水利工程監(jiān)理信息管理制度

水利工程監(jiān)理信息管理制度一、文檔管理信息管理的目標(biāo)是：可以快速、方便地追溯工程施工任何時(shí)候的所有活動(dòng)和行為，并且按照國家檔案管理要求制備各種工程資料。（一）信息管理內(nèi)容和方法（1）建立規(guī)范的信息收集、整理、使用、存貯和傳遞程序，建立本工程項(xiàng)目的信息碼體系，信息由合同管理責(zé)任工程師負(fù)責(zé)歸口管理。（2）建立監(jiān)理信息計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和信息庫、統(tǒng)一所使用的應(yīng)用軟件，盡可能做到信息管理控制計(jì)算機(jī)化。（3）運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行本工程項(xiàng)目的投資控制，進(jìn)度控制，質(zhì)量控制和合同管理。向委托人及有關(guān)單位提供有關(guān)本工程項(xiàng)目的項(xiàng)目管理信息服務(wù)，定期提供各種監(jiān)理報(bào)表。（4）做好監(jiān)理日志，監(jiān)理月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)工作，做好各類工程測(cè)試，評(píng)定及驗(yàn)收、交接紀(jì)錄報(bào)告。（5）對(duì)委托人、設(shè)計(jì)、承包人、監(jiān)理工程師及其他方面的信息進(jìn)行有效管理。（6）督促設(shè)計(jì)、承包人、材料及設(shè)備供應(yīng)單位及時(shí)提交工程技術(shù)、經(jīng)濟(jì)資料。（7）做好施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理記錄與信息反饋。（8）按國家有關(guān)規(guī)定做好信息資料歸檔保存工作，收集工程資料和監(jiān)理檔案并按有關(guān)檔案管理或委托人的要求進(jìn)行整編，待工程竣工驗(yàn)收前或監(jiān)理服務(wù)期結(jié)束退場(chǎng)前移交給委托人。（9）建立例會(huì)制度，整理好會(huì)議紀(jì)要。（10）建立完善的各項(xiàng)報(bào)告制度，規(guī)范各種報(bào)告或報(bào)表格式。（11）為項(xiàng)目監(jiān)理提供技術(shù)、管理方面的信息。（二）信息管理主要措施合同管理責(zé)任工程師將使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理，在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理監(jiān)理信息管理系統(tǒng)，對(duì)監(jiān)理過程中產(chǎn)生的信息進(jìn)行管理，使信息管理做到全面、規(guī)范，使用方便快捷，為決策提供依據(jù)。對(duì)監(jiān)理過程中的文件實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化管理。（三）收文處理程序（1）收文人員在收到的文件上或收文處理簽上簽字，填寫收文處理簽。（2）專人對(duì)收到的文檔提出擬辦意見，主送、分送部門建議，呈交總監(jiān)閱示。（3）總監(jiān)閱后作出批示，指定處理、回文人員或部門。（4）按照批示分送指定的部門或人員。（5）承辦部門按照指示進(jìn)行處理、擬文。回文按照文件和資料編寫與審核管理程序執(zhí)行。（6）收文處理箋，包括：來文編號(hào)，文上日期，收到日期，文件標(biāo)題，附件，工程部位，關(guān)鍵詞一，關(guān)鍵詞二，主送部門，分送部門，擬辦意見，代表批示，承辦單位意見，參考文號(hào)等內(nèi)容。（四）文件和資料編寫與審核管理程序在監(jiān)理、咨詢服務(wù)過程中形成的各類文件性產(chǎn)品，如：文函、各類監(jiān)理、咨詢報(bào)告等，應(yīng)按照下列程序進(jìn)行編寫和審批。（1）有關(guān)人員擬稿，填寫發(fā)文處理簽。發(fā)文處理箋，包括：發(fā)文編號(hào)，發(fā)文日期，發(fā)文單位，文件標(biāo)題，附件，工程部位，關(guān)鍵詞一，關(guān)鍵詞二，簽發(fā)人，會(huì)簽部門，主辦單位，擬稿人，核稿人，主送部門，分送部門等內(nèi)容。（2）一般情況下，文稿應(yīng)使用規(guī)定的計(jì)算機(jī)軟件輸入計(jì)算機(jī)，報(bào)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)I(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行修改、審核，擬稿人根據(jù)審核意見進(jìn)行修改形成初稿。當(dāng)需要會(huì)簽時(shí)，應(yīng)填寫會(huì)簽部門。（3）審核后，交專人進(jìn)行登記、編號(hào)、文字潤色，送會(huì)簽部門進(jìn)行會(huì)簽。（4）會(huì)簽完成后，若各部門意見分歧較大，由總監(jiān)組織討論。（5）根據(jù)會(huì)簽、討論結(jié)果進(jìn)行修改，修改可由原擬稿人進(jìn)行。（6）當(dāng)文件和資料修改后，應(yīng)重新編寫和打印。（7）終稿報(bào)簽發(fā)人簽發(fā)，簽發(fā)人應(yīng)在發(fā)文處理簽和文件上簽字。（8）終稿除附件外的所有文字資料必須采用規(guī)定的格式打印。（9）簽發(fā)人簽字后的文件，由專人按照收發(fā)規(guī)定進(jìn)行分送。（10）發(fā)出的文件及資料由專人按照批準(zhǔn)的分發(fā)范圍進(jìn)行登記復(fù)印分發(fā)，發(fā)文登記可采用下列方式，但必需要求收件人在發(fā)文登記本進(jìn)行登記簽字確認(rèn)，收件人的簽字應(yīng)包括姓名和日期。（五）文件和資料的歸檔管理（1）文件資料的歸檔管理應(yīng)按照《檔案法》及國家和行業(yè)的規(guī)程規(guī)定進(jìn)行。（2）設(shè)專人負(fù)責(zé)制定檔案管理的規(guī)定，各部門負(fù)責(zé)實(shí)施。（3）文件的整理、歸檔、組卷由各相關(guān)部門進(jìn)行。（4）在項(xiàng)目或合同完結(jié)后，經(jīng)組卷好的文件資料由檔案管理專職人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后移交委托人保存。（5）各類載體的歸檔，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（6）所有人員都應(yīng)按照國家法規(guī)和合同規(guī)定做好文件資料、信息的保密工作，防止泄密。（7）借閱已歸檔的文件，按檔案管理的有關(guān)規(guī)定和程序進(jìn)行。（8）對(duì)于一些有關(guān)工程項(xiàng)目質(zhì)量的原始記錄，如：監(jiān)理或咨詢?nèi)請(qǐng)?bào)，檢驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告，各種檢查驗(yàn)收單(簽證)等，若事后發(fā)現(xiàn)記錄錯(cuò)誤或失真需更改時(shí)，應(yīng)由原填寫人進(jìn)行，并加蓋印章或簽名標(biāo)識(shí)，注明更改日期。一般情況下不允許事后進(jìn)行更改。二、信息流程（一）信息收集程序一、建立監(jiān)理信息采集制度監(jiān)理信息的采集，就是收集各種原始信息，監(jiān)理部建立兩個(gè)基本制度：一是監(jiān)理記錄制度，二是會(huì)議制度。（一）監(jiān)理記錄制度監(jiān)理記錄主要有：一是施工現(xiàn)場(chǎng)情況記錄，二是責(zé)任工程師對(duì)現(xiàn)場(chǎng)情況所存在的問題和處理意見或處理結(jié)果的記錄。在監(jiān)理過程中，這兩方面的內(nèi)容以下列形式體現(xiàn)出來：1旁站監(jiān)理值班記錄；2氣象情況記錄；3施工監(jiān)理日志；4項(xiàng)目部總監(jiān)理工程師日記和工程建設(shè)大事記；5監(jiān)理日、周、月報(bào)。（二）會(huì)議制度施工現(xiàn)場(chǎng)的工地會(huì)議是監(jiān)理工作的一種重要方法，會(huì)議中包含著大量的監(jiān)理信息。這就要求各責(zé)任工程師必須重視工地會(huì)議，并建立一套完善的會(huì)議制度，以便于會(huì)議信息的收集。外部實(shí)行的會(huì)議制度包括：明確會(huì)議的名稱、會(huì)議主持人、會(huì)議參加單位和人員、舉行會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)等，參加會(huì)議的人員應(yīng)簽到，每次會(huì)議應(yīng)有專人記錄，重要會(huì)議必須進(jìn)行錄音，會(huì)后應(yīng)有正式的會(huì)議紀(jì)要并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字，會(huì)議記要應(yīng)有規(guī)范化的編號(hào)，會(huì)議記要不能加入任何記錄人的感情色彩，要確保會(huì)議記錄的真實(shí)性。施工現(xiàn)場(chǎng)的工地會(huì)議主要有以下幾種：1開工前會(huì)議；2經(jīng)常性工地會(huì)議，包括：（1）工地協(xié)調(diào)會(huì)議；（2）現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度會(huì)議；（3）質(zhì)量專題會(huì)議；（4）材料及試驗(yàn)專題會(huì)議；（5）其它專題會(huì)議。二、信息的收集和整理1現(xiàn)場(chǎng)情況記錄；2各專業(yè)工作情況記錄；3各種檢查驗(yàn)收資料；4與工程建設(shè)有關(guān)的其他信息。專人負(fù)責(zé)收發(fā)、保管日常工作中收集、加工、傳遞、存儲(chǔ)、檢索、輸出各種動(dòng)態(tài)信息，負(fù)責(zé)對(duì)各類信息進(jìn)行登記和整理，列出清單，建立臺(tái)帳，系統(tǒng)整理并編號(hào)立卷歸檔。三、信息的存儲(chǔ)和傳輸監(jiān)理部每周末確認(rèn)施工單位提供的下一周工程進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)、材料、設(shè)備、人員等情況的備忘錄。每月5日前向業(yè)主保送前一個(gè)月的監(jiān)理月報(bào)。信息存儲(chǔ)和傳輸?shù)脑敿?xì)辦法將在《監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》中作出具體決定。四、信息管理工作流程信息流程圖承包人有關(guān)單位金屬結(jié)構(gòu)、設(shè)備制造單位設(shè)計(jì)單位業(yè)主單位承包人有關(guān)單位金屬結(jié)構(gòu)、設(shè)備制造單位設(shè)計(jì)單位業(yè)主單位歸檔歸檔信息管理專人總監(jiān)理工程師承辦人閱知人總監(jiān)理工程師承辦人閱知人信息管理專人歸信息管理專人歸檔金屬結(jié)構(gòu)、設(shè)備制造單位設(shè)計(jì)單位承包人業(yè)主單位業(yè)主單位金屬結(jié)構(gòu)、設(shè)備制造單位設(shè)計(jì)單位承包人業(yè)主單位業(yè)主單位（一）對(duì)承包人提供的圖紙和施工方案等審批處理程序（1）承包人應(yīng)按合同規(guī)定的時(shí)間要求提交圖紙和文件。（2）責(zé)任工程師應(yīng)當(dāng)在施工合同規(guī)定的時(shí)間內(nèi)回函。若未在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)明確回函，則視為同意承包人的函件內(nèi)容。（3）若不同意承包人的方案、計(jì)劃、圖紙等，需要詳細(xì)說明原因，并要求承包人在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)修正重新提交給責(zé)任工程師。（二）會(huì)議紀(jì)要簽發(fā)程序（1）根據(jù)會(huì)議內(nèi)容及參會(huì)人員情況，由總監(jiān)主持會(huì)議。會(huì)議開始前應(yīng)確定會(huì)議記錄、擬稿人。承包人提供的圖紙和施工方案等審批處理程序圖

（2）會(huì)議結(jié)束，即由參加會(huì)議的人員簽字，當(dāng)即復(fù)印分發(fā)各方。專人根據(jù)簽字的會(huì)議紀(jì)錄，完成擬稿后，交主持會(huì)議總監(jiān)或責(zé)任工程師審查、核稿，并征求參加會(huì)議各方意見。（3）若需修改，返交擬稿人修改；不需修改，則由指標(biāo)專人正式發(fā)送各方。三、定期、不定期報(bào)告（一）定期信息文件定期信息文件主要包括監(jiān)理月報(bào)和監(jiān)理年報(bào)。（二）不定期報(bào)告根據(jù)監(jiān)理工程進(jìn)展情況的不定期報(bào)告有：（1