第3章 辦公自動(dòng)化軟件

第三章辦公自動(dòng)化軟件本章主要學(xué)習(xí)：在Windows環(huán)境下運(yùn)行的辦公自動(dòng)化軟件Word、Excel和PowerPoint，它們是Microsoft公司推出的辦公自動(dòng)化套件MicrosoftOffice2000中的重要組成部分。2/27/20241浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.1MicrosoftOffice2000概述3.2字處理軟件Word20003.3電子表格軟件Excel20003.4文稿演示軟件PowerPoint2000第三章辦公自動(dòng)化軟件2/27/20242浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.1MicrosoftOffice2000概述3.1.1辦公自動(dòng)化概述P136一、辦公自動(dòng)化的簡(jiǎn)介辦公自動(dòng)化綜合了多門學(xué)科，是發(fā)展迅速的新型學(xué)科辦公自動(dòng)化是人機(jī)會(huì)話的信息系統(tǒng)辦公自動(dòng)化應(yīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)文字、數(shù)據(jù)、語音、圖形和圖像等信息的一體化出來過程辦公自動(dòng)化以提高辦公效率和辦公質(zhì)量為目的。2/27/20243浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.1MicrosoftOffice2000概述二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的硬件設(shè)備計(jì)算機(jī)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)各種專用設(shè)備2/27/20244浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.1MicrosoftOffice2000概述三、辦公自動(dòng)化應(yīng)實(shí)現(xiàn)的功能及業(yè)務(wù)文字處理數(shù)字、表格處理語音處理圖形圖像處理電子郵件電子會(huì)議文檔管理和資料檢索2/27/20245浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.1MicrosoftOffice2000概述3.1.2Office2000的組成和功能P138

Word2000是文字處理系統(tǒng)

Excel2000是電子表格系統(tǒng)

PowerPoint2000是文稿演示軟件

Access2000是關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

Outlook2000是郵件傳輸和協(xié)作客戶端程序2/27/20246浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.1MicrosoftOffice2000概述3.1.3Office2000應(yīng)用程序的啟動(dòng)和退出P138啟動(dòng)：從‘開始’菜單啟動(dòng)；雙擊快捷圖標(biāo)啟動(dòng)；通過文檔啟動(dòng)等退出：用‘文件/退出’命令；用窗口的‘關(guān)閉’按鈕等。3.1.4Office2000的幫助系統(tǒng)P139用‘幫助’菜單的‘MicrosoftPowerPoint幫助’命令；按功能鍵‘F1’等。3.1.5Office2000應(yīng)用程序的文件操作‘新建’、‘打開’、‘保存’、‘另存為’命令的使用；文件類型：docxls

ppt2/27/20247浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2字處理軟件Word20003.2.1Word2000的基本操作3.2.2Word2000的排版技術(shù)3.2.3制表及表格處理3.2.4繪圖及圖文混排3.2.5打印word文檔3.2.6Word2000案例分析2/27/20248浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作一、Word2000的窗口的基本組成P139標(biāo)題欄“格式”工具欄標(biāo)尺文檔編輯器狀態(tài)欄菜單欄“常用”工具欄選定欄“繪圖”工具欄2/27/20249浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作二、文檔的輸入與編輯P141

1.文檔的創(chuàng)建 （新建）按鈕 “文件”－“新建” 2.文件的打開和保存 打開： （打開）按鈕 “文件”－“打開” 保存：（保存）按鈕 “文件”－“保存”或“另存為”

設(shè)置自動(dòng)保存的步驟： 使用“工具”菜單－>“選項(xiàng)”命令－>“保存”選項(xiàng)卡 選中“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”復(fù)選框，設(shè)置間隔時(shí)間2/27/202410浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作 3.文字的輸入插入點(diǎn)定位“改寫”模式和“插入”模式輸入和插入插入文字插入時(shí)間和日期插入符號(hào)插入其他文檔2/27/202411浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作4.選擇正文選擇對(duì)象方法：一行：鼠標(biāo)單擊一段：鼠標(biāo)雙擊全文：鼠標(biāo)三擊任意一段連續(xù)文字：鼠標(biāo)拖動(dòng)或shift與光標(biāo)移動(dòng)鍵連用列表塊：Alt和鼠標(biāo)拖動(dòng)取消選擇方法：鼠標(biāo)單擊任意未被選擇的部分擊任意一個(gè)插入點(diǎn)（光標(biāo)）移動(dòng)鍵2/27/202412浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作5.刪除文字插入點(diǎn)后內(nèi)容：Del插入點(diǎn)前內(nèi)容：Backspace一塊連續(xù)的文字或項(xiàng)目：選擇后＋Del或Backspace6.撤銷和恢復(fù) 撤銷——撤銷用戶誤操作?！拔募保?gt;“撤銷”“常用”工具欄的撤消按鈕Ctrl+Z

恢復(fù)——原撤銷命令撤銷的操作“文件”－>“恢復(fù)”“常用”工具欄的恢復(fù)按鈕2/27/202413浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作7.更改大小寫“格式”->“更改大小寫”，在對(duì)話框中選擇要改變的項(xiàng)目8.移動(dòng)和復(fù)制移動(dòng)/復(fù)制：選擇文本塊或項(xiàng)目->使用剪切/復(fù)制命令或工具欄上按鈕或使用Ctrl+X/Ctrl+C->打開/切換到另一文檔->插入點(diǎn)定位->使用粘貼命令或或使用Ctrl+V剪切或復(fù)制對(duì)象的多次粘貼:選擇對(duì)象->移動(dòng)指針到對(duì)象,使指針變?yōu)?>拖動(dòng)鼠標(biāo)(復(fù)制時(shí)同時(shí)按住Ctrl鍵)到相應(yīng)位置2/27/202414浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作9.查找和替換 1）查找： “編輯”菜單的“查找” “高級(jí)”按鈕功能 2）替換 使用“編輯”菜單的“替換”命令2/27/202415浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.1Word2000的基本操作10.自動(dòng)更正和自動(dòng)圖文集 1）自動(dòng)更正 創(chuàng)建自動(dòng)更正詞條 引用自動(dòng)更正 刪除自動(dòng)更正詞條 2）自動(dòng)圖文集 創(chuàng)建自動(dòng)圖文集詞條 引用自動(dòng)圖文集 刪除自動(dòng)圖文集詞條2/27/202416浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)一、字符格式化二、段落格式化三、邊框和底紋四、項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)五、題注、注釋和書簽六、樣式七、視圖介紹八、分欄2/27/202417浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)一、字符格式化P147

1.字體類操作（默認(rèn)：宋休、5號(hào)）

字體、字形、字號(hào)、字符顏色、下劃線、著重號(hào)、效果等 2.間距類操作

字符間距、字符的提升/降低等 3.文字效果

只能用于顯示，不可打印。2/27/202418浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)二、段落格式化P150

Word中段落格式主要有：段落的對(duì)齊和縮進(jìn)、行距、段落間距和制表位等。 方法一：使用標(biāo)尺 方法二：使用格式工具欄 方法三：使用“段落”對(duì)話框的“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡

1.對(duì)齊 2.縮進(jìn) 3.間距 4.復(fù)制段落格式（用格式刷） 5.查看某一段落的字體和段落格式（用‘幫助’/‘這是什么？’）2/27/202419浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)三、邊框與底紋1.設(shè)置邊框 設(shè)置：類型、線型、顏色、線條寬度2.設(shè)置底紋 底紋：分底紋填充和底紋圖案 取消底紋： 在“底紋”選項(xiàng)卡的“式樣” 菜單中選“清除”2/27/202420浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)四、項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)P1541、項(xiàng)目符號(hào)（1）添加項(xiàng)目符號(hào)（2）刪除項(xiàng)目符號(hào)2、編號(hào)（1）添加編號(hào)（2）刪除編號(hào)3、多級(jí)符號(hào) 用于創(chuàng)建多級(jí)標(biāo)題2/27/202421浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)五、題注、注釋和書簽P157題注是附加在表格、圖表、公式等項(xiàng)目上的一種帶編號(hào)的說明。注釋用于在打印文檔中為文本或某些術(shù)語提供解釋、批注以及相關(guān)的參考資料。書簽是用來標(biāo)記選定的文字、圖形、表格以及其他項(xiàng)目的一種方法。交叉引用是對(duì)文檔中其他位置中的項(xiàng)目的引用。2/27/202422浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)六、樣式P160

樣式是模板的重要組成部分，樣式本身是一系列格式的組合，這些格式可以是段落格式、字體格式、邊框和底紋等。1、新建樣式2、應(yīng)用樣式3、編輯樣式4、刪除樣式2/27/202423浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)七、視圖介紹P161

1.普通視圖 2.頁面視圖 3.Web板式視圖 4.大綱視圖 5.文檔結(jié)構(gòu)圖 6.全屏顯示和顯示比例2/27/202424浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.2Word2000的排版技術(shù)八、分欄P163

1.創(chuàng)建分欄 2.調(diào)整欄寬 3.設(shè)置平衡欄 4.刪除分欄2/27/202425浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.3制表及表格處理一、創(chuàng)建表格P164方法一：插入表格方法二：繪制表格方法三：將文字轉(zhuǎn)換成表格二、文字與格式操作三、其他操作1.移動(dòng)2.修改線條樣式3.添加/刪除4.表格屬性2/27/202426浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.4繪制及圖文混排一、繪制圖形P1671.繪制自選圖形2.改變圖形形狀3.改變圖形顏色2/27/202427浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.4繪制及圖文混排二、圖文混排P168Word文檔分3個(gè)層次：文本層；繪圖層；文本層之下層。利用這3個(gè)層次，可讓圖和文字混合編排，獲得特殊的效果。1.插入圖片和剪貼畫2.改變圖片的尺寸3.文本框4、對(duì)象組合5設(shè)置圖片、自選圖形、文本框的格式6.生成水印圖案2/27/202428浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.4繪制及圖文混排三、輔助應(yīng)用程序P1741.添加公式---使用公式編輯器2.插入“藝術(shù)字”2/27/202429浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.2.5打印Word文檔一、分頁和頁碼P175

1.分頁(自動(dòng)分頁—分頁符;手工分頁—硬分頁符) 2.插入頁碼二、頁眉和頁腳（包括頁碼、日期、公司徽標(biāo)、文檔標(biāo)題、文件名等文字或圖形）三、頁面設(shè)置（設(shè)置頁邊距、紙張來源、紙張大小、頁面方向和其他板式選項(xiàng)）四、打印預(yù)覽五、打?。ù蛴‘?dāng)前文檔、打印部分頁面或更改打印選項(xiàng)）2/27/202430浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3電子表格軟件Excel20003.3.1Excel2000的基本操作3.3.2公式和函數(shù)3.3.3工作表的格式化3.3.4圖表的建立3.3.5數(shù)據(jù)庫管理3.3.6打印電子表格3.3.7Excel2000案例分析2/27/202431浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.1Excel2000的基本操作概念：工作簿、工作表、單元格P182一、Excel2000窗口的基本組成 1.工具欄 2.工作表區(qū) （1）行號(hào)和列標(biāo) （2）工作表標(biāo)簽 （3）單元格和活動(dòng)單元格 3.編輯欄 4.Excel操作的鼠標(biāo)指針2/27/202432浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.1Excel2000的基本操作4、Excel操作的鼠標(biāo)指針P184表3.75、窗口操作6、工作表操作工作表更名（兩種方法）：P185插入工作表刪除工作表移動(dòng)或復(fù)制工作表2/27/202433浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.1Excel2000的基本操作二、在工作表中輸入數(shù)據(jù)1.輸入文本（字符） 輸入硬回車，按Alt+Enter。

前面加上英文的單引號(hào)“‘”。2.輸入數(shù)字 輸入負(fù)數(shù)（輸入負(fù)號(hào)或括號(hào)）。 輸入分?jǐn)?shù)（先輸入0和空格，再輸入分?jǐn)?shù)）。3.輸入日期和時(shí)間 格式。 支持的運(yùn)算。2/27/202434浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.1Excel2000的基本操作三、Excel中的選擇操作 單元格的選擇（P187，表3.9） 一個(gè)單元格、矩形區(qū)域、多個(gè)不相鄰單元格、 一行/一列、相鄰行/列、不相鄰行/列

工作表的選定（P188，表3.10） 單張工作表、 多張相鄰工作表、 多張不相鄰表、 所有工作表2/27/202435浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.1Excel2000的基本操作四、修改、插入、刪除P188

1.修改數(shù)據(jù)（雙擊單元格或按F2）

2.插入 單元格 整行（列） 工作表 3.清除和刪除 清除 單元格刪除 整行（列）刪除 工作表刪除2/27/202436浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.1Excel2000的基本操作五、移動(dòng)和復(fù)制P189

1.移動(dòng) 單元格中部分?jǐn)?shù)據(jù)的移動(dòng)、 工作表中數(shù)據(jù)的移動(dòng)、 工作表位置的移動(dòng)。 2.復(fù)制 填充（1為步長(zhǎng)的數(shù)據(jù)、等差/比數(shù)列、其它序列）六、查找和替換P1922/27/202437浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.2公式和函數(shù)

公式是電子表格最重要的核心部分，是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的等式。一、公式P192

語法：“=表達(dá)式” 表達(dá)式是操作數(shù)和運(yùn)算符的集合。操作數(shù)是常量、單元格或區(qū)域引用、標(biāo)志、名稱或工作表函數(shù)。 輸入公式的方法。2/27/202438浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.2公式和函數(shù)二、運(yùn)算符1.算術(shù)運(yùn)算符2.文本運(yùn)算符3.比較運(yùn)算符4.引用運(yùn)算符P193

相對(duì)引用、 絕對(duì)引用、 混合引用2/27/202439浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.2公式和函數(shù)三、函數(shù)P194

語法：函數(shù)名（參數(shù)，參數(shù)，…） 常用函數(shù)： 求和函數(shù)SUM

求平均值函數(shù)AVERAGE

求最大/小值函數(shù)MAX/MIN 取整函數(shù)INT

四舍五入函數(shù)ROUND 條件計(jì)數(shù)函數(shù)COUNTIF

條件函數(shù)IF

邏輯與函數(shù)AND

邏輯或函數(shù)OR

邏輯非函數(shù)NOT四、出錯(cuò)信息（P198表3.11）2/27/202440浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.3工作表的格式化一、改變行高和列寬P198二、設(shè)置數(shù)據(jù)格式 1.數(shù)值格式 2.貨幣格式 3.日期格式 4.時(shí)間格式 5.分?jǐn)?shù)格式三、設(shè)置對(duì)齊方式2/27/202441浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.3工作表的格式化四、保護(hù)工作表 “鎖定”和“隱藏”。 如何設(shè)置工作表保護(hù)？ 如何取消？五、設(shè)置條件格式六、自動(dòng)套用格式2/27/202442浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.4圖表的建立一、建立圖表P202

圖表概念：分類X軸標(biāo)題、分類Y軸標(biāo)題圖表標(biāo)題分類X軸標(biāo)志圖例、系列名稱數(shù)據(jù)系列、數(shù)據(jù)值、網(wǎng)格線。

建立的操作步驟。2/27/202443浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.4圖表的建立二、圖表編輯P2041.移動(dòng)圖表、更改圖表大小、刪除圖表2.改變圖表類型3.修改標(biāo)題4.向圖表中添加數(shù)據(jù)5.向圖表中添加文字6.刪除數(shù)據(jù)2/27/202444浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.5數(shù)據(jù)庫管理一、數(shù)據(jù)清單的創(chuàng)建P205

數(shù)據(jù)清單是包含一系列相關(guān)數(shù)據(jù)的工作表數(shù)據(jù)行。1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單 要符合一定的準(zhǔn)則（P205）2.數(shù)據(jù)清單與數(shù)據(jù)庫 相關(guān)概念：數(shù)據(jù)庫、關(guān)系、記錄、字段、字段名。2/27/202445浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.5數(shù)據(jù)庫管理二、使用記錄單編輯數(shù)據(jù)P2061.修改數(shù)據(jù)2.添加記錄3.刪除記錄4.查找記錄三、記錄排序P207

排序規(guī)則。 排序的步驟。2/27/202446浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.5數(shù)據(jù)庫管理四、記錄篩選P208

“自動(dòng)篩選”是一種簡(jiǎn)單、方便的壓縮數(shù)據(jù)清單的方法。 1.建立“自動(dòng)篩選” 2.顯示數(shù)據(jù)行 3.撤消篩選箭頭2/27/202447浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.5數(shù)據(jù)庫管理五、分類匯總P210

分類匯總是按某一字段的內(nèi)容進(jìn)行分類，對(duì)每一類統(tǒng)計(jì)出相應(yīng)的數(shù)據(jù)。（先排序）

1.建立分類匯總分類字段、匯總方式、選定匯總項(xiàng)、 2.撤消分類匯總2/27/202448浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.5數(shù)據(jù)庫管理六、數(shù)據(jù)透視表P211

數(shù)據(jù)透視表是一種交互工作表，用于對(duì)已有數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，概括出有用的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

1.建立數(shù)據(jù)透視表 2.編輯數(shù)據(jù)透視表 3.刪除數(shù)據(jù)透視表2/27/202449浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.3.6打印電子表格一、頁面設(shè)置P214

1.頁面 2.頁邊距 3.頁眉/頁腳 4.工作表二、打印區(qū)域 打印區(qū)域的設(shè)置和取消。三、打印預(yù)覽四、打印工作表2/27/202450浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.4文稿演示軟件PowerPoint3.4.1PowerPoint2000的基本操作3.4.2演示文稿的格式化和可視化3.4.3演示技術(shù)3.4.4打印演示文稿2/27/202451浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.4.1PowerPoint2000的基本操作一、PowerPoint2000窗口的基本組成P218

內(nèi)容提示向?qū)?設(shè)計(jì)模板 空演示文稿 打開已有的演示文稿2/27/202452浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.4.1PowerPoint2000的基本操作二、視圖P219

1.普通視圖 2.幻燈片視圖 3.備注頁視圖 4.大綱視圖 5.幻燈片瀏覽視圖 6.幻燈片放映視圖2/27/202453浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.4.1PowerPoint2000的基本操作三、創(chuàng)建演示文稿P221

1.空演示文稿 2.內(nèi)容提示向?qū)?3.設(shè)計(jì)模板 4.選擇演示文稿類型 5.將Word中的大綱文件轉(zhuǎn)為PowerPoint演示文稿2/27/202454浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.4.1PowerPoint2000的基本操作四、編輯幻燈片P225

1.輸入和編輯文本 2.PowerPoint中的選擇操作 3.插入、刪除、移動(dòng)、復(fù)制 4.查找與替換2/27/202455浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.4.2演示文稿的格式化和可視化一、文字和標(biāo)題的格式化P227

1.文字格式化 2.標(biāo)題對(duì)齊方式 3.行距及段前、段后間距 4.項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)2/27/202456浙江工商大學(xué)計(jì)信學(xué)院3.4.2演示文稿的格式化和可視化二、設(shè)計(jì)外觀統(tǒng)一的演示文稿P230

1.設(shè)計(jì)模板 2.母版 3.改變幻燈片的配色方案 4.幻燈片版式（