第二章采購組織

第二章采購組織管理本章內(nèi)容：采購組織的含義及在企業(yè)中的位置采購組織設(shè)計〔原那么及類型〕采購組織內(nèi)部構(gòu)造及其職能設(shè)置采購部門與其他部門的關(guān)系結(jié)合采購

引例ElectricalIndustrial的采購組織問題見教材P46.采購組織的含義采購組織是指為了完成企業(yè)的采購義務(wù)，保證消費運營活動順利進展，由采購人員按照一定的規(guī)那么組成的一種采購團隊。采購的組織定位非常依賴于管理層對于采購職能所持的看法。當(dāng)管理層主要將采購職能看做是業(yè)務(wù)活動時，就會呵斥采購部門在組織等級中處于相當(dāng)?shù)偷奈恢谩５?，假設(shè)管理層將采購視為一個重要的競爭要素，并且對組織具有戰(zhàn)略重要性，那么采購經(jīng)理就很有能夠向董事會匯報。影響采購組織設(shè)置的要素采購與供應(yīng)部門：規(guī)模位置構(gòu)造人員配備技術(shù)手段采購與供應(yīng)職能對于組織的重要性供應(yīng)市場活動的性質(zhì)常規(guī)的VS.戰(zhàn)略的是集權(quán)化還是分權(quán)化決策與其它部門的關(guān)系采購組織在企業(yè)中的位置影響管理層對采購職能的認識與期望，取決于以下方面對公司的重要性：采購支出占總營業(yè)額的百分比公司采購的原料，當(dāng)下市場供應(yīng)情況公司的財務(wù)情況。在發(fā)生嚴(yán)重財務(wù)虧損的時候，管理層會對采購業(yè)務(wù)和與采購相關(guān)的本錢提出更高的要求，這導(dǎo)致對會計責(zé)任的更高要求。管理層本身的知識和程度采購與供應(yīng)職能的重要性與組織對外的支出有關(guān)采購支出在營業(yè)額中所占的比重組織的例子采購與供應(yīng)職能的地位通常50%以上制造行業(yè)向CEO或其他級別相當(dāng)?shù)墓芾碚邊R報35-50%左右第一產(chǎn)業(yè)-例如石油業(yè)或采礦業(yè)向CEO的代表或其他級別相當(dāng)?shù)墓芾碚邊R報25-35%左右醫(yī)療機構(gòu)向高級經(jīng)理匯報通常小于25%咨詢公司較低級人員的任務(wù)，可能還同時承擔(dān)其他部門的工作假設(shè)采購與供應(yīng)職能被賦予的職責(zé)、位置以及資源與它在組織中的重要性不一致，那么它對于加強組織競爭力的潛在優(yōu)勢能夠發(fā)揚不出來，或者呵斥資源浪費。采購組織在企業(yè)中的位置隸屬于消費部主要職責(zé)是協(xié)助消費任務(wù)順利進展，因此，任務(wù)重點就是提供物料滿足消費需求，其他職能處于次要位置。適用于消費型企業(yè)或工廠。采購組織在企業(yè)中的位置隸屬于行政部主要職能是獲得有競爭力的價錢與付款方式。但由于獨立于消費部門，能夠難以保證消費部門物料需求的時間和質(zhì)量。適用于規(guī)模較大，采購物品種類繁多的制外型企業(yè)。采購組織在企業(yè)中的位置隸屬于資材部主要功能是配合消費制造單位，起到物料補給的作用。采購部門在組織中處于附屬支持性位置。適用于物料需求不容易管理，需求采購部門與其它部門協(xié)調(diào)的企業(yè)中。采購組織在企業(yè)中的位置隸屬于高級管理層采購位置提升的標(biāo)志。主要職責(zé)在于降低本錢，是表達采購部門作為新的利潤源泉的標(biāo)志。適用于消費規(guī)模不大，但物料或商品在制造本錢中所占比率較高的企業(yè)。采購組織設(shè)計〔原那么〕設(shè)計原那么部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)的性質(zhì)和規(guī)模相順應(yīng)。部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)采購目的、方針相順應(yīng)。部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)的管理程度相順應(yīng)。例如，假設(shè)企業(yè)規(guī)模小，產(chǎn)品構(gòu)造單一，設(shè)置單一的采購部門并直接向總經(jīng)理匯報任務(wù)較好；一些企業(yè)規(guī)模較大，業(yè)務(wù)較多、管理繁雜，這樣的企業(yè)可以設(shè)置獨立的采購部門體系，并向分管采購的副總經(jīng)理匯報任務(wù)；對于一些規(guī)模大，產(chǎn)品種類多，原資料需求差別性大，各子公司的地理位置間隔遠的企業(yè)，可采用較為分散的采購方式。采購組織設(shè)計〔類型〕分散型組織各預(yù)算單位自行開展采購活動的一種采購實施方式。分散型采購組織的特點：適用：擁有多樣化運營單位構(gòu)造的跨行業(yè)公司。優(yōu)點缺點自主性、靈活性、多樣性可在本地采購，受當(dāng)?shù)貧g迎有利于部門間競爭造成供應(yīng)商分散和混亂技術(shù)人員短缺，成本上升重復(fù)采購、分支部門間缺乏溝通缺乏財務(wù)控制過量的地方采購采購組織設(shè)計〔類型〕集中型采購組織由一個部門一致組織本系統(tǒng)的采購活動的采購實施方式。集中型采購組織的特點：適用：下屬運營單位購買產(chǎn)品一樣或類似的公司。優(yōu)點缺點規(guī)模效應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，節(jié)省人員和工作量，有利于采購戰(zhàn)略的實施有利于財務(wù)管理利于更好的全面庫存管理和材料利用避免因為供應(yīng)短缺而引起集團部門間的競爭上下級之間的抱怨過高的管理費用對市場的反應(yīng)較慢采購組織設(shè)計〔類型〕混合型在公司總部的管理層上設(shè)置采購部門，同時各個運營單位也有本人的采購部門；公司采購部門和各運營部門采購有著明顯的分工。這種構(gòu)造方式結(jié)合了兩種采購組織方式的優(yōu)點，可以做到分散和集中的有效結(jié)合。采購組織設(shè)計〔類型〕跨部門采購職能小組構(gòu)造采購組織中比較新穎的一種組織方式，其做法是在公司總部設(shè)立采購總部，同時在各運營單位也分設(shè)采購部門，各運營單位的采購經(jīng)理既擔(dān)任本部門的采購，向本單位的主管匯報，同時也需求向CPO匯報以獲得本部門的采購與公司的政策相適宜。這種組織表達了采購的靈敏性。CEO首席采購總監(jiān)〔CPO〕部門1部門2部門3部門4采購經(jīng)理1采購經(jīng)理2采購經(jīng)理3采購經(jīng)理4各部門對甲類商品的采購需求各部門對乙類商品的采購需求。。。。。。。。。。。。。。。。。。采購組織設(shè)計〔類型〕采購?fù)獍吞摂M組織外包本企業(yè)的采購并缺乏以提供組織所需求的競爭優(yōu)勢，將采購活動外包給一個更先進的、在戰(zhàn)略上具有自動性的組織那么可以獲得這種競爭優(yōu)勢；現(xiàn)有的采購組織構(gòu)造不能應(yīng)對迅速的變化；現(xiàn)有的組織和程序不能使采購戰(zhàn)略高效。虛擬采購組織一個具有中心嚴(yán)密、外圍松散特征的構(gòu)造，可以提高企業(yè)運營層面上的集中度和靈敏性。中心為采購專家組成的嚴(yán)密中心，外圍是流動的企業(yè)運營方面的專家。中心層擔(dān)任采購流程、采購戰(zhàn)略、職業(yè)開展以及采購過程中的員工招聘、培訓(xùn)和開展。采購組織內(nèi)部構(gòu)造采購組織內(nèi)部的設(shè)計各個企業(yè)會有所不同，但通常會按以下的角度來設(shè)計采購部門：按采購地域設(shè)計按物品類別設(shè)計按采購功能設(shè)計按采購流程設(shè)計混合式編組按采購地域設(shè)計按物品類別設(shè)計………優(yōu)點：權(quán)責(zé)清楚；規(guī)模經(jīng)濟；與供應(yīng)商關(guān)系良好；任務(wù)有彈性缺陷：任務(wù)繁雜，無法專精按采購功能設(shè)計按采購流程設(shè)計優(yōu)點：效率高，相互制衡缺陷：各自為政，手續(xù)繁雜，延誤時效混合式編組采購管理部門的職責(zé)戰(zhàn)略層次運營方針、程序和義務(wù)闡明書的制定和發(fā)布開發(fā)和實施采購作業(yè)績效的審計和復(fù)查程序建立長期合同與供應(yīng)商戰(zhàn)略相關(guān)的決策艱苦的制造和購買決策與后向一體化有關(guān)的決策與價錢轉(zhuǎn)移和公司間的供應(yīng)政策有關(guān)的決策與互惠協(xié)議、互惠貿(mào)易和易貨貿(mào)易政策有關(guān)的決策戰(zhàn)術(shù)層次供應(yīng)商協(xié)定預(yù)備和開展價值分析程序采用和實施供應(yīng)商認證程序普通的供應(yīng)商選擇和訂約業(yè)務(wù)層次訂購過程與發(fā)出訂單有關(guān)的一切規(guī)劃預(yù)算管理供應(yīng)商表現(xiàn)的監(jiān)控和評價處理糾紛部門可能涉及到的采購活動高層管理部門·制定供應(yīng)戰(zhàn)略并監(jiān)管采購支出研究與開發(fā)部門·確定新技術(shù)、新材料以及它們的成本和風(fēng)險·產(chǎn)品設(shè)計涉及供應(yīng)商生產(chǎn)和/或其他使用部門·做出自制或購買決策·決定所需要物料的規(guī)格要求·監(jiān)督供應(yīng)商的表現(xiàn)銷售部門·評價市場條件和趨勢法律部門·預(yù)備合同質(zhì)量管理·為購買產(chǎn)品制定質(zhì)量保證標(biāo)準(zhǔn)·評價潛在供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系·執(zhí)行接受檢驗顧客支持·確定需求·評價購進物料的顧客滿意程度維修·評價購進產(chǎn)品的使用效果財務(wù)與會計·制定預(yù)算·對供應(yīng)的財務(wù)狀況進行評價·支付貨款和查收發(fā)票采購部門與其他部門的關(guān)系結(jié)合采購所謂結(jié)合采購，是指聚集同行業(yè)或關(guān)系企業(yè)的需求量，向供應(yīng)商訂購，它是多個企業(yè)之間的采購聯(lián)盟行為，可以以為是集中采購在外延上的進一步拓展。實施結(jié)合采購的必要性：各企業(yè)都設(shè)有采購及相關(guān)業(yè)務(wù)的執(zhí)行和管理部門〔麻雀雖小，五臟俱全〕；多頭對外，分散采購；各企業(yè)自備庫存，各企業(yè)缺乏交流和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致庫存量增大；采購環(huán)節(jié)的管理控制和技術(shù)管理任務(wù)反復(fù)進展，導(dǎo)致管理費用高；采購應(yīng)變才干差。優(yōu)點：〔1)統(tǒng)籌供需，建立產(chǎn)銷次序?！?)采購、管理、運輸環(huán)節(jié)：價錢降低。〔3)促進同業(yè)協(xié)作，達成經(jīng)濟外交?！?〕倉儲環(huán)節(jié)：一致調(diào)撥，減少物資的積壓和資金占用，減少因器材供應(yīng)短缺呵斥的消費停頓損失。缺陷：〔1)采購作業(yè)手續(xù)復(fù)雜，主辦單位必需煞費周章?！?)采購時機與條件未必能配合個別需求。〔3)呵斥結(jié)合壟斷。結(jié)合采購的方式采購戰(zhàn)略聯(lián)盟指兩個或兩個以上的企業(yè)出于對整個世界市場的預(yù)期目的和企業(yè)本身總體運營目的的思索，采取一種長期結(jié)合與協(xié)作的采購方式。這種結(jié)合是自發(fā)的，非強迫性的，結(jié)合各方仍堅持各個公司采購的獨立性和自主權(quán)，彼此依托相互間達成的協(xié)議以及經(jīng)濟利益的思索結(jié)合成松散的整體?，F(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開展，開辟了一個嶄新的企業(yè)協(xié)作空間，企業(yè)可經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)保證采購信息的即時傳送，使處于異地甚至異國的企業(yè)實施結(jié)合采購成為能夠。國際上，一些跨國公司為充分利用現(xiàn)有規(guī)模效益，降低采購本錢、提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，正在向采購戰(zhàn)略聯(lián)盟開展。結(jié)合采購的方式通用資料的合并采購這種方式主要運用于有相互競爭關(guān)系的企業(yè)之間，經(jīng)過合并通用資料的采購數(shù)量和一致歸口采購來獲得大規(guī)模采購帶來的低價優(yōu)惠。在這種結(jié)合方式下，每一項采購業(yè)務(wù)都交給采購本錢最低的一方去完成