建筑工程檔案資料有效管理措施

建筑工程檔案資料有效管理措施摘要：根據(jù)建筑工程檔案特點(diǎn)，從更新觀念、加強(qiáng)法制意識(shí)、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、建立科學(xué)化的建筑檔案管理制度等方面提出了加強(qiáng)建筑工程檔案管理的有效措施。從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為工程項(xiàng)目科學(xué)管理提供保障。關(guān)鍵詞：建筑工程、檔案資料、檔案管理建筑工程檔案是建設(shè)工程中形成的原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映，它記載著建筑物、構(gòu)筑物、地下管線鋪設(shè)等建設(shè)活動(dòng)，是建設(shè)項(xiàng)目管理如投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。在對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí)，建筑工程檔案管理作為建筑工程項(xiàng)目管理的一部分，其重要性也越來越被人們所重視。一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容1.綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。2.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱俊工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。二、建筑工程檔案資料的特征1.真實(shí)性和全面性。真實(shí)性是對(duì)所有文件、檔案資料的共同要求，但對(duì)建設(shè)工程的文件和檔案資料來講，這方面的要求更為迫切。建設(shè)工程文件和檔案資料只有全面反映建設(shè)工程的各類信息，形成一個(gè)完整的系統(tǒng)，才更有實(shí)用價(jià)值，片面地引用往往會(huì)起到誤導(dǎo)作用。所以，建設(shè)工程文件和檔案資料必須真實(shí)反映建設(shè)工程的情況，包括發(fā)生的事故和存在的隱患。2.分散性和復(fù)雜性。建設(shè)工程項(xiàng)目周期長(zhǎng)且影響因素多，生產(chǎn)工藝復(fù)雜，建筑材料種類多，建設(shè)階段性強(qiáng)且互相穿插，由此導(dǎo)致了建設(shè)工程文件和檔案資料的分散性和復(fù)雜性。這個(gè)特性決定了建設(shè)工程文件和檔案資料的多層次、多環(huán)節(jié)及（1）相互關(guān)聯(lián)的復(fù)雜系統(tǒng)。3.繼承性和實(shí)效性。隨著建筑技術(shù)、施工工藝、新材料和施工企業(yè)管理水平的不斷提高，建設(shè)工程文件和檔案資料可被繼承和不斷積累。新的項(xiàng)目在建設(shè)中可以吸取以前的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，避免重犯以前的錯(cuò)誤。同時(shí)，建設(shè)工程文件和檔案資料具有很強(qiáng)的實(shí)效性，其作用會(huì)隨著時(shí)間的推移而衰減，因此，文件和檔案資料一經(jīng)形成就必須盡快送達(dá)有關(guān)部門，否者會(huì)造成嚴(yán)重后果。4.隨機(jī)性。建設(shè)工程文件和檔案資料產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過程中，工程前期、工程開工、施工和竣工等各個(gè)階段和環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生各種各樣文件和檔案資料。雖然各類報(bào)批文件的產(chǎn)生具有規(guī)律性，但還是有相當(dāng)一部分文件和檔案資料的產(chǎn)生是由于具體工程事件引發(fā)的，因此具有隨機(jī)性。5.多專業(yè)性和綜合性。建設(shè)工程文件和檔案資料涉及建筑、市政、消防等各個(gè)專業(yè)，也涉及力學(xué)、電子、聲學(xué)等多種學(xué)科，依附于不同的專業(yè)對(duì)象而存在，且同時(shí)綜合了質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)、合同、組織、協(xié)調(diào)等方面的內(nèi)容，又依賴于不同的載體而流動(dòng)，因此，具有多專業(yè)性和綜合性的特點(diǎn)。三、建筑工程檔案管理需要解決的問題1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。四、建筑工程檔案有效管理的措施1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對(duì)建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑