建立公平、公正、合理的采購管理體系

建立公平、公正、合理的采購管理體系當(dāng)前，建筑市場竟?fàn)幦遮吋ち遥瑸榱颂岣咧袠?biāo)率施工企業(yè)往往以低于業(yè)主標(biāo)底10%左右中標(biāo)，而且工程質(zhì)量要求越來越高，工程利潤空間越來越小。在如此嚴(yán)峻的的形勢下，如何進(jìn)一步加強(qiáng)成本控制，降低材料費(fèi)支出已成為施工企業(yè)加強(qiáng)管理的重要內(nèi)容。土木公司通過近幾年狠抓內(nèi)部采購管理、重組采購流程，實施物資采購集中化、推行以招標(biāo)為主的采購方式、嚴(yán)格資金預(yù)算管理，已初見成效。2001年1月至今共進(jìn)行了數(shù)千次的物資招標(biāo)采購和公開價格談判，平均價格下降幅度5%以上，年節(jié)省采購資金可達(dá)3000萬元。以下介紹一下我公司物資管理中心在采購管理方面的一些具體做法。實現(xiàn)采購的“陽光作業(yè)”，推動公開、公平、公正的采購體系的建立。實行集中化采購，采購權(quán)高度集中以后，如何避免因權(quán)力的過分集中而帶來的采購過程不夠公開透明、監(jiān)督環(huán)節(jié)薄弱的問題，主要采取了以下措施：物資采購價格管理。建立了相對獨(dú)立的采購價格事前及采購渠道價格公開發(fā)布制度。物資采購價格管理的關(guān)鍵是：審核進(jìn)貨價格是否是市場價，采購綜合成本是否合算。采購價格監(jiān)控管理的要點(diǎn)是：詢好價：咨詢到真實的市場價；比好價：比質(zhì)比價比綜合價格；拒付超價：實事求是，堅持原則。我公司主要從以下四方面開展采購價格監(jiān)控管理工作：積極詢價，建立采購物資市場價格數(shù)據(jù)庫。物資采購部門將采購計劃分解到每個采購員，采購員依據(jù)采購計劃進(jìn)行詢價、填寫詢價單，物資供應(yīng)部門將詢價結(jié)果匯總，由物資招標(biāo)工作小組有針對性的利用網(wǎng)絡(luò)、傳真、電話核實部分物資的詢價結(jié)果。并定期到市場上進(jìn)行價格調(diào)研，通過網(wǎng)絡(luò)搜集相關(guān)產(chǎn)品市場價格，積極與同行聯(lián)系了解同行業(yè)的采購價格，并把這些價格輸入采購物資市場價格數(shù)據(jù)庫，以與采購員的詢價結(jié)果及簽訂的合同價格相對比。審價、比價。審價、比價并非單純的將內(nèi)外部價格進(jìn)行對比，而是綜合考慮批量大小、產(chǎn)品質(zhì)量、付款、售后服務(wù)之后的綜合價格，例如：我們在對主要原材料如鋼材、商砼作價格對比時，將生產(chǎn)廠家的優(yōu)惠條件、付款方式及結(jié)帳周期等情況分別賦予一定的權(quán)重，作為比質(zhì)比價中綜合價格的組成部分。在與外部價格作對比時，因為采購價格涉及到付款周期及方式等內(nèi)容，因此，對比審核的主要是一個價格漲跌的趨勢。同時，我們將每年的采購價格加權(quán)平均，為每一種物資建立一個考核的基數(shù)，每月將采購價格與考核價格作對比。處理超價。對超考核價5%的物資，責(zé)成采購部門寫出超價說明，報物資招標(biāo)工作小組核實，對與市場價格不符或超價理由不當(dāng)?shù)牟少徫镔Y，物資招標(biāo)小組有權(quán)通知財務(wù)部拒絕支付超價資金，并將此類情況每月予以通報。采購價格信息的定期發(fā)布。物資采購部門每周將采購的物資價格于公司內(nèi)部局域網(wǎng)上發(fā)布，公示每次招標(biāo)采購物資的供應(yīng)商、價格及招標(biāo)過程等情況，對主要原材料、半成品將市場價格與采購價格作對比，作出對比曲線圖，發(fā)布于局域網(wǎng)上，接受公司內(nèi)部的監(jiān)督審查，物資部門及時將反饋情況整理匯總，調(diào)查核實，形成書面資料，報物資招標(biāo)工作小組備查。物資實行招議標(biāo)采購。根據(jù)實際情況建立適合自己的采購方式體系。我公司的招議標(biāo)采購自2001年初開始推行，在近幾年的實踐中不斷規(guī)范、改進(jìn)、完善，到現(xiàn)在招標(biāo)采購已成為我公司物資采購的主要采購方式，年平均降低成本3000萬元。許多以往在“貨比三家”談判情況下，由于對貨源渠道等信息掌握所限很難降價的產(chǎn)品，通過招議標(biāo)采購都不同程度地有所下降。針對不同產(chǎn)品，適用不同的招標(biāo)方式。在招標(biāo)采購的過程中，我們發(fā)現(xiàn)：招標(biāo)采購的方法不能千篇一律，而應(yīng)區(qū)別對待。其一，對于標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品經(jīng)檢驗試驗或經(jīng)檢驗外形與尺寸，就可確定其產(chǎn)品的質(zhì)量與使用性能的物資，如金屬材料、水泥、商砼等，可以根據(jù)生產(chǎn)廠家長期的質(zhì)量保證能力、信譽(yù)狀態(tài)，在優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、同質(zhì)同價等原則下以價格為主，在招標(biāo)中確定供應(yīng)商。其二，有些物資以價格為主確定中標(biāo)對象，但質(zhì)量無法保證，如砂石料（含泥量、顆粒級配）、竹膠合板（厚度、材質(zhì)）等物資，實際證明有些物資價格下降了，消耗卻上升了，結(jié)果總成本未降反升。這種情況下，實行“效能計價”的招標(biāo)方式最為合理。所謂“效能計價”有兩層含義：一是指在采購產(chǎn)品時，既不追求價格越低的越好，也不追求質(zhì)量的越高越好，而是尋求質(zhì)量與價格的最佳組合；二是在招議標(biāo)時，只提出招標(biāo)產(chǎn)品的使用要求、技術(shù)質(zhì)量等，由投標(biāo)方結(jié)合自己產(chǎn)品的性能、質(zhì)量情況等，確定報價與單耗量，并承諾承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，如達(dá)不到承諾的質(zhì)量保證，將減扣貨款，在綜合測算價格與質(zhì)量保證后選擇效益最佳的投標(biāo)產(chǎn)品。這樣將產(chǎn)品質(zhì)量保證的責(zé)任與風(fēng)險交給了投標(biāo)方，既保證了采購價格的合理，促進(jìn)了消耗的降低，又增強(qiáng)了供貨單位的質(zhì)量責(zé)任。2)有始有終，跟蹤核查招標(biāo)效果每次招標(biāo)結(jié)束，簽訂完合同之后，對招標(biāo)的效果、合同執(zhí)行情況都要進(jìn)行跟蹤核查，廣泛征求工程項目的意見，然后形成招標(biāo)小結(jié)。這種反思式的跟蹤核查對于在招標(biāo)工作的改進(jìn)方面幫助很大，“效能計價”的招標(biāo)方式就是在這種不斷的總結(jié)與反思中形成。招標(biāo)采購的推行，不僅規(guī)范了采購行為，降低了采購成本、提高了采購產(chǎn)品的質(zhì)量，保證了采購過程的公開、公正，而且促進(jìn)了招投標(biāo)雙方觀念的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)帶動了帳務(wù)公開、民主管理、質(zhì)量驗證、合格供應(yīng)商評價、市場調(diào)查等工作的進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范。降低儲備資金占用，加強(qiáng)對采購資金使用的預(yù)算管理物資采購部門掌握著企業(yè)千百萬元的流動資產(chǎn)，這部分資金運(yùn)用的好壞，直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、資產(chǎn)的運(yùn)營質(zhì)量，為此，必須采取一些行之有效的措施，來提高資金的使用效益。加強(qiáng)對需求計劃的審核，從源頭控制采購資金。生產(chǎn)性的需求計劃必須經(jīng)過項目經(jīng)理部生產(chǎn)技術(shù)部門審核，必須與工程形象進(jìn)度、月度生產(chǎn)計劃、工期相一致；同時，制定需求計劃不能超過定額的5%。對于新增的固定資產(chǎn)、單項金額超出2000元的低值易耗品，必須先經(jīng)財務(wù)部資產(chǎn)組核實確認(rèn)。做到使用去向不明的不買、可買可不買的不買、能晚買的不早買、能少買不多買。從源頭避免不必要的浪費(fèi)。同時加強(qiáng)對采購物資的入庫控制，定期開展庫存檢查，對未經(jīng)批準(zhǔn)的計劃外采購品種、超儲品種，追究相關(guān)人員的責(zé)任予以處罰。2、“零庫存”管理。在當(dāng)前的買方市場條件下，為了積極利用社會資金為我所用保證供應(yīng)，我們對部分有規(guī)律的消耗品實行“零庫存”供料，具體做法有兩種：一是對部分距離我公司在建工程較近，且不會耽誤工程使用的物資品種，由供方按我方要求保持一定數(shù)量的成品庫存，根據(jù)我方的書面通知，直接將貨物送到使用地點(diǎn)，驗收合格后辦理入庫手續(xù)進(jìn)行結(jié)算。二是對部分必須一定庫存儲備的零散用料及關(guān)鍵品種，通過招議標(biāo)或比質(zhì)比價方式確定供貨廠商，簽訂零庫存供料協(xié)議書，由供方在我公司倉庫存放一定數(shù)量的產(chǎn)品，由我方代為保管，所有權(quán)仍歸供方，使用后再辦理出入庫手續(xù)結(jié)算，消耗多少結(jié)算多少，不用則由供方退回。這樣既保證了供應(yīng)又降低了儲備資金的占用，同時也避免了因計劃不準(zhǔn)等造成的庫存積壓。加強(qiáng)對采購資金使用的預(yù)算管理，將有限的資金用在最需要的地方。面對采購資金不足，如何合理有效地利用好有限的資金，使之降低采購成本，保證供應(yīng)中發(fā)揮最大效用。我們建立了一套全面的預(yù)算管理目標(biāo)責(zé)任制指標(biāo)體系，將指標(biāo)層層分解到人，嚴(yán)格考核?？己藘?nèi)容包括資金占用定額完成情況、采購價格情況、市場變動情況、資金費(fèi)用情況等。采購資金的運(yùn)用遵循以下幾大原則：1）保證工程急需材料采購用款；2）優(yōu)先招議標(biāo)采購用款；3）現(xiàn)款主要用于可大幅降低采購成本必須用現(xiàn)款采購的產(chǎn)品。財務(wù)部對資金使用情況進(jìn)行跟蹤控制檢查，杜絕預(yù)算外用款，確保資金的合理使用。幾點(diǎn)體會計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用有助于推動管理素質(zhì)、管理水平的提高。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使大量在手工條件下難以做到的對庫存、消耗、入庫等各類數(shù)據(jù)的動態(tài)查詢、統(tǒng)計、分析成為現(xiàn)實，為在在建工程之間合理調(diào)劑庫存余缺、減少重復(fù)儲備提供了方便快捷的條件，促進(jìn)了儲備資金占用的進(jìn)一步下降；同時也使采購管理機(jī)制轉(zhuǎn)變后，采購過程與結(jié)果的公開化、透明化問題得到徹底解決。做好計算機(jī)管理信息系統(tǒng)的完善，逐步提高其應(yīng)用水平向高層次發(fā)展對采購管理向高水平發(fā)展非常重要。下一步，我們打算建立網(wǎng)上采購平臺，嘗試網(wǎng)上采購、網(wǎng)上招標(biāo)、推動公司電子商務(wù)的開展，以管理的信息化，推動企業(yè)內(nèi)部物流管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化，改進(jìn)我們不合理的管理觀念、管理機(jī)制、業(yè)務(wù)流程，全面提升我們的管理素質(zhì)。加強(qiáng)供應(yīng)商的管理，建立供應(yīng)戰(zhàn)略聯(lián)盟，對縮減采購成本意義重大。建立一種既相對穩(wěn)定又充滿競爭機(jī)制、有供應(yīng)保障能力和質(zhì)量保證能力的物資供應(yīng)鏈，必須加強(qiáng)供應(yīng)商的管理，改進(jìn)供應(yīng)商評價體系。目前我們通過招議標(biāo)競爭機(jī)制，逐步地形成了一批質(zhì)量上乘、價格合理、管理規(guī)范、具有同行業(yè)較強(qiáng)競爭力的相對穩(wěn)定的主渠道供應(yīng)