高秘課件(下)-三級(jí)秘書-第三章-文書擬寫與處理

第三章

文書擬寫與處理第一節(jié)文書擬寫一、通告〔一〕相關(guān)知識(shí)1、通告的概念2、通告與公告的區(qū)別〔1〕使用范圍不同〔2〕宣布事項(xiàng)不同〔3〕制發(fā)者不同3、通告的類型〔1〕制約性通告〔2〕告知性通告〔二〕例如分析〔三〕擬寫要點(diǎn)1、標(biāo)題〔1〕發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種〔2〕發(fā)文機(jī)關(guān)+文種〔3〕事由+文種〔4〕文種2、正文〔1〕發(fā)文緣由〔2〕通告事項(xiàng)〔3〕尾語(yǔ)３．落款４．成文日期〔四〕本卷須知二、通報(bào)〔一〕相關(guān)知識(shí)１．通報(bào)的概念２．通報(bào)的性質(zhì)〔１〕通報(bào)屬于獎(jiǎng)勵(lì)與告誡性公文〔２〕通報(bào)屬于傳達(dá)和告曉性公文〔３〕通報(bào)的發(fā)布范圍，往往是在一個(gè)機(jī)關(guān)或一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部使用3、通報(bào)的類型〔1〕表彰通報(bào)〔2〕批評(píng)通報(bào)〔3〕傳達(dá)通報(bào)〔二〕例如分析〔三〕擬寫要點(diǎn)１．標(biāo)題２．主送機(jī)關(guān)３．正文〔１〕發(fā)文緣由〔２〕通報(bào)事項(xiàng)〔3〕分析〔4〕決定〔5〕號(hào)召要求〔四〕本卷須知1．掌握通知與通報(bào)的區(qū)別2．掌握傳達(dá)通報(bào)正文的寫法〔五〕相關(guān)鏈接三、決定〔一〕相關(guān)知識(shí)1．決定的概念2．決定的特點(diǎn)3．決定的類型〔1〕指揮性決定〔2〕知照性決定〔二〕例如分析〔三〕擬寫要點(diǎn)1．標(biāo)題〔1〕發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種〔2〕事由+文種2．主送機(jī)關(guān)3．正文〔1〕發(fā)文緣由〔2〕決定事項(xiàng)〔3〕要求4．附件5．落款6．成文日期〔1〕屬領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決定，成文日期通常置于落款下方。〔2〕屬領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決定，成文日期也可加括號(hào)后置于標(biāo)題下，書寫時(shí)位置居中。〔3〕屬會(huì)議通過(guò)的決定，通過(guò)日期在加括號(hào)后置于標(biāo)題下方，常用形式是：x年x月x日xxxx會(huì)議通過(guò)，書寫時(shí)位置居中?！菜摹潮揪眄氈?．不可用“文種”作標(biāo)題2．慎用“決定”四、請(qǐng)批、批答函〔一〕相關(guān)知識(shí)1．請(qǐng)批、批答函的概念2．請(qǐng)批、批答函的類型〔1〕請(qǐng)批函〔2〕批答函〔二〕例如分析〔三〕擬寫要點(diǎn)1．標(biāo)題〔1〕發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種〔2〕事由+文種〔3〕發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+去〔復(fù)〕函機(jī)關(guān)+文種2．正文〔1〕發(fā)文緣由〔2〕事項(xiàng)〔3〕尾語(yǔ)〔四〕本卷須知1．準(zhǔn)確選擇文種2．把握用語(yǔ)分寸五、方案〔一〕相關(guān)知識(shí)1．方案的概念2．方案的特點(diǎn)〔1〕針對(duì)性〔2〕預(yù)見性3．方案的類型〔1〕按內(nèi)容分〔2〕按范圍分〔3〕按時(shí)間分〔4〕按性質(zhì)和作用分〔二〕例如分析〔三〕擬寫要點(diǎn)1．方案的結(jié)構(gòu)〔1〕文章式〔2〕表格式2．文章式方案的結(jié)構(gòu)和寫法〔1〕標(biāo)題1〕單位名稱+時(shí)間+事由+文種2〕時(shí)間+事由+文種3〕單位名稱+事由+文種4〕事由+文種5〕文種〔2〕正文1〕前言2〕主體3〕結(jié)尾〔3〕尾部〔四〕本卷須知六、總結(jié)〔一〕相關(guān)知識(shí)1．總結(jié)的概念2．總結(jié)的類型〔1〕綜合性總結(jié)〔2〕專題性總結(jié)〔二〕例如分析〔三〕擬寫要點(diǎn)1．標(biāo)題〔1〕公文式標(biāo)題〔2〕非公文式標(biāo)題2．正文〔1〕前言〔2〕主體〔3〕結(jié)尾3．尾部〔四〕本卷須知1．正確的指導(dǎo)思想2．堅(jiān)持實(shí)事求是3．總結(jié)出規(guī)律性的東西4．分清主次，突出重點(diǎn)5．語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確七、述職報(bào)告〔一〕相關(guān)知識(shí)1．述職報(bào)告的概念2．述職報(bào)告的特點(diǎn)〔1〕個(gè)人性〔2〕真實(shí)性〔3〕通俗性〔二〕例如分析〔三〕擬寫要點(diǎn)1．標(biāo)題〔1〕述職人+時(shí)限+文種〔2〕述職人+文種〔3〕正副標(biāo)題〔4〕直接用文體做標(biāo)題2．稱謂3．正文〔1〕開頭〔2〕主體〔3〕結(jié)尾〔四〕本卷須知〔1〕實(shí)事求是〔2〕突出特點(diǎn)〔3〕語(yǔ)言簡(jiǎn)潔八、講話稿〔一〕相關(guān)知識(shí)1．講話稿的概念2．講話稿的特點(diǎn)〔1〕內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)〔2〕語(yǔ)言平易通俗〔3〕交流具有互動(dòng)性3．講話稿的分類〔1〕按場(chǎng)合分〔2〕按講話者的身份分〔3〕按講話的目的分〔4〕按講話的內(nèi)容分〔二〕例如分析〔三〕擬寫要點(diǎn)1．開頭2．主體〔四〕本卷須知〔1〕講話稿以聲音充當(dāng)媒介，通過(guò)聲音來(lái)傳遞講話人的思想和感情〔2〕講話稿的內(nèi)容要有針對(duì)性〔3〕觀點(diǎn)鮮明，主題明確〔4〕語(yǔ)言要通俗、生動(dòng)九、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告〔一〕相關(guān)知識(shí)1．市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的概念2．市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)〔1〕針對(duì)性〔2〕真實(shí)性〔3〕典型性〔4〕時(shí)效性3．市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的分類〔二〕例如分析〔三〕擬寫要點(diǎn)1．標(biāo)題2．前言3．正文〔1〕情況局部〔2〕預(yù)測(cè)局部〔3〕建議局部4．尾部〔四〕本卷須知十、招標(biāo)書〔一〕相關(guān)知識(shí)1．招標(biāo)書的概念及特點(diǎn)2．招標(biāo)書的類型〔二〕例如分析〔三〕擬寫要點(diǎn)1．標(biāo)題2．正文〔1〕前言寫明招標(biāo)單位的根本情況和招標(biāo)的目的〔2〕主體包括文件編號(hào)、招標(biāo)工程名稱、招標(biāo)范圍、招標(biāo)、投標(biāo)方法、招標(biāo)時(shí)限、招標(biāo)地點(diǎn)等〔3〕結(jié)尾寫明招標(biāo)單位的名稱、地址、號(hào)碼和等3．尾部〔四〕本卷須知〔1〕做好調(diào)查研究，掌握市場(chǎng)信息，制定的預(yù)算、評(píng)估款項(xiàng)要科學(xué)合理〔2〕語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、用詞精確，文字、數(shù)據(jù)、圖表均要求準(zhǔn)確無(wú)誤十一、投標(biāo)書〔一〕相關(guān)知識(shí)1、投標(biāo)書的概念2、投標(biāo)書的特點(diǎn)〔二〕例如分析〔三〕擬寫要點(diǎn)1、標(biāo)題2、正文〔1〕送達(dá)單位頂格書寫〔2〕引言說(shuō)明投標(biāo)的依據(jù)、目的和指導(dǎo)思想〔3〕主體根據(jù)招標(biāo)書提出的目標(biāo)、要求，介紹投標(biāo)企業(yè)的現(xiàn)狀，明確投標(biāo)期限及投標(biāo)形式，擬寫標(biāo)的，填寫標(biāo)單等〔4〕結(jié)尾寫明投標(biāo)單位的名稱、地址、號(hào)碼和等3、尾部〔四〕本卷須知1、明確招標(biāo)要求2、事實(shí)求是，不可弄虛作假3、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，語(yǔ)氣謙和第二節(jié)收發(fā)文處理一、文書的審核〔一〕相關(guān)知識(shí)1、文書審核的含義2、文書審核的要求〔1〕審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題必須逐一糾正〔2〕一般性問(wèn)題可以直接修改〔3〕需做較大的改動(dòng)，可附上具體修改意見，退回?cái)M稿人或與承辦部門共同協(xié)商〔二〕例如分析〔三〕工作程序1、明確審核范圍2、確定是否需要行文3、審核文書內(nèi)容4、檢查文字表達(dá)、5、檢查文件體式6、檢查文書在處理程序上是否妥善完備〔四〕本卷須知〔1〕書寫不工整或改動(dòng)過(guò)多的文書，應(yīng)重新謄錄〔2〕審核中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題必須及時(shí)解決〔五〕相關(guān)鏈接二、文書的擬辦〔一〕相關(guān)知識(shí)1、文書擬辦的含義2、文書擬辦的要求〔1〕熟悉有關(guān)政策和規(guī)定〔2〕熟悉本單位各部門的職責(zé)范圍及業(yè)務(wù)情況〔3〕熟悉辦文程序和有關(guān)規(guī)定〔4〕擬辦意見要符合政策規(guī)定和實(shí)際情況〔5〕擬辦意見力求準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)潔〔二〕例如分析〔三〕工作程序1、明確擬辦范圍2、閱讀文書內(nèi)容3、提出擬辦意見〔四〕本卷須知〔1〕擬辦意見要明確具體〔2〕應(yīng)寫明要對(duì)文書進(jìn)行閱示的領(lǐng)導(dǎo)或文書承辦部門〔3〕寫清承辦的時(shí)限要求〔4〕寫明發(fā)送范圍和閱讀范圍三、文書的承辦〔一〕相關(guān)知識(shí)1、文書承辦的含義2、文書承辦的要求〔1〕認(rèn)真領(lǐng)會(huì)擬辦、批辦意見〔2〕文書的承辦要區(qū)分輕重緩急〔3〕來(lái)文內(nèi)容涉及以前的收文，要查找或調(diào)閱有關(guān)文件作為承辦復(fù)文的參考〔4〕對(duì)于已經(jīng)承辦和處理完畢的文書，應(yīng)及時(shí)清理，并將有關(guān)情況及時(shí)說(shuō)明〔5〕要將辦理的文書與待辦的文書分別保存〔二〕例如分析〔三〕工作程序1、了解文書內(nèi)容2、研究批辦意見3、進(jìn)行具體辦理〔四〕本卷須知〔1〕承辦包括辦理有關(guān)事宜和撰文答復(fù)〔2〕文書具有時(shí)效性，應(yīng)在承辦時(shí)限內(nèi)完成文書的辦理〔3〕屬于自己承辦的要及時(shí)辦理，不屬于自己承辦的要說(shuō)明原因及時(shí)退回〔4〕注辦文書〔五〕相關(guān)鏈接四、文書的催辦〔一〕相關(guān)知識(shí)1、文書催辦的含義2、文書催辦的要求〔1〕催辦中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)匯報(bào)〔2〕要填寫催辦記錄單〔二〕例如分析〔三〕工作程序1、確定催辦的范圍2、確定催辦的方法〔1〕催辦〔2〕發(fā)函催辦〔3〕登門催辦〔4〕約請(qǐng)承辦部門來(lái)人匯報(bào)3、進(jìn)行催辦〔四〕本卷須知〔五〕相關(guān)鏈接第三節(jié)文檔管理一、檔案利用〔一〕相關(guān)知識(shí)1、檔案利用的含義2、檔案利用的要求〔1〕依法開展利用工作〔2〕主動(dòng)、及時(shí)開展利用工作〔3〕不斷完善檔案效勞方式和手段〔4〕掌握本單位近期的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)，據(jù)此開展檔案利用〔二〕例如分析〔三〕工作程序1、熟悉庫(kù)藏2、分析利用需求〔1〕決策人員的檔案需求〔2〕基層管理者的檔案需求〔3〕科研人員的檔案需求〔4〕工程技術(shù)人員的檔案需求3、選擇檔案利用方式〔1〕閱覽室提供利用〔2〕檔案外借〔3〕制發(fā)檔案復(fù)制本〔4〕制發(fā)檔案證明〔5〕提供咨詢效勞〔6〕印發(fā)目錄〔7〕檔案展覽4、獲取檔案5、提供檔案〔四〕本卷須知二、檔案參考材料的編寫〔一〕相關(guān)知識(shí)1、檔案參考材料的含義2、檔案參考資料的編寫要求〔二〕例如分析〔三〕工作程序1、確定編寫檔案參考資料的種類〔1〕大事記〔2〕組織沿革〔3〕統(tǒng)計(jì)數(shù)字聚集〔4〕會(huì)議簡(jiǎn)介〔5〕科技成果簡(jiǎn)介〔6〕企業(yè)年鑒〔7〕企業(yè)史志2、收集檔案材料3、進(jìn)行編寫〔四〕本卷須知〔1〕檔案參考資料改變了檔案原來(lái)的形式，屬于三次文獻(xiàn)〔2〕檔案參考資料是根據(jù)一定的專題對(duì)有關(guān)檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行加工編寫而形成的系統(tǒng)材料〔五〕相關(guān)鏈接三、電子檔案的管理〔一〕相關(guān)知識(shí)1、電子檔案的含義2、電子檔案的特點(diǎn)〔1〕非人工識(shí)讀性〔2〕對(duì)電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性〔3〕信息的可變性〔4〕信息與載體的可別離性〔5〕信息的可共享性〔6〕多種信息載體的集成性3、電子檔案的種類〔1〕按照電子檔案的存在形式劃分1〕文本文件2〕數(shù)據(jù)文件3〕圖形文件4〕圖像文件5〕聲音文件6〕多媒體文件7〕命令文件〔2〕按照電子檔案的功能劃分1〕主文件2〕支持性文件3〕輔助性、工具性文件〔3〕按照電子檔案產(chǎn)生的環(huán)境劃分，可分為一般辦公室工作中產(chǎn)生的文件、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造中產(chǎn)生的文件〔4〕按照電子檔案的屬性劃分，可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件和壓縮文件等〔5〕按照電子檔案生成方式劃分，可分為由計(jì)算機(jī)直接產(chǎn)生的文件、對(duì)傳統(tǒng)文件用掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等輸入設(shè)備處理后生成的文件4、電子檔案管理的要求〔1〕真實(shí)性〔2〕完整性〔3〕可讀性〔二〕例如分析〔三〕工作程序1、電子檔案的收集積累2、電子檔案的歸檔〔1〕歸檔方式1〕物理歸檔2)邏輯歸檔〔2〕歸檔時(shí)間〔3〕歸檔要求1〕歸檔的電子檔案應(yīng)完整齊全，但凡歸檔范圍內(nèi)的文件均應(yīng)及時(shí)歸檔，不得分散保存。2〕歸檔的電子檔案應(yīng)真實(shí)有效，