第01章-辦公自動化的理論基礎(chǔ)08

第1講辦公自動化的理論根底1學(xué)習(xí)安排總學(xué)時：54理論學(xué)時：26實踐學(xué)時：282【本節(jié)內(nèi)容介紹】信息技術(shù)革命使人類社會從工業(yè)化向信息化邁進(jìn)。信息種類和數(shù)量的急劇增長，以及信息的高度復(fù)雜化，使得人類很難再以傳統(tǒng)的手工方式來處理信息。人類逐漸認(rèn)識到：傳統(tǒng)辦公效率之低，已成為阻礙社會生產(chǎn)開展的重要因素。于是，人類開始借助辦公自動化技術(shù)來迎接新的技術(shù)革命的挑戰(zhàn)。本章介紹辦公自動化的根本概念、國內(nèi)外開展?fàn)顩r、未來開展趨勢、電子政務(wù)根本知識以及辦公自動化系統(tǒng)的平安與保密等內(nèi)容。3【本節(jié)主要知識點】

辦公自動化的概念和層次

辦公自動化的組成與功能

辦公自動化的開展過程辦公自動化的開展趨勢我國辦公自動化的開展歷程

影響我國辦公自動化開展的因素

電子政務(wù)的根本知識

辦公自動化的平安與保密4重點難點重點辦公自動化的根本概念國內(nèi)外辦公自動化的開展情況辦公自動化系統(tǒng)的平安與保密難點辦公自動化的開展趨勢電子政務(wù)的相關(guān)知識辦公自動化系統(tǒng)的平安與保密措施5一、辦公自動化的根本概念1.概念辦公自動化〔OfficeAutomation,簡稱OA〕是指辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成效勞于某種目標(biāo)的人——機(jī)信息處理系統(tǒng)，以到達(dá)提高工作質(zhì)量、工作效率的目的。6說明:對OA概念的全新認(rèn)識在OA功能上：對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言，OA是決策支持系統(tǒng)；對于中層管理者而言，OA是管理信息系統(tǒng)；對于普通員工而言：OA是事務(wù)／業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。在技術(shù)范疇上：計算機(jī)技術(shù)是OA的前提，通信技術(shù)是OA的根底，科學(xué)的管理思想是實現(xiàn)OA的核心。72.層次:辦公自動化分為三個層次：事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型。3.組成:辦公自動化涉及了四個方面：辦公人員、辦公信息、辦公程序和辦公設(shè)備。辦公活開工作流程：辦公自動化系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)包括信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存四個環(huán)節(jié)。辦公自動化系統(tǒng)綜合表達(dá)了人、機(jī)器、信息資源三者的關(guān)系。信息是被加工的對象，機(jī)器是加工的工具，人是加工過程中的設(shè)計者、指揮者和成果的享用者。84.OA根本功能:公文管理會議管理部門事務(wù)處理個人辦公管理領(lǐng)導(dǎo)日程管理文檔資料管理人員/權(quán)限管理。95.OA主要內(nèi)容:辦公自動化從其處理技術(shù)來看，內(nèi)容包括：公文電子處理技術(shù)電子表格和數(shù)據(jù)處理技術(shù)語音和圖形圖像處理技術(shù)電子郵件技術(shù)電子會議技術(shù)電子報表技術(shù)信息檢索與傳輸技術(shù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)10二、辦公自動化的開展演變起源:20世紀(jì)60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機(jī),最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。相關(guān)知識:美國GE(通用電器)公司最早使用計算機(jī)進(jìn)行工資計算,開始了計算機(jī)數(shù)據(jù)處理.我國70年代末長春“一汽〞最早使用計算機(jī)開始進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作.112.辦公管理思想體系的開展演變政府機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位的辦公自動化，伴隨著管理思想與管理體系的演變已經(jīng)經(jīng)歷了6代：硬件配置階段數(shù)據(jù)處理自動化階段C/S架構(gòu)下的工作流自動化階段無障礙工作流自動化階段協(xié)同工作型辦公自動化〔KM1代〕協(xié)同開展型辦公自動化〔KM2代〕。123.現(xiàn)代辦公技術(shù)設(shè)備的開展演變辦公自動化技術(shù)設(shè)備的使用經(jīng)歷了單機(jī)、局部網(wǎng)絡(luò)、大規(guī)模計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、世界性計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)四個階段。1975年以前為辦公自動化的第一階段，設(shè)備以單機(jī)為中心。20世紀(jì)70年代后期到80年代初期為第二階段，設(shè)備使用在單機(jī)應(yīng)用的根底上，以單位為中心向單位內(nèi)聯(lián)機(jī)開展，建立起電腦局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)〔簡稱局部網(wǎng)絡(luò)〕。20世紀(jì)80年代后期到90年代中期為第三階段，設(shè)備使用由電腦局部網(wǎng)絡(luò)向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機(jī)系統(tǒng)開展的階段。20世紀(jì)90年代中期至今為第四階段，是“全面實現(xiàn)辦公自動化〞的階段。134.辦公自動化的未來開展辦公自動化未來開展將表達(dá)以下幾個特點：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公操作無紙化辦公效勞無人化辦公設(shè)備移動化辦公思想?yún)f(xié)同化辦公信息多媒體化辦公管理知識化14三、我國辦公自動化的開展1.我國OA開展過程我國的辦公自動化從20世紀(jì)80年代初進(jìn)入啟蒙階段,80年代中期，制定了辦公自動化的開展目標(biāo)及遠(yuǎn)景規(guī)劃。20世紀(jì)80年代末，我國開始大力開展辦公自動化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史。這個階段我國建立了一批能表達(dá)國家實力的國家級OA系統(tǒng).20世紀(jì)90年代中期后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(如100M以太網(wǎng))、群件系統(tǒng)(特別MicrosoftExchangeServer和LoutsNotes)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)(成熟的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))和各種面向?qū)ο箝_發(fā)工具(如MicrosoftVisualStudio)等技術(shù)和產(chǎn)品日漸成熟而被廣泛應(yīng)用，同時由于國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的飛速開展引發(fā)市場競爭的逐漸劇烈，以及政府管理職能的擴(kuò)大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對辦公自動化產(chǎn)品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進(jìn)入一個快速的開展階段。15我國OA開展存在的問題目前困擾我國辦公自動化的應(yīng)用主要有以下問題：根底設(shè)施建設(shè)尚不完善系統(tǒng)的平安難以令人滿意與辦公自動化相適應(yīng)的規(guī)章制度不健全落后的管理模式與先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理不相適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的重視和工作人員的支持不夠軟件應(yīng)用相對滯后于硬件平臺不能慎重選擇適合自身條件的設(shè)備、軟件和效勞廠商。163.實現(xiàn)辦公自動化的必備條件要實現(xiàn)辦公自動化，就得為它創(chuàng)造必備的條件。沒有這些條件，辦公自動化就只是一句空話。這些必備條件是:經(jīng)濟(jì)條件技術(shù)條件設(shè)備條件標(biāo)準(zhǔn)化的建立辦公環(huán)境的現(xiàn)代化辦公人員的高素質(zhì)。總之，辦公自動化實現(xiàn)的條件，涉及到機(jī)構(gòu)、人、機(jī)等工程，還包括思想觀念、工作機(jī)構(gòu)、工作方式的相應(yīng)變化。17四、電子政務(wù)簡介

什么是電子政務(wù):電子政務(wù)就是借助電子信息技術(shù)而進(jìn)行的政務(wù)活動，是指各級政府部門運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將政府可公開的信息面向社會、面向企業(yè)、面向公眾發(fā)布，并使政府的效勞工作網(wǎng)絡(luò)化。對于政府機(jī)關(guān)來說，OA建設(shè)就是電子政務(wù)工作開展的前提，電子政務(wù)是對OA建設(shè)的開展。182.我國電子政務(wù)的開展概況我國電子政務(wù)的開展經(jīng)歷了以下三個階段:初期緩慢開展階段80年代末，中央和地方黨政機(jī)關(guān)所開展的辦公自動化〔OA〕工程，建立了各種縱向和橫向內(nèi)部信息辦公網(wǎng)絡(luò)1993年底啟動的“三金工程〞，即金橋工程、金關(guān)工程和金卡工程,這是中央政府主導(dǎo)的以政府信息化為特征的系統(tǒng)工程，重點是建設(shè)信息化的根底設(shè)施，為重點行業(yè)和部門傳輸數(shù)據(jù)和信息。這些都還只是電子政務(wù)開展的雛形，是電子政務(wù)開展的最初級階段。19快速完善開展1998年4月，青島市在互聯(lián)網(wǎng)上建立了我國第一個嚴(yán)格意義上的政府網(wǎng)站“青島政務(wù)信息公眾網(wǎng)〞〔://〕。1999年1月，40多個部委〔局、辦〕的信息主管部門共同建議發(fā)起了“政府上網(wǎng)工程〞,其目標(biāo)是在1999年實現(xiàn)60%以上的部委和各級政府部門上網(wǎng)，在2000年實現(xiàn)80%以上的部委和各級政府部門上網(wǎng)。截止到2002年1月15日，以gov為結(jié)尾注冊的域名總數(shù)到達(dá)5864個，占國內(nèi)域名總數(shù)的4.6%;已經(jīng)建成的WWW下的政府網(wǎng)站達(dá)4677個，占總數(shù)的1.7%，所有的省級政府機(jī)構(gòu)和中央部委、95%以上的市級政府和省政府的廳局辦、70%以上的縣級政府以及經(jīng)濟(jì)興旺地區(qū)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)級政府都已經(jīng)在網(wǎng)上設(shè)立了辦事窗口。20高深層次開展階段最近，電子政務(wù)開始向更高層次開展，主要表現(xiàn)：首先，許多地方政府都將國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化作為“十五〞規(guī)劃的重要內(nèi)容其次，專業(yè)化的政府效勞網(wǎng)站日益增多，效勞內(nèi)容更加豐富，功能不斷增強(qiáng)，互動性得到很大提高。第三，電子政務(wù)的開展極大地促進(jìn)了我國IT行業(yè)的開展，包括硬件、應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件等今幾年都在一定程度上受惠于電子政務(wù)的開展第四，電子政務(wù)的軟課題研究已經(jīng)提到議事日程213.國外電子政務(wù)開展?fàn)顩r從世界范圍來看，推進(jìn)政府部門辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化，全面信息共享已是大勢所趨。美國加拿大新加坡英國日本韓國德國印度224.電子政務(wù)系統(tǒng)優(yōu)越性分析1998年4月，青島市在互聯(lián)網(wǎng)上建立了我國第一個嚴(yán)格意義上的政府網(wǎng)站“青島政務(wù)信息公眾網(wǎng)〞〔://〕，開展至今，該網(wǎng)站設(shè)計已經(jīng)非常精美、功能非常完善，對于大局部市民關(guān)心的問題已經(jīng)實現(xiàn)了“一網(wǎng)式〞電子政務(wù)，真正表達(dá)了電子政務(wù)的根本原那么，在技術(shù)的使用、內(nèi)容和管理等諸多方面都走在全國前列，對我國當(dāng)前建設(shè)電子政務(wù)具有參考價值。23建設(shè)原那么先進(jìn)技術(shù)實用化。在政府管理中采用先進(jìn)的信息和通信技術(shù)可以使政府做到以前不可能做到的事情，如倍增的效率、高度的透明、巨大的管理幅度、充分的管理授權(quán)等。管理集成和系統(tǒng)開發(fā)的互動。即：按信息和通信技術(shù)的應(yīng)用要求對現(xiàn)有流程進(jìn)行優(yōu)化和業(yè)務(wù)重組，在進(jìn)行管理集成時充分挖掘信息和通信技術(shù)的應(yīng)用潛力，使先進(jìn)技術(shù)為管理集成效勞。需求與實現(xiàn)的互動。即技術(shù)開發(fā)人員懂得如何實現(xiàn)工作業(yè)務(wù)的電子化，而政府工作人員知道正確地提出實現(xiàn)業(yè)務(wù)電子化的需求。建立“可視〞政府。實現(xiàn)政府管理和效勞的四個“可視〞，即流程可視、過程可視、狀態(tài)可視和對象可視，可視功能對反腐倡廉具有重要意義。242)．根本構(gòu)成

“青島政務(wù)信息公眾網(wǎng)〞網(wǎng)站設(shè)置有市長專頁、市長信箱、開放之窗、政務(wù)公開、友好往來、政府文庫、青島市情、城市規(guī)劃、新聞發(fā)布會、要聞回憶、圖片新聞、政策法規(guī)、組織機(jī)構(gòu)、為民效勞、青島經(jīng)貿(mào)、招商引資、青島名牌、重點企業(yè)、交通信息、房地產(chǎn)信息、醫(yī)療保險等21個子欄目，可以說內(nèi)容非常全面，可以涉及到公眾生活、企業(yè)辦公、政府內(nèi)部信息交流的方方面面。查看其主頁面…….比照鄭州2526273)．管理特征電子政務(wù)引起的政府辦公管理變革具有五個突出特征：開放式管理交互式管理一網(wǎng)式管理一表式管理自律式管理28五、辦公自動化系統(tǒng)的平安與保密加強(qiáng)系統(tǒng)平安與保密工作的必要性和重要性:辦公自動化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經(jīng)濟(jì)和實用價值以及一定程度的保密性要求。所以，加強(qiáng)其平安性，保證其內(nèi)容的保密性就顯得非常重要。特別是在現(xiàn)在開放式的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，系統(tǒng)很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強(qiáng)系統(tǒng)平安與保密顯得非常重要。29影響辦公自動化系統(tǒng)平安與保密因素分析平安保密因素:人為原因自然原因計算機(jī)病毒其它原因系統(tǒng)平安的標(biāo)志能防止對信息的非法竊??；預(yù)防泄露和毀壞事件的發(fā)生；在毀壞后的更正以及恢復(fù)正常工作的能力較強(qiáng)，所需時間較短；平安保密系統(tǒng)符合經(jīng)濟(jì)要求；平安保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。30數(shù)據(jù)保密的根本要求:數(shù)據(jù)隱蔽：防止數(shù)據(jù)被非授權(quán)人截獲或竊?。粩?shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改；發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替；防發(fā)送方否認(rèn)：在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不成認(rèn)發(fā)送過此文件。31加強(qiáng)系統(tǒng)平安和保密的對策加強(qiáng)系統(tǒng)平安和保密的常用措施有：行政措施行政法規(guī)、規(guī)章制度社會允許的各種方式法律措施針對計算機(jī)犯罪的打擊、制裁手段軟件保護(hù)措施采用軟件技術(shù)區(qū)分、控制用戶和對信息加密物理保護(hù)措施對場地環(huán)境和軟硬件設(shè)備及存儲介質(zhì)等保護(hù)32保證辦公自動化系統(tǒng)平安的對策：平安監(jiān)視技術(shù)用戶登記設(shè)置權(quán)限存取控制工作日志“防火墻〞技術(shù)自適應(yīng)平安管理件終端識別計算機(jī)平安加權(quán)33加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對策有：用戶認(rèn)證技術(shù)利用用戶專有信息:口令密碼通行字利用用戶專有用品:鑰匙IC卡磁卡利用保密算法:加密函數(shù)動態(tài)口令利用用戶的生理特征:指紋聲音視網(wǎng)膜計算機(jī)數(shù)據(jù)加密技術(shù)明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達(dá)對方通過解密算法再度變?yōu)槊魑摹半p鑰〞-----共鑰密鑰數(shù)字簽字技術(shù)利用數(shù)字簽名技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實發(fā)送者對報文的簽名：發(fā)送者事后不能抵賴對報文的簽名；接收者不能偽造對報文的簽名34一般單位采用的系統(tǒng)平安保密對策方案〔1〕直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的平安控制機(jī)制，對用戶的權(quán)限進(jìn)行控制和管理；〔2〕在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強(qiáng)病毒防范；〔3〕在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設(shè)備；〔4〕對重要信息的傳輸采用加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)。35小結(jié)辦公自動化是一種技術(shù)，是一個系統(tǒng)工程。辦公自動化作為一個術(shù)語是由D.S.哈特于1936年首先提出。20世紀(jì)70年代為其下了一個較為完整的定義。現(xiàn)在我們一般認(rèn)為：辦公自動化是指辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成效勞于某種目標(biāo)的人——機(jī)信息處理系統(tǒng)，以到達(dá)提高工作質(zhì)量、工作效率的目的。辦公自動化一般可分為三個層次：事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型，整個辦公過程包括信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存四個環(huán)節(jié)。一個完整的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)7個方面的功能，分別是：內(nèi)部通信平臺的建立；信息發(fā)布平臺的建立；工作流程的自動化；文檔管理的自動化；輔助辦公；信息集成以及分布式辦公的實現(xiàn)。3620世紀(jì)60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。之后，辦公自動化的開展過程在技術(shù)設(shè)備的使用上經(jīng)歷了單機(jī)、局部網(wǎng)絡(luò)、一體化、全面實現(xiàn)辦公自動化四個階段。其未來開展將表達(dá)以下幾個特點：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、辦公操作無紙化、辦公效勞無人化、辦公業(yè)務(wù)集成化、辦公設(shè)備移動化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化以及辦公系統(tǒng)智能化。我國辦公自動化開展已經(jīng)經(jīng)歷了三個階段，因種種原因的制約，各個單位辦公自動化程度有所不同。對于政府機(jī)關(guān)來說，OA建設(shè)就是電子政務(wù)工作開展的前提，電子政務(wù)是對OA建設(shè)的開展。電子政務(wù)就是借助電子信息技術(shù)而進(jìn)行的政務(wù)活動，是指各級政府部門運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將政府可公開的信息面向社會、面向企業(yè)、面向公眾發(fā)布，并使政府的效勞工作網(wǎng)絡(luò)化。我國電子政務(wù)分為初期緩慢開展、快速完善開展和高深層次開展三個階段。今后，電子政務(wù)引起的政府辦公管理變革具有五個突出特征：開放式管理、交互式管理、一網(wǎng)式管理、一表式管理、自律式管理。37辦公自動化系統(tǒng)中，客觀存在著許多不平安因素。必須加強(qiáng)對辦公自動化系統(tǒng)的平安和保密管理。加強(qiáng)OA系統(tǒng)平安和保密的措施有：強(qiáng)化管理、加速立法、宣傳教育、技術(shù)研究。保證系統(tǒng)平安的技術(shù)對策有：平安監(jiān)視、“防火墻〞、終端識別、計算機(jī)平安加權(quán)等。加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的技術(shù)對策有：用戶認(rèn)證、計算機(jī)數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽字等。38習(xí)題一、填空1.辦公自動化一般可分為三個層次，即__________、________、___________。2.辦公自動化涉及了四個方面，即__________、_________、________、________。辦公自動化系統(tǒng)，包括___________、__________、_________、________四個環(huán)節(jié)。3.20世紀(jì)____年代初，美國最先將電腦引入辦公室。此后辦公自動化的開展過程在技術(shù)設(shè)備使用上大都經(jīng)歷了__________、________、________、___________四個階段。4.我國電子政務(wù)開展過程分為____________________、______________