淺談圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢-

淺談圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢淺談圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢

摘要：隨著我國文化建設(shè)的不斷開展，圖書資料檔案的建設(shè)與管理越來越受到重視。并且，伴隨著信息時代的到來，圖書資料檔案的信息化管理成為了必然的開展趨勢。圖書的資料檔案要真正的發(fā)揮其提高人們的文化素質(zhì)的作用，就必須實(shí)現(xiàn)信息化管理，將圖書管的資料以及檔案等實(shí)現(xiàn)資源的共享，為社會提供效勞。本文詳細(xì)論述了圖書資料檔案管理的主要問題，并進(jìn)一步探討了圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢以及有效途徑，以供大家交流。

關(guān)鍵詞：圖書資料；檔案；信息化管理

近年來，由于科學(xué)技術(shù)的迅猛開展，傳統(tǒng)的圖書資料檔案管理已經(jīng)跟不上開展的要求，比方說管理制度不夠健全、管理者的檔案意識淡薄和管理觀念的滯后性等。為了解決目前面臨的這些問題，實(shí)行圖書資料檔案信息化管理勢在必行。

一、傳統(tǒng)圖書資料檔案管理存在的主要問題

1.1管理制度欠缺。管理者不知如何標(biāo)準(zhǔn)和管理圖書資料檔案，致使工作人員在收集資料的時候面臨著各種各樣的壓力和挑戰(zhàn)。有的不知道哪些資料是用來歸檔的，哪些不是歸檔范圍內(nèi)的，這就導(dǎo)致圖書資料檔案范圍不夠全面、材料不集中和不能及時歸檔等現(xiàn)象時常出現(xiàn)。目前，還沒能建立一套完整的圖書資料管理的制度。

1.2管理意識的淡薄性。圖書資料檔案是檔案工作中非常重要的內(nèi)容，它能夠反映圖書工作的成果。由于人們沒有認(rèn)識到它的重要性，這樣就不能及時有效地搜集檔案資料。也無法把圖書資料檔案管理工作列入檔案工作的主體和重要組成局部。

1.3管理觀念落后。傳統(tǒng)的圖書資料的歸檔方式比擬落后，缺乏開放與創(chuàng)新意識。由于大多檔案資料都是以紙質(zhì)形式存在的，隨著時間的推移，檔案資料也堆積的越來越多，不但會占用大量的儲存空間，還需要做好濕度、溫度控制和防蟲工作，導(dǎo)致檔案管理本錢非常高，使用效率卻比擬低的問題。

二、圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢

隨著社會的開展，以往的圖書資料檔案管理方法已經(jīng)無法滿足讀者的要求和適應(yīng)社會開展的步伐。為了適應(yīng)這種現(xiàn)實(shí)情況，這就要求檔案的管理工作要實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化管理。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍使用和迅猛開展，這就為圖書資料檔案的信息化管理提供了非常成熟的條件，所以實(shí)現(xiàn)信息化管理已經(jīng)成為必然的開展趨勢。

2.1信息化管理激發(fā)了圖書資料檔案的社會效益。圖書資料檔案的信息化管理是圖書資料集成管理的根底，在網(wǎng)絡(luò)平臺上，將圖書檔案文件等集成電子信息，只有在信息通道的根底上，各不同功能的部門、環(huán)節(jié)才能跨越空間、時間以及不同環(huán)境的障礙，實(shí)現(xiàn)信息的自由流通。只要做到了圖書資料檔案的信息化管理，才能提高檔案管理運(yùn)作的整體水平與社會效益。

2.2信息化管理使圖書資料檔案的保存方式得到了改善。在資料室或圖書館中，工作人員要對各類圖書資料進(jìn)行及時的記錄。將圖書資料檔案進(jìn)行信息化處理后，可以有效地保護(hù)圖書資料原件，防止檔案原件被過多地直接使用或過多借閱，減少了資料原件損壞的風(fēng)險。通過這樣的管理到達(dá)了保護(hù)圖書資料檔案原件的目的，有效地降低和防止重要資料的喪失，使圖書資料檔案的保存方式得到了極大的改善。

2.3信息化管理有利于圖書資源的整合和共享。通過進(jìn)行系統(tǒng)的信息化管理，使得圖書資料檔案的信息具備了有效性和共享性，進(jìn)一步擴(kuò)大了這些檔案資源的使用范圍。在網(wǎng)絡(luò)平臺上的檔案電子文件比原件更易于導(dǎo)航，方便了使用者快速瀏覽所需要的信息；也可擴(kuò)大原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍；更有利于工作人員按需瀏覽，保持隨機(jī)存取，極大的提高了檔案原件的利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)圖書資料檔案信息的資源整合和共享。

2.4信息化管理使圖書資料的檢索和使用更加便捷。將圖書資料檔案進(jìn)行信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，使用者在應(yīng)用時只需輸入圖書資料的關(guān)鍵詞，相關(guān)檔案資料信息就可呈現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上。工作人員和借閱者只要有需要，就可以及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的獲取更多的圖書資料檔案信息。

2.5信息化管理大大節(jié)約了有限的人力資源。將圖書資料檔案進(jìn)行信息化管理可以使檔案管理人員從重復(fù)繁瑣的勞動中解放出來，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，極大地改善了工作條件。在檔案信息改動時只需輸入相關(guān)的指令就可以自動完成，減少檔案管理人員手工操作的錯誤，有效地提高了工作效率，大大節(jié)約了有限的人力資源。

2.6信息化管理極大地提高了效勞的質(zhì)量。建立一個基于局域網(wǎng)的檔案信息化管理系統(tǒng)，可以讓內(nèi)部工作人員自行查詢所需信息，并且能和客戶進(jìn)行及時的溝通和聯(lián)系，從而為客戶提供更為方便和快捷的效勞。將圖書資料檔案進(jìn)行信息化處理后，工作人員對其管理的各類圖書資料檔案都非常了解，提高了客戶的滿意度。

三、圖書資料檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)的有效途徑

3.1加強(qiáng)與當(dāng)?shù)貓D書館的共建，加強(qiáng)社區(qū)圖書管的建設(shè)。加強(qiáng)館藏資源的信息化并且實(shí)現(xiàn)社會效勞是現(xiàn)代圖書管作為我國文化事業(yè)建設(shè)重要機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)之一。首先，圖書館要充分利用其信息資源、設(shè)備資源以及人才資源的優(yōu)勢為社會群眾直接的提供知識信息化效勞。其次，應(yīng)該充分發(fā)揮圖書館的專業(yè)人才的資源優(yōu)勢，加強(qiáng)與地方文化建設(shè)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，幫助地方文化建設(shè)，構(gòu)建社區(qū)圖書館等。最后，圖書館可以采取共建的模式，在政府進(jìn)行文化投資的根底之上，加大宣傳力度，發(fā)動社區(qū)群眾捐贈期刊、捐贈圖書，建立社區(qū)圖書館數(shù)據(jù)庫，以滿足社區(qū)公眾對與信息知識的需求。

3.2提高圖書檔案整理管理人員的信息化意識和水平。要實(shí)現(xiàn)圖書資料檔案的信息化管理，最根本的是要轉(zhuǎn)變意識，轉(zhuǎn)變管理人員的意識，加強(qiáng)信息化意識的教育。讓其樹立牢固的信息化管理意識。另外，要加強(qiáng)圖書資料檔案管理人員信息化管理的水平，通過信息化培訓(xùn)提高其實(shí)際的管理技能。從深度和廣度上擴(kuò)大圖書資料檔案的信息化管理。

3.3綜合采用各種方法提高圖書管資源的共享性。資源共享為我國圖書館界的努力提供了一個方向。我國圖書館在長期的封閉開展過程中，形成了割裂的局面，有公共圖書館、高校圖書館、科研圖書館、專業(yè)圖書館、兒童圖書館等之分，并且每一個類型的圖書管各自管理、不相往來，這樣也就導(dǎo)致了圖書資源、網(wǎng)絡(luò)資源的重復(fù)采購，造成一些資源的封閉使用，沒有充分發(fā)揮其利用率，也不利于讀者的選讀和利用。因此，為了實(shí)現(xiàn)圖書館的圖書資料檔案的信息化管理，圖書館應(yīng)該加強(qiáng)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)各類型的圖書館資源傳遞，資源共享。

四、結(jié)束語

總之，圖書資料檔案作為提高人們文化水平的重要工具，實(shí)現(xiàn)其信息化管理，提高資源的共享性，以便能夠?yàn)閺V闊的社會效勞，是促進(jìn)我國社會主義精神文件建設(shè)的重要手段。面對當(dāng)今形勢和信息技術(shù)的開展，通過圖書資料檔案信息效勞手段，