生產企業(yè)存貨管理制度,存貨管理部門的職責與工作流程

存貨管理制度一、目的為建立健全公司的各項物資管理制度，實現(xiàn)存貨管理制度化、標準化、標準化，確保存貨的選購、入庫、付款和領用的有序，防范公司存貨的損失，有效地為生產管理供給支持和效勞，推動公司各項管理水平的提高，提升公司的資產運行質量，特制定本制度。2、適用范圍本公司及所屬控股子公司，以及公司選擇的第三方物流公司。本制度的存貨不含低輔材料。3、術語和定義本制度中的存貨是指公司在經(jīng)營活動中持有以備出售的產成品及外購商品、在生產過程中的在產品以及在生產過程中耗用的各種外購零部件、外購材料、燃料、各種輔料、低值易耗品、備品備件、勞保用品、辦公用品等物料以及在產品和產成品。4、引用的文件：《本錢管理制度》、《物資選購程序文件》、《合同管理制度》、《用友操作系統(tǒng)流程》5、部門職責：產品研發(fā)部：負責產品在投產前編制產品零部件物料清單〔以下稱：產品BOM〕,并按技術標準標準編制其代碼〔即：圖號〕，正確科學地命名其名稱。同時，為確保公司生產經(jīng)營管理的需要，其產品BOM的編制要充分生產工藝的要求，到達建立存貨名目的基本單元，充分工藝部編制工藝BOM的要求。并依據(jù)工藝BOM的實際狀況準時維護存貨檔案，確保存貨檔案的完整和準時更新。其中：對新增存貨名目要建立內部審批流程。工藝部：負責依據(jù)研發(fā)部門供給的產品BOM編制產品工藝BOM和幫助材料用法清單，制定存貨的工藝消耗定額，并依據(jù)實際狀況不斷進行修正，使之既先進又合理。工藝BOM是存貨選購、物流管理、財務核算和生產組織的重要依據(jù)，所以在生產方案下達前必需下發(fā)給生產制造部、選購部、財務部及物流公司，并做好存貨工藝BOM的維護工作，確保公司“用友管理系統(tǒng)〞的正常運行。同時負責設備配件及技改所需存貨的選購和管理。制造部：負責外購材料存貨的管理、選購和入庫，并管理好各生產現(xiàn)場的在產品存貨，月末準時報送在產品存貨量，確保在產品存貨完整正確，不受損失。品保部：負責對各項存貨的檢驗，確保入庫存貨的合格。各車間：幫助制造部做好在產品存貨的管理工作，建立好本部門的在產品存貨臺賬，與物流公司做好存貨的交接工作。物流公司：負責庫存存貨的管理，確保存貨的賬實相符、賬賬相符，對存貨的積壓和損失準時提出處理意見，告知制造部及財務部。商務部：負責外購材料存貨的價格洽談和商定，準時更新和維護存貨的供給商檔案及供貨價格，確保存貨計價的正確。財務部：負責公司存貨管理系統(tǒng)軟件的運行，制定并完善存貨管理流程，負責存貨出入庫的相關審核工作，監(jiān)督檢查各部門對存貨的管理工作，對各部門在履行本制度中存在的問題有質詢權、考核權，準時正確地反映存貨的價值。6、工作流程外購件存貨選購的前期工作。研發(fā)部將新產品BOM清單下發(fā)給各有關部門，并依據(jù)新增產品BOM清單與原用友管理系統(tǒng)中的存貨檔案的差異提高存貨檔案，并在系統(tǒng)中建立產品BOM清單，確保存貨檔案的完整。新增存貨檔案的建立及庫別、庫管員確實定。由研發(fā)工程師簽發(fā)新增“存貨檔案審批單〞，經(jīng)商務部會簽確認為新增存貨后，經(jīng)研發(fā)部主管批準，在系統(tǒng)中由研發(fā)部的存貨檔案維護員提高錄入存貨檔案，并將新增存貨檔案審批單準時下發(fā)給財務部和物流庫房管理部，由物流庫房管理員分派確定新增存貨的入庫庫別及庫管員，并在系統(tǒng)中建立庫管員與存貨檔案的對應關系，財務部以此審核確定存貨檔案的建立完成，確認系統(tǒng)充分了存貨選購的充要條件。工藝BOM確實定。工藝部依據(jù)產品的生產工藝需要編制產品工藝BOM清單，并在用友系統(tǒng)管理中建立，下發(fā)給商務部、制造部、選購部、財務部及物流芳千古部。外購件存貨的選購選購合同的簽訂。生產用外購材料存貨的選購。由商務部門依據(jù)《程序文件》的規(guī)定按工藝BOM所確定存貨工程，選擇適宜的供給商，并依據(jù)研發(fā)部與供給商達成的技術標準及開發(fā)時確定的本錢目標，商定供貨價格，按公司的規(guī)定簽訂存貨選購供貨合同，包括：供貨價格、質量標準、索賠條款、結算方式和交貨地等內容，并辦理報批。報批程序按《合同管理制度》的有關規(guī)定辦理。研發(fā)用外購材料存貨的選購。雖然因研發(fā)用外購材料的選購交期時間緊，且量又少，但選購的本錢挺直影響到后期批量交貨的本錢，所以在選擇零部件開發(fā)商時應先由商務部確認批產后的供貨目標價格，然后再與其簽訂開發(fā)協(xié)議，確定交期及試制件價格和批產后的最高價格。假設確因交期緊，且零部件開發(fā)不需要新的投入，市場有明確的價格，則可經(jīng)商務部會簽后，經(jīng)公司總工程師批準后挺直由研發(fā)簽訂選購協(xié)議或臨時選購訂單。設備修理及技改工程用外購材料存貨的選購。這部特別購材料存貨的選購價格由商務部負責洽談，合同由商務部簽訂，存貨由商務部負責選購，管理由制造部負責。存貨選購價格信息的維護。商務部在存貨選購合同簽訂后，應準時把合同中的價格信息錄入到存貨核算系統(tǒng)中，并把合同傳遞給財務部，財務部在系統(tǒng)中審核后作為與供給商結算存貨的依據(jù)。假設研發(fā)用存貨的選購合同由研發(fā)簽訂的，其價格也由商務部負責在系統(tǒng)中錄入價格信息。其他部門簽訂的合同，其價格由財務部的存貨核算人員錄入。存貨交貨量確實定。制造部選購員依據(jù)供貨合同的商定，向供給商下發(fā)交貨方案通知單，以通知單的量作為供給商交貨方案量，供給商的實際交貨量原則上不得低于交貨方案量。假設《合同》商定屬于一次性供貨或屬于現(xiàn)款現(xiàn)貨〔包括先款后貨〕結算方式的存貨選購，則交貨量以訂單或合同數(shù)為準；假設《合同》商定以實際用法量〔即出庫結算〕為結算量的供給商，存貨交貨量以交貨方案通知單為準，但結算量以公司財務核定的實際用法量為準。對于尚未簽訂選購合同的急需存貨選購，實行“臨時選購訂單〞選購，即以“臨時選購訂單〞的形式，按《合同管理制度》的規(guī)定辦理報批，并以臨時訂單確認的交貨量作為本次存貨的交貨量。外購材料存貨發(fā)票開具和入賬。外購材料存貨發(fā)票的開具和入賬依據(jù)合同商定的方式不同區(qū)分二種形式：對于現(xiàn)款現(xiàn)貨〔含先款后貨〕結算方式的供給商，在存貨驗收入庫后，物流公司把簽收確認的“到貨通知單〞返還一聯(lián)給選購部，示意到貨驗收入庫完畢，選購部收到物流返還的“到貨通知單〞即可通知供給商開具增值稅發(fā)票，在收到發(fā)票后陪同“到貨通知單〞向財務辦理報賬。對于按實際用法量結算方式的〔即出庫結算〕供給商，在存貨驗收入庫后，物流公司把簽收確認的“到貨通知單〞返還一聯(lián)給選購部〔入庫通知聯(lián)〕，示意到貨驗收入庫完畢，但選購部不需通知供給商開票，而是待實際用法后，每月按財務核定的開票通知單通知供給商開票，收到發(fā)票后陪同開票通知單一并交財務部辦理發(fā)票入賬。物流公司返回給選購部的“到貨通知單〞作為選購人員與供給商之間核對結余未開票數(shù)的重要憑證，也是與物流核對庫存結存量的重要憑證。外購件存貨的入庫。到貨通知單的簽發(fā)和用法。為了確保外購材料存貨的準時入庫，存貨選購部門在向供應商發(fā)出交貨方案的同時，隨時跟綜供給商的實際交貨狀況，當供5/14應商將存貨發(fā)出后，其發(fā)運清單準時給公司的選購部門，選購部門依據(jù)發(fā)運清單簽發(fā)“到貨通知單〞。但對于所到的存貨不屬于同一庫管員管理,則為了驗收入庫的便利，同一供給商且同一庫管員管理的存貨可簽發(fā)同一張“到貨通知單〞，同一供給商但不同的庫管員管理的存貨應分別簽發(fā)“到貨通知單〞。“到貨通知單〞一式五聯(lián)，第一聯(lián)：選購部〔用于開票通知及報賬或存查〕，第二聯(lián)：財務審核，第三聯(lián)：物流記賬，第四聯(lián)：物流庫管留存，第五聯(lián)：報檢通知單?！暗截浲ㄖ獑唯暿且环荽尕浫霂煨畔⒌闹匾獞{證，其流轉用法的方式如下：選購部門的選購員或專職人員依據(jù)供給商的發(fā)貨清單簽發(fā)“到貨通知單〞一式五聯(lián)，其中：第一、二、三、四聯(lián)送交物流部門，第五聯(lián)送交品保部〔免費供應的開發(fā)樣件除外〕，示意做好收貨及檢驗預備。存貨到達后，物流部門清點驗收數(shù)量，在“到貨通知單〞上填列實際到貨的合格數(shù)，并請品保部的檢驗人員簽署合格證明。然后，將第一聯(lián)退還給選購部選購員，選購員確認收到的存貨屬于非出庫結算的存貨，則可準時通知供給商按“到貨通知單〞的實收數(shù)量和其他內容開票，第二聯(lián)交公司財務部，財務會計人員準時審核入賬，第三聯(lián)交物流記賬員按規(guī)定記賬，第四聯(lián)物流庫房備查。外購件存貨的檢驗和數(shù)量驗收。當物流部門收到供給商發(fā)來的存貨時，首先通知檢驗部門檢驗〔通知〕，檢驗部門在接到報檢通知后，必需在2小時內到達現(xiàn)場，在8小時內完成對需要入庫存貨的檢驗，并做出合格與否的結論。為了便于到達存貨的清點，物流部門應準時整理、正確地碼放存貨，在入庫工作未完成前確保與同類存貨的隔離，物流部門依據(jù)存貨到達通知單清點存貨實際到貨量，并在到貨通知單上正確填列實際到貨量。外購件存貨入庫的庫房賬戶處理。物流庫管員辦理完入庫手續(xù)后，準時按“到貨通知單〞上的實際入庫量登記自己的備查賬，然后每天下班前把“到貨通知單〞的第三聯(lián)傳遞給物流記賬員，物流記賬員必需在一個工作日內完成存貨管理系統(tǒng)中的記賬工作；以生存入庫單為存貨記賬方式，庫管員要跟綜“到貨通知單〞的準時入賬信息，只有當財務完成入賬審核后，庫管員才能確認完成了入賬的最終手續(xù)，庫管員則可將“到貨通知單〞的第四聯(lián)注明“已入賬〞字樣，并裝訂成冊備查。外購件存貨入庫的財務賬戶處理。財務要依據(jù)“到貨通知單〞第二聯(lián)準時審核物流已記入賬的存貨入庫數(shù)，經(jīng)審核后的入賬入庫數(shù)不得修改。然后，依據(jù)已記入賬的“到貨通知單〞第二聯(lián)上確認的結算方式不同分別狀況處理。凡屬于“現(xiàn)款現(xiàn)貨〞、“先款后貨〞結算方式的存貨選購入庫，財務會計人員依據(jù)“到貨通知單〞第二聯(lián)在庫存管理系統(tǒng)中審核對應的入庫單，在存貨核算系統(tǒng)中進行記賬處理。對于已入庫假設沒有價格信息的存貨，由會計人員設置暫估價格記賬。同時，核查第一聯(lián)的報賬，當財務收到選購員向財務提交選購存貨報賬所用法的第一聯(lián)“到貨通知單〞時，依據(jù)“到貨通知單〞第一、二聯(lián)所記錄的金額提高應付供給商賬戶余額，同時削減暫估應付款余額。凡屬于“用法后款〞結算方式的存貨選購入庫，財務部收到已記入賬的“到貨通知單〞第二聯(lián)時，會計人員進行庫存系統(tǒng)的7/14入庫審核。每月末會計人員不進行存貨系統(tǒng)記賬處理。但對于經(jīng)審核確認的當期用法的存貨，依據(jù)“限額領料單〞和“非限額領料單〞等發(fā)料憑證，會計人員在庫存管理系統(tǒng)內進行出庫審核，，在選購管理系統(tǒng)確認供給商當期消耗，生成代管掛帳確認單，在存貨管理系統(tǒng)中記賬，記帳產生當期供給商暫估應付款。依據(jù)選購管理系統(tǒng)代管業(yè)務相關數(shù)據(jù)核對無誤后出具當期“供給商開票通知單〞〔格式附后〕?！肮┙o商開票通知單〞一式三聯(lián)，一聯(lián)財務留存，二聯(lián)交存貨選購部，選購員通知供給商開票，選購員收到發(fā)票后，陪同“供給商開票通知單〞第二聯(lián)交財務報賬，財務收到供給商發(fā)票及開票通知單第二聯(lián)，準時核對“供給商開票通知單〞第一聯(lián)，審核無誤后進行供給商暫估應付款的結算。提高供給商應付帳款同時削減供給商暫估應付賬款。研發(fā)用工程樣件的選購入庫。研發(fā)用免費工程樣件的選購入庫。免費用工程樣件是指由供應商供給，公司不需要支付費用的選購件。這局部零部件的選購在簽訂開發(fā)協(xié)議時要明確結算價格為“免費供給〞，同時要商定SOP后的最高限價〔原材料上漲因素除外〕，并請商務部會簽。庫房管理由研發(fā)部門指令專人自行管理，并建立收發(fā)存明細賬。入庫流程按外購件入庫流程辦理，入研發(fā)工程樣件庫房。研發(fā)用付費工程樣件的選購入庫。付費工程樣件的選購原則上由商務部確認價格，研發(fā)部簽訂選購協(xié)議或臨時選購訂單，研發(fā)部工程負責人依據(jù)供給商的發(fā)運單簽發(fā)“到貨通知單〞通知物流庫，物流庫按外購件入庫流程辦理入庫，入物流公司庫房。但物流公司應單獨存放，區(qū)分于生產件入庫管理。在此工程樣件被批準列入SOP后，研發(fā)部應準時通知物流將結余的工程樣件轉入生產件管理。外購件存貨的出庫存貨出庫憑證的選擇及用法。依據(jù)存貨出庫的性質劃分：限額內領用出庫和非限額內領用出庫和銷售出庫三大類。其中：限額內領用存貨以“限額領料單〞為出庫憑證，“限額領料單〞一式四聯(lián)，存貨送達生產工位，經(jīng)工位負責人簽收后，其中：第一聯(lián)交公司財務部，第二聯(lián)交物流記賬員，第三聯(lián)庫管員存查稽核，第四聯(lián)領用部門留存；非限額內領用存貨以“三聯(lián)式領料單〞為出庫憑證，用法方法與“限額領料單〞相同。銷售出庫以“銷售發(fā)貨單〞為出庫憑證，庫管員通過系統(tǒng)確認其限額領料單或三聯(lián)式領料單及銷售發(fā)貨單已經(jīng)物流記賬員記賬并經(jīng)財務審核，把限額領料單或三聯(lián)式領料單及銷售發(fā)貨單加注“已入賬〞字樣，然后把庫管員留存聯(lián)裝訂成冊與未記賬的領料單或限額領料單及銷售發(fā)貨單隔離備查。限額內領用的存貨出庫。在產品生產過程中，需要領用外購材料、外購零部件等存貨，物流部門應依據(jù)工藝定額向存貨庫管員簽發(fā)存貨限額領料單，由物流運輸部把限額領料單所列存貨按工藝規(guī)定送到指定工位，并與各工位負責人做好存貨的交接清點手續(xù)。非限額內存貨的出庫。非限額內存貨的出庫是公司嚴格掌握的對象，必需在發(fā)生時具體真實地填寫領用出庫的理由。生產部門的領用存貨，須經(jīng)制造部部長批準；研發(fā)部門的領用須經(jīng)研發(fā)部部長批準；銷售部門的領用須經(jīng)銷售公司總經(jīng)理批準；其他非生產性部門的領用須經(jīng)各部門負責人及分管的公司領導批準。同時，全部的出庫憑證由物流庫管員送達物流記賬員和財務部。存貨的銷售出庫及出門。存貨的銷售由各存貨的管理部門負責按公司的有關規(guī)定辦理，即：外購材料存貨的銷售由制造部負責辦理，產成品存貨的銷售由銷售公司負責辦理。存貨銷售出庫時由存貨管理部門簽發(fā)“存貨銷售發(fā)貨單〞一式六聯(lián)。其中：第一聯(lián)：財務收款聯(lián)；第二聯(lián)：庫房轉財務結算聯(lián)；第三聯(lián)：物流記賬聯(lián)；第四聯(lián)：物流庫留存；第五聯(lián)：隨貨同行；第六聯(lián)：存貨管理部門留存。存貨出門證由財務另行簽發(fā)，并加蓋財務專用章后存貨方可出門。存貨銷售發(fā)貨單的用法。存貨銷售發(fā)貨單的用法由存貨管理部門簽發(fā)，然后交財務審核蓋章后，財務留下第一聯(lián)，第二、三、四、五聯(lián)交物流庫提貨，物流庫發(fā)貨后填列實發(fā)數(shù)于第二、三、四、五聯(lián)，并留下第四聯(lián)，將第二聯(lián)轉交公司財務部，第三聯(lián)轉物流記賬員記賬，財務收到第二聯(lián)后準時審核記賬，物流庫管理員在審查公司財務對記賬審核完畢后，在第四聯(lián)上加注“已入賬〞字樣方可裝訂成冊備查。財務會計人員在收到第一、二聯(lián)前方可進行收入和本錢賬務處理。存貨移庫的出庫和入庫。存貨的移庫是指存貨在公司內部庫房與庫房之間的移動。為了防止存貨移動的過程中的非正常流失，確保存貨的準時出入庫賬戶記錄，由存貨管理部門簽發(fā)存貨調撥單。其中：第五聯(lián)作為收貨庫房的收貨入庫憑證。存貨出庫的記賬。為了確保存貨賬戶能正確反映實際在庫存10/14貨，存貨的出庫憑證經(jīng)生產工位簽收后由物流記賬員依據(jù)第二聯(lián)準時記賬，財務依據(jù)第一聯(lián)審核后進行賬戶處理。在產品存貨的管理各車間在產品存貨臺賬的建立。各車間必需建立在產品存貨臺賬管理，并有專人負責，月度與總方案員〔或總調度員〕及公司財務核對，覺察有過失準時訂正。其中：沖壓車間以車身〔6+N門〕片件為基數(shù)，以公司核定的價格為計算依據(jù)，確認在產品金額，假設有原材料的按原材料重量及選購價格計算在產品金額；焊裝車間則按車身的成套件價格計算在產品金額；涂裝車間按核定的價格計算車身的套件金額?？傃b車間以底盤〔車架+動力總成〕、車身二大件為臺賬統(tǒng)計量，每半年通過盤點調整一次在產品存貨余額，從而，確認在產品的存貨價值。各車間在產品存貨的報告制度。各車間每月末要對所報告的在產品量進行實地盤點，確認與臺賬記錄無誤，并向財務供給正確的在產品存貨報表。生產投料方案的通知下達程序。為了確保在產品存貨管理的有序和正確，生產制造部在下達生產方案指令時，其方案指令必需下發(fā)給財務部，財務部要依據(jù)生產方案指令準時做好臺賬記錄，隨時跟綜存貨的轉變和轉移，正確地核對存貨的出入庫量。產成品存貨的管理?！惨罁?jù)《商品車出入庫管理方法》執(zhí)行〕6.8存貨的退庫與退貨。存貨的退庫。定義：退庫的存貨是指某些外購存貨因受檢驗手段的限制交選購、財務、物流記賬員各一聯(lián)。選購部在選購系統(tǒng)中簽發(fā)“退貨通知單〞一式五聯(lián)，其中：一、二、三、四聯(lián)按原“到貨通知單〞的流程用法，第五聯(lián)作為裝箱憑證。記賬員選擇退貨通知單生存“紅字〞選購入庫單，財務準時審核記賬，并準時跟蹤選購人員向供給商取得退貨發(fā)票。存貨的庫房管理:為了確保公司存貨管理