豐田內(nèi)部培訓資料高效工作方法

工作成果toyota業(yè)務(wù)知識?技巧?問題解決法?PDCA ?日程管理?文件的書寫方式?專業(yè)知識— ?PC般 ?外語價值觀?行動準則?TOYOTA WAY此次講義實施的內(nèi)容?商務(wù)禮儀?工作態(tài)度1.歸納總結(jié)各位按下列重點，分為「上司的視角」，「部下的視角」就自家企業(yè)現(xiàn)存的問題進行歸納總結(jié)。① 接受工作指示② 匯報?聯(lián)絡(luò)?商談③ 日程管理④ 資料制作（書寫方式）2.PDCAAction（對策）Do（實施）Check（評價）Plan（計劃）接受指示PD計劃階段的重要性時間2.PDCA通過制作切實的 P（計劃）、縮短

D（實施）C（確認?反思省)A（處理）所需要的時間問題對應?改善計劃需要較多時間C A按照計劃完成、不必花費多余的時間2.PDCA?Ｗｈａｔ（內(nèi)容）?Ｗｈｅｎ（時間?期限）…

做什么？…

何時進行，何時完成？?Ｗｈｅｒｅ（地點?擔當部門） …

在何處進行？?Ｗｈｙ（目的）?Ｗｈｏ（擔當，負責）?Ｈｏｗ（方法?手段）?Ｈｏｗ

Ｍｕｃｈ（數(shù)量）…

為何進行？…

誰負責，和誰一同進行？…用什么方法進行？…金額？所需數(shù)量？接受指示（把握現(xiàn)狀）接受指示的同時，需把握開展工作的狀況＜接受指示的方法＞不要打斷對方的講話，認真聽到最后。如有疑問應等對方講完再問。記錄要點。將內(nèi)容歸納為5W2H※，簡單重復。2.PDCA接受指示（把握現(xiàn)狀）接受指示的同時，了解開展工作的狀況＜把握現(xiàn)狀＞收集相關(guān)信息，并進行整理（保證完整，準確）?把握過去實施過的內(nèi)容?確認所需花費的時間?通過交接工作和已有的報告書，使問題※明朗化*重點在下面的P

（計劃）中商討對策關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)2.PDCA（2）Plan

（計劃）接受指示的同時，了解開展工作的狀況在把握工作目的?期限等５Ｗ２Ｈ相關(guān)信息的基礎(chǔ)上進行工作計劃。針對委派的工作（問題）考慮對策*（根據(jù)情況與上司和老員工商量），并反映到計劃中。*重點要反復思考接受的工作（問題點）， 「為什么」會發(fā)生?？紤]工作的優(yōu)先順序（重要程度，緊急程度），采取有效的手段和有效的順序。向上司和老員工確認，商量計劃達成的可行性。關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)（3）Do

（實施）按照計劃確實實施一邊有意識思考工作的目的一邊開展工作。實施過程中保持與相關(guān)部門的溝通。根據(jù)狀況向上司進行中間匯報。狀況有變時，重新討論計劃。Check （評價）是否達到目的要進行，評價和反思未能按照計劃實施 → 調(diào)查原因Action （對策）考慮更好的對應策略，達到標準化向上司及相關(guān)人員匯報將評價結(jié)果反映到下次的計劃、進行「改善」防止再次發(fā)生。2.PDCA重點▽合理的P（計劃）、可以使D 、C 、A有效進行。但是，計劃是否只停留在自己的腦子里、就可以了呢？▽計劃不只是為了自己、還是為了與自己以外的相關(guān)人員能夠一同確認而制定的書面日程，將進展狀況可視化非常重要▽為此理解和掌握「業(yè)務(wù)日程表的制作和管理技巧」是非常必要的。2.PDCA關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)2.PDCA管理者的作用▽（指示時）準確的對部下指示「終點（=目標）」＜什么、多少，何時＞×：具體內(nèi)容由部下自己考慮，但不提示總體方向，全部交給部下，不能達到人才培養(yǎng)的目的。▽親自確認Plan階段是部下是否認真考慮了工作內(nèi)容（時而溫和、時而嚴厲）×：因為工作忙，不仔細看內(nèi)容▽通過推廣好事例，提高公司整體的能力和效率。＜「標準化」「橫向展開」＞關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)3.匯報?聯(lián)絡(luò)?商談（1）匯報?聯(lián)絡(luò)?商談的時機①制定計劃時（Ｐ）?當不清楚上司的指示內(nèi)容時?自己制作的計劃是否切實可行，需要與上司，老員工進行確認，協(xié)商?在制定計劃階段出現(xiàn)不能如期完成等問題時應向上司匯報，進行協(xié)商②實際實施時（Ｄ）?實施時間較長（1周以上）時，應對進行狀況進行中間匯報?根據(jù)狀況與相關(guān)部門進行溝通，并將結(jié)果向上司和老員工切實匯報（1）匯報?聯(lián)絡(luò)?商談的時機③完成時（Ｃ?Ａ）?工作結(jié)束時，應立即進行匯報④情況發(fā)生變化時?因個人原因想變更指示內(nèi)容時?上司以外的其他人委派工作時（特別是其他部門及公司外部人員）?產(chǎn)生不良后果和出現(xiàn)問題時?由于自己的失誤，有可能引發(fā)問題時?當認為不能按期完成時3.匯報?聯(lián)絡(luò)?商談3.匯報?聯(lián)絡(luò)?商談（2）匯報?聯(lián)絡(luò)?商談的方法①直接向發(fā)出指示的人進行匯報②根據(jù)情況用文件和便條進行匯報。?內(nèi)容復雜的 ?有必要記錄存檔的?需要向他人匯報的③根據(jù)狀況，也可用ｅ－ｍａｉｌ進行匯報。※發(fā)送方須注意）

對重要事項必須以書面或當面說明※接收方須注意）

需要答復的內(nèi)容必須回復④正確?簡潔?完整的匯報。?預告匯報的主題。（?有關(guān)

XX

的匯報?）?最先從結(jié)果，然后對理由和經(jīng)過簡練的講述。（5W2H）?不要將事實和自己的意見混淆。▽為在準確的時間內(nèi)能夠向上司匯報１．提前預定上司的日程２．填寫到自己制作的日程表里?即：日程管理！▽考慮對方的狀況?立場?關(guān)心事項在適宜的時間匯報適宜的內(nèi)容3.匯報?聯(lián)絡(luò)?商談重點關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)▽貫徹實施日程管理（下次進行介紹）▽培養(yǎng)部下養(yǎng)成「匯報?聯(lián)絡(luò)?商談」的習慣，通過、持續(xù)適宜的指導，是提高業(yè)務(wù)執(zhí)行能力的有效方法（具體）一定要改掉這種「上司在座位上，好象有時間」，就去商談的不良習慣管理者的使命3.匯報?聯(lián)絡(luò)?商談關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)日程管理日程管理的目的是？為使包括自己的相關(guān)人員能夠把握業(yè)務(wù)進展情況（問題、課題的視覺化）日程管理很好的進行日程管理有什么好處？本人和相關(guān)人員在實施之前對

“誰”、“做什么”、“什么時候之前完成”、“如何實施”等具體情況把握清晰可以向上司提前報告業(yè)務(wù)量較大的時期使相關(guān)部門人員明確必須要執(zhí)行的工作（明確業(yè)務(wù)上的契約關(guān)系＜責任?分擔＞）關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)4.日程管理關(guān)于細化到詳細的“實施項目” 的系統(tǒng)圖應注意將“實施項目”沿時間軸（日程表的橫軸）配置的方法項目小項目123456 7891011全體日程（報告?決裁）企劃公司的經(jīng)營環(huán)境Toyota

Way裁▼部長決理決裁▼総経聽取常務(wù)副總經(jīng)理的意見▼聽取總經(jīng)理的意見作資料制總經(jīng)▼

報告理息收集信文本制作聽取常務(wù)副總經(jīng)理的意見（1）（2）4.日程管理（1）系統(tǒng)圖所謂系統(tǒng)圖???將工作按照一定邏輯進行劃分「抽象概念?具體工作」的分解手法▼通過「So

How（下一步應如何進行）」的邏輯展開，將課題分解為各個具體工作▼實施最后一項工作后、一定可以達成目標關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)4.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作（例：研修企劃）內(nèi)容企劃決定時期決定地點決定實施對象詢問有經(jīng)驗者決定講師???調(diào)查全公司活動日程???決定対象人數(shù)收集舉辦場所信息So

HowSo

How決定并預約舉辦場所Step1：篩選出完成工作的大項目Step2：細分大項目、篩選制作出詳細的實施項目調(diào)查管理層日程4.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作（例：研修企畫）內(nèi)容企劃決定日期決定地點決定實施對象詢問有經(jīng)驗者決定講師調(diào)查全公司活動日程調(diào)查經(jīng)營層日程???決定對象人數(shù)舉辦場所信息收集預約舉辦場所內(nèi)容企畫時期決定場所決定施對象▽決定實

詢問有經(jīng)驗者調(diào)查全公司活動日程調(diào)查經(jīng)營層日程???決定對象人數(shù)舉辦場所信息收集決定?予約大項目日程管理系統(tǒng)圖注意點沒有疏漏、沒有重復的細分工作項目工作細分到什么程度關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)4.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點①：

考慮細分工作的突破口、篩選實施項目通過「5W2H」「4M」找到突破口進行研修決定內(nèi)容決定日程決定地點決定人員決定預算（What)（When)（Where)（Who)（How

Much)4.日程管理（1）系統(tǒng)圖（參考） 所謂4M？特別適用于制造行業(yè)的工作人員①Man②Machine③Material④Method（人）（設(shè)備/物品）（材料）（方法）關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)4.日程管理（1）系統(tǒng)圖（參考）1）What2）Why

3）Where4）When

5）Who6）How5W2H的應用事例：經(jīng)營方針、商品、廣告內(nèi)容、系統(tǒng)、零件、活動、培訓內(nèi)容：目的、期待、理由、原因：地區(qū)、場所、事業(yè)機構(gòu)、組織等：年、期、月、日、：客戶、相關(guān)人員、競爭對手、資格、能力水平：系統(tǒng)、方法、規(guī)則、標準7）How

Much：金額、數(shù)量、件數(shù)、率 等關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)4.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點②：確認大項目是否歸納了子項目的內(nèi)容例）實施培訓決定內(nèi)容決定日程決定地點重點③：統(tǒng)一同層次之間的具體程度不好的事例）實施研修制作當日主持的講稿概要決定日程決定地點和同層次之間有差異＜細分的標準＞細分工作，直到明確以下內(nèi)容：必須進行的工作有哪些具體的成果是什么日程要具體到：①明確每個項目是否完成②能夠明確向其他相關(guān)人員可以明確實施項目③以每周為單位細分各個項目4.日程管理（1）系統(tǒng)圖4.日程管理（2）考慮時間的日程制作方法實施內(nèi)容注意點Step1整理通過系統(tǒng)圖篩選出的實施項目、考慮項目順序[1]確認前后項目的關(guān)系Step2確認能否及時完成業(yè)務(wù)[2]使用最快的途徑(critical

path）Step3按業(yè)務(wù)期限調(diào)整實施日期Step4將實施項目放入日程[3]確認制約條件4.日程管理（2）考慮時間的日程制作方法[1]所謂前后關(guān)系???明確區(qū)分準備項目和后續(xù)項目（準備項目）實施某項目之前必須完成的項目（后續(xù)項目）某項目不實施就無法實施的項目關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)4.日程管理（2）考慮時間的日程制作方法最短途徑???是指從實施到結(jié)束所花費的最短的時間明確最短途徑后與要求的工作期限作對比。如發(fā)現(xiàn)不能在期限內(nèi)完成，則需縮短時間所謂制約條件???會議日程、上司日程及和其他部門的關(guān)系關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)4.日程管理- Case

Study

-你現(xiàn)在是TFTM培訓的負責人。從2月份開始負責集體外出培訓的工作?！娟P(guān)于培訓目前了解的情況】▼必須從現(xiàn)在開始考慮培訓的內(nèi)容（也就是說、資料制作負責人、講師都沒有決定）▼現(xiàn)在以你的能力來看，2周后可以向經(jīng)管會提交決裁【條件】▼在2月末的經(jīng)管會上必須匯報此次培訓的整體企劃▼外出培訓時間為4月3?4日2天關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)4.日程管理- Case

Study

-在這種情況下，你作為負責人必須制作出2月-4月的業(yè)務(wù)日程表。請設(shè)想業(yè)務(wù)內(nèi)容，實際制作一份日程?！緯r間】?個人思考：10min?小組間確認：15min關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)4.日程管理- Case

Study

-【參考（提示）：培訓企劃、運營方面必須做的工作】<企劃>?決裁企劃?委托相關(guān)責任人（各部門?外包）制作資料?委托、調(diào)整公司內(nèi)部講師?制作資料?上司最后確認<運營>?確定場所?給各部門發(fā)通知?統(tǒng)計出席情況?翻譯資料（外包或在公司內(nèi)部進行）?給參加培訓人員詳細日程通知?資料印刷?召集和組織當天運營的事務(wù)局人員4.日程管理重點▽為了能在準確的時間向上司匯報１．事前確認好上司的日程２．將上司的日程放入自己的日程中▽認真、細致的研究應形成什么樣的業(yè)務(wù)流程關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)4.日程管理▽確認部下制作的日程表：「業(yè)務(wù)流程」是否明確▽確認能否按日程推進工作（特別是匯報、工作開展的具體時間等）=是否切實的實施了工作管理者的作用關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)5.文件的書寫方式首先你是否被上司這樣說過？不清楚究竟想說什么內(nèi)容信息量太大全是文字，沒有讀下去的興趣資料不美觀5.文件的書寫方式（1）首先那么，什么是讓人一目了然的資料呢？將想說的事情總結(jié)在一張紙內(nèi)、通過圖形化表達，并讓任何人都能一目了然（資料的可視化）使用這樣的資料進行說明，立刻可以讓對方：① 了解把握整體狀況② 了解各項目的內(nèi)容③ 了解項目之間的關(guān)系5.文件的書寫方式（2）資料制作的具體Step文本的制作資料的制作Step1：明確資料制作的“需求”Step2：「題目（向誰傳達什么」的設(shè)定Step3：「文本」的構(gòu)成Step4：「資料格式」的決定Step5：各構(gòu)成要素的決定Step6：檢查資料整體5.文件的書寫方式（3）每個Step的重點Step1：明確資料制作的“需求”從重要度、緊急度的觀點考察「為什么需要這個資料」對于需求較低的資料應重新討論一下制作的必要性Step2：「題目（向誰傳達什么」的設(shè)定明確向“誰”

傳達“什么”關(guān)注公眾號：HR管理世界（微信搜索ID：hrgLsj

進入） 免費下載海量名企管理資

料

(全部免費)5.文件的書寫方式（3）每個Step的重點Step3：「文本」的構(gòu)成確認屬性▼基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（性別、年齡等）▼心理的距離（肯定?否定）▼專業(yè)性（履歷、經(jīng)驗、專業(yè)等）▼對方所處的位置（公司、部署、職位、擔當業(yè)務(wù)等）▼關(guān)心、感興趣的對象（擅長領(lǐng)域、喜歡的話題）▼性格（重視過程?重視結(jié)果等）根據(jù)