訂單部信息管理制度

訂單部信息管理制度一、制度目的為規(guī)范訂單部門內(nèi)部信息管理流程，提高工作效率，保障信息安全，制定本管理制度。二、適用范圍本管理制度適用于公司訂單部門的信息管理。三、信息管理流程訂單部門的信息管理流程應(yīng)包括信息的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、傳遞、保護(hù)和銷毀等環(huán)節(jié)。（一）信息的創(chuàng)建所有訂單部門的信息必須經(jīng)過授權(quán)人員進(jìn)行創(chuàng)建。創(chuàng)建的信息必須真實(shí)準(zhǔn)確，所有信息的創(chuàng)建人需對(duì)其真實(shí)性負(fù)責(zé)。信息創(chuàng)建人必須在文件或電子文檔上簽字并注明創(chuàng)建日期、文件名稱、版本號(hào)等信息。（二）信息的存儲(chǔ)由訂單部門負(fù)責(zé)開展的活動(dòng)的記錄和報(bào)告，必須按照文件歸檔的分類方法歸檔并妥善保管。手工記錄的報(bào)告、活動(dòng)等材料，必須在一定的時(shí)間內(nèi)提交有關(guān)負(fù)責(zé)人復(fù)核、批準(zhǔn)，并歸檔保存。登記、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算、報(bào)告等信息，必須編寫作業(yè)記錄，并歸檔保存兩年。（三）信息的傳遞傳遞信息必須經(jīng)過授權(quán)人員的批準(zhǔn)，不得隨意外傳。傳遞過程中，信息接收方應(yīng)按規(guī)定檢查信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性等。訂單部門的工作人員不得在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下向外第三方泄露業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作內(nèi)容。（四）信息的保護(hù)訂單部門的各類信息，包括文書、合同、數(shù)據(jù)資料、財(cái)務(wù)文件等必須妥善保密，不得向未經(jīng)授權(quán)的人員泄露。信息保護(hù)人員需定期組織信息安全培訓(xùn)，提高員工的安全防范意識(shí)。訂單部門需要使用電子、密碼等安全措施，防止未授權(quán)人員進(jìn)行獲取、篡改、刪除等操作。（五）信息的銷毀訂單部門所保管的所有文件和資料必須按照時(shí)間順序進(jìn)行處理，到期一定時(shí)間后，可以銷毀；銷毀的存儲(chǔ)設(shè)備必須徹底處理，無法恢復(fù)。文件和資料在銷毀前，必須加蓋“保密文件已銷毀”的章，交予授權(quán)人員簽字。四、信息管理的監(jiān)督與改進(jìn)信息管理監(jiān)督人員要定期對(duì)訂單部門進(jìn)行抽查和檢查，防止信息泄密情況發(fā)生。對(duì)信息管理制度進(jìn)行定期評(píng)估和改進(jìn)，對(duì)現(xiàn)有制度的不足和缺陷及時(shí)修正完善。五、制度的貫徹執(zhí)行所有訂單部門的員工必須在工作中嚴(yán)格按照本管理制度執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)違反制度行為要及時(shí)上報(bào)，糾正違法行為。對(duì)于制度不規(guī)范等情況，要及時(shí)向管理人員匯報(bào)，共同完善制度。六、制度的期限和修訂本管