秘書是做什么的

1第一節(jié)秘書是做什么的?23456一、秘書概念的變遷1、在我國的古今變遷“秘書〞一詞最早出現(xiàn)于漢代。根據(jù)古代文獻(xiàn)的記載，“秘書〞一詞最初不是指人，而是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。7這些圖書主要有兩類：一類是指封建帝王宮廷內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文獻(xiàn)。因?yàn)槭菍m廷收藏之書，一般不予公開，故稱為“秘書〞。8另一類是指讖緯圖lu。這類圖書以隱語、咒語預(yù)決吉兇、占卦未來，推算氣數(shù)，帶有濃厚的迷信色彩。當(dāng)時(shí)的封建統(tǒng)治者常常利用這類圖書中的內(nèi)容為自己效勞，如漢光武帝劉秀，曾“宣布圖讖于天下〞。但由于農(nóng)民運(yùn)動(dòng)也往往利用其中的隱語作為口號(hào)，組織發(fā)動(dòng)起義，于是統(tǒng)治者便禁止這類圖書在民間公開流傳，也將其作為“秘書〞收為宮藏。漢光武帝〔前6—51〕東漢建立者。名劉秀，字文叔，南陽蔡陽〔今湖北棗陽西南〕人。9由于“秘書〞一詞原義是指圖書，故后來便將以掌典圖書，著書立說為職責(zé)的官署和官職稱之為“秘書寺〞、“秘書省〞和“秘書監(jiān)〞、“秘書丞〞、“秘書郎〞、“秘書令〞。負(fù)責(zé)收集、校閱、編修、保管圖書。唐代名相魏征曾任秘書監(jiān)10一個(gè)例外：曹操的秘書令秘書令下隸秘書左丞和秘書右丞，負(fù)責(zé)收發(fā)、處理奏章、擬制詔令、傳發(fā)教諭等，成為握有實(shí)權(quán)的中央秘書機(jī)構(gòu)。我國歷史上第一次設(shè)置名實(shí)相符的秘書官職11純粹以“秘書〞二字(不后加“監(jiān)〞、“丞〞、“郎〞、“令〞，)命名秘書工作人員，是從清末開始的。光緒三十三年(公元1907年)，安徽巡撫馮煦上書奏請(qǐng)?jiān)O(shè)置輔助人員，經(jīng)皇帝批準(zhǔn)后，率先在巡撫衙門中設(shè)立秘書、助理秘書等官職，負(fù)責(zé)掌管機(jī)密折電，函牘。接著，各省的總督、巡撫之下都紛紛設(shè)置了秘書一職。這些“秘書〞同今天的秘書人員已無多大區(qū)別。光緒皇帝12秘書概念真正具有現(xiàn)代意義的開宗，是以孫中山領(lǐng)導(dǎo)的中華民國臨時(shí)政府的建立為標(biāo)志的。當(dāng)時(shí)的中華民國臨時(shí)政府實(shí)行總統(tǒng)制，下沒秘書處，設(shè)秘書長一人，秘書假設(shè)干人。政府各局、部也設(shè)有秘書室、秘書科和秘書官。各省都督府也設(shè)立了秘書員。孫中山臨時(shí)大總統(tǒng)辦公舊址13這時(shí)，“秘書〞一詞的涵義發(fā)生了以下變化：首先，“秘書〞一詞徹底擺脫了與“圖書〞這一涵義的聯(lián)系，從指物轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｖ笓?dān)任某種職務(wù)的人。第二，秘書作為一種特定的職務(wù)，不再以較管一般意義上的圖書典籍為主要職責(zé)，而真正具有了現(xiàn)代意義的秘書職能。142、秘書概念在國外1516國外有關(guān)“秘書〞的幾種定義美國和加拿大組成的國際秘書聯(lián)合會(huì)認(rèn)為，“秘書應(yīng)是主管人員一位特殊的助手。他掌握辦公室工作技巧，能在沒有上級(jí)過問的情況下，表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示其主動(dòng)性和正確判斷能力，并在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定〞。17美國著名的梅里姆——韋氏出版公司七十年代出版的《韋氏秘書手冊(cè)》指出：秘書是“作為劇烈競(jìng)爭(zhēng)性職業(yè)隊(duì)伍中的成員。今天的秘書決不再是單純的接待員兼打字員。因?yàn)樵絹碓蕉嗟慕?jīng)理指望自己的秘書成為行政管理的助手，以便使自己有可能從繁瑣的日常事務(wù)及專門工作中解脫出來〞，“隨著經(jīng)理作用的不斷增強(qiáng)，現(xiàn)在一個(gè)精干而可靠的秘書，不僅是經(jīng)理和工作人員之間的橋梁，而且還應(yīng)當(dāng)是協(xié)助經(jīng)理的左右手。〞18按英國牛津字典解釋，秘書：一為辦事處、營業(yè)所、公司或企業(yè)的雇員，有一種雇傭關(guān)系，其任務(wù)是處理通信，整理記錄，安排約會(huì)。往往有地位有財(cái)富的人士，將秘書作為一種特殊成員，幾乎都有私人秘書；二為高級(jí)官員，其職責(zé)為負(fù)責(zé)通訊、記錄等事宜。不以盈利為目的、團(tuán)體會(huì)社的秘書，是義務(wù)的不受報(bào)酬。三為國家的秘書，負(fù)責(zé)政府機(jī)關(guān)的政務(wù)工作，名為秘書，實(shí)為部長。如英國的國務(wù)大臣、外交大臣、陸軍大臣，其名稱為Minister〔部長或大臣〕，但也稱Secretary〔秘書〕。秘書一詞在英國19二、秘書的類別和層次1、外國美國秘書分類和分級(jí)美國行政管理協(xié)會(huì)〔TheAdministrativeManagementSociety〕把秘書分成幾類，分別要求：

20美國行政秘書

又處理函件，管理檔案，接待來訪，辦理會(huì)晤，編制工作程序表；管理辦公設(shè)備、器材、用品和小額現(xiàn)金；辦理上司交辦事項(xiàng)，安排會(huì)晤、差旅事宜等等。21公司秘書“董事會(huì)秘書〞、“執(zhí)行秘書〞，執(zhí)行董事會(huì)決議或指示，監(jiān)督并管理公司財(cái)務(wù)、人事、對(duì)外聯(lián)絡(luò)事務(wù)；與公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理保持公務(wù)聯(lián)系，做好協(xié)調(diào)工作；組織董事會(huì)，向董事會(huì)匯報(bào)公司財(cái)務(wù)、人事等情況，答復(fù)董事質(zhì)詢等。通訊秘書效勞于政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和大中型企業(yè)。負(fù)責(zé)辦公室、電報(bào)、電傳、信件等通訊事務(wù)；文件的起草、打字、謄印、編排、校對(duì)；記錄上司口述或會(huì)議情況，整理錄音，傳遞上司口頭指示和書面指令等等。22技術(shù)秘書、醫(yī)學(xué)秘書、法律秘書23A級(jí)秘書為中級(jí)管理人員，先例職責(zé)范圍不受限制，主要負(fù)責(zé)起草或抄錄內(nèi)容較復(fù)雜的保密信件。這種秘書對(duì)公司的政策、辦理手續(xù)的程序比較了解，并熟練地掌握了一般秘書的管理技能。B級(jí)秘書其主要任務(wù)是為公司經(jīng)理先例范圍有限的秘書職責(zé)。主要是迅速準(zhǔn)確地從筆記和錄音機(jī)中轉(zhuǎn)抄和聽寫錄音；迎來送往和安排約會(huì)；安排上司旅行事宜；處理日常往來書信；文件歸檔等。分級(jí)：24行政秘書機(jī)要秘書文字秘書科技秘書外事秘書教學(xué)秘書三、我國的情況類別25初級(jí)秘書包括公司前臺(tái)接待、接線生、部門事務(wù)助理等。職責(zé)比較單一，技術(shù)含量較低，薪金相對(duì)低一些，在職者的年齡一般不超過25歲。Officereceptionist

辦公室前臺(tái)接待員〔Officereceptionist〕的位置等級(jí)26中級(jí)秘書包括部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經(jīng)理秘書。權(quán)力和責(zé)任相對(duì)大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，外語水平和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的能力要求更高一些，并要有很好的協(xié)調(diào)能力，薪水也高一些。這些人的年齡一般在25～35歲左右。

27高級(jí)秘書

高級(jí)文秘是隨著市場(chǎng)環(huán)境下企業(yè)橫向聯(lián)系的加強(qiáng)和現(xiàn)代化辦公手段對(duì)企業(yè)的滲透而出現(xiàn)的?，F(xiàn)代高級(jí)文秘特別強(qiáng)調(diào)的素質(zhì)有：公關(guān)才能、外語水平和辦公自動(dòng)化能力。職位包括包括跨國公司首腦秘書、董事會(huì)秘書、地區(qū)總裁秘書等。這是處于高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層的要職，他們的領(lǐng)導(dǎo)能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和工作閱歷，年齡也偏大，這是秘書職位的頂點(diǎn)。28中石化董秘局副主任黃文生29常郁青29歲康柏(中國)投資大中國區(qū)執(zhí)行秘書

第一高：綜合素質(zhì)要求更高第二高：責(zé)權(quán)更重第三高：薪水更高第四高：說服能力要更強(qiáng)第五高：開展愿望更高第六高：道德水平要求更高第七高：成就感更高30

一般的外資企業(yè)需要的高級(jí)秘書是35～45歲的職業(yè)女性，要有長期的外企工作經(jīng)歷，要有良好的外語條件，良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力和預(yù)見能力……31三、如果我是秘書，我該做些什么？

——秘書工作的內(nèi)容3233我們國家的秘書：1、文書撰寫〔上司口述或會(huì)議記錄、整理，文件起草、修改、潤色等〕2、文書制作〔打字、復(fù)印、編排、裝訂〕3、文書處理〔收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷〕4、檔案管理〔歸檔、鑒定、管理、提供〕5、會(huì)議組織〔準(zhǔn)備、記錄、文件、善后〕6、調(diào)查研究〔方案、實(shí)施、分析、研究〕7、信息資料工作〔收集、整理、提供、儲(chǔ)存〕348、信訪工作〔群眾來信來訪、顧客投訴處理〕9、接待工作〔日常來訪與方案來訪接待、安排、效勞〕10、協(xié)調(diào)工作〔政策、工作、部門、人際關(guān)系〕11、督察工作〔政策推行或決議實(shí)施的催促檢查〕12、日程安排〔為上司安排工作日程、會(huì)務(wù)及差旅事項(xiàng)〕13、日常事務(wù)〔通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活〕14、辦公室管理〔環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)〕15、其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)35秘書職業(yè)開展的N種前景一、行政類這類秘書可以直接過渡到行政主管、辦公室主任、綜合管理部主任等職位，常見于政府部門、大型企業(yè)等。他們主要負(fù)責(zé)公司工作方案的制定、組織實(shí)施及日常工作管理；負(fù)責(zé)辦公室行政管理制度建設(shè)；負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)的管理，負(fù)責(zé)重點(diǎn)工作的督辦、檢查、落實(shí)、反響工作；負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作以及制定并完善公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。36二、助理類可以進(jìn)一步開展為總經(jīng)理秘書，總經(jīng)理助理。主要工作是協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行日常工作；進(jìn)行日常事務(wù)的聯(lián)系工作；負(fù)責(zé)總經(jīng)理的外聯(lián)事務(wù)工作；組織協(xié)調(diào)各部門之間的工作流程；負(fù)責(zé)總經(jīng)理日常事務(wù)的辦公支持，上傳下達(dá)以及相關(guān)技術(shù)資料的翻譯工作。37三、人事類可以開展為人力資源主管。主要工作內(nèi)容是按照公司業(yè)務(wù)開展方案，編制和落實(shí)人力資源戰(zhàn)略；設(shè)計(jì)、整合符合公司業(yè)務(wù)開展的組織規(guī)劃和結(jié)構(gòu)；配合公司的快速開展，制定不同階段的招聘戰(zhàn)略并推行；整合、設(shè)計(jì)、實(shí)施具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的薪資體系以吸引和留住優(yōu)秀的人才；按照公司業(yè)務(wù)的變化需要，設(shè)計(jì)、組織各種類型的培訓(xùn)和各類人員開展方案；整合、設(shè)計(jì)績(jī)效管理體系，對(duì)直線經(jīng)理進(jìn)行有關(guān)的培訓(xùn)，有效推行以推動(dòng)公司整體業(yè)務(wù)績(jī)效提升；組織滲透與推廣企業(yè)價(jià)值觀和文化以及公司員工關(guān)系的管理。38四、公關(guān)類從接待、協(xié)調(diào)工作過渡到公關(guān)經(jīng)理、客戶經(jīng)理，這種在餐飲業(yè)比較常見。主要工作內(nèi)容是制定出公關(guān)籌劃方案并依據(jù)活開工程變化及時(shí)調(diào)整策略；監(jiān)督實(shí)施市場(chǎng)公關(guān)活動(dòng)；負(fù)責(zé)客戶效勞部各項(xiàng)工作的日常運(yùn)作及人員管理，各項(xiàng)收費(fèi)指標(biāo)的完成，重大投訴及遺留問題的處理。與有關(guān)部門進(jìn)行良好的溝通，保持良好的合作關(guān)系，提高公司品牌形象；并協(xié)調(diào)與其他各部門的合作。39五、業(yè)務(wù)類他們平時(shí)跟著老板抓業(yè)務(wù)，可以進(jìn)一步開展為商務(wù)主管，業(yè)務(wù)經(jīng)理等。主要工作內(nèi)容有完成各業(yè)務(wù)群組的到貨、付款、索賠等方面采購商務(wù)運(yùn)作管理工作。收集、匯總銷售信息，編寫客戶、產(chǎn)品、銷售利潤等各項(xiàng)分析報(bào)表；制定、協(xié)調(diào)產(chǎn)品供貨方案；解決客戶投訴、跟蹤產(chǎn)品改進(jìn)進(jìn)度；收集相關(guān)的行業(yè)市場(chǎng)信息，提出市場(chǎng)銷售方案；帶著部門成員達(dá)成業(yè)績(jī)要求。40秘書工作的特點(diǎn)輔助性綜合性機(jī)密性效勞性41〔1〕為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)機(jī)關(guān)效勞〔2〕為本機(jī)關(guān)其他平級(jí)的職能部門效勞〔3〕為下級(jí)機(jī)關(guān)和人民群眾效勞秘書工作的“三個(gè)效勞〞：42新形勢(shì)下