事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理措施研究

事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理措施研究

朱培峰摘要：事業(yè)單位強化文書檔案管理工作效率和質(zhì)量，能夠為各項工作和決策的制定提供重要參考。本文主要分析了事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)存問題，并針對性研究了有效的管理措施。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;規(guī)范化管理文書檔案工作從多個角度和層次記載了事業(yè)單位過去的一系列發(fā)展歷程，展現(xiàn)了當前事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀，屬于事業(yè)單位檔案管理工作不可缺少的重要部分。作為事業(yè)單位的檔案管理人員，需要明確自己的工作使命，根據(jù)檔案管理實際工作情況，分析存在的問題和有效的解決方法，有效避免在事業(yè)單位文書檔案管理中存在不利因素，高效完成一系列文書檔案管理工作，為事業(yè)檔案行政工作、黨務(wù)工作、決策工作制定提供重要參考依據(jù)。一、事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)存問題分析1.對于文書檔案管理存在錯誤認知一部分事業(yè)單位認為，檔案管理工作屬于附屬性工作，對于文書檔案管理不夠重視。片面的認為文書檔案主要是完成各部門業(yè)務(wù)資料的收發(fā)，技術(shù)含量比較低，無法為事業(yè)單位直接帶來經(jīng)濟效益和社會效應(yīng)。受到此背景影響，負責事業(yè)單位檔案管理的工作人員，工作積極性比較差，對于自己工作性質(zhì)認知不明確，影響了該工作質(zhì)量的提升。2.文書檔案收集不及時事業(yè)單位文書檔案的原始資料形成跟其他業(yè)務(wù)部門不同，各工作部門并沒有專業(yè)從事資料檔案收集和報送的工作人員，因此往往原始資料都是半年，或者是一年才會匯報給工作部門，導(dǎo)致文書檔案收集和建檔不夠及時，影響了文書檔案建黨的時效性。在檔案收集管理中，大部分原始資料丟失和損壞，影響了文書檔案本身的真實性。3.文書檔案管理經(jīng)費不足一部分事業(yè)單位并沒有在財務(wù)預(yù)算當中專門設(shè)立文書檔案相關(guān)內(nèi)容，導(dǎo)致文書檔案管理經(jīng)費沒有制度保障，經(jīng)費貫徹落實不到位，檔案管理工作質(zhì)量難以提升。經(jīng)費不足還會導(dǎo)致文書檔案存儲條件比較簡陋，大部分文書檔案原材料存在內(nèi)容缺失、數(shù)據(jù)不真實的情況。4.管理人員素質(zhì)有限一部分事業(yè)單位并沒有設(shè)立專門的文書檔案管理工作人員，很多管理人員都是兼職完成工作，人員調(diào)配隨意性比較大，并不真正符合事業(yè)單位文書檔案管理的綜合性要求?，F(xiàn)有工作人員專業(yè)素質(zhì)低，是影響文書檔案管理效果的主要原因。二、事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理有效措施針對事業(yè)單位文書檔案開展規(guī)范化管理工作，能夠有效促進事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展，為事業(yè)單位各項決策制定提供重要參考依據(jù)。1.明確文書檔案管理的重要性只有從意識上認識到，事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化、標準化的重要性，才能夠真正實現(xiàn)文書檔案管理工作質(zhì)量提升。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要認識到在事業(yè)單位發(fā)展過程中，文書檔案規(guī)范化管理起到的重要價值，積極制定出有效的經(jīng)費保障制度，優(yōu)化人員配置，改善文書檔案管理環(huán)境，為文書檔案的規(guī)范化管理打下良好的基礎(chǔ)。負責進行文書檔案管理的工作人員，需要明確自己的工作職責，具備創(chuàng)新的工作理念和良好的工作態(tài)度，在工作當中貫徹落實文書檔案規(guī)范化管理要求，把文書檔案管理和事業(yè)單位發(fā)展聯(lián)系在一起，努力滿足文書檔案管理，各項規(guī)范化要求。2.形成規(guī)范化的文書檔案收集、存檔工作制度具備科學合理的文書檔案規(guī)范化管理制度，能夠促進規(guī)范化管理工作的快速貫徹落實。事業(yè)單位檔案管理工作部門，需要在該單位領(lǐng)導(dǎo)的主持下，跟相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同協(xié)調(diào)在一起，形成符合單位實際需求的文書檔案收集和存檔制度，要求其他各業(yè)務(wù)部門能夠共同參與其中，明確從歸檔實用工具、時間、手段到歸檔的條件和形態(tài)，及時彌補傳統(tǒng)文書檔案收集和存檔中存在的漏洞。文書檔案產(chǎn)生量比較大的業(yè)務(wù)部門，需要專門配備文書檔案的收集匯總?cè)藛T，確保文書檔案能夠及時歸檔，避免出現(xiàn)原材料丟失的情況。檔案管理工作部門要設(shè)計出標準化的文書檔案收集、移送流程，在保存過程中能夠制定出合理的分類存檔目錄，為后續(xù)文書檔案的再一次利用創(chuàng)造良好的條件。3.強化管理人員的培訓(xùn)工作當前文書檔案管理受到人員素質(zhì)不高的影響，還無法真正滿足文書檔案，規(guī)范化管理要求。因此需要事業(yè)單位采取多樣化培訓(xùn)教育方式，不斷強化文書檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。首先事業(yè)單位需要形成定期參與業(yè)務(wù)學習的制度，要求，有組織，有計劃地帶領(lǐng)工作人員學習先進的檔案管理理念和方法。選擇具有創(chuàng)新意識和發(fā)展?jié)撃艿墓ぷ魅藛T，進入到高等學校當中接受檔案管理專業(yè)知識學習，不斷強化工作人員的業(yè)務(wù)能力。不同事業(yè)單位之間可以開展檔案管理部門的工作經(jīng)驗交流會議，各個單位能夠相互取長補短，相互促進共同提升工作能力。要積極完善檔案管理工作人員的考核制度，利用考核來激發(fā)員工的參與積極性，主動提升個人能力水平。4.創(chuàng)新文書檔案管理模式當前，社會發(fā)展已經(jīng)離不開信息技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式也無法滿足事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展需求。因此事業(yè)單位需要緊跟時代發(fā)展步伐，積極利用信息技術(shù)來實現(xiàn)信息化文書檔案管理，實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新，把計算機技術(shù)和數(shù)字檔案管理技術(shù)優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。通過文書檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，需要在事業(yè)單位中建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，用來保存數(shù)據(jù)信息，在其中設(shè)置檔案電子目錄便于檢索信息，建立單位的官方網(wǎng)站以及檔案遠程查詢系統(tǒng)，為檔案利用提供便利條件。要積極以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為工作載體，設(shè)計出多角度、寬口徑、不受時間空間限制的文書檔案管理模式。信息技術(shù)的應(yīng)用系能夠幫助管理人員減輕工作壓力，也能夠避免員工失誤的出現(xiàn)，優(yōu)化文書檔案的歸檔、存儲、查詢和再次利用等工作效率，提升文書檔案管理質(zhì)量。結(jié)語：綜上所述，隨著事業(yè)單位的不斷創(chuàng)新發(fā)展，文書檔案管理起到的作用越來越突出。文書檔案管理能夠收集獲取更多的信息資源，為事業(yè)單位各項決策的制定提供重要參考依據(jù)。事業(yè)單位需要對文書檔案管理工作加強重視，組織負責檔案管理的工作人員參與到規(guī)范化培訓(xùn)教育當中，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，保證文書檔案管理質(zhì)量的同時，強調(diào)文書檔案管理的規(guī)范化和標準化，逐漸促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。Reference：[1]馮曉玲.新時期事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理分析[J].現(xiàn)代企業(yè)