Excel在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用課件：Excel的數(shù)據(jù)和圖表操作

Excel的數(shù)據(jù)和圖表操作2.1數(shù)據(jù)輸入、修改、填充及有效性驗(yàn)證2.1.1數(shù)據(jù)輸入單擊要輸入數(shù)據(jù)的單元格,利用鍵盤輸入相應(yīng)的內(nèi)容,即可完成Excel的數(shù)據(jù)輸入。系統(tǒng)默認(rèn)的情況下,輸入數(shù)據(jù)后,按Enter鍵,會(huì)確認(rèn)輸入內(nèi)容并切換到下方單元格;按Tab鍵,會(huì)確認(rèn)輸入內(nèi)容并切換到右方單元格;單擊任意其他單元格,會(huì)確認(rèn)輸入內(nèi)容并切換到指定單元格。2.1.2數(shù)據(jù)修改

(1)直接替換單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)。單擊要修改的單元格,輸入新的內(nèi)容,以直接替換該單元格的原始內(nèi)容。(2)修改單元格中的部分內(nèi)容。雙擊要修改的單元格,當(dāng)光標(biāo)變?yōu)椤皘”狀態(tài)時(shí),單元格為錄入狀態(tài),“|”所在位置即為文字插入的位置。此時(shí),可以對單元格中的部分內(nèi)容進(jìn)行增加或刪減。2.1.3數(shù)據(jù)填充

在Excel中,對于一些比較有規(guī)律性的數(shù)據(jù),系統(tǒng)提供了自動(dòng)填充功能,可以幫助使用者快速輸入此類數(shù)據(jù),避免手動(dòng)輸入的時(shí)間耗費(fèi),降低手動(dòng)輸入的錯(cuò)誤率。使用填充柄能夠快速填充數(shù)據(jù),首先單擊寫有數(shù)字的單元格,將光標(biāo)置于單元格右下角,此時(shí)光標(biāo)變?yōu)槭中?單擊十字形光標(biāo)并向下拖動(dòng),即可完成向下填充;單擊十字形光標(biāo)向右拖動(dòng),即可完成向右填充。此時(shí)單元格右下角會(huì)出現(xiàn)“自動(dòng)填充選項(xiàng)”,單擊“自動(dòng)填充選項(xiàng)”即可選擇填充方式。2.1.3數(shù)據(jù)填充

填充方式包括以下幾種。(1)復(fù)制單元格,即復(fù)制上一單元格并填充至下一單元格。如圖2-1所示,A1單元格原始數(shù)據(jù)為1,使用填充柄拖動(dòng)鼠標(biāo)至A10單元格,此時(shí)A2至A10單元格均復(fù)制A1單元格數(shù)據(jù)。圖2-12.1.3數(shù)據(jù)填充

【例2-1】如圖2-2所示,按住鼠標(biāo)左鍵選中A1至A2單元格,將光標(biāo)移至A2單元格右下角,待光標(biāo)變?yōu)槭中?按住鼠標(biāo)左鍵下拉至A10單元格,此時(shí)在“自動(dòng)填充選項(xiàng)”中選擇“復(fù)制單元格”,得到右側(cè)結(jié)果。圖2-22.1.3數(shù)據(jù)填充

(2)填充序列,即按照等差數(shù)列進(jìn)行填充?！纠?-2】如圖2-3所示,A1單元格原始數(shù)據(jù)為1,使用填充柄拖動(dòng)鼠標(biāo)至A10單元格,在“自動(dòng)填充選項(xiàng)”中選擇“填充序列”,就得到從1開始的等差數(shù)列。圖2-32.1.3數(shù)據(jù)填充

(3)僅填充格式?！纠?-3】如圖2-4所示,A1單元格背景顏色為黃色,字體格式為宋體11號加粗。使用填充柄拖動(dòng)鼠標(biāo)至A10單元格,在“自動(dòng)填充選項(xiàng)”中選擇“僅填充格式”,可以看到A2至A10單元格格式與A1單元格相同,但并未填充內(nèi)容,如圖2-5左側(cè)圖所示。此時(shí),在A4單元格輸入“填充”二字,可以看到字體格式與A1單元中的字體格式相同,如圖2-5右側(cè)圖所示。圖2-4圖2-52.1.4數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證

1.設(shè)置數(shù)據(jù)驗(yàn)證數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證是對單元格或單元格區(qū)域輸入的數(shù)據(jù)從內(nèi)容到數(shù)量上的限制。從規(guī)則列表中進(jìn)行選擇以限制可以在單元格中輸入的數(shù)據(jù)類型,便于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及統(tǒng)計(jì)分析,避免手工錄入錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能可以通過“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡-“數(shù)據(jù)工具”-“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置,如圖2-6所示。圖2-62.1.4數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證

【例2-4】圖2-7為差旅費(fèi)報(bào)銷單的工作表界面,利用“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”功能限制“月”列下C7單元格中輸入的內(nèi)容為1~12之間的整數(shù)。圖2-72.1.4數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證

【操作方法】第一步,選中C7單元格;第二步,在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下,單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”選項(xiàng);第三步,在“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對話框中設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的內(nèi)容,在本例中,設(shè)置C7單元格為1~12之間的整數(shù),操作過程如圖2-8所示。圖2-82.1.4數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證

設(shè)置數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證后,相應(yīng)單元格只有在通過數(shù)據(jù)驗(yàn)證后才能錄入。在本例中,C7單元格的數(shù)據(jù)有效性限制在1~12的整數(shù)中,即只有輸入的內(nèi)容為1~12的整數(shù)才允許錄入。此時(shí),若在C7單元格中輸入“13”,系統(tǒng)將自動(dòng)報(bào)錯(cuò),無法錄入,如圖2-9所示。圖2-92.1.4數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證

設(shè)置數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證后,相應(yīng)單元格只有在通過數(shù)據(jù)驗(yàn)證后才能錄入。在本例中,C7單元格的數(shù)據(jù)有效性限制在1~12的整數(shù)中,即只有輸入的內(nèi)容為1~12的整數(shù)才允許錄入。此時(shí),若在C7單元格中輸入“13”,系統(tǒng)將自動(dòng)報(bào)錯(cuò),無法錄入,如圖2-9所示。圖2-9設(shè)置數(shù)據(jù)驗(yàn)證后,還可以通過單元格格式粘貼功能將C7單元格的格式粘貼至C8至C12單元格當(dāng)中。2.1.4數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證

2.插入或刪除批注表格制作者在對表格進(jìn)行編輯的過程中,可以對表格中的內(nèi)容插入批注,以方便其他使用者了解表格內(nèi)容?？梢酝ㄟ^單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“插入批注”進(jìn)行插入,也可以在“審閱”選項(xiàng)卡下選擇“新建批注”進(jìn)行插入。【例2-5】圖2-7為差旅費(fèi)報(bào)銷單的工作表界面,已對C7單元格設(shè)置了數(shù)據(jù)驗(yàn)證,輸入內(nèi)容是1~12之間的整數(shù)。為方便其他使用者了解C7單元格的格式限制,請對C7單元格添加批注。2.1.4數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證

【操作方法】方法1：第一步,選中C7單元格,并單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇“插入批注”選項(xiàng);第二步,輸入批注內(nèi)容。方法2:第一步,選中C7單元格,并在“審閱”選項(xiàng)卡下單擊“新建批注”選項(xiàng);第二步,輸入批注內(nèi)容。如圖2-10、圖2-11所示。

圖2-10

圖2-112.1.4數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證

插入批注后,可以重新編輯或刪除批注。操作方法為:單擊已插入批注的單元格,在“審閱”選項(xiàng)卡下,選擇“編輯批注”或“刪除批注”即可,如圖2-12所示。

圖2-122.2數(shù)據(jù)排序2.2.1排序的規(guī)則排序,可以讓表格中的數(shù)據(jù)按照某種規(guī)則排列,數(shù)據(jù)間的順序包括升序和降序。在財(cái)務(wù)工作中,對數(shù)據(jù)列表進(jìn)行排序能夠讓人更直觀地觀察數(shù)據(jù)的規(guī)律,便捷地找到某一特殊數(shù)據(jù)。Excel2019系統(tǒng)按照如下規(guī)則對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序:(1)針對數(shù)值型數(shù)據(jù),系統(tǒng)按照數(shù)值的大小進(jìn)行排序;(2)針對日期型數(shù)據(jù),系統(tǒng)按照日期的先后進(jìn)行排序;(3)針對時(shí)間型數(shù)據(jù),系統(tǒng)按照時(shí)間的先后進(jìn)行排序;(4)針對邏輯型數(shù)據(jù),系統(tǒng)按照TRUE>FLASE的規(guī)則進(jìn)行排序;(5)針對文本型數(shù)據(jù),系統(tǒng)對文本中每個(gè)字符按從左到右的順序進(jìn)行比較,并按照字符的ASCII(美國信息交換標(biāo)準(zhǔn)代碼)順序進(jìn)行排序,即所有漢字(按拼音或筆畫順序)>所有字母(按字母順序,如區(qū)分大小寫,則小寫>大寫)>所有數(shù)字(按數(shù)值大小)>空格。2.2.1排序的規(guī)則其中,漢字按拼音順序還是筆畫順序排序、字母排序是否區(qū)分大小寫,均可在“排序選項(xiàng)”中選擇。操作方法是:第一步,單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡;第二步,在“排序和篩選”組中單擊“排序”選項(xiàng);第三步,單擊“選項(xiàng)”按鈕;第四步,選擇是否區(qū)分大小寫;第五步,選擇排序方向;第六步,選擇文字的排序方法;第七步,單擊“確定”選項(xiàng),如圖2-13所示。

圖2-132.2.2排序的操作方法1.簡單排序(單個(gè)條件排序)第一步,選定工作表數(shù)據(jù)區(qū)域中的某個(gè)單元格或者部分單元格區(qū)域;第二步,單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡;第三步,單擊“排序和篩選”組中的“升序”,即“”選項(xiàng),或“降序”,即“”選項(xiàng)。2.2.2排序的操作方法2.復(fù)雜排序(多重條件排序)第一步,選定工作表數(shù)據(jù)區(qū)域中的某個(gè)單元格或者部分單元格區(qū)域;第二步,單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡;第三步,單擊“排列和篩選”組中的“排序”,即“”選項(xiàng);第四步,在“排序”對話框中對排序條件進(jìn)行設(shè)置。排序條件主要包括:根據(jù)哪一列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序,排序依據(jù),排序次序,同時(shí)還可以添加條件、刪除條件、復(fù)制條件等,如圖2-14所示。圖2-142.2.3排序的操作實(shí)例【例2-6】圖2-15為一組數(shù)據(jù),要求:按照A列數(shù)據(jù)進(jìn)行升序排列,并使B列、C列與A列一起移動(dòng)。圖2-152.2.3排序的操作實(shí)例【操作方法】第一步,在工作表數(shù)據(jù)區(qū)域中單擊任意單元格;第二步,在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中單擊“排序”選項(xiàng);第三步,取消勾選“數(shù)據(jù)包含標(biāo)題”選項(xiàng);第四步,在排序條件中,“列”選擇“列A”,“排序依據(jù)”選擇“單元格值”,“次序”選擇“升序”;第五步,單擊“確定”選項(xiàng)。操作步驟如圖2-16所示。圖2-162.2.3排序的操作實(shí)例【操作方法】第一步,在工作表數(shù)據(jù)區(qū)域中單擊任意單元格;第二步,在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中單擊“排序”選項(xiàng);第三步,取消勾選“數(shù)據(jù)包含標(biāo)題”選項(xiàng);第四步,在排序條件中,“列”選擇“列A”,“排序依據(jù)”選擇“單元格值”,“次序”選擇“升序”;第五步,單擊“確定”選項(xiàng)。操作步驟如圖2-16所示。由操作結(jié)果可以看出,當(dāng)僅選定工作表數(shù)據(jù)區(qū)域中的某一個(gè)單元格并對其進(jìn)行排序時(shí),意味著對整個(gè)表格數(shù)據(jù)進(jìn)行排序,整個(gè)數(shù)據(jù)表會(huì)隨著排序關(guān)鍵字所在列的數(shù)據(jù)變化而變化。圖2-162.2.3排序的操作實(shí)例【例2-7】原始數(shù)據(jù)如圖2-17所示。要求:對A1至B2單元格區(qū)域內(nèi)的數(shù)據(jù)按照A列數(shù)值進(jìn)行降序排列。圖2-172.2.3排序的操作實(shí)例【操作方法】第一步,拖動(dòng)鼠標(biāo)選擇A1至B2單元格區(qū)域;第二步,在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中單擊“排序”選項(xiàng);第三步,取消勾選“數(shù)據(jù)包含標(biāo)題”選項(xiàng);第四步,在排序條件中,“列”選擇“列A”,“排序依據(jù)”選擇“單元格值”,“次序”選擇“降序”;第五步,單擊“確定”選項(xiàng)。操作結(jié)果如圖2-18所示。由操作結(jié)果可以看出,當(dāng)選定的工作表數(shù)據(jù)區(qū)域包含多列數(shù)據(jù)時(shí),意味著僅對選中區(qū)域進(jìn)行排序。圖2-182.2.3排序的操作實(shí)例【例2-8】假設(shè)某高校三個(gè)食堂外包,承包方列出了食堂銷售收入明細(xì),如圖2-19所示。要求:按收入類別進(jìn)行升序排列,同時(shí),對于同一收入類別,按照收入金額降序排列。圖2-192.2.3排序的操作實(shí)例【操作方法】如圖2-20所示,第一步,拖動(dòng)鼠標(biāo),選中工作表內(nèi)數(shù)據(jù)區(qū)域;第二步,單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下“排序”選項(xiàng);第三步,選擇主要關(guān)鍵字為“收入類別”;第四步,選擇次序?yàn)椤吧颉?第五步,單擊“添加條件”;第六步,選擇次要關(guān)鍵字為“收入金額”;第七步,選擇次序?yàn)榻敌?第八步,單擊“確定”選項(xiàng)。操作結(jié)果如圖2-21所示。圖2-20圖2-212.3數(shù)據(jù)篩選2.3.1自動(dòng)篩選Excel具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)篩選功能,該功能可以根據(jù)篩選條件顯示符合條件的數(shù)據(jù),同時(shí)將不符合條件的數(shù)據(jù)暫時(shí)隱藏。注意,進(jìn)行篩選操作時(shí),數(shù)據(jù)列表中必須含有列標(biāo)簽。1.自動(dòng)篩選數(shù)據(jù)的基本步驟第一步,選定工作表數(shù)據(jù)區(qū)域中的某個(gè)單元格或者部分單元格;第二步,單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下“排序和篩選”組中的“篩選”選項(xiàng);第三步,單擊下拉箭頭,打開篩選清單,選擇相應(yīng)的篩選條件。通過篩選的數(shù)據(jù)將被顯示,而不符合篩選條件的數(shù)據(jù)將被暫時(shí)隱藏。當(dāng)需要恢復(fù)原有全部數(shù)據(jù)時(shí),只需在篩選清單中勾選“全選”選項(xiàng)。當(dāng)需要取消自動(dòng)篩選時(shí),只需再次單擊“篩選”選項(xiàng)。2.3.1自動(dòng)篩選【例2-9】如圖2-22,任意選定某一單元格(如A8單元格),點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下“篩選”選項(xiàng),此時(shí)可以看到,工作表數(shù)據(jù)區(qū)域中每一列的第一行單元格都出現(xiàn)了篩選的下拉箭頭。通過單擊下拉箭頭能夠?qū)ο路綌?shù)據(jù)進(jìn)行篩選。圖2-222.3.1自動(dòng)篩選【例2-10】如圖2-23,任意選定某一數(shù)據(jù)區(qū)域(如B8至D10單元格區(qū)域),點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下“篩選”選項(xiàng),此時(shí)可以看到,選定區(qū)域的第一行成為字段名(如圖2-23所示),系統(tǒng)能夠?qū)x定區(qū)域第一行以下的同列所有數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行篩選(如圖2-24所示)。圖2-23圖2-242.3.1自動(dòng)篩選【例2-11】基于上例中的數(shù)據(jù),要求:通過篩選使工作表顯示二食堂的相關(guān)數(shù)據(jù)?！静僮鞣椒ā康谝徊?選定數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)任意單元格,或選中所有數(shù)據(jù)區(qū)域,單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下“篩選”選項(xiàng);第二步,單擊“單位”的下拉箭頭;第三步,在篩選清單中,選擇“二食堂”;第四步,單擊“確定”選項(xiàng),如圖2-25所示。圖2-252.3.1自動(dòng)篩選操作結(jié)果如圖2-26所示,由操作結(jié)果可以看到,工作表底部狀態(tài)欄顯示“在18條記錄中找到6個(gè)”,即對篩選結(jié)果做了計(jì)數(shù)統(tǒng)計(jì)。圖2-262.3.1自動(dòng)篩選注意,此時(shí)如果選擇“收入金額”下的數(shù)據(jù),即D2至D15單元格區(qū)域,在狀態(tài)欄中能夠看到二食堂收入金額的平均值、最小值、最大值和求和。(如圖2-27所示。)將Excel的自定義狀態(tài)欄功能和篩選功能相結(jié)合,能夠很快得到簡單的統(tǒng)計(jì)和計(jì)算結(jié)果,這對財(cái)務(wù)人員快速篩選數(shù)據(jù)非常實(shí)用。圖2-272.3.1自動(dòng)篩選2.對數(shù)據(jù)區(qū)域按顏色篩選【例2-12】數(shù)據(jù)區(qū)域見圖2-28,要求:篩選出“收入類別”下字體為紅色,且“收入金額”下單元格填充為黃色的數(shù)據(jù)。圖2-282.3.1自動(dòng)篩選【操作方法】第一步,單擊“收入類別”的下拉箭頭。第二步,單擊“按顏色篩選”。第三步,選擇紅色(如圖2-29所示)。圖2-292.3.1自動(dòng)篩選【操作方法】第四步,單擊“收入金額”的下拉箭頭。第五步,單擊“按顏色篩選”。第六步,單擊需要篩選的單元格顏色(如圖2-30所示)。圖2-302.3.1自動(dòng)篩選3.對數(shù)據(jù)區(qū)域按數(shù)字篩選對于財(cái)務(wù)人員而言,對數(shù)字、金額等進(jìn)行篩選是比較常用的功能。數(shù)字篩選的方式非常多,如圖2-31所示,使用者可以根據(jù)實(shí)際情況選擇篩選方式。圖2-312.3.1自動(dòng)篩選【例2-13】數(shù)據(jù)如圖2-32所示,要求:篩選出“收入金額”在人民幣500000~1000000元之間的數(shù)據(jù)。圖2-322.3.1自動(dòng)篩選【操作方法】第一步,單擊“收入金額”的下拉箭頭。第二步,在篩選清單中單擊“數(shù)字篩選”選項(xiàng)。第三步,單擊“介于”選項(xiàng)。如圖2-33所示。第四步,輸入篩選條件,即大于或等于500000;小于或等于1000000(如圖2-34所示)。最終篩選結(jié)果如圖2-35所示。圖2-33圖2-34圖2-352.3.2高級篩選進(jìn)行高級篩選時(shí),首先,在工作表數(shù)據(jù)區(qū)域外建立篩選條件區(qū)域?！纠?-14】如圖2-36,復(fù)制第一行表頭至F1至I1單元格,并在F2和F3單元格分別輸入“一食堂”和“二食堂”,此時(shí),F2至F3單元格區(qū)域?yàn)楹Y選條件區(qū)域。圖2-362.3.2高級篩選注意,篩選條件區(qū)域中,若條件輸入在同一行,則該行條件是必須同時(shí)滿足的條件;若條件輸入在不同行,則不同行條件只要滿足其一即可。篩選條件可以是文本或數(shù)值條件,也可以是計(jì)算條件。其次,選定工作表數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格,單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下“排序和篩選”組內(nèi)的“高級”選項(xiàng),打開“高級篩選”對話框,按照對話框內(nèi)指示進(jìn)行相應(yīng)操作即可進(jìn)行高級篩選。高級篩選可在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果,也可以將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置。若選擇復(fù)制到其他位置,則在“復(fù)制到”選項(xiàng)處輸入或選擇復(fù)制區(qū)域的左上角單元格地址。操作過程如圖2-37所示。圖2-372.3.2高級篩選注意,篩選條件區(qū)域中,若條件輸入在同一行,則該行條件是必須同時(shí)滿足的條件;若條件輸入在不同行,則不同行條件只要滿足其一即可。篩選條件可以是文本或數(shù)值條件,也可以是計(jì)算條件。其次,選定工作表數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意單元格,單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下“排序和篩選”組內(nèi)的“高級”選項(xiàng),打開“高級篩選”對話框,按照對話框內(nèi)指示進(jìn)行相應(yīng)操作即可進(jìn)行高級篩選。高級篩選可在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果,也可以將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置。若選擇復(fù)制到其他位置,則在“復(fù)制到”選項(xiàng)處輸入或選擇復(fù)制區(qū)域的左上角單元格地址。操作過程如圖2-37所示。圖2-372.3.2高級篩選篩選結(jié)果如圖2-38所示,Excel根據(jù)篩選條件區(qū)域的篩選條件,將“單位”為“一食堂”和“二食堂”的數(shù)據(jù)篩選出來,并復(fù)制到起始單元格為F5單元格的區(qū)域內(nèi)。高級篩選還提供了“選擇不重復(fù)的記錄”選項(xiàng),此操作可實(shí)現(xiàn)篩選結(jié)果刪除重復(fù)項(xiàng)的功能。圖2-382.4圖表操作2.4.1圖表的建立針對工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)域,Excel可以生成圖表。操作步驟(見圖2-39)為:第一步,選中需要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域;第二步,在“插入”選項(xiàng)卡下“圖表”組中單擊“查看所有圖表”,即“”;第三步,選擇需要生成的圖表類型;第四步,選擇需要生成的圖表樣式;第五步,單擊“確定”選項(xiàng),生成圖表。圖2-392.4.1圖表的建立Excel為使用者提供了17種圖表類型,包括柱形圖、折線圖、餅圖、條形圖、面積圖、XY散點(diǎn)圖、地圖、股價(jià)圖、曲面圖、雷達(dá)圖、樹狀圖、旭日圖、直方圖、箱形圖、瀑布圖、漏斗圖、組合圖,基本滿足日常工作中對數(shù)據(jù)的分析要求。此外,根據(jù)所選數(shù)據(jù)的特征,Excel能夠給使用者推薦圖表,可通過“插入”選項(xiàng)卡下“圖表”組中的“推薦的圖表”選項(xiàng)實(shí)現(xiàn)。注意,Excel建立的圖表具有隨數(shù)據(jù)源的改變而自動(dòng)更新的功能,即所選數(shù)據(jù)區(qū)域的數(shù)據(jù)有所改變時(shí),圖表能夠進(jìn)行相應(yīng)的更新。圖2-392.4.2圖表的編輯插入圖表后,Excel功能區(qū)將自動(dòng)生成“圖表工具”,其中包括“設(shè)計(jì)”和“格式”選項(xiàng)卡。使用者可以應(yīng)用這兩個(gè)選項(xiàng)卡對生成的圖表進(jìn)行編輯?！霸O(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下的功能如圖2-40所示,主要包括圖表布局、圖表樣式、數(shù)據(jù)、類型、位置。圖2-402.4.2圖表的編輯“格式”選項(xiàng)卡下的功能如圖2-41所示,主要包括當(dāng)前所選內(nèi)容、插入形狀、形狀樣式、藝術(shù)字樣式、輔助功能、排列及大小。圖2-412.4.2圖表的編輯1.添加圖表元素在對圖表進(jìn)行編輯時(shí),最常用的功能是“添加圖表元素”,通過此功能可以添加或刪除圖表的顯示元素?！疤砑訄D表元素”功能位于“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下“圖表布局”組中,內(nèi)含11個(gè)圖表元素:坐標(biāo)軸、坐標(biāo)軸標(biāo)題、圖表標(biāo)題、數(shù)據(jù)標(biāo)簽(將具體數(shù)據(jù)標(biāo)簽顯示在圖表中)、數(shù)據(jù)表(設(shè)置原數(shù)據(jù)表是否顯示在圖表中)、誤差線、網(wǎng)格線、圖例、線條、趨勢線、漲/跌柱線,如圖2-42所示,且每個(gè)元素都有具體選項(xiàng),使用者可根據(jù)實(shí)際操作要求進(jìn)行選擇。此外,生成圖表后,單擊圖表右上角的十字標(biāo)志,也可以選擇圖表元素。圖2-422.4.2圖表的編輯2.切換行/列在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下,“數(shù)據(jù)”組中有“切換行/列”功能。切換行/列,即交換坐標(biāo)軸上的數(shù)據(jù)。表2-1為某單位2016—2019年?duì)I業(yè)收入、營業(yè)成本對比表。將表2-1輸入到Excel工作表中,選擇數(shù)據(jù)區(qū)域并生成“簇狀柱形圖”,如圖2-43所示。圖2-432.4.2圖表的編輯選中圖表,單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下“數(shù)據(jù)”組中的“切換行/列”,此時(shí)圖表結(jié)果如圖2-44所示。圖2-442.4.2圖表的編輯3.選擇數(shù)據(jù)使用“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下“數(shù)據(jù)”組中的“選擇數(shù)據(jù)”功能,能夠更改圖表中包含的數(shù)據(jù)區(qū)域?！纠?-15】將表2-1輸?shù)紼xcel工作表中,選擇數(shù)據(jù)區(qū)域并生成“簇狀柱形圖”。若將工作表中“營業(yè)成本”相關(guān)數(shù)據(jù)隱藏,即隱藏工作表中第五行,顯示結(jié)果如圖2-45所示。圖表僅包含“營業(yè)收入”的數(shù)據(jù),而不顯示“營業(yè)成本”的數(shù)據(jù)。圖2-452.4.2圖表的編輯單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下“數(shù)據(jù)”組中的“選擇數(shù)據(jù)”選項(xiàng),系統(tǒng)會(huì)彈出“選擇數(shù)據(jù)源”對話框,如圖2-46所示。在“選擇數(shù)據(jù)源”對話框中可以設(shè)置圖表數(shù)據(jù)區(qū)域、切換行/列,還可以對圖例項(xiàng)和水平(分類)軸標(biāo)簽進(jìn)行選擇。圖2-462.4.2圖表的編輯使用者可以通過單擊左下角的“隱藏的單元格和空單元格”選項(xiàng),選擇圖表中是否顯示隱藏行/列的數(shù)據(jù),如圖2-47所示。圖2-472.4.2圖表的編輯若勾選“顯示隱藏行列中的數(shù)據(jù)”,并單擊“確定”選項(xiàng),則結(jié)果如圖2-48所示。此時(shí),盡管“營業(yè)成本”的相關(guān)數(shù)據(jù)被隱藏,但圖表中依然包含“營業(yè)成本”的相關(guān)數(shù)據(jù)。圖2-482.4.3圖表的復(fù)制、移動(dòng)和刪除圖表復(fù)制與單元格復(fù)制的方法相同,選定圖表區(qū)域后,單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇菜單中的“復(fù)制”選項(xiàng),或者使用快捷鍵Ctrl+C進(jìn)行復(fù)制,再選定要復(fù)制圖表的位置,進(jìn)行“粘貼”操作即可。圖表的移動(dòng)包括在同一工作表內(nèi)移動(dòng),以及移動(dòng)至其他工作表中。在同一工作表內(nèi),選定圖表區(qū)域后,當(dāng)光標(biāo)變?yōu)椤啊睍r(shí),即可在同一工作表內(nèi)輕松移動(dòng)圖表。要將圖表移動(dòng)至其他工作表,在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡下“位置”組中單擊“移動(dòng)圖表”,此時(shí)系統(tǒng)彈出“移動(dòng)圖表”對話框,如圖2-49所示。若勾選“新工作表:Chart1”,即新建工作表,命名為“Chart1”,并將圖表移至Chart1工作表中,其中,新工作表名稱“Chart1”可自行更改;若勾選“對象位于”,即將圖表移動(dòng)至工作簿中已有的工作表當(dāng)中。此外,直接使用剪切+粘貼的方法,可以將圖表剪切后復(fù)制到其他工作表中。刪除圖表時(shí),只需選中需要?jiǎng)h除的圖表,按下退格鍵(Backspace鍵)或刪除鍵(Delete鍵),即可刪除圖表。圖2-492.5圖表操作數(shù)據(jù)透視表與數(shù)據(jù)透視圖2.5.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表是一種交互表格,是能夠計(jì)算、匯總和分析數(shù)據(jù)的強(qiáng)大工具,可以幫助使用者了解數(shù)據(jù)的對比情況和規(guī)律。對于財(cái)務(wù)人員來說,使用數(shù)據(jù)透視表能夠直觀、快速地查看和分析大類項(xiàng)目的數(shù)據(jù)?！纠?-16】創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟(如圖2-50所示)如下:第一步,選擇要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的單元格。注意,數(shù)據(jù)不應(yīng)有任何空行或列,必須只有一個(gè)行標(biāo)題。第二步,選擇“插入”選項(xiàng)卡下“數(shù)據(jù)透視表”選項(xiàng)。第三步,在“請選擇要分析的數(shù)據(jù)”下,選擇“選擇一個(gè)表或區(qū)域”選項(xiàng);在“選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置”下,可以選擇“新工作表”,此時(shí)生成的透視表將放到一個(gè)新的工作表中,或者選擇“現(xiàn)有工作表”并選擇要顯示數(shù)據(jù)透視表的位置,此時(shí)生成的透視表將放到當(dāng)前工作表中。第四步,單擊“確定”選項(xiàng)。圖2-492.5.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表按上述步驟進(jìn)行操作,將得到圖2-51的結(jié)果,可以看到Excel界面右側(cè)出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表字段”窗口。圖2-512.5.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表按上述步驟進(jìn)行操作,將得到圖2-51的結(jié)果,可以看到Excel界面右側(cè)出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表字段”窗口。此時(shí),使用者可以在數(shù)據(jù)透視表中添加字段,從而構(gòu)成數(shù)據(jù)透視表。注意,所選字段將添加至默認(rèn)區(qū)域,即非數(shù)字字段添加到“行”,日期和時(shí)間層次結(jié)構(gòu)將添加到“列”,數(shù)值字段將添加到“值”。若要將字段從一個(gè)區(qū)域移到另一個(gè)區(qū)域,可以選中該字段,按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)至目標(biāo)區(qū)域。圖2-512.5.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表【例2-17】在圖2-51的基礎(chǔ)上,選中“單位”和“收入金額”字段。根據(jù)系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置,“單位”屬于非數(shù)字字段,則自動(dòng)添加至“行”區(qū)域;“收入金額”為數(shù)值字段,則自動(dòng)添加至“值”區(qū)域。操作結(jié)果如圖2-52所示。由結(jié)果可以看到,通過數(shù)據(jù)透視表能夠迅速且直觀地“透視”各個(gè)單位的收入金額。圖2-522.5.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表【例2-18】在圖2-52的基礎(chǔ)上,選中“單位”“時(shí)間”“收入金額”字段。根據(jù)系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置,“單位”屬于非數(shù)字字段,則自動(dòng)添加至“行”區(qū)域;“時(shí)間”屬于非數(shù)字字段,則自動(dòng)添加至“行”區(qū)域;“收入金額”屬于數(shù)值字段,則自動(dòng)添加至“值”區(qū)域。操作結(jié)果如圖2-53所示。圖2-532.5.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表根據(jù)結(jié)果可以看到不同單位在不同時(shí)間的收入金額總和。接下來,嘗試將“時(shí)間”字段從“行”區(qū)域拖動(dòng)至“列”區(qū)域。操作結(jié)果如圖2-54所示。圖2-542.5.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表根據(jù)結(jié)果可以看到不同單位在不同時(shí)間的收入金額總和。接下來,嘗試將“時(shí)間”字段從“行”區(qū)域拖動(dòng)至“列”區(qū)域。操作結(jié)果如圖2-54所示。此外,數(shù)據(jù)透視表還有篩選功能,每個(gè)標(biāo)簽都有下拉箭頭,單擊下拉箭頭能夠?qū)ψ侄芜M(jìn)行篩選,方便使用者操作。圖2-542.5.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表根據(jù)結(jié)果可以看到不同單位在不同時(shí)間的收入金額總和。接下來,嘗試將“時(shí)間”字段從“行”區(qū)域拖動(dòng)至“列”區(qū)域。操作結(jié)果如圖2-54所示。此外,數(shù)據(jù)透視表還有篩選功能,每個(gè)標(biāo)簽都有下拉箭頭,單擊下拉箭頭能夠?qū)ψ侄芜M(jìn)行篩選,方便使用者操作。圖2-542.5.2創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖數(shù)據(jù)透視圖是通過對數(shù)據(jù)透視表中的匯總數(shù)據(jù)添加可視化效果得到的圖表,是對數(shù)據(jù)透視表的補(bǔ)充,以便使用者對數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更直觀的查看和比較。對于財(cái)務(wù)工作人員來說,應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖,能夠更便捷地得到企業(yè)的關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)并做出決策。數(shù)據(jù)透視圖與標(biāo)準(zhǔn)圖表相同,能夠顯示數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)類別、數(shù)據(jù)標(biāo)記、坐標(biāo)軸等,也能夠更改圖表類型和其他選項(xiàng),如標(biāo)題、圖例的位