淺析文秘工作者如何扮演參謀角色

淺析文秘工作者如何扮演參謀角色摘要：文秘工作者的參謀活動對領導活動有著重要的作用，正確扮演好參謀角色有著重要的現(xiàn)實意義。本文從秘書參謀角色的概念出發(fā)，對秘書扮演參謀角色的特點和原則做了說明，并對提高秘書的參謀活動提出了建議。關鍵詞：秘書；參謀活動；參謀角色；1、秘書參謀角色的概念參謀首先是指一種行為過程，是為決策者在抉擇過程中提供謀劃、建議的一種智力輔助性的社會活動。其次，也常常使且其名詞詞義，指稱從事智力輔助性參謀咨詢活動的主體，即一般所指的參謀者或參謀。秘書的參謀活動，是以秘書部門和秘書人員為主體，以所在管理系統(tǒng)的領導者為對象，以輔助領導正確決策為目標，以秘書事務為中介，以出謀獻策為手段，影響領導者決策行為的過程。秘書的參謀活動是客觀存在的，既不能否定也不能夸大，正確認識秘書的參謀活動，對輔助領導做出正確的決策和提高秘書的素質有著十分重要的意義“角色”,原本是戲劇、電影等表演藝術中的概念。上世紀初,由喬治?米德引入到社會心理學的領域中,意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權利義務和行為規(guī)范?！保?）那么,套用這一概念,“秘書角色”我們就可以理解為“當一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權利義務和行為規(guī)范”，而“秘書的參謀角色”就可以這樣理解：當一個人處于秘書這一社會地位上時，進行參謀活動時所具有的一套權利義務和行為規(guī)范。2、秘書參謀角色的特點（1）隨機性。秘書與領導人工作在一起，彼此熟悉，相互了解，有共同的時間基礎。在共同的工作中，可以隨時發(fā)現(xiàn)問題，隨時提出參謀建議；領導人也可以征求意見，提出咨詢，不必通過一定的程序也不必舉行正式的會議。這種隨機性參謀咨詢靈活及時，領導者不必為征求意見和建議花費更多的精力去組織、啟發(fā)介紹情況，不必考慮參謀咨詢費用和人力；秘書也不必按照固定的程序和方式提出建議和意見。這種隨機性的參謀咨詢，便于解決組織運轉中隨時可能出現(xiàn)的偶發(fā)事件或局部問題，有利于抓住苗頭和趨勢，幾乎是協(xié)調矛盾，解決問題，對于重大問題，也可以及時尋求解決問題的途徑和方法（2）綜合性。秘書部門兼具辦文辦會辦事等職能活動，信息來源廣，信息量大，掌握的綜合情況多，便于全方位多觸角地發(fā)揮參謀作用，及時、準確、全面、有效地為領導決策提供信息依據(jù)。（3）受制性。它是從秘書部門的地位來說的，是由秘書部門是領導集體的辦公部門的職責決定的。一方面受制于領導者，包括，受制于領導者的權限、管理意向、領導者的素質、領導者信任程度、領導者的認知狀況、領導者的心理情緒等。一方面受制于組織環(huán)境，在管理民主程度較高的組織內，秘書較能發(fā)揮參謀輔助作用，反之則會制約秘書發(fā)揮參謀輔助作用。另一方面受制于秘書自身，自身的思想素質、認識水平、經驗與態(tài)度、對領導意圖的認知程度、文字水平等主觀因素對其參謀活動的制約，是起決定作用的內因。3、秘書扮演參謀角色的原則在現(xiàn)代管理工作中，秘書的參謀對于提高領導工作效率有重要作用。為了有效地發(fā)揮參謀作用，秘書人員在扮演參謀角色時必須堅持以下原則：（1）“謀”而有“度”。所謂“度”，具體地說就是秘書在參與決策中首先應考慮如何向領導提意見、何時向領導提出意見。因為秘書是為領導服務的，因此一定要根據(jù)領導的意圖提供有價值的信息、資料和建議，切不可不顧領導的意圖把自己的意見或觀點強加給領導。向領導提建議還要講究方法和藝術，有時候明明是一條好的建議，但由于秘書在提供時不講方法和藝術，結果不僅沒有收到應有的效果，反而讓領導對你產生了反感。實踐證明，信息接受者對某一信息最需要時吸收它的可能性最大。一般來說，某一問題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問題，或這個問題解決的條件已經基本成熟，我們出謀獻策就容易引起重視。參謀工作的這種規(guī)律性要求提供參謀意見，要把握好時機，做到言當其時，不失良機。所謂"機"，通常是指人們對事物所呈現(xiàn)的某種特殊狀態(tài)的認識和利用。在參謀活動中，如能有效地察機、識機、握機、用機，會以較少的勞動獲得較大的參謀成果（2）“謀”而有備。所謂“備”，就是秘書為領導決策提供參考意見時要掌握充分的資料，要做到有理有據(jù)。這些資料來源于調查。調查研究是參謀決策的重要前提，領導就某項工作或問題做出正確決策的依據(jù)是秘書部門對實際情況的調查。調查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是參謀的基礎，謀略以信息為根據(jù)。因此，事關參謀的調查研究應是高層次、高水平的，特別講究深入實際的調查研究。它要求調研講究實效出成果；應從宏觀、政策、對策上想全局，議大事，求上策，對客觀事物進行全面的調查研究，在把握了事物發(fā)展的脈絡、認識了事物發(fā)展過程之后，只有這樣，才能提出有價值的建議，這種建議才能被領導采納。因此，秘書要當好參謀就一定要做好調查研究。（3）“謀”而有理。秘書向領導提出的建議必須有足夠的道理。因此，秘書必須堅持理論聯(lián)系實際。其一，作為一名合格的秘書，原則性要強，品質要好，思想作風要正；其二，要具備一定的政治、哲學、市場經濟等基本理論知識和獨立的科學思維能力；其三，要具備超前的、活躍的創(chuàng)新意識，要有對事業(yè)高度負責的精神。只有這樣，才能保證理論與實際的融會貫通，才能拿出有道理的建議。為此，秘書就要扮演好“關起門來當領導”的角色，站在領導角度思考問題，只有這樣才能真正在領導決策中發(fā)揮好參謀助手作用。（4）“謀”而有據(jù)。秘書作為領導的參謀和助手，只有深入領會和貫徹領導意圖，才能在領導決策中發(fā)揮有效的作用。同時，秘書的作用發(fā)揮得如何，還直接關系到領導機關和領導人的工作質量、效率及形象。因此，秘書能否做到“謀”而有據(jù)至關重要。5、參謀咨詢工作的作用秘書的參謀咨詢工作，是秘書參謀職能的具體化，具有其他工作無法替代的作用。首先，對領導思想具有充實完善的作用。秘書工作者的新鮮思想、觀點、認識，通過參謀咨詢工作與領導思想溶為一體，就會對領導者的思想有所幫助。其次，對領導決策具有輔助取舍的作用。參謀工作往往體現(xiàn)在工作建議、預案等若干方面。提出參謀意見，有利于領導決策的形成。就一個問題提出幾個參謀意見，有助于領導決策的優(yōu)選；提出決策方案的優(yōu)選意見，有助于領導決策的確定。再次，對領導工作具有提醒警策的作用。在完成領導者交辦工作的同時，主動考慮并提出那些領導者暫時沒有想到而需要提出的問題以及秘書部門每天報送領導者的經過精選的有用信息，這些都能提醒領導者注意某種傾向、解決某一問題，或啟發(fā)、警策領導者避免某些失誤，促使領導者不斷校正工作的運行軌跡。參謀咨詢工作的這三種作用，有時是獨立發(fā)揮，更多的時候是同時發(fā)揮。參謀咨詢工作作用的大小，取決于問題的難易程度、解決辦法的優(yōu)劣、提供方式時機是否得當。5、提高我國秘書參謀活動的必要性（1）經濟全球化要求提高秘書的參謀活動。隨著改革開放的深入和中國加入WTO，秘書參與對外事務的工作將愈來愈多，秘書人員應同樣起到重要的參謀作用。在對外談判、洽商、接待外賓和出外考察，引進外資和境外投資，對外合作與外事糾紛的處理等等不再僅限于