辦公室采購管理制度

辦公室采購管理制度本文件列明了公司辦公室采購管理制度，以確保公司購買人員合理、規(guī)范地進(jìn)行采購活動。本制度適用公司各個(gè)部門的采購工作，必須落實(shí)到位。1.采購流程和程序采購申請：采購申請單應(yīng)至少包括以下信息：采購商品名稱、數(shù)量、規(guī)格要求、用途、關(guān)鍵技術(shù)要求、最遲送達(dá)日期以及經(jīng)辦人員、審批人員和申請時(shí)間等。采購審核：待采購申請單提交后，采購審核人員應(yīng)當(dāng)在審批結(jié)束前審查此單并進(jìn)行審核。采購詢價(jià)：針對特定采購，擬定詢價(jià)文件并發(fā)送至潛在供應(yīng)商。所有詢價(jià)文件必須明確規(guī)定詢價(jià)定金收費(fèi)內(nèi)容，信封設(shè)有快遞單號。采購確認(rèn)：在參與詢價(jià)的所有供應(yīng)商提交報(bào)價(jià)后，采購確認(rèn)人員按評分標(biāo)準(zhǔn)，對報(bào)價(jià)進(jìn)行篩選，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，簽署采購合同。采購驗(yàn)收：采購商品到貨后，辦理相關(guān)手續(xù)并進(jìn)行質(zhì)量核查。如無質(zhì)量問題，發(fā)給負(fù)責(zé)人并進(jìn)行入庫操作。付款結(jié)算：最后確認(rèn)采購商品的數(shù)量、價(jià)值及結(jié)算情況，并進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算。2.采購管理的原則獨(dú)立采購：在確定采購需要后，將采購信息以采購申請單的形式提交至采購審核人員，并由單獨(dú)具有采購審批權(quán)限的人員進(jìn)行審批，確保采購活動的獨(dú)立性。公開透明：在采購活動中，需嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)公開透明原則，確保采購活動在其他人員的監(jiān)督下進(jìn)行。合法合規(guī)：遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)控制要求，約束采購人員的采購行為，確保采購活動的合法性及規(guī)范性。質(zhì)量優(yōu)先：在采購活動中，需重視產(chǎn)品的質(zhì)量要求。采購商品應(yīng)當(dāng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)及公司質(zhì)量要求。3.采購管理責(zé)任分工采購申請人：起草采購申請，為采購管理員提供詳盡的采購單詳情。采購管理員：根據(jù)采購流程執(zhí)行采購工作，嚴(yán)格執(zhí)行采購管理流程。審計(jì)人員：對特定采購文件進(jìn)行審查，并簽署采購申請單。采購審核人員：對采購申請單進(jìn)行審核，并決定是否批準(zhǔn)采購計(jì)劃。采購確認(rèn)人員：參與采購商量和報(bào)價(jià)進(jìn)行篩選，最后選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并確認(rèn)采購合同。采購驗(yàn)收人員：根據(jù)采購合同核查采購到的商品質(zhì)量及數(shù)量。財(cái)務(wù)人員：根據(jù)采購的實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)算并關(guān)注采購付款情況。4.采購管理的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)采購人員需要掌握公司采購流程及手續(xù)，認(rèn)真核查采購contract并嚴(yán)格執(zhí)行國家管理法規(guī)。采購人員需注意與供應(yīng)商溝通的規(guī)范性及要求。任何采購活動應(yīng)當(dāng)按照采購管理流程執(zhí)行。意外情況發(fā)生時(shí)，應(yīng)當(dāng)征得采購審核人員的批準(zhǔn)。任何采購活動都需要一定的權(quán)限控制和審批措施，在采購管理中應(yīng)注意掌握各個(gè)環(huán)節(jié)的權(quán)力范圍。5.采購管理的考核評估公司采購管理系采用實(shí)行考核評估制度的方式對采購管理工作開展情況進(jìn)行定期評估。考核內(nèi)容和考核標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)實(shí)際情況預(yù)先設(shè)定。評估主要目的是提高采購人員的工作質(zhì)量和效率，減少采購成本，并提高公司盈利能力。6.其他本制度的解釋權(quán)