公司檔案庫管理制度

公司檔案庫管理制度1.目的和范圍1.1目的本制度的目的是為了規(guī)范公司檔案庫的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，保障公司信息安全，提高檔案利用率和管理效率。1.2范圍本制度適用于公司所有檔案庫的管理，包括電子檔案和紙質(zhì)檔案等。所有涉及公司業(yè)務(wù)的檔案都應(yīng)納入本制度的管理范圍。2.檔案庫管理職責(zé)和權(quán)限2.1檔案庫管理員負(fù)責(zé)組織、實施檔案庫的管理工作，并根據(jù)需要推進(jìn)檔案庫的信息化建設(shè)；編制并執(zhí)行檔案管理規(guī)定和操作規(guī)程，確保檔案的安全保存和保密性；組織檔案的鑒定、篩選、整理、歸檔和銷毀工作，確保檔案的整理質(zhì)量和存檔有效性；統(tǒng)計檔案庫的檔案情況和存儲情況，定期進(jìn)行檔案清點和庫存調(diào)整；對檔案庫的安全防范和環(huán)境監(jiān)測進(jìn)行監(jiān)督和檢查，防止災(zāi)害事故的發(fā)生；指導(dǎo)檔案庫的使用者，答疑解惑，解決使用中的問題。2.2使用者和管理單位檔案的使用者應(yīng)當(dāng)遵守公司檔案管理制度，把檔案當(dāng)做重要的信息資產(chǎn)來對待，并保障檔案的保密性、完整性；各管理單位應(yīng)當(dāng)配合檔案庫管理員的工作，按照規(guī)定向檔案庫交接檔案，并在必要時提供檔案的利用和查詢權(quán)限。3.檔案庫的安全保障和防災(zāi)措施3.1安全保障建立檔案庫安全保密制度，加強(qiáng)對檔案庫的安全要求，保證檔案的保密性和安全保存；按照規(guī)定采取物理措施保護(hù)檔案庫及其檔案，如加裝防盜門鎖、安裝防潮、防火、防震等設(shè)備，防止盜竊、火災(zāi)、水害、地震等事故的發(fā)生；加強(qiáng)檔案庫的環(huán)境衛(wèi)生和防蟲防霉，保證檔案的完好無損。3.2防災(zāi)措施建立檔案庫防災(zāi)預(yù)案，并嚴(yán)格執(zhí)行；根據(jù)不同的災(zāi)害類型，采取相應(yīng)的防災(zāi)措施，如防火、防水、防震等；在檔案庫內(nèi)設(shè)置應(yīng)急照明設(shè)備，并保證電力、通訊等基礎(chǔ)設(shè)施的正常運(yùn)行。4.檔案庫的信息化建設(shè)4.1電子檔案管理建立電子檔案管理平臺，實現(xiàn)電子檔案的全程管理和保存；對于重要的電子檔案，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)計劃，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性；給予相應(yīng)的權(quán)限，只有授權(quán)人員才能訪問和操作電子檔案。4.2紙質(zhì)檔案管理建立統(tǒng)一的紙質(zhì)檔案柜庫，按照檔案的類別分類存儲；定期進(jìn)行紙質(zhì)檔案的整理、歸檔和銷毀；對于損毀的紙質(zhì)檔案，需要進(jìn)行相應(yīng)的修復(fù)和復(fù)原工作，保證檔案的完整性和可讀性。5.檔案庫的日常管理5.1檔案的使用和查詢根據(jù)檔案使用的需要，制定相應(yīng)的檔案使用申請流程和使用規(guī)范；對于涉及公司重要業(yè)務(wù)和商業(yè)機(jī)密的檔案需經(jīng)過授權(quán)管理單位才能進(jìn)行查詢和使用；對于敏感和機(jī)密檔案的查詢和使用，需要進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限控制。5.2檔案的借閱和歸還借閱檔案需要進(jìn)行申請并經(jīng)過批準(zhǔn)；在借閱過程中，需要對檔案進(jìn)行手續(xù)登記和借閱登記；在歸還檔案時，需要進(jìn)行相應(yīng)的復(fù)核和歸檔，保證檔案的完整性和歸檔準(zhǔn)確性。5.3檔案的整理和歸檔對于新收到的檔案，需要進(jìn)行相應(yīng)的鑒定和分類整理，并在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行歸檔；對于過期、無效和存放期限已滿的檔案，需要進(jìn)行相應(yīng)的銷毀和清理，保證檔案庫的存儲空間充足。6.檔案庫的維護(hù)和更新6.1檔案庫的維護(hù)對于檔案庫的設(shè)施和設(shè)備，需要進(jìn)行定期的維護(hù)和保養(yǎng)工作；對于檔案庫內(nèi)的檔案，需要進(jìn)行定期的鑒定、整理和歸檔工作。6.2檔案庫的更新建立檔案庫更新機(jī)制，定期篩選和整理過期、無效和重復(fù)的檔案；對于檔案庫的信息化建設(shè)，也需要根據(jù)需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)母潞蜕墶?.檔案庫管理制度的責(zé)任和執(zhí)行7.1責(zé)任公司領(lǐng)導(dǎo)同志要高度重視檔案庫管理工作，切實履行檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；每個檔案庫管理員要認(rèn)真履行自己的職責(zé)和義務(wù)，確保檔案庫管理工作的有效性和規(guī)范性。7.2執(zhí)行執(zhí)行本制度是每位工作人員的責(zé)任和義務(wù)；對于違反檔案管理規(guī)定和操作規(guī)程的工作人員，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。8.附則本制度解釋權(quán)歸公司檔案管理部門所有。結(jié)束語本制度是公司檔案管理的