寶能商業(yè)商戶檔案管理辦法

《寶能商業(yè)檔案管理辦法》寶能商業(yè)商戶檔案管理辦法版本號：V1.0受控編號：BN-GM-S000主辦單位：寶能商業(yè)集團(tuán)營運中心審批：年月日實施日期：年月日密級：■秘密□機密□絕密修訂記錄（修訂要點詳見末頁）修訂前編號/版本號修訂后編號/版本號修訂前總頁數(shù)

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目錄TOC\o"1-5"\h\z\u1. 目的 12. 適用范圍 13. 術(shù)語定義 14. 職責(zé)權(quán)限 15. 主要內(nèi)容 16. 相關(guān)文件 26.1附屬文件 26.2關(guān)聯(lián)文件 27. 其他 38. 修訂記錄 3PAGE1/=NUMPAGES5-23商戶檔案管理辦法目的為了規(guī)范商戶資料整理程序，建立商戶資料檔案，方便日常查詢與利用，同時確保商戶資料的保密性，寶能商業(yè)集團(tuán)營運中心特制定《寶能商業(yè)商戶檔案管理辦法》。適用范圍適用于寶能商業(yè)集團(tuán)所運營管理的商業(yè)項目。術(shù)語定義商戶檔案：商業(yè)項目與商戶在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的具備查詢與利用價值的資料。職責(zé)權(quán)限4.1招商營運部負(fù)責(zé)商戶資料的收集、整理及移交。4.2項目綜合部負(fù)責(zé)商戶資料的二次整理，商戶檔案的建立與管理主要內(nèi)容。主要內(nèi)容5.1應(yīng)收集的商戶資料包括但不限于：5.1.1商戶法人的相關(guān)資料，包括通信地址、聯(lián)系方式、身份證明、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、其他法律必須的證明、商戶員工入職登記表、合同變更申請表、倉庫租賃協(xié)議申報表、法人授權(quán)委托說明書、廣告位協(xié)議申報表、會員卡協(xié)議申請表等。5.1.2商戶聯(lián)系通訊錄5.1.3商戶與我司的來往函件（尤其是經(jīng)營方面的函件）。5.1.4我司對商戶的各種調(diào)查資料。5.1.5商戶辦理各種事宜的數(shù)據(jù)、表格、文件。5.1.6商戶簽署的其它資料（如贊助承諾）。5.1.7餐飲商戶須提供餐飲許可證；其他特殊行業(yè)須提供必要的資質(zhì)證書。5.2資料收集、整理、保管5.2.1各部門在業(yè)務(wù)/日常管理中應(yīng)注意收集并保留上述資料，綜合部應(yīng)指定人員與各業(yè)務(wù)部門對接，確保資料交接統(tǒng)一對口。5.2.2收集部門應(yīng)及時將上述資料移交綜合部指定人員，盡量移交原件，若無法移交原件，則移交復(fù)印件。對常用文件，使用部門應(yīng)另行保留復(fù)印件。5.2.3綜合部每月定期對所接收到的資料作第二次整理，分類、分商戶編號、登記、造冊、存檔，并編制查詢目錄。5.2.4每家商戶應(yīng)有獨立資料庫，建立商戶檔案。5.2.5所有檔案須集中存放于可防火、防潮、防蟲蛀的檔案柜內(nèi)；鑰匙由專人進(jìn)行保管。5.2.6檔案一經(jīng)建立，任何人不得隨意涂改或損壞；若檔案被人為涂改或損壞，將追究保管人員及使用人員的責(zé)任。5.2.7保管年限：在場經(jīng)營商戶的檔案應(yīng)長期保存，并及時添加、更新；已撤場商戶的檔案，至少保管2年。5.2.8檔案銷毀：定期、集中銷毀，在銷毀過程中須確保資料不外泄。5.2.9任何人必須自覺做好保密工作，對需保密的文件資料，在移交綜合部指定人員前，須另外保管（確保其他人不能查看資料內(nèi)容）；移交時須現(xiàn)場交接；移交后，保管人員應(yīng)貼上“保密”標(biāo)簽。5.3資料查閱與利用5.3.1營運管理應(yīng)遵循“依約管理”之原則，結(jié)合合同及相關(guān)協(xié)議進(jìn)行管理；招商營運部員工若需查閱商戶資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及店總經(jīng)理批準(zhǔn)后借閱。5.3.2所有檔案資料必須在約定時間內(nèi)歸還。5.3.3外部人員非經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，任何人不予借閱。5.3.6任何人在借閱期間，不得涂改或損毀檔案資料，不得保留其中部分資料，違者若經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將給予重罰。相關(guān)文件6.1附屬文件無6.2關(guān)聯(lián)文件無其他7.1本制度由寶能商業(yè)集團(tuán)營運中