采購實(shí)務(wù)培訓(xùn)教材-采購作業(yè)流程及注意事項(xiàng)

采購務(wù)實(shí)培訓(xùn)-采購作業(yè)流程及本卷須知培訓(xùn)講師：趙保華1整理課件一、概述采購是指獲得生產(chǎn)產(chǎn)品或提供效勞所需的物料、零件和補(bǔ)給。采購對企業(yè)的運(yùn)作相當(dāng)重要。在制造企業(yè)中，產(chǎn)品本錢超過60%的局部來自外購零件和物料，采購員那么是企業(yè)采購工作的執(zhí)行者，他/她們的工作對企業(yè)經(jīng)營本錢的降低及企業(yè)競爭力的提升起著關(guān)鍵的作用。2整理課件二、采購作業(yè)流程1、信息收集：a.采購信息獲得：生產(chǎn)通知書、庫存方案、采購?fù)ㄖ獣f(xié)作單、BOM表、定型材料分析表、其它。b.充分了解對核對購物料的品名、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)要求。C.調(diào)查市場行情。d.搜集有關(guān)供給商的資料。e.搜集有關(guān)品質(zhì)及其它方面的資料。3整理課件2、詢價a.選擇詢價對象b.詢問價格-報(bào)價c.整理報(bào)價資料d.選擇議價對象順序4整理課件3、索樣a.索取樣品b.樣品檢驗(yàn)或試用(內(nèi)檢或外檢)c.整理檢驗(yàn)報(bào)告或試用報(bào)告并進(jìn)行比較5整理課件4、比價、議價a.經(jīng)本錢分析后，擬定底價、設(shè)定議價目標(biāo)b.決定采購條件(向供給商詳細(xì)說明品名、規(guī)格、品質(zhì)要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交期、地點(diǎn)、付款方式等)c.了解其它供給商的價格d.了解行情價的變化e.做好材料費(fèi)、加工費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、稅率、匯率等f.核對付款條件g.比較產(chǎn)能品質(zhì)交期等6整理課件5、評估a.同規(guī)格產(chǎn)品應(yīng)找?guī)准夜┙o商詢價比價議價b.供給商的信譽(yù)度c.售后效勞d.供貨能力及品質(zhì)保障能力7整理課件6、決定a.選擇適當(dāng)?shù)墓┙o商(由主管決定)b.必要時簽訂采購合約8整理課件7、打PO單a.按采購?fù)ㄖ獣蛘堎弳我蟠騿蝏.詳細(xì)注明與供給商議定的條件9整理課件8、簽單a.請購單需物控員、PMC主管、分廠廠長、采購經(jīng)理、總廠廠長審批b.經(jīng)事業(yè)部主管審批后交采購總部審批c.會簽d.總裁審核e.復(fù)印留底f.給供給商10整理課件9、采購進(jìn)度的跟蹤a.落實(shí)采購進(jìn)度b.無法滿足我方要求的及時反響到PMC、業(yè)務(wù)等相關(guān)部門,并進(jìn)行異?？刂?1整理課件10、來料驗(yàn)收a.來料數(shù)量及品質(zhì)驗(yàn)收b.來料不良或MRB放行要通知供給商，并要求供給商進(jìn)行改善c.品質(zhì)不合格的退貨手續(xù)辦理12整理課件11、付款a.核對各種手續(xù)是否齊全(送貨單、入倉單、IQC檢驗(yàn)報(bào)告、IPQC反響單、PO單、生產(chǎn)通知書等)b.將做好的單據(jù)交各人廠或事業(yè)部本錢會計(jì)并登記交接c.會計(jì)做好憑證后,通知供給商開發(fā)票,收據(jù)或Invoice到我司d.追蹤付款進(jìn)度13整理課件采購PO單審單本卷須知14整理課件一、關(guān)于采購?fù)ㄖ獣?

1、品名規(guī)格應(yīng)填寫正確、詳細(xì)、完整、要注明材質(zhì)、尺寸或相關(guān)品牌、規(guī)格等(如：2位開關(guān)86系列10A250V配底盒東之陽).

15整理課件2、采購單位應(yīng)統(tǒng)一，如：種類單位種類單位種類單位晶片千個光纖卷結(jié)束帶萬條鎢原線、鉬絲線千米重油、PVC粉、DOP油、銅線噸鋼材、鋁材類等五金原材料公斤封箱膠卷化學(xué)品類、溶劑類公升、加侖、桶、瓶、公斤以桶、瓶、箱、盒為單位的物料,應(yīng)在規(guī)格欄注明其容量或個數(shù).16整理課件3、采購?fù)ㄖ獑紊掀访?、型號、?guī)格、訂單需求量、采購數(shù)量、庫存數(shù)量、平安庫存量、在途量、采購最低價、前三次價等各欄目內(nèi)容應(yīng)填寫準(zhǔn)確.4、平安庫存量應(yīng)要填寫正確、合理,減少庫存量,降低呆料風(fēng)險(xiǎn).(如:采購周期短或容易采購的物料應(yīng)要求PMC少作庫存或者不作庫存)17整理課件5、前三次價應(yīng)填寫正確，并在前三次價后面注明所含稅票率(如:增值稅17%,普通發(fā)票6%或收據(jù)).

18整理課件6、品名規(guī)格、型號、品牌、材質(zhì)不同的物料，不能共用相同物料編碼，PMC應(yīng)申請新編碼,并由研發(fā)總部BOM科編碼,動力部采購的物料或配件由動力部自行編碼.19整理課件7、首次采購的物料應(yīng)有兩家以上供給商報(bào)價，并注明類似的物料單價，如果工程部、開發(fā)部或使用單位指定供給商、規(guī)格型號、材質(zhì)、品牌,應(yīng)附指定專供的說明理由，并由指定者或指定部門簽字確認(rèn).20整理課件8、首次采購的物料應(yīng)附樣品、圖片、圖紙或簡圖以及樣品檢驗(yàn)合格報(bào)告，并交采購總部樣品室登記、留存.9、依訂單需求采購的物料應(yīng)在采購?fù)ㄖ獑紊系难a(bǔ)充說明欄注明訂單需求量.21整理課件10、新開發(fā)的供給商或原有供給商以前未曾交易而現(xiàn)在可以供給的物料,應(yīng)附上樣品檢驗(yàn)合格報(bào)告.11、所有采購?fù)ㄖ獑味家惺聵I(yè)部PMC主管、采購部主管、各事業(yè)部總經(jīng)理或其被授權(quán)人簽名確認(rèn).22整理課件二、關(guān)于采購PO單之要求

1、供給商資料應(yīng)填寫正確、完整〔如:供給商名稱、地址、、、聯(lián)系人等〕2、交貨日期要合理(簽單時間不能晚于交貨時間),并提供供給商合理的備料和生產(chǎn)期限.3、料號、品名規(guī)格、單位、數(shù)量、單價等應(yīng)與采購?fù)ㄖ獣系膬?nèi)容一致.4、付款方式應(yīng)以月結(jié)付款方式為主，同一家供給商不應(yīng)有兩種付款方式，特殊的要附詳細(xì)說明,并呈報(bào)總裁辦核準(zhǔn)后才能執(zhí)行.23整理課件二、關(guān)于采購PO單之要求5、發(fā)票類型必須確認(rèn)，并注明發(fā)票稅率(如增值稅17%,6%,普通發(fā)票6%或收據(jù))6、如有特殊性條款(如:品質(zhì)、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、底價等),要在備注欄說明.(如:彩盒底價采購要在備注欄注明底價采購).7、采購PO單反面應(yīng)有各事業(yè)部總經(jīng)理或其被授權(quán)人簽名確認(rèn).8、依訂單需求的采購PO單應(yīng)附上生產(chǎn)通知單,并作出明顯標(biāo)示.24整理課件二、關(guān)于采購PO單之要求9、庫存追加的采購PO單應(yīng)和有訂單需求的采購PO單分開制單.10、以現(xiàn)金結(jié)算的采購PO單應(yīng)附上<借款單>,并由各事業(yè)部采購主管、總經(jīng)理或其被授權(quán)人簽名確認(rèn)11、需要預(yù)付款的采購PO單應(yīng)附上預(yù)付款單,并由各事業(yè)部采購主管、總經(jīng)理或其被授權(quán)人簽名確認(rèn)12、采購金額巨大,并且需要現(xiàn)金結(jié)算或者需要預(yù)付款的采購PO單,審單前應(yīng)附書面通知單交采購總部轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部出納組,以便財(cái)務(wù)部進(jìn)行資金調(diào)度.(現(xiàn)金5萬元以上,電匯50萬元以上需附<書面通知單>).25整理課件三、報(bào)價單的要求：

1、供給商名稱、、、聯(lián)系人、日期應(yīng)填寫完整.2、報(bào)價單上品名規(guī)格、型號、數(shù)量應(yīng)填寫正確。3、每張報(bào)價單上應(yīng)有議價結(jié)果記錄,由采購員或議價當(dāng)事人簽名確認(rèn),并注明日期.4、供給商回傳報(bào)價單時應(yīng)注明日期并簽名或蓋章確認(rèn).5、如供給商口頭報(bào)價的,采購員應(yīng)簽名確認(rèn)。6、如一種物料有數(shù)家供給商供貨的,采購員應(yīng)要求此數(shù)家供給商報(bào)價.不準(zhǔn)只要求其中一家供給商報(bào)價.26整理課件四、關(guān)于設(shè)備、儀器、模具、委外維修類的采購要求

1、設(shè)備、儀器、模具類采購應(yīng)附上經(jīng)總裁或各事業(yè)部主管核準(zhǔn)的申請書.(一萬元以上的采購應(yīng)有總裁核準(zhǔn)的申請書,一萬元以下的采購應(yīng)有各事業(yè)部主管核準(zhǔn)的申請書)2、設(shè)備、儀器、模具類采購,應(yīng)簽有合同，合同一式兩份，并經(jīng)劉律師簽名確認(rèn),合同原件一份由劉律師保存,合同復(fù)印一份送采購總部，由文秘室存檔.3、設(shè)備、儀器、模具類采購合同的付款方式應(yīng)以分期付款為主〔如:合同預(yù)付20%,交貨前付20%,貨到驗(yàn)收合格付30%,余額30%六個月后付清等〕4、模具費(fèi)用，應(yīng)以供給商出模具費(fèi)為原那么，如由我公司出模具費(fèi),應(yīng)注明采購物料到達(dá)一定數(shù)量后,模具費(fèi)應(yīng)返還我公司(如采購金額到達(dá)5萬元返還模具費(fèi)).模具費(fèi)不準(zhǔn)分?jǐn)偟疆a(chǎn)品單價上,如有特殊理由應(yīng)經(jīng)總裁核準(zhǔn).27整理課件四、關(guān)于設(shè)備、儀器、模具、委外維修類的采購要求5、儀器類采購要附申請書,并由事業(yè)部QA部主管簽核確認(rèn).6、機(jī)器設(shè)備委外維修應(yīng)在采購?fù)ㄖ獣献⒚鳈C(jī)器設(shè)備購入時間、保修期、以往維修記錄,并附使用單位申請的維修單.7、設(shè)備配件采購要附有申購單或協(xié)作單,并在采購?fù)ㄖ獣献⒚鳈C(jī)器設(shè)備購入時間、保修期、以往維修記錄.8、大宗設(shè)備類采購各事業(yè)部應(yīng)先開立采購意向單送采購總部,由采購總部立項(xiàng)協(xié)助開發(fā)、詢價.28整理課件五、低值易耗、文具用品、工具類的采購

1、低值易耗、文具用品、工具類的采購,由各事業(yè)部匯總內(nèi)部的需求量,經(jīng)各事業(yè)部總經(jīng)理簽名確認(rèn),每月15號前交裝飾燈事業(yè)群資材部統(tǒng)一采購.2、低值易耗、文具用品、工具類的采購,應(yīng)注明規(guī)格、品牌、型號、產(chǎn)地.無法辨視的物體亦應(yīng)注明材質(zhì)、尺寸.29整理課件六、委外加工類采購要求：

1、委外加工,應(yīng)附上委外協(xié)作申請.2、外購燈架、鐵架、模具、五金加工組件、變壓器、跳機(jī)、舞臺燈機(jī)殼等,應(yīng)附上供給商和本司工程部提供的本錢分析表，并有工程部、各事業(yè)部總經(jīng)理或其被授權(quán)人簽名.30整理課件七、屬特別要求、異常采購的要求：

1、有環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)或質(zhì)量認(rèn)證要求的采購單,應(yīng)先送給標(biāo)準(zhǔn)部主管簽名確認(rèn).2、單價變動的,應(yīng)在PO單反面詳細(xì)注明漲、降價比例,單價上漲的,應(yīng)詳細(xì)注明漲價原因,單價下降的,應(yīng)注明降幅,并由采購員簽名確認(rèn).3、如原供給商品質(zhì)不良，需轉(zhuǎn)向其它供給商采購的采購單，應(yīng)附上原供給商品質(zhì)不良檢驗(yàn)報(bào)告，同時附上新供給商樣品合格檢驗(yàn)報(bào)告.4、應(yīng)辦理轉(zhuǎn)廠的采購訂單,要附上經(jīng)采購部主管簽名確認(rèn)的<轉(zhuǎn)廠通知書>.5、單價隨行情變化的物料采購，如：銅、DOP油、PVC粉等材料。應(yīng)注明前次采購時間的市場行情和現(xiàn)在的市場行情，行情資料由采購員提供。31整理課件八、采購系統(tǒng)中的要求

1、稅率,應(yīng)在采購系統(tǒng)訂單維護(hù)模塊,按票據(jù)相應(yīng)的含稅率輸入〔如:17%增值稅輸入0.17〕.2、采購員欄:應(yīng)輸入擔(dān)當(dāng)采購員名字而不是輸入部門/分廠名稱或輸入制單員的名字.3、供給商資料欄中主要產(chǎn)品欄:應(yīng)輸入供給商經(jīng)營產(chǎn)品內(nèi)容和范圍.(如:經(jīng)營范圍:電子元件、電阻、電容等)32整理課件九、審單員的職責(zé)：

1、審單員應(yīng)對采購?fù)ㄖ獣?，采購訂單和?yīng)附具的相關(guān)文件的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行審核.2、對于單價有疑意的采購合同，審單員有權(quán)要求采購員重新議價或開發(fā)；審單員也可以對此物料重新議價或立項(xiàng)開發(fā).3、對采購訂單和采購?fù)ㄖ獣系母黜?xiàng)內(nèi)容有疑意的,審單員有權(quán)要求采購員解釋或更改.4、對于各事業(yè)部的有關(guān)采購作業(yè)流程的相關(guān)人員，采購總部審單員有呈請獎懲權(quán).

33整理課件十、罰那么1、采購?fù)ㄖ獣蠋齑鏀?shù)量、采購歷史記錄(開單當(dāng)日的庫存數(shù)量)不準(zhǔn)確的,一經(jīng)查實(shí)，依情節(jié)罰PMC方案員〔開單員〕10---50元/次.2、新開發(fā)的供給商或者是老供給商首次供給的物料,如果下單前沒有先送樣檢驗(yàn)就給其下采購單的,依情節(jié)罰采購員20----50元.3、如果一種物料有幾家供給商供貨,而采購員只給