物業(yè)行政人事作業(yè)指導書

-、行政人事部組織架構(gòu)

行政人事部

調(diào)度主管（客運）

綜

行

人資

經(jīng)采合

政

事產(chǎn)核

營購管

專

專管算

專理

員兼

理員

員貝員

員司

機

二、行政人事部崗位職責

〔一〕行政人事部經(jīng)理

1、全面統(tǒng)籌管理行政人事部工作。

2'負責對接物業(yè)管理中心行政人事部相關工作，落實集團工作要求。

3'負責完善并持續(xù)改良部門工作細那么，促進工作成效的提升。

4、負責制定行政人事工作計劃并監(jiān)視實施，達成目標計劃管理。

5、負責指導監(jiān)視物業(yè)效勞中心開展行政人事相關業(yè)務工作。

6、負責統(tǒng)籌公司SAP人力資源系統(tǒng)的建立與運行維護。

7、負責公司采購用車使用的審核與調(diào)度。

8、負責企業(yè)文化、公共關系維護等工作。

9'負責審核、上報各類人事報表。

〔二〕調(diào)度主管〔客運〕

1、負責統(tǒng)籌調(diào)度各項目樓巴車運行。

2'負責監(jiān)視樓巴按發(fā)車時刻表與規(guī)定線路運行。

3、負責監(jiān)視車輛維修保養(yǎng)計劃的實施。

4、負責監(jiān)視車輛站場環(huán)境與車輛停放秩序的管理工作。

5、負責處理交通事故、車輛出險索賠與突發(fā)事件。

6'負責制定并實施樓巴平安運行培訓。

〔三〕人事專員〔本部〕

1、負責地區(qū)物業(yè)公司定崗定編、人員招聘等方面的管理工作。

2'負責地區(qū)物業(yè)公司員工入職、轉(zhuǎn)正、離職、調(diào)動、晉升等方面的管理工作。

3、負責地區(qū)物業(yè)公司員工考勤、社保、公積金、薪資福利等方面的管理工作。

4、負責地區(qū)物業(yè)公司人事檔案、勞動合同、勞動年審等方面的管理工作。

5、負責地區(qū)物業(yè)公司績效考核、勞動紀律、勞動爭議等方面的管理工作。

6'負責地區(qū)物業(yè)公司SAP人力資源系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入與日常維護。

〔四〕行政專員〔本部〕

1、負責地區(qū)物業(yè)公司文件辦理、印章、檔案、辦公秩序等方面的管理工作。

2'負責公司會議、工作計劃等方面的管理工作。

3、負責指導、監(jiān)視員工飯?zhí)?、宿舍等方面的后勤管理工作?/p>

4'負責公司各類證照的注冊、變更與年檢等工作。

〔五〕資產(chǎn)管理員

1、負責資產(chǎn)建檔、盤點、維護等方面管理工作。

2、負責資產(chǎn)申購、倉庫管理等方面的管理工作。

3'負責各項目資產(chǎn)的調(diào)撥，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置。

4'負責權限內(nèi)采購招投標、合同簽署、物品驗收等方面的管理工作。

5、負責采購用車的維修、費用報銷等方面的管理工作。

〔六〕經(jīng)營專員

1'負責統(tǒng)計、分析各項目經(jīng)營管理數(shù)據(jù)。

2、負責制定項目多種經(jīng)營的X圍、定價標準等方面的管理工作。

3、負責會所經(jīng)營項目的策劃、定價審核、合同評估等方面的管理工作。

4'負責評估多種經(jīng)營〔含會所〕經(jīng)營效果和客戶反響。

5'負責地區(qū)物業(yè)公司統(tǒng)一招商項目的談判工作。

6'負責指導、監(jiān)視各項目多種經(jīng)營工作。

〔七〕招投標專員

1、負責組織招標單位征召與入圍單位資格審查工作。

2'負責組織招標項目的標書編寫、發(fā)標、回標等工作。

3、負責組織開標、評標、定標相關工作。

4、負責招標資料歸檔工作。

5、負責指導、監(jiān)視物業(yè)效勞中心招投標工作。

〔八〕采購兼司機

1、負責公司單項采購方面的工作。

2'負責采購用車的駕駛運輸工作。

3、負責定期對合格供方進展評估，確保采購物品的適應性和最優(yōu)性價比。

4、負責采購用車的維護、費用報銷等方面的工作。

〔九〕綜合管理員〔客運〕

1、負責監(jiān)控、統(tǒng)計車輛運行情況〔包括車速、路線、油耗〕＞建立管理臺賬。

2、負責統(tǒng)計樓巴乘車人數(shù)、開行班次、票款等數(shù)據(jù)。

3、負責收集、跟進乘車人投訴與建議。

4'負責收集交通新規(guī)與相關新聞媒體資料。

5、配合辦理車輛交通事故的理賠、索償工作。

〔十〕核算員〔客運〕

1'負責統(tǒng)計、匯總樓巴日常運作相關核算數(shù)據(jù)。

2'負責核算車輛加油量、加油費用工作。

3'負責估算、統(tǒng)計車輛油耗，監(jiān)視與管理油料消耗。

4、負責各類費用的核算、上報、資金申請工作。

三、綜合管理部組織架構(gòu)

綜合管理部經(jīng)理

副經(jīng)理

會所主管調(diào)度主管（客運）

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四、綜合管理部崗位職責

〔-〕綜合管理部經(jīng)理

1、負責人事、培訓、行政、后勤、資產(chǎn)、經(jīng)營、車輛〔含樓巴〕等方面的各項工作。

2'負責對接地區(qū)物業(yè)公司行政人事部與培訓管理部相關工作'落實上級工作要求。

3、負責制訂并改良部門工作細那么，促進工作成效的提升。

4、負責制訂部門工作計劃并監(jiān)視實施，達成目標計劃管理。

5、負責物業(yè)效勞中心多種經(jīng)營的策劃、組織與監(jiān)視工作。

6'負責物業(yè)效勞中心SAP人力資源系統(tǒng)的運行維護。

7、負責項目公共關系維護。

〔二〕綜合管理部副經(jīng)理

1、負責會所、無配套酒店項目的運動中心運營管理。

2'負責制定會所經(jīng)營管理實施細那么。

3、負責制定會所運營方案與經(jīng)營目標計劃并負責落實。

4、負責會所市場營銷、招商方面的工作。

5'負責客戶關系開展、設施硬件維護等管理工作。

〔三〕會所主管

1、負責會所各項管理制度的具體執(zhí)行。

2、負責指導、培訓下屬人員，確保下屬熟練掌握崗位技能。

3'負責重要客戶的現(xiàn)場接待等工作。

4、負責巡視現(xiàn)場，受理客戶投訴。

5、負責監(jiān)視落實設施設備清理、保養(yǎng)和維修計劃。

6、負責會所員工考勤、儀容儀表、效勞接待與現(xiàn)場秩序維護工作。

〔四〕調(diào)度主管〔客運〕

1、負責調(diào)度本項目樓巴車。

2'負責監(jiān)視樓巴按發(fā)車時刻表與規(guī)定線路運行。

3、負責制定車輛維修保養(yǎng)計劃，如實記錄車輛維修保養(yǎng)臺帳。

4'負責油卡統(tǒng)一保管，安排車輛至指定加油站加油。

5、負責車輛站場環(huán)境與車輛停放秩序的管理工作。

〔五〕人事專員〔項目〕

1、負責物業(yè)效勞中心定崗定編、招聘等方面的工作。

2'負責物業(yè)效勞中心員工入職、轉(zhuǎn)正、離職、調(diào)動、晉升等方面的工作。

3、負責物業(yè)效勞中心考勤、社保、公積金、薪資福利等方面的工作。

4、負責物業(yè)效勞中心人事檔案、勞動合同、勞動年審等方面的工作。

5、負責物業(yè)效勞中心績效考核、勞動紀律、勞動爭議等方面的工作。

6、負責物業(yè)效勞中心SAP人力資源系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入與日常維護。

7、負責物業(yè)效勞中心員工培訓計劃的實施與評估等工作。

〔六〕行政專員〔項目〕

2、負責物業(yè)效勞中心文件辦理、業(yè)務章、檔案、辦公秩序等方面的工作。

3、負責物業(yè)效勞中心會議、工作計劃等方面的工作。

4、負責物業(yè)效勞中心員工飯?zhí)?、宿舍、制服等方面的工作?/p>

5、負責物業(yè)效勞中心各類證照的注冊、變更與年檢等工作。

6'負責物業(yè)效勞中心多種經(jīng)營、合同、招投標等方面的工作。

〔七〕廚師

1、負責飯?zhí)蒙攀迟|(zhì)量、就餐環(huán)境、廚房衛(wèi)生等日常工作。

2、負責每天按時出品膳食，保證與時開餐。

3、負責日常所需飯?zhí)檬巢奈锲返氖铡Ⅱ炟浌ぷ鳌?/p>

4、核算飯?zhí)觅M用支出，提供相關核算材料。

5、負責飯?zhí)玫姆阑鸸ぷ鳌?/p>

6、協(xié)助飯?zhí)玫姆辣I工作。

7、負責飯?zhí)梦镔Y庫存盤點、建賬。

〔八〕廚工

1、協(xié)助廚師做好飯?zhí)萌粘８黜椆ぷ鳌?/p>

2'負責各類食材的清洗等粗加工工作。

3、負責監(jiān)視員工刷卡〔打卡〕，記錄員工用餐人次。

4、負責分餐給員工的工作。

5'負責飯?zhí)门c廚房衛(wèi)生清潔工作。

〔九〕收銀員〔會所〕

1、負責準確收點客戶現(xiàn)金、支票或銀行刷卡。

2、負責為客戶結(jié)算賬單并打印發(fā)票。

3、負責領取、使用、核對、管理備用金。

4'負責匯總收據(jù)、發(fā)票、編制收入報表。

5、負責根據(jù)收入憑證登記現(xiàn)金和銀行日記賬。

6'負責妥善保管收銀設備。

〔十〕前臺〔功能區(qū)〕接待員

1、負責接待并解答來訪、來電客戶的業(yè)務咨詢。

2'負責受理客戶投訴，并與時將投訴情況報告會所主管〔領班〕。

3、負責向來訪、來電客戶推廣會所效勞。

4、協(xié)助接待VIP客戶的來訪或其他重要接待活動。

〔十一〕教練

1、負責指導客戶熟悉并正確使用各種健身器材。

2、負責通過專業(yè)解釋和個性化測試，為客戶制訂合理的健身計劃。

3、負責根據(jù)計劃，指導客戶的日常訓練，達成健身目標。

4'負責向客戶推廣其他興趣課程和新鍛煉方法。

5、負責巡查器械處于良好狀態(tài)，確保無損壞、無松脫與位置隔離適當。

〔十二〕泳池救生員

1、負責檢查池中池邊的設備設施、警示牌、須知牌等保證完好率。

2、負責提示客戶考前須知，監(jiān)察并排除不平安因素。

3、負責識別危險因素與泳客救助，隨時做好應急準備。

4、負責水質(zhì)維護與水樣監(jiān)測，保持泳池水質(zhì)符合規(guī)定。

5、負責泳池與周圍區(qū)域衛(wèi)生，確保桌椅、沙灘椅、太陽傘等有序擺放。

〔十三〕調(diào)度兼平安員

1、負責制定平安工作計劃和平安防X措施。

2、負責統(tǒng)計司機的里程統(tǒng)計、事故登記、平安獎罰等平安業(yè)務。

3、負責監(jiān)控司機違規(guī)行為的查處、糾正、記錄、上報等工作。

4、負責制定并實施系統(tǒng)性的駕駛員培訓計劃。

〔十四〕收費員〔客運〕

1、負責收款或檢查業(yè)主乘車票據(jù)。

2'負責做好售票/監(jiān)票記錄與統(tǒng)計。

3、負責維護乘客上、下車秩序。

4、負責款項與票據(jù)的統(tǒng)計、上報。

〔十五〕司機〔客運〕

1、負責樓巴車駕駛運輸工作。

2、負責維護乘客乘車秩序。

3、負責車輛內(nèi)物品與設施、儀表數(shù)據(jù)等日常管理維護。

4'負責樓巴車的日常清潔與日常保養(yǎng)。

5、負責大型活動出車接待工作。

6'負責各樓盤促銷期間看樓客戶的接送。

—、培訓管理部組織架構(gòu)

培訓管理部經(jīng)理

培

訓

管

理

專

員

二、培訓管理部崗位職責

〔-〕培訓管理部經(jīng)理

1、全面統(tǒng)籌管理培訓方面的工作。

2'負責對接物業(yè)管理中心行政人事部相關工作，落實集團工作要求。

3'負責完善并持續(xù)改良培訓管理工作細那么，促進工作成效的提升。

4、負責制定培訓工作計劃并監(jiān)視實施，達成目標計劃管理。

5、負責指導、監(jiān)視物業(yè)效勞中心開展培訓相關工作。

6'負責審核培訓、社區(qū)文化活動報審文件。

7、協(xié)助統(tǒng)招大學生培訓與培養(yǎng)工作。

〔二〕培訓管理專員

1、負責制定、上報培訓工作計劃并監(jiān)視落實。

2、負責組織新員工入職培訓工作。

3'負責監(jiān)視業(yè)務部門新員工上崗培訓、在崗培訓等工作的執(zhí)行。

4、負責培訓需求調(diào)查、統(tǒng)計和分析。

5、負責指導、監(jiān)視綜合管理部完成各項培訓計劃。

6'負責編制地區(qū)物業(yè)公司培訓實施效果評估報告。

1.目的

規(guī)X體系文件編寫格式與編碼方法，確保文件編寫規(guī)X、一致。

2.X3

適用于公司質(zhì)量管理體系文件編寫與控制。

3.職責

物業(yè)管理中心負責制訂和統(tǒng)一體系文件的格式、編碼與字體等。

4.方法與過程控制4.1程序文件和作業(yè)指導文件表頭格式〔宋體、小四號、加粗）

文件編號文件名稱版本頁碼

4.2程序文件和作業(yè)指導文件內(nèi)容格式〔宋體、小四號〕

4.2.1目的——闡述編制該文件的目的與其作用。

4.2.2X圍一一指明該文件適用的部門或領域。

4.2.3職責——明確在該項活動或過程中相關人員或部門的職責。

4.2.4定義——對文件中不便理解或容易產(chǎn)生歧義的名詞術語給予解釋〔可刪減〕。

4.2.5方法與過程控制——對過程中各環(huán)節(jié)的先后順序、相互作用與控制方法進展詳細

闡述。

4.2.6支持性文件——在該文件實施中涉與到的其它文件。

4.2.7相關質(zhì)量記錄表格——在該文件實施中需要用到的記錄表格。

4.3表格表頭格式〔宋體、小三、加黑〕

編號：標題版本

表格內(nèi)容格式〔宋體、小四號〕

注：1.體系文件中表格本身超過1頁的，須在表格的正下方標明頁碼和頁數(shù)，第二頁

起可不加表頭。

2.電腦中填寫時應防止表格延伸到下一頁。增加附頁應在原表格相應欄目中標明

“見附頁〃，在附頁的表格名稱后標明“〔附頁〕〃二字，并標明頁碼。

3.如僅僅是增加行數(shù)而導致表格頁數(shù)增加，第二頁起可不加表頭。但有欄目的須

在第一行列明欄目名稱，并在表格正下方標明頁碼和頁數(shù)。

4.4編碼規(guī)那么

4.4.1程序文件編碼規(guī)那么

〔要素序號〕〔文件名稱〕

I-------------?該類程序文件順序號，按01、02…順序編號

-------------?程序文件

------------------A金碧物業(yè)睇

4.4.2作業(yè)指導文件編碼規(guī)那么

I-----＞該作業(yè)指導書下文件順序號，按01、02…順序編號；另外，職

責、制度不設順序號，分別以編號ZZ'ZD代替

?---------?文件類別代碼〔行政管理XZ,人事管理RS,客戶效勞KF，培訓

管理PX，秩序維護WH，工程設備管理GC，環(huán)境管理HJ〕

作業(yè)指導書

-----------------?金碧物業(yè)林

4.4.3表格編碼規(guī)那么

PM-QR-##-YY

1------?該作業(yè)指導書下表格順序號，按1、2…順序編號

---------?文件類別代碼〔行政管理XZ,人事管理RS，客戶效勞KF，培訓

管理PX＞秩序維護WH'工程設備管理GC，環(huán)境管理HJ〕

------------?質(zhì)量記錄

------------------?金碧物業(yè)##

5.支持性文件

無

6.相關質(zhì)量記錄表格

無

1.目的

規(guī)X地區(qū)物業(yè)公司行政公文的編寫，提高公文編寫水平。

2.X圍

適用于地區(qū)物業(yè)公司各類公文的編寫。

3.職責

3.1行政人事部負責公文規(guī)X性審核，指導、監(jiān)視物業(yè)效勞中心公文編寫。

3.2綜合管理部負責物業(yè)效勞中心公文規(guī)X性審核。

3.3各部門負責本部門公文的起草。

4.方法與過程控制

4.1行政公文種類

4.1.1決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位與人員，變更或

者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。

4.1.2通告：適用于公布公司各有關方面應當遵守或者周知的事項。

4.1.3通知：適用于發(fā)布公司內(nèi)部各項規(guī)定、任免人員、批轉(zhuǎn)下屬單位的公文、傳達要

求下屬單位辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項。

4.1.4通報：適用于公司各部門表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

4.1.5報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出建議，答復上級單位的詢問。

4.1.6請示：適用于向上級單位請求指示、批準。

4.1.7批復：適用于答復下屬單位的請示事項。

4.1.8意見：適用于對重要問題提出見解和處理方法。

4.1.9函：適用于各單位之間的工作商洽，詢問和問題答復，請求批準和答復審批，提

示、督辦或催辦等事宜。

4.1.10規(guī)定：適用于對特定X圍內(nèi)的工作和事務制定具體有約束力的行為規(guī)X。

4.1.11會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

4.2文件的編碼格式

4.2.1行政公文編碼方式：

4.2.1.1物業(yè)管理中心正式發(fā)文字號為：“恒地司物管字〃+年份+序號，即：恒地司物管

字［****］第***號0

4.2.1.2物業(yè)管理中心內(nèi)部公告文字號為：“恒地司物管函字〃+年份+序號，即：恒地

司物管函字【****】第***號。

4.2.1.3地區(qū)物業(yè)公司正式發(fā)文字號為：“金物〃+“城市代字〃+年份+序號如##公司：

金物穗字［****】第***號。

4.2.1.4各地區(qū)物業(yè)公司內(nèi)部公告字號為：“金物”+"城市代字〃+“部門代字〃+年份+

序號，如##公司監(jiān)察管理部：金物穗監(jiān)字［****】第***號。

4.2.1.5各物業(yè)效勞中心正式發(fā)文字號為：“金物”+"城市代字〃+物業(yè)效勞中心代字+

年份+序號，如林物業(yè)公司金碧華府物業(yè)效勞中心：金物穗府字［****】第***號。

4.2.2《地區(qū)物業(yè)公司城市代碼、部門代碼、物業(yè)效勞中心代碼》詳見附表。

4.3標準格式

4.3.1公文用紙幅面與版面尺寸

4.3.1.1公文用紙幅面尺寸：公文用紙采用標準的A4型紙嗔幅面尺寸為：210mmx297mm0

4.3.1.2公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^〔上白邊〕為：27inm+lmm；公文用紙訂口

〔左白邊〕為：26mm±lmm；版心尺寸為：146mmx235mm〔不含頁碼〕

4.4.1.3公文中圖文的顏色：未作特殊說明的公文中圖文的顏色均為黑色。

4.3.2排版規(guī)格與裝訂要求

4.3.2.1排版規(guī)格：正文用四號仿宋體，文中如有小標題可用4號仿宋體加粗或黑體字，

一般每面排26行，每行排30個字，行間距固定值25磅。

4.3.2.2印制要求：雙面印制，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著黑實、均勻；

字面不花、不白、無斷劃。

4.3.2.3裝訂要求：公文應左側(cè)裝訂，不掉頁。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。訂位為

兩釘釘鋸外訂眼書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為8mm-

10mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏結(jié)實；后背不可散頁明訂。

4.3.3公文中各要素標識規(guī)那么

本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三局部。置于公文首頁紅色反

線〔寬度157mm〕以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線〔不含〕以下至主題詞〔不含〕

之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

4.3.3.1眉首

4.3.3,1.1秘密等級和林期限：如需標識秘密等級，用四號黑體字，頂格標識在右上角

第1行〔在頁眉處距上白邊7mm〕，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和時期限，

用四號黑體字，頂格標識在右上角第1行〔在頁眉處距上白邊7mm〕，秘密等級和##期限

之間用“★〃隔開。

4.3.3.1.2緊急程度：如需標識緊急程度，用四號黑體字，頂格標識在右上角第1行〔在

頁眉處距上白邊7mm〕，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級

頂格標識在右上有第1行〔在頁眉處距上白邊7mm〕，緊急程度頂格標識在右上角第2

行。

4.3.3.1.3發(fā)文機關標識：發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱加“文件〃組成。發(fā)文機關標

識使用小標宋體，用紅色標識。

4.3.3.1.4發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空

4行，用13號仿宋體字，居左排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用

六角括號工〕〃括入；發(fā)文字號與版心等寬的紅色反線距5mm。

4.3.3.1.5簽發(fā)人：公文需標識簽發(fā)人林，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。簽發(fā)人用13號仿

宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用13號仿宋體字標識簽發(fā)人林。

4.3.3.2主體

4.3.3.2.1公文標題：公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。

公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。位置：紅色反線下空1

行，用20號宋體字加黑，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列

對稱，間距恰當。

4.3.3.2.2主送機關：標題下空1行，左側(cè)頂格用四號仿宋體字標識，主送單位名稱后

標全有冒號。請示的公文，應堅持主送一個單位的原那么；不得越級請示；除領導直接

交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人；批復下級請示，只能主送原請示單位。

4.3.3.2.3公文正文：主送單位名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格〔數(shù)字、年

份不能回行〕。人名、地名、數(shù)字、引文準確；時間應寫具體的年月日；在堅持同一公

文中保持數(shù)字使用前后一致的前提下，除成文時間、局部結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和必須使用漢字

外，一般都使用阿拉伯數(shù)字；應使用國家法定計量單位；使用簡稱時，一般應先用全稱，

并注明簡稱；請示應一文一事，報告中不得夾帶請示事項。

4.3.3.2.4附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用四號仿宋體字標識“附件〃，

后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿位伯數(shù)碼〔如“附件：1.xxxxxxxxxx”〕；

附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件的序號左上角第1行

頂格標識“附件〃，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。

4.3.3.2.5成文日期：用漢字將年、月、日標全，“零〃寫成。

4.3.3.2.6公文生效標識：公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文單位

印章或簽署人##。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單發(fā)文機關如何標識公文生效

標識，另一種是聯(lián)合行文的機關如何標識公文生效標識。

4.3.3.2.6.1單一發(fā)文時，在落款處須署發(fā)文單位名稱，單位名稱右空2字，下一行標

識成文日期。成文日期須與發(fā)文單位居中對齊；加蓋印章應居正文之下，端正、居中上

不壓正文，下要騎年蓋月時間，印章要清楚、端正用紅色。

4.3.3.2.6.2聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，兩個發(fā)文單位應平行排列沖間相距6個字；

成文日期在下行，在兩個發(fā)文單位內(nèi)居中拉開；主辦單位印章在前；兩個印章均壓成文

日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩個印章間互

不相交或相切，相距不超過15mm。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白

印章，應將各發(fā)文單位名稱〔可用簡稱〕按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加

蓋在其上。主辦單位印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如

余一個或兩印章，均居中排布；兩個印章間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空

2字標識成文時間。

4.3.3.2.6.3當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距的

措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文〃的方法解決。

4.3.3.2.7附注：用以說明在正文不便說明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術語，

或用于表示公文的閱讀X圍、使用方法等內(nèi)容，用四號仿宋體字，居左空2字加圓括號

標識在成文日期下1行。

4.3.3.3版記

4.3.3.3.1主題詞：“主題詞〃用四號仿宋體字加粗，頁面倒數(shù)第五行〔如主題詞、抄報、

抄送有回行也要相應增加行數(shù)〕居左頂標識，后標全角冒號；詞目用四號仿宋體字；詞

目之間空一字〔不得加插標點符號〕。

4.3.3.3.2抄報：在主題詞的下1行，列清抄報人或抄報X圍，左右各空1字，用四號

仿宋體字加粗標識“抄報〃，后標全角冒號；抄報人之間用頓號隔開，回行時與冒號后

的抄報人對齊；在最后一個抄報人后標句號。

4.3.3.3.3抄送：公文如有抄送單位，在主題詞下2行，左右各空1字，用四號仿宋體

字標識“抄送〃，后標全角冒號；抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關

對齊；在最后一個抄送機關后標句號。

4.3.3.3.4印發(fā)機關和印發(fā)日期：位于抄送單位之下〔無抄送單位在抄報之下〕占1行

位置；用四號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字>印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印

的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。

4.3.3.3.5公文份數(shù)序號：公文份數(shù)序號是同一文稿印制假設千份時，每份公文的順序

編號如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格在版心右下角最后1行，用小括號工〕”

注明。

4.3.3.3.6版記中的反線：版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

4.3.3.3.7版記的位置：版記應置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。

4.3.3.3.8頁碼：用小五號仿宋體阿伯數(shù)碼標識，頁碼居中置于頁腳第一行。

4.3.3.3.9公文中的表格：公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼在頁腳居中。

4.3.4擬寫公文時須按照標準格式，詳見《公文標準格式》。

4.3.5行文方式

4.3.5.1對外行文是指對物業(yè)系統(tǒng)外的單位與個人發(fā)文的行為。

4.3.5.1.1己進展工商注冊的公司分支機構(gòu)〔如分公司〕，允許以本單位名義對外發(fā)文；

未進展工商注冊的各物業(yè)效勞中心，原那么上以公司名義對外行文。但允許物業(yè)效勞中

心以本中心名義用信函文種對外交流。

4.3.5.1.2地區(qū)物業(yè)公司各職能部門對外行文時，應當以地區(qū)物業(yè)公司公司名義行文；

但可以本部門名義用信函文種對外交流。

4.3.5.2對內(nèi)行文是指地區(qū)物業(yè)公司對物業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部單位與個人發(fā)文的行為。

4.3.5.2.1地區(qū)物業(yè)公司各級機構(gòu)均可對內(nèi)行文。行文時，有公章的單位應加蓋印章。

4.3.5.2.2公司內(nèi)部行文，除重要請示、批復文種外〔或接收入無EMS賬號〕，其它內(nèi)部

公文原那么上使用公司EMS辦公系統(tǒng)發(fā)布。

4.3.6公文編寫其他未盡事宜詳見《恒大地產(chǎn)集團公文管理方法》。

5.支持性文件

《恒大地產(chǎn)集團公文管理方法》

6.相關記錄表格

PM-QR-XZ-01《公文標準格式》

PM-QR-XZ-02《地區(qū)物業(yè)公司城市代碼、部門代碼、物業(yè)效勞中心代碼》

1.目的

規(guī)X地區(qū)物業(yè)公司公文處理流程，提高辦公效率和質(zhì)量。

2.X圍

適用于地區(qū)物業(yè)公司行政公文管理工作。

3.職責

3.1行政人事部負責地區(qū)物業(yè)公司本部行政公文的管理，指導、監(jiān)視物業(yè)效勞中心行政

公文管理。

3.2綜合管理部負責物業(yè)效勞中心的行政公文管理。

4.方法與過程控制

4.1行政公文管理主要包括發(fā)文辦理、收文辦理、公文歸檔、公文整理與銷毀等事項。

4.2發(fā)文辦理

4.2.1起草人草擬公文，填寫《發(fā)文處理單》，經(jīng)部門負責人審核、審批人簽字同意后

交行政人事部/綜合管理部。

4.2.2行政專員在公文簽批后、正式印發(fā)前應當進展復核，重點是審批、簽發(fā)手續(xù)是否

完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)X等。經(jīng)復核需要對文稿進展實質(zhì)性修改

的，應按程序復審。

4.2.3行政專員復核無誤前方可提交用印部門用印、分發(fā)〔如經(jīng)過EMS用印與發(fā)布的，

根據(jù)《恒大綜合管理系統(tǒng)EMS用戶詳細操作手冊》操作〕，并填寫《發(fā)文登記表》。

4.3收文辦理

4.3.1收文辦理主要包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、傳閱、催辦等管理過

程。

4.3.2上級來文與外來文件辦理

4.3.2.1行政專員收到有關公文后須簽收并登記《收文處理表》。簽收時應當逐件清點，

如發(fā)現(xiàn)問題，應當與時向發(fā)文單位咨詢，并采取相應的處理措施，急件應當注明簽收具

體時間。

4.3.2.2行政專員將有關公文遞交地區(qū)物業(yè)公司/物業(yè)效勞中心負責人批示〔或通過EMS

批辦〕，在《收文處理表》上記錄批示意見并交由領導批示部門辦理。兩個以上部門辦

理的應明確主辦部門，緊急公文應明確辦理時限。

4.3.2.3承辦部門收到交辦的公文應當與時承辦，不得延誤、推諉。緊急公文應按時限

要求辦理。

4.3.2.4行政專員要嚴格按照規(guī)定的X圍和領導批辦X圍組織傳閱〔不能任意擴大或縮

小傳閱X圍〕。一般性文件應兩日內(nèi)傳閱完畢，急件、要件應隨到隨辦，與時傳閱，與

時收回。

4.3.2.5行政專員負責催辦領導批辦事項微到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，

一般公文定期催辦。

4.3.3其他公文辦理

4.3.3.1行政專員收到有關公文后須簽收并登記《收文公理表》。簽收時應當逐件清點，

如發(fā)現(xiàn)問題，應當與時向發(fā)文單位咨詢，并采取相應的處理措施，急件應當注明簽收具

體時間。

4.3.3.2行政專員收到下級部門上報的公文后應當進展審核。審核的重點為是否應由本

單位辦理，是否符合行文規(guī)那么，內(nèi)容是否符合公司制度與其他有關的規(guī)定，涉與其他

部門的事項是否已協(xié)商，文種使用、公文格式是否規(guī)X等。對于不符合本處理程序的公

文，應與時退回呈報部門并一次性說明理由。

4.3.3.3行政專員將審核無誤的公文按流程逐級遞交權限領導簽署意見。主批人應與時

批辦公文，對有具體請示事項的，應明確簽署意見、林和審批日期，其他審批人簽字視

為同意。沒有請示事項的，簽字表示閱知。行政專員負責催辦。

4.3.3.4行政專員將領導批示文件遞交相關接收部門，并在《收文處理表》上登記。

4.4公文歸檔

4.4.1公文辦理完畢后，行政專員應當根據(jù)《檔案管理作業(yè)指導書》與時整理、歸檔。

個人不得保存應當歸檔的公文。

4.4.2歸檔X圍內(nèi)的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值整理，要保證歸檔公

文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

4.4.3聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他單位保存復制件或其他形式

的公文副本。

4.4.4擬制、修改和簽批公文書寫與所用紙X和字跡材料必須符合存檔要求，詳見《檔

案管理作業(yè)指導書》。

4.5公文的保管與銷毀

4.5.1密級文件應當在辦公室閱辦，不準帶離，不準擅自傳閱或復印。復制上級單位的

秘密公文，須經(jīng)上級領導批準或授權。

4.5.2公文復印件作為正式公文使用時，應該加蓋復印單位證明章；復制公文應當與正

式公文同樣管理。

4.5.3公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

4.5.4公文銷毀具體操作詳見《檔案管理作業(yè)指導書》。

5.支持性文件

PM-WI-XZ-13《檔案管理作業(yè)指導書》

6.相關質(zhì)量記錄表格

PM-QR-XZ-03《發(fā)文登記表》

PM-QR-XZ-04《收文處理表》

1.目的

規(guī)X和加強采購用車管理工作，提高公務用車效率。

2.X困

適用于地區(qū)物業(yè)公司采購用車管理工作。

3.職責

3.1行政人事部負責車輛調(diào)度、車輛維修、核實配件更換、監(jiān)視車輛違章記錄的處理等

工作。

3.2司機負責車輛的平安駕駛、記錄車輛使用、維修養(yǎng)護辦理等工作。

4.方法與過程控制

4.1采購用車管理主要包括使用申請、使用管理、費用報銷、維修管理、日常維護保養(yǎng)

與平安管理等具體事項。

4.2采購用車只能用于以下與工作有關的業(yè)務。

4.2.1公司采購、工作巡查、業(yè)務指導。

4.2.2公司業(yè)務接待。

4.2.3緊急事件父置。

4.2.4經(jīng)批準的其它業(yè)務用車。

4.3使用申請

4.3.1用車部門經(jīng)辦人至少提前一天填寫《車輛使用申請單》，經(jīng)部門負責人、行政人

事部負責人審核后，報地區(qū)物業(yè)公司負責人審批。

4.3.2遇有緊急情況需用車時可經(jīng)地區(qū)物業(yè)公司負責人口頭同意后先行用車，并在事后

由用車部門補填《車輛使用申請單》，并完善手續(xù)。

4.4使用管理

4.4.1司機按《車