，告知開庭時間及未到庭的后果（如缺席審理或者公告送達）：？：還有補充？（如果有補充，則補充后再重新問一次）：無補充。？：筆錄閱必無誤簽字確認。（詢問人和記錄人最好也當場簽字，一是避免忘記，二是給被詢問人做榜樣）追問：為什么要擺“閑龍門陣”？回答：剛剛做書記員的人可能會疑惑，為什么明明筆錄只有一篇，但是卻要說上很長時間呢？一方面，雖然民事訴訟法規(guī)定被詢問人有配合法院的義務，但是你想得到有用的信息，以對方自愿告知最佳。那么詢問的過程中聊的一些看似無用的閑篇，如對方抱著小孩，問一句孩子多大了，適當逗逗小孩什么的，都是增強彼此之間信任的一種方式，是為了對方自愿配合接受詢問做鋪墊。很多人對簽字，接受材料是抗拒的，因為害怕簽字會擔責任。比如有的被告不愿意簽收起訴狀副本或者判決書，就是誤認為簽字就代表認可起訴狀的內(nèi)容或者認可判決書的內(nèi)容。此時就要耐心細致地解釋給他們聽。問：為什么郵件已經(jīng)被退回，但是還需要從網(wǎng)上打印快遞詳單？答：因為郵件上有時無法顯示退回的準確時間，而根據(jù)法釋[2004]13號《最高人民法院關于以法院專遞方式郵寄送達民事訴訟文書的若干規(guī)定》第十一條第一款關于“因受送達人自己提供或者確認的送達地址不準確、拒不提供送達地址、送達地址變更未及時告知人民法院、受送達人本人或者受送達人指定的代收人拒絕簽收，導致訴訟文書未能被受送達人實際接收的，文書退回之日視為送達之日”的規(guī)定。文書退回之日視為送達之日，而送達之日又關系到當事人的上訴權等非常重要的程序權利，必須準確到“天”?！狙a充提醒】第一，除不準上訴的判決（如小額訴訟程序審結的終審判決、公示催告除權判決）、裁定（如特別程序的裁定、撤訴裁定）外，只有超過上訴期沒有上訴的判決、裁定，才是生效的判決、裁定。（民事訴訟法第155條）第二，判決書的上訴期為15天，裁定書的上訴期為10天，均從送達之日開始計算（民事訴訟法第156條）；開始計算的當天不算在內(nèi)（民事訴訟法第82條）。假設1月5日送達的文書，如是判決書，則上訴期1月20日屆滿，只有在1月20日前未上訴的判決才能生效；如是裁定書，則上訴期于1月15日屆滿。《民事訴訟法》第八十二條期間包括法定期間和人民法院指定的期間。期間以時、日、月、年計算。期間開始的時和日，不計算在期間內(nèi)。期間屆滿的最后一日是節(jié)假日的，以節(jié)假日后的第一日為期間屆滿的日期。期間不包括在途時間，訴訟文書在期滿前交郵的，不算過期。第一百五十五條最高人民法院的判決、裁定，以及依法不準上訴或者超過上訴期沒有上訴的判決、裁定，是發(fā)生法律效力的判決、裁定。第一百六十四條當事人不服地方人民法院第一審判決的，有權在判決書送達之日起十五日內(nèi)向上一級人民法院提起上訴。當事人不服地方人民法院第一審裁定的，有權在裁定書送達之日起十日內(nèi)向上一級人民法院提起上訴。問：為什么審判組織成員（含審判員、書記員、人民陪審員）及當事人出庭人員（如變更了委托代理人）變化后，必須要強調(diào)回避權？答：回避制度是民事訴訟以及所有訴訟中的基本制度之一（民事訴訟法第10條）。如果沒有強調(diào)回避權，屬于程序上的嚴重錯誤，可能引起再審。（一）交待回避權是義務，必須履行。（民事訴訟法第137條第1款）（二）應當回避沒有回避足以引起再審。（民事訴訟法第200條第7項）追問：沒有回避事由是否也會引起再審？回答：當事人可能有回避事由，但是沒有問，當事人就可能不會主動提出，程序問題絲毫不能馬虎。《民事訴訟法》第十條人民法院審理民事案件，依照法律規(guī)定實行合議、回避、公開審判和兩審終審制度。第一百三十七條開庭審理前，書記員應當查明當事人和其他訴訟參與人是否到庭，宣布法庭紀律。開庭審理時，由審判長核對當事人，宣布案由，宣布審判人員、書記員名單，告知當事人有關的訴訟權利義務，詢問當事人是否提出回避申請。第二百條當事人的申請符合下列情形之一的，人民法院應當再審：（一）有新的證據(jù)，足以推翻原判決、裁定的；（二）原判決、裁定認定的基本事實缺乏證據(jù)證明的；（三）原判決、裁定認定事實的主要證據(jù)是偽造的；（四）原判決、裁定認定事實的主要證據(jù)未經(jīng)質(zhì)證的；（五）對審理案件需要的主