文件與記錄管理制度

文件與記錄管理制度1、目的為對金屬材料公司文件進行有效控制，確保使用部門得到和使用有效文件，特制定本管理制度。2、適用范圍本管理制度適用于公司所有文件、記錄控制的管理，包括適用的外來文件、電子媒體形式文件的控制。3、依據(jù)性法律法規(guī)及集團公司文件3.1《質量管理體系基礎和術語》GB/T190003.2《質量管理體系要求》GB/T190013.3《環(huán)境管理體系要求及使用指南》GB/T240013.4《職業(yè)健康安全管理體系要求》GB/T280013.5《質量和（或）環(huán)境管理體系審核指南》GB/T190113.6《質量管理培訓指南》GB/T190253.7《環(huán)境管理術語》GB/T240503.8《集團公司文件與記錄管理程序》4、職責4.1經(jīng)理負責批準發(fā)布《管理制度》、方針和目標；4.2管理者代表負責審核《管理制度》；4.3各副經(jīng)理批準分管部門支持性文件和適用的二級文件，如：管理細則、作業(yè)指導書等；4.4各部門負責按照《管理制度》中要求編寫、評審、修訂“支持性文件”，負責本專業(yè)第二層次文件的編寫、修訂；負責本專業(yè)管理和技術標準等外來文件的識別、使用和管理工作；負責建立本部門<＿＿文件清單>；4.5綜合科負責公司紅頭文件的審核、發(fā)布；負責政府、上級公司來文的識別、傳遞、轉化、保存；4.6生產(chǎn)運行科4.6.1生產(chǎn)運行科負責組織《管理制度》（以下簡稱管理制度）編制、評審、修訂、發(fā)布工作；負責組織“支持性文件”（以下簡稱“支持性文件”）的評審、修訂、發(fā)布工作；負責匯總編制<金屬材料4.6.24.6.3負責組織4.65、工作制度本管理制度所包括的工作事項包括：文件的分類、編號和標識，《管理制度》的管理，“支持性文件”的管理，文件的歸檔管理，外來文件的管理，記錄的管理。具體要求如下：5.1文件的分類、編號和標識5.1.1文件的分類第一層次文件：“管理制度”第二層次文件：“支持性文件”a）公司紅頭文件。包括公司級行政文件、黨委文件、工會文件、會議紀要等；執(zhí)行《金屬材料公司行政綜合事務管理制度》；b）管理類文件。包括：規(guī)定、辦法、細則、技術文件等；c）作業(yè)性文件。包括：規(guī)程、標準、操作方法、圖紙、方案、作業(yè)指導書等；d）記錄。包括：報表、憑證、圖片等。e)外來文件：法律法規(guī)、國家標準、行業(yè)標準、地方標準、規(guī)章，政府部門下發(fā)的文件等。5.1.2文件的編號和標識1）部門編碼ZH綜合科、CW財務科、YX營銷科、SC生產(chǎn)科、ZL質量管理科、YHM氧化鉬車間、MY鉬鐵一車間、ME鉬鐵二車間、JD機電車間、JC檢測中心。LM洛鉬集團、JS金屬材料公司2）文件類別編碼Z管理制度、S支持性文件（集團公司：Q管理手冊、P管理程序、W支持性文件）、R記錄表單。公司管理制度編碼LM—JS—Z/部門編碼—序號支持性文件編碼LM—JS—S/部門編碼—制度序號—序號記錄表單編碼LM—JS—R/部門編碼—制度序號—序號例如：金屬材料公司管理制度《采購管理制度》LM-JS-Z/YX-02；該制度下的支持性文件為LM-JS-S/YX-02-01、02……該制度下的記錄表單為LM-JS-R/YX-02-01、02……。3）標識修訂狀態(tài)中A代表第一版，B代表第二版，C代表第三版；0代表第0次修改，文件名下方五格代表文件修訂次數(shù)，共計四次后須換版，單次修改幅度超過三分之一，需換版。5.2管理制度的管理5.2.1a)“管理制度”的編制，由各科室負責人根據(jù)工作需要組織編寫本部門負責編制的“管理制度”及其涉及到的記錄表單?！肮芾碇贫取本帉懲瓿珊?，各科室負責人組織本部門和相關部門人員對“管理制度”進行集中評審，評審內容包括“管理制度”中的職責、工作程序、支持性文件等是否合適?！肮芾碇贫取彼诓块T組織評審人員簽到并對評審情況進行記錄，編寫人員根據(jù)評審意見對“管理制度”進行修改完善，通過飛鴿經(jīng)部門負責人、管理者代表審核后，報經(jīng)理批準；b）各科室“管理制度”批準后，由本部門體系管理員匯總本部門電子版“管理制度”、連同評審記錄電子版，通過飛鴿經(jīng)部門負責人發(fā)送給生產(chǎn)運行科體系管理員。各部門體系管理員將“管理制度”名稱填入本部門<文件清單>，并保存<文件更改審批單>。5.2.2管理者代表確定“管理制度”的發(fā)布范圍和發(fā)布形式。發(fā)布形式有兩類：發(fā)布電子版“管理制度”：生產(chǎn)運行科體系管理員將審批完的“管理制度”電子版通過飛鴿發(fā)送至各部門，各部門組織學習并執(zhí)行“管理制度”。發(fā)布紙質版“管理制度”：公司管理者代表確定紙質版“管理制度”的印刷數(shù)量和發(fā)放范圍，生產(chǎn)運行科印制“管理制度”，并對紙質版“管理制度”進行登記、發(fā)放，填寫并保存<文件發(fā)放/回收記錄>，領用人在<文件發(fā)放/回收記錄>簽字。5.3第二層次文件的管理各部門負責人根據(jù)工作需要組織編寫本部門的第二層次文件，編寫完成后，各部門負責人組織本部門和相關部門人員對文件進行集中評審（涉及多個部門的，還應組織相關部門人員參與評審），本部門體系管理員組織評審人員簽到并對評審情況進行記錄，編寫人員根據(jù)評審意見對文件進行修改完善，經(jīng)部門負責人、主管副經(jīng)理批準；批準后，由本部門體系管理員將電子版文件連同評審記錄電子版，通過飛鴿發(fā)送至生產(chǎn)運行科體系管理員，生產(chǎn)運行科體系管理員根據(jù)文件管理內容，經(jīng)飛鴿發(fā)送至各部門發(fā)布。各部門體系管理員將文件名稱填入本部門<文件清單>，并保存<文件更改審批單>。需要發(fā)布紙質文件的，部門負責人確定紙質文件的印制要求和發(fā)放范圍，印制并對印制好的紙質版文件進行登記、發(fā)放，填寫并保存<文件發(fā)放/回收記錄>，領用人在<文件發(fā)放/回收記錄>簽字。5.4文件評審和更新5.5.文件運行過程中，文件編制部門牽頭每年一次對其歸口管理的文件的適用性進行評審，填寫<文件會簽評審表>。評審的流程及要求，同文件編制后的評審要求。特別是當出現(xiàn)下列情況之一，應及時對文件的適用性進行評審。a)組織機構、職責發(fā)生變更；b)內、外部審核和管理評審對體系提出的改進要求；c)重要環(huán)境因素和重大危險源、重要能源因素發(fā)生變化；d)作為文件制定依據(jù)的外來文件變化；e)采用新工藝、新材料、新的管理方式；f)適用的法律法規(guī)、標準、相關方要求等發(fā)生變化；g)運行中發(fā)現(xiàn)文件不適用時；各部門負責人根據(jù)文件評審的結果，做好文件的解讀（不需修改）、修訂完善或更新。5.5文件評審及在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)需要更改時，由原文件編制部門填寫<文件更改審批單>，按原文件編制審批流程進行文件的更改、審批、發(fā)布。紙質版文件編制/發(fā)放部門按原文件的發(fā)放范圍發(fā)放<文件更改審批單>。若換頁，則附更改頁，舊頁收回。文件持有者收到<文件更改審批單>后，應在更改內容執(zhí)行日期前按<文件更改審批單>對文件進行更改，并在文件上填寫更改記錄。文件更改方法可以是換版、換頁、劃改等；電子版文件需要更改時，電子版文件更改由文件編制部門填寫<文件更改審批單>，按原審批程序進行審批后，在更改內容執(zhí)行日期前由文件編制部門按照<文件更改審批單>對文件進行更改后，按原文件編制審批流程進行審批、發(fā)布。并保存好<文件更改審批單>。5.5公司各層級文件統(tǒng)一由生產(chǎn)運行科體系管理員通過飛鴿發(fā)布，發(fā)布的文件為有效版本，各單位應及時予以更新。各類電子檔文件只允許各使用部門查閱，需要打印使用的，按照文件發(fā)布的審批權限審批、打印，使用申請人妥善保管好文件，防止文件損壞或丟失；生產(chǎn)運行科、文件起草部門等持有電子版文件的相關人員，應做好保密工作，不得超范圍傳送相關文件。文件修改或作廢時，文件歸口管理部門應及時回收（更新）紙質文件，并同時通知生產(chǎn)運行科體系管理員及時更新文件。文件歸口管理部門應保存修改前的文件，保存作廢文件，存檔備查。5.6外來文件5.6.1外來文件包括法律法規(guī)、國家標準、行業(yè)標準、地方標準、規(guī)章，集團公司或政府部門下發(fā)的文件。5.6.2政府類法規(guī)、標準的5.6.2.1技術標準

a.凡是購買、贈送、發(fā)放的與本廠產(chǎn)品有關的技術標準，收到后，應移交到質檢科進行識別；

b.識別標識的有效性，應對標準的發(fā)布實施年份進行識別，是否是最新的有效版本。

c.對標準中條文進行識別，應識別哪些條款是適宜的。5.6.2.2法規(guī)規(guī)范a.凡是國家頒布的與產(chǎn)品質量和安全有關的法律、法規(guī)、部門規(guī)章，收到后應根據(jù)適用范圍移交到質檢科或生產(chǎn)運行科進行識別；

b.質檢科或生產(chǎn)運行科對收集到的法規(guī)規(guī)范進行識別，識別其應實施的部門、范圍。

質檢科、生產(chǎn)運行科負責本專業(yè)管理和技術標準等外來文件的識別、使用和管理工作；5.7記錄管理5.7.1記錄的各文件歸口管理部門負責制定各種記錄的保存期限，編制<記錄清單>并定期組織檢查。在編制文件的過程中，編制涉及的記錄，記錄的編制、評審、更新隨同文件一并處理。5.7.2記錄的格式與編號具體執(zhí)行本制度5.1條款“文件的分類、編號和標識”。5.7.3記錄填寫人員應認真填寫記錄、表格，字跡要清楚，版面整潔。記錄表格中要求填寫的數(shù)據(jù)或文字要如實填寫，并對填寫的內容負責。為防止隨意擦寫，記錄不允許用鉛筆填寫。如因寫錯或筆誤等原因需要修改原數(shù)據(jù)，要在修改處簽名并注明日期。各部門主管負責記錄填寫及使用情況的監(jiān)督管理。5.7.4部門的記錄由各部門自行歸檔管理。各部門確定記錄管理員，負責收集已填報的記錄，并進行分類和保存（單頁紙質記錄應按記錄編號分類整理，需要時按形成時間或順序號裝訂成冊）。當記錄管理員變動時應進行記錄移交。電子版的記錄應做好備份，防止丟失。記錄應存貯于通風、干燥、清潔的適宜場所，便于存取，防止損壞、變質和丟失。記錄需經(jīng)管理部門主管批準后才可借閱，記錄的借閱人應在<文件借閱登記表>上登記，做好記錄的維護工作，不得隨意涂寫，以保持記錄的完好無損。記錄管理員應對記錄進行日常檢查維護，及時索回所借出記錄，防止記錄的損壞、變質、或遺失。5.當記錄超出保存期限時，記錄管理部門填寫<文件發(fā)放/回收記錄>，由部門負責人批準后給予銷毀。6、相關/支持性文件6.1《行政綜合事務管理制度》LM-JS-Z/ZH-017、記錄表單7.1<文件清單>LM-R/YJY-11-017.2<記錄清單>LM-R/YJY-11-027.3<文件發(fā)放/回收記錄>LM-R/YJY-11-037.4<文件借閱登記表>LM-R/YJY-11-047.5<文件評審表>LM-R/YJY-11-058、流程圖無9、更改情況序次更改章節(jié)號更改人執(zhí)行日期通知單號備注10、編審說明本管理制度由生產(chǎn)運行科負責編制、修訂、解釋。本管理制度編寫人/日期：蔡朝輝/2014-本管理制度審核人/日期：王宏雷/2014-本管理制度批準人/日期：琚成新/2014-附：記錄表單格式文件清單編號：LM-R/YJY-10-01部門/單位：序號：序號文件名稱文件編號文件份數(shù)版本備注33記錄清單編號：LM-R/YJY-10-02部門/單位：序號：序號記錄名稱編號保管部門使用部門保存期限備注文件發(fā)放/回收記錄編號：LM-R/YJY-10-03序號：文件名稱：文件編號：發(fā)放部門/單位：發(fā)放人/日期：序號收文部門/人發(fā)放號簽收人/日期收回人/日期備注文件借閱登記表編號：LM-R/YJY-10-04序號：分發(fā)號文件名稱文件編號借閱人借閱日期歸還日期文件（更改）審批表編號：LM-R/YJY-10-05更改表序號更改文件名稱編號更改原因申請更改部門/單位：日期：部門/單