商學(xué)院行政工作手冊

行政督查中心工作標準化手冊適用于集團2016年6月修訂版部門概況商學(xué)院行政督察中心是不斷完善公司行政工作標準化手冊及員工管理規(guī)章制度，并嚴格監(jiān)督各項制度落到實處，確保公司經(jīng)營管理的正常運行和持續(xù)發(fā)展，滿足公司現(xiàn)階段發(fā)展需求，為公司經(jīng)營管理和業(yè)務(wù)發(fā)展提供強有力的后勤保障的重要職能部門。行政部門肩負著統(tǒng)一公司形象，監(jiān)督公司安全、衛(wèi)生、考勤、紀律，為公司員工努力創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境的重任。與此同時，行政督查中心還需履行對下屬各單位行政進行部門職能與崗位職責的全面幫扶指導(dǎo)，并通過巡視對其進行監(jiān)督的職責，協(xié)助管理層對本部門人才進行合理配備，保障各下屬單位日常工作正常有序開展，為公司的迅速騰飛提供全方位的保駕護航。目錄TOC\o"1-3"\h\u15526第一章行政督察中心組織架構(gòu)圖 頁第二章商學(xué)院行政督察中心崗位職能職責一、商學(xué)院行政督察中心工作職責1、公司行政工作標準化手冊及員工管理規(guī)章制度的修訂與下發(fā)；2、每月匯總公司下屬各單位固定資產(chǎn)及辦公用品盤點情況，對盤點不清晰、物資變動異常情況進行走訪核實及協(xié)助整改，做到系統(tǒng)把控公司物資情況，對部分單位撤銷及轉(zhuǎn)型后閑置的物資進行統(tǒng)一匯總，妥善進行處理（如協(xié)調(diào)臨近單位或新開設(shè)公司使用等），避免出現(xiàn)物資浪費。3、對新開設(shè)單位進行幫扶與培訓(xùn)，保障公司前期籌備工作順利進行，對新開設(shè)單位前期籌備階段的物資種類及所需費用制定統(tǒng)一標準，把控好前期籌備物資成本。4、匯總更新集團通訊錄及各網(wǎng)點導(dǎo)航地點，便利溝通。5、收集紅文并對紅文進行匯總，于每月30號和14號16:00之前上報當月獎罰紅文和名單至財務(wù)公司各級財務(wù)部門。（一）綜合管理崗：（1）員工宿舍管理；（2）物資管理；（3）員工福利管理；（4）公司彩鈴管理；（5）其他日常服務(wù)類工作；（二）紀律督察崗：（1）紅文起草、傳達、監(jiān)督落實及存檔；（2）儀容儀表監(jiān)督；（3）日常衛(wèi)生、紀律監(jiān)督；（4）考勤監(jiān)督及核算；（5）員工成長基金監(jiān)督；（6）早操監(jiān)督；（三）會務(wù)服務(wù)崗（1）參觀接待制度；（2）通訊錄、導(dǎo)航地址整理；（3）會議及工作匯報制度；（4）取回公司訂制物品及外出結(jié)算未結(jié)款等。第三章商學(xué)院行政督查中心職責與分工一、商學(xué)院行政督查中心人員架構(gòu)：配備9人其中行政督查中心經(jīng)理1人；綜合管理主管1人+綜合管理專員3人；紀律督查主管1人+紀律督查專員1人+門衛(wèi)2人；二、人員分工：杜昱：1、行政工作標準化手冊及員工管理規(guī)章制度的擬定及更新；2、各項行政相關(guān)制度及通知的下發(fā)及公示。3、辦公區(qū)域劃分及工位調(diào)整。4、對部門各崗位工作進行協(xié)調(diào)調(diào)度，確保部門各項工作正常開展。紀律督查崗：（負責人李斌）李斌：1、門衛(wèi)的調(diào)度（排班）及監(jiān)督；2、公司周、月考勤的審核；3、日常衛(wèi)生、辦公紀律的監(jiān)管（月度違紀大數(shù)據(jù)更新）；4、早操管理與監(jiān)督；5、員工成長基金制度的監(jiān)督執(zhí)行；6、紅文月度匯總，整理人員晉升、降級及薪資變動情況并報至財務(wù)。劉麗娜：1、會議保障（日常會議）；2、工作匯報匯總（日、周、月）；3、日常分公司參觀接待，政府及重要客戶參觀接待（會場布置及講解、禮儀協(xié)調(diào)）；季虎、孫英凱：1、門口日常接待及安保；2、日常考勤核算及監(jiān)督（遲到、早退、漏打卡、請假條、外出登記等）；3、視頻下載及更新。綜合管理崗：（負責人黃碩）黃碩：1、集團統(tǒng)一彩鈴的訂制；2、日常費用繳納（固話、網(wǎng)絡(luò)、水電、物業(yè)、宣傳用品等）；3、辦公設(shè)備維修及網(wǎng)絡(luò)維護；4、物資采購、協(xié)助物資盤點；5、訂制物資取回。李鳳玲：1、物資管理（物品領(lǐng)用、盤點）；2、員工福利管理；3、下屬單位物資盤點情況匯總及審核。王莉：1、宿舍管理；（尋找宿舍，處理費用繳納、退租事宜，出具宿舍調(diào)整方案協(xié)調(diào)人員調(diào)整宿舍）2、宣傳用品、禮品訂制（含宣傳材料、鮮花、雜志等預(yù)訂及夢想墻、108將更新等）。3、面向各領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)工作（尋找保姆、處理領(lǐng)導(dǎo)宿舍繳費、維修、衛(wèi)生打掃事宜）；4、針對下屬單位的彩鈴抽查工作。梁學(xué)斐：1、通訊錄、導(dǎo)航地址更新（商學(xué)院/集團）。2、商學(xué)院人員大數(shù)據(jù)更新；3、宿舍管理；（申請費用、更新表格、管理宿舍物資、出具宿舍調(diào)整方案）4、其他商學(xué)院臨時性數(shù)據(jù)、資料收集匯總工作。綜合管理崗第一節(jié)員工宿舍管理辦法1、辦理流程：對被外派/調(diào)往異地駐點所在地區(qū)無固定住所的且符合以下條件的領(lǐng)導(dǎo)/員工，可至行政部申請入住宿舍：（1）市級以上調(diào)動（例：淄博市調(diào)入濱州市，山東省調(diào)入天津市等）或入職單位與調(diào)動單位距離在30公里以外的（需調(diào)出單位人事出具《住宿申請證明表》附表1），因個人原因調(diào)動者不予享受此項制度，因公調(diào)回原工作單位所在區(qū)域或原籍者不予享受此項制度；住宿申請證明表姓名：入職時間：入職單位：調(diào)動原因（自愿申請、領(lǐng)導(dǎo)調(diào)配）：調(diào)出單位檔案管理員簽字：調(diào)動前單位負責人：表1（2）因工作性質(zhì)導(dǎo)致月住宿超過7天的；（3）人事檔案已調(diào)入駐點所在地區(qū)公司的調(diào)入領(lǐng)導(dǎo)/員工；由符合上述條件的人員持調(diào)出單位人事出具的《住宿申請證明表》及檔案已調(diào)入公司的證明（形式不限，但必須有人事檔案負責人確認調(diào)入的簽字）自行到行政處填寫《住宿申請表》（附表2），分別交宿舍管理員、行政經(jīng)理及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，方可安排入住。住宿申請表申請部門申請人入住時間入住宿舍宿舍管理員簽字行政經(jīng)理簽字分管領(lǐng)導(dǎo)簽字表2注：如部分不符合住宿標準人員因極特殊原因需申請入住宿舍，需向行政督查中心作出說明并出具分管領(lǐng)導(dǎo)證明材料，由行政督查中心進行核實并出具處理意見報常務(wù)副總審批后方可執(zhí)行。2、領(lǐng)導(dǎo)及員工宿舍標準：領(lǐng)導(dǎo)宿舍：公司為中層及以上級別領(lǐng)導(dǎo)提供宿舍及住宿補貼（含房租、押金、暖氣費，不含物業(yè)費、水電費、燃氣費、寬帶費、收視費）；原則上1500元/月宿舍入住不得少于3人，2000元/月宿舍入住不得少于4人，依次類推。員工宿舍：公司為普通員工提供宿舍（床位不足可由公司提供單人床、架子床）及住宿補貼（含房租、押金、暖氣費，不含物業(yè)費、水電費、燃氣費、寬帶費、收視費）；原則上宿舍租賃費不得高于1200元/月（省會城市、直轄市及A類地區(qū)可根據(jù)實際情況報商學(xué)院行政督查中心審核后進行適當調(diào)整，審核通過后全部上報周總審批后即可執(zhí)行；建議優(yōu)先選擇符合資費標準的青年旅社并簽署合作協(xié)議價）。在符合租賃費標準的基礎(chǔ)上優(yōu)先選擇配置3個臥室的房產(chǎn)，每個臥室入住兩人；優(yōu)先選擇租期短（季度、半年租）的房產(chǎn)，避免因人員流動造成閑置浪費；優(yōu)先選擇可洗澡、可供暖、可做飯房產(chǎn)，其余條件不做硬性要求。3、宿舍分配制度：在確保每個宿舍入住人數(shù)必須達到6人的基礎(chǔ)上，可遵循員工意愿自行選擇同宿人員。由住宿人員自行推選宿舍長接管鑰匙、水電卡等宿舍物資，并與房東做好交接工作，今后該宿舍一切因水電、物業(yè)費用等產(chǎn)生的問題將不由公司進行承擔。注：（1）如員工因一己私欲不配合宿舍人員正常安置，或要求高于公司員工宿舍標準條件者，一經(jīng)核實直接上報領(lǐng)導(dǎo)取消住宿資格。（2）如因個人原因不愿入住公司統(tǒng)一安排宿舍者，需與公司簽署《自愿放棄住宿資格協(xié)議》，公司不予提供任何住宿補助。（3）宿舍管理員必須每周核查住宿人員入住情況，如因住宿人員變動，宿舍管理員未及時變更住宿人員信息，產(chǎn)生的全部問題由宿舍管理員承擔，并處以不低于200元/次處罰。4、員工入住宿舍應(yīng)嚴格履行宿舍管理制度要求，針對宿舍物資及衛(wèi)生情況，宿舍管理員需聯(lián)合宿舍長每月不定期進行抽查，對出現(xiàn)的問題及時予以整改，保持整潔舒適的住宿環(huán)境。（1）繳費及物資管理制度：所有住宿員工必須平攤每月物業(yè)費、水電費、燃氣費等并按時繳費。期間如若因逾期繳費產(chǎn)生滯納金或其他后果，由宿舍全體人員共同承擔相應(yīng)責任。住宿員工不得擅自調(diào)換房間內(nèi)公共財產(chǎn)物品，不得隨意改造或變更房內(nèi)設(shè)施，不得損壞宿舍財產(chǎn)及公共設(shè)施，如造成損壞，相關(guān)責任人須等價賠償或購買替換。住宿員工退租后不得帶走房屋物品。如出現(xiàn)此種情況對相關(guān)責任人處以200元罰款，由宿舍管理員及宿舍長負責監(jiān)督。如無法落實相關(guān)責任人，則由相應(yīng)宿舍住宿員工集體承擔。③前期公司統(tǒng)一提供物資（床等）如需使用，需簽署使用責任書（附件1：宿舍物資使用責任書），如有損壞需自費予以維修，如退宿時破損或無法使用，需在工資中扣除相應(yīng)費用。（2）日常衛(wèi)生、紀律制度：住宿員工電視、電腦的使用，聲音不得過大，以不妨礙他人休息為原則；晚上21：00后不允許大聲喧嘩，要輕手輕腳，不得影響鄰居和室友休息。宿舍內(nèi)嚴禁酗酒、打架、偷盜、賭博、吸毒等不道德或違法亂紀行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)或舉報取消住宿資格。③住宿員工不得于宿舍內(nèi)墻壁、櫥柜上隨意張貼字畫或釘掛物品，破壞房屋墻體；宿舍內(nèi)不得擅自加裝使用1500W以上的電器，禁止使用電爐及其他明火器具，不私拉亂接電線，不使用漏電電器；嚴禁攜入易燃易爆物品，室內(nèi)不得使用或存放危險及違禁物品。④員工離開宿舍須鎖好房門，貴重物品應(yīng)注意保管。⑤遵守社會公德，不得在公共走廊、樓梯及其他公共場所堆放物品，不得隨地吐痰、亂倒垃圾，不得在室內(nèi)飼養(yǎng)動物，嚴禁將雜物剩飯等倒入廁所及排水管道，嚴禁向門口、窗外潑水、亂扔雜物。如因上述原因造成的退租或其他后果由住宿人員自行承擔。如出現(xiàn)房主或舍友投訴，一次給予警告；兩次上報公司領(lǐng)導(dǎo)并根據(jù)實際情況進行處罰；如給公司帶來不良影響并造成嚴重后果者，將對當事人進行不低于1000元/次處罰。（3）退宿制度：①宿舍管理員需在租賃宿舍到期前通知住宿人員提前三日搬離宿舍并將宿舍衛(wèi)生清理干凈，歸還領(lǐng)用物品(如有床等大型物資需向宿舍管理員進行說明并協(xié)商處理辦法）。由宿舍管理員及宿舍長檢查衛(wèi)生打掃情況，水、電，煤氣，燈具是否正常使用，房屋設(shè)施是否完好、房屋原有物品是否一致。并通知住宿人員在到期之日前整改到位，避免出現(xiàn)押金克扣問題。由員工個人原因造成宿舍用品損壞者由員工個人聯(lián)系維修并承擔維修費用。如無法落實相關(guān)責任人，則由相應(yīng)宿舍住宿員工集體承擔。②住宿員工退租（包括自離、辭退、跨單位調(diào)動等），須于辦理離職、調(diào)動手續(xù)當日內(nèi)搬離宿舍，不得借故拖延或要求任何補償，未辦理完成者行政將不予在《員工異動申請表》及《員工辭職/退報告表》上簽字確認。注：1、對于符合住宿標準但在此制度頒布之日（2016年3月24日）前自行租賃房屋者，需提供房屋租賃合同復(fù)印件在行政處進行登記備份，在合同到期之日前按原住宿補貼制度領(lǐng)取相應(yīng)補貼（每月300元，按實際天數(shù)核算），在合同到期時第一時間申請宿舍并辦理入住，同時補貼廢止。2、對于駐外開辟市場階段的中高層領(lǐng)導(dǎo)，原則上應(yīng)優(yōu)先選擇租賃宿舍入住，對于同時入住人數(shù)低于4人或連續(xù)住宿少于半月的，報商學(xué)院行政督查中心核實后按如下標準進行異地住房補貼：中層未轉(zhuǎn)正補助300元，轉(zhuǎn)正后補助500元，高層補助1000元，達到租賃宿舍標準（入住人數(shù)多于4人或連續(xù)住宿多于半月）后，及時租賃宿舍入住，同時補貼廢止。物資管理辦法（一）物資領(lǐng)用：1、辦公用品所有使用期限不足一年，單價不足500元的公司物資均屬于辦公用品范疇，包含筆記本、中性筆、垃圾袋、瓶裝水、桶裝水等易耗品以及筆筒、文件框、U盤等非易耗品。員工申領(lǐng)辦公用品需自行至行政處填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（附表3）,由物資管理員確認填寫完整無誤后方可領(lǐng)用。為便于統(tǒng)計管理，除總經(jīng)理及以上級別人員外，其他人員禁止代領(lǐng)物資，代領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)物資時需羅列領(lǐng)用物資明細表交領(lǐng)導(dǎo)簽字（或出示微信、短信、QQ領(lǐng)導(dǎo)審批信息）后方可領(lǐng)用。領(lǐng)用時間：上午9:30--11:00，下午3:00--4:30，無特殊原因其他時間不予領(lǐng)用。辦公用品領(lǐng)用登記表單號：領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用物品名稱領(lǐng)用數(shù)量備注表3注：（1）右上角單號由行政人員自行編寫，便于后期數(shù)據(jù)統(tǒng)計及調(diào)用查看。登記表填寫不合格者（如字跡潦草難以辨認、填寫不全、由其他人代填等）不予領(lǐng)用物資，且除倉庫管理人員外，其他人員不得隨意進出倉庫領(lǐng)用物品，違者視具體情節(jié)處以每次不低于100元罰款。如因物資管理員未及時查缺補漏造成庫存物品短缺，影響到公司正常辦公的，對物資管理員罰款50元。2、宣傳品、禮品包含公司統(tǒng)一訂制報紙、宣傳刊物等宣傳品以及員工福利、客戶拜訪等禮品。各部門需要禮品、宣傳品時，應(yīng)由申領(lǐng)部門負責人羅列領(lǐng)用物資明細（申購原因及數(shù)量）交領(lǐng)導(dǎo)簽字審批（或出示微信、短信、QQ領(lǐng)導(dǎo)審批信息）。經(jīng)審批后，持證明材料至行政處填寫《宣傳品、禮品領(lǐng)用登記表》（附表4），由物資管理員確認填寫完整無誤后方可領(lǐng)用。領(lǐng)用禮品、宣傳用品時，需提前至少2天與行政物資管理員溝通庫存，提前半天申請領(lǐng)用，避免因庫存不足影響正常使用。領(lǐng)用時間：9:30--11:00，下午3:00--4:30，無特殊原因其他時間不予領(lǐng)用。宣傳品、禮品領(lǐng)用登記表單號：領(lǐng)用日期領(lǐng)用物品名稱、數(shù)量領(lǐng)用事由領(lǐng)用人備注表4（二）物資申購及訂制：1、辦公用品申購員工申領(lǐng)非庫存辦公，需至行政處領(lǐng)取《辦公用品申購單》（附表5）并將申購物資明細填寫完整，如申購專業(yè)物資，需在備注處注明申購物品品牌、型號及具體要求，交物資管理員確定無庫存后進行簽字確認，然后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批，交還行政進行采購；（）部辦公用品申購單（年月日）序號申購物品名稱申購數(shù)量單價申購總價備注1234申購人：行政物資管理員：領(lǐng)導(dǎo)審批：表5急需物品需在申購單備注欄標明要求到位時間，如行政采購人員有異議可與申購人員進行協(xié)商，對要求到位時間進行相應(yīng)調(diào)整。如采購人員未在要求到位時間（協(xié)商調(diào)整后的時間點）將物品采購到位，對采購人員按每次100元進行考核，如因此造成惡劣影響，可根據(jù)實際情況追究采購人員責任。物資采購到位后應(yīng)首先由物資管理人員對采購物資品類、數(shù)量、質(zhì)量進行確認，然后按要求填寫入庫單（如圖1）進行入庫后告知申購人前來領(lǐng)取。圖1附：填寫注意事項（1）送貨單位應(yīng)填寫采購部門（如行政）；交物人應(yīng)填寫采購人員姓名。（2）右上角日期應(yīng)填寫交貨日期。（3）采購物品品名、單位、數(shù)量、單價及金額等應(yīng)嚴格按照圖1所示填寫完整。（4）物資管理人員依照采購實物進行核對，驗收采購物資品類、數(shù)量、質(zhì)量均無誤后在驗收人處簽字確認，同時將第三聯(lián)交于采購人員（如行政部門人員采購則該聯(lián)自行留存），將第二聯(lián)交于財務(wù)進行報銷，第一聯(lián)行政物資管理人員存檔。如出現(xiàn)分公司間物資借用或非公司內(nèi)部人員領(lǐng)用物資現(xiàn)象，需就費用歸屬問題協(xié)商解決后填寫出庫單（如圖2）進行出庫。圖2附：填寫注意事項左上角付給處應(yīng)填寫申領(lǐng)部門（或個人）；（2）日期處應(yīng)填寫申領(lǐng)日期。（3）右上角類別處應(yīng)據(jù)實填寫（填寫類別：固定資產(chǎn)、辦公用品、宣傳品、禮品等），申購物品品名、單位、數(shù)量、單價及金額等應(yīng)嚴格按照圖2所示填寫完整。（4）上述三項行政物資管理人員依照申領(lǐng)實物進行核對，驗收申領(lǐng)物資數(shù)量及質(zhì)量均無誤后在倉庫負責人及出庫經(jīng)手人處簽字確認，并報行政負責人簽字予以確認。同時將第一、二聯(lián)由行政物資管理員自行留存，第三聯(lián)交于申領(lǐng)部門（或個人）帶回所屬單位交由財務(wù)中心。2、宣傳品、禮品訂制及申購：如申領(lǐng)已有標準設(shè)計模板宣傳品，可聯(lián)系品牌策略中心索要模板后自行聯(lián)系廣告公司進行訂制（例：文化墻、部門吊牌、工牌、X展架等）；或直接向品牌策略中心申請訂購（例：云芝新報及各類紙質(zhì)版宣傳材料等），需各單位收到后確認無誤后與品牌策略中心相關(guān)負責人結(jié)清費用。如申領(lǐng)無標準設(shè)計模板宣傳品，需首先聯(lián)系品牌策略中心進行設(shè)計并執(zhí)行上述程序。員工申購非庫存禮品，需羅列申購原因、數(shù)量及價格報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后持證明材料交至行政進行統(tǒng)一采購，執(zhí)行出入庫程序后方可領(lǐng)用。物資盤點：1、固定資產(chǎn)盤點公司辦公經(jīng)營場地，除裝修部分與低值易耗品之外的，資產(chǎn)單價在1000元以上且使用年限超過一年的所有可移動物品，包含空調(diào)、電腦、打印機、桌椅、傳真機等，均屬于固定資產(chǎn)范疇。物資管理員負責對全公司所有固定資產(chǎn)進行統(tǒng)一管理，每月月底對公司所有固定資產(chǎn)進行盤點核對并填寫《固定資產(chǎn)盤點明細表》（附表6）（XX單位）固定資產(chǎn)盤點明細表盤點日期：年月日盤點人：序號存放地點資產(chǎn)類別資產(chǎn)名稱資產(chǎn)型號購買日期購買單價實際數(shù)量庫存數(shù)量上次盤點差異原因123財務(wù)確認：領(lǐng)導(dǎo)審批：表6附：填寫注意事項（1）根據(jù)固定資產(chǎn)存放地點進行分區(qū)域統(tǒng)計，資產(chǎn)類別處應(yīng)依據(jù)實際情況填寫電子/通訊設(shè)備、交通運輸設(shè)備（公車）、辦公家具、大型綠植（需注明種類）等，而非“固定資產(chǎn)”。（2）物資有明確型號標識的（如電子/通訊設(shè)備、交通運輸設(shè)備（公車）、辦公家具等），必須清晰注明；購買日期和購買單價必須填寫完整，如因購買時間較長無法查詢者，須注明數(shù)據(jù)丟失原因并由所屬單位財務(wù)出具數(shù)據(jù)丟失證明；每月依據(jù)出入庫及其他物資變動情況將物資信息填寫完整，同時注明與上次盤點數(shù)量的差異原因，上次盤點及差異原因在首次盤點時不需要填寫。辦公用品盤點行政需在每月月底對所屬單位辦公用品進行盤點，填寫《辦公用品盤點明細表》（附表7），（XX單位）辦公用品盤點明細表盤點日期：年月日盤點人：序號物資類別辦公用品名稱型號/規(guī)格物資狀態(tài)購買日期購買單價實際數(shù)量庫存數(shù)量上次盤點差異原因1234財務(wù)確認：領(lǐng)導(dǎo)審批：表7附：填寫注意事項（1）物資類別處應(yīng)依據(jù)實際情況填寫易耗品/非易耗品兩種類別，非易耗品需各項均填寫完整，易耗品僅盤點庫存數(shù)量即可，無需盤點實際數(shù)量。辦公用品名稱處應(yīng)填寫“印臺”、“黑色筆芯”等物資名稱，而非“辦公用品”。（2）非易耗品有明確型號標識的，型號/規(guī)格處必須清晰注明，如物品名稱為訂書機，型號為齊心B3028，而非物資的單位。（3）購買日期和購買單價必須填寫完整，購買日期應(yīng)按“X月X日”格式填寫，如因購買時間較長無法查詢者，須注明數(shù)據(jù)丟失原因并由所屬單位財務(wù)出具數(shù)據(jù)丟失證明。（4）每月依據(jù)出入庫及其他物資變動情況將物資信息填寫完整，同時注明與上次盤點數(shù)量的差異原因，首次盤點無需填寫“上次盤點數(shù)量”與“差異原因”。（5）物資狀態(tài)欄應(yīng)填寫全新/使用中/待報廢，不得空白或填寫其他項。（6）宣傳品、禮品可使用辦公用品盤點表進行盤點，并于物資類別處填寫“宣傳品”、“禮品”即可。集團各單位行政人員需在每月月底對固定資產(chǎn)、辦公用品盤點情況（《固定資產(chǎn)盤點明細表》、《辦公用品盤點明細表》）匯總核對后，交所屬單位財務(wù)、總經(jīng)理進行簽字確認，將表格原件以電子版（掃描件）形式打包后發(fā)送至集團物資管理郵箱（2381625433@)處，由行政督察中心對各單位盤點情況進行審核，對盤點不清晰、物資變動異常情況進行走訪核實及協(xié)助整改，做到系統(tǒng)把控公司物資情況。注：（1）財務(wù)確認及領(lǐng)導(dǎo)審批處必須為手寫簽名，要求對辦公用品、固定資產(chǎn)情況進行認真核實。（2）將簽字確認后的各項表格進行掃描、匯總后（辦公用品、固定資產(chǎn)必須分文件夾匯總）以壓縮文件形式于次月1日前完成上報，壓縮文件名應(yīng)注明上報單位名稱。（3）固定資產(chǎn)、辦公用品如無庫存均在使用中，則庫存數(shù)量應(yīng)填寫“0”或“無”。（4）物資盤點必須認真對待，無法核實項目必須出具證明或闡述原因，不允許填寫“不詳”、“未知”等。建議表格均采用橫向格式進行統(tǒng)計打印，且注意格式的規(guī)范性，與上次盤點數(shù)量出現(xiàn)變動的部分以紅色進行標注，便于表格內(nèi)數(shù)據(jù)更加清晰完整。由行政督察中心核實完畢并監(jiān)督整改落實后上報總部財務(wù)?？偛控攧?wù)根據(jù)上報的固定資產(chǎn)及采購的新固定資產(chǎn)情況進行整理，并制作出集團固定資產(chǎn)情況表，交集團檔案黃麗琴存檔。由分公司財務(wù)1人、黃麗琴、牛俊江組成巡視小組，每月對上報的固定資產(chǎn)進行抽查盤點（每月至少1個大區(qū)）。注：（1）固定資產(chǎn)驗收、調(diào)撥、報廢、使用保管人員辭職、調(diào)離工作崗位、離退休，應(yīng)在搬離離職手續(xù)前，將其保管使用的固定資產(chǎn)移交完畢，并上報總部檔案及?？〗庍M行存檔備案。如果未進行上報備案，在巡視過程中發(fā)現(xiàn)，每次罰款1000元。（2）要按照誰使用誰保管的原則，落實管理責任部門、單位和責任人，規(guī)范管理程序，保證資產(chǎn)的安全完整和正常運行，放止資產(chǎn)損失。由于管理不善導(dǎo)致固定資產(chǎn)盤虧、毀損、閑置并造成重大損失的，扣除相關(guān)責任人員當月工資并追究其相關(guān)的經(jīng)濟及法律責任。3、員工個人物資領(lǐng)用數(shù)據(jù)盤點。行政負責為公司全體人員建立個人物資領(lǐng)用大數(shù)據(jù)，每月月底結(jié)合物品領(lǐng)用登記表統(tǒng)計匯總所屬單位全體人員個人物資領(lǐng)用情況，錄入《個人物資數(shù)據(jù)表》（附表8），并交本人簽字確認。同時對領(lǐng)用異常、物資浪費情況進行篩選及核實，上報領(lǐng)導(dǎo)進行相應(yīng)處罰。個人物資數(shù)據(jù)表領(lǐng)用單號領(lǐng)用時間（月、日）物資名稱類別（固定資產(chǎn)/易耗品/非易耗品）規(guī)格單位領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人領(lǐng)用部門物資狀態(tài)（使用/報廢/丟失）備注表8員工申領(lǐng)固定資產(chǎn)、非易耗品前，物資管理員必須嚴格核查領(lǐng)用記錄，如有重復(fù)領(lǐng)用或申領(lǐng)非配套物資，物資管理員不予批準。個人領(lǐng)用物資損壞，將依據(jù)具體情況進行追責，人為損壞者照價賠償；如需維修、報廢，倉庫管理人員需及時修改個人物資數(shù)據(jù)表。如有人員調(diào)動或離職，物資管理員需根據(jù)《個人物資數(shù)據(jù)表》收回所有物資，重新入庫，如上交物資（固定資產(chǎn)、非易耗品）出現(xiàn)缺損，則需按照原價進行賠償。對于不配合物資收回工作的人員，行政將不予在《員工異動申請表》及《員工辭職/退報告表》上簽字確認。4、閑置物資盤點公司閑置物資包含辦公家具、辦公電腦、辦公電器等所有固定資產(chǎn)物資。為保證集團閑置物資數(shù)據(jù)的時效性和準確性，以便更好地利用閑置物資，市場保障部每月15號以及30號定期統(tǒng)計集團閑置物資。各單位需指定專人統(tǒng)計公司閑置物資，填寫《閑置物資盤點表》（附表9），于每月15/30號下午下班前上報至本區(qū)運營中心；各大區(qū)指定負責人按照附件模板匯總整個運營中心各網(wǎng)點的閑置物資數(shù)據(jù)并將表格于16/次月1號上午下班之前上報至市場保障部郵箱處(347436543@)。各單位閑置物資有變動時要及時將變動信息發(fā)送至市場保障部郵箱處(347436543@)，更新閑置物資數(shù)據(jù)時請附上各物品照片并注明折后價格。表9如未在規(guī)定時間內(nèi)完成，或存在虛報、漏報現(xiàn)象，對所屬單位負責人予以嚴肅處理，大區(qū)總經(jīng)理負連帶責任。對于閑置物資上報的真實和合理性由集團總部客戶中心進行巡視，按照單店人員編制、單店規(guī)模、固定資產(chǎn)臺賬等進行評估，杜絕存在閑置不用卻不上報的現(xiàn)象。（四）集團物資的調(diào)配及購置方案現(xiàn)階段隨著集團發(fā)展及改革腳步的加快，集團閑置物資也在日益增多，為了使得集團物資得到最大程度的利用，為集團節(jié)約成本，消減開支，現(xiàn)針對集團各運營中心內(nèi)部閑置物資做如下規(guī)定：1、嚴格遵循“能調(diào)配的不買，能維修的不買，沒必要買的不買”原則，無論單店還是云眾創(chuàng)空間，不得隨意申購各種無常規(guī)性需要的物資。2、常規(guī)性物資包括新成立單店所需要的家具、電器、電腦、監(jiān)控、投影、貨架等，購置標準由集團市場保障部制定，各單位嚴格按照標準進行購置。非常規(guī)性物資指并非每個店都需要，主要針對集團特殊職務(wù)或者業(yè)務(wù)宣傳等需要的物資，例如平板電腦、裝飾品、高檔禮品、創(chuàng)客產(chǎn)品（螞蟻洗車、智慧城市終端、按摩椅）等。單店申購非常規(guī)性物資，需首先由運營中心總經(jīng)理同意，然后上報市場保障部，如若市場保障部審核不通過，則需要請示周春衛(wèi)周總審核。3、各運營中心內(nèi)部每兩周對內(nèi)部閑置物資進行統(tǒng)計及更新整理，下發(fā)到運營中心內(nèi)部群，務(wù)必讓每個站長及云眾創(chuàng)相關(guān)負責人知悉運營中心內(nèi)部閑置物資。新開店務(wù)必第一時間聯(lián)系內(nèi)部進行可利用物資的調(diào)配。同時閑置物資表上報市場保障部進行備份和監(jiān)督執(zhí)行。4、對于集團內(nèi)部調(diào)配物資的價格，先有雙方進行協(xié)商，協(xié)商不一致交由市場保障部進行評估和核價，雙方必須無條件認可，并由財務(wù)公司進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。5、對于新成立的芝麻開花店，優(yōu)先以調(diào)配物資為主，由店長及運營中心總經(jīng)理本著為集團節(jié)約成本的原則及時和當?shù)毓蓶|溝通好。對于數(shù)量比較多的物資申購，可以按照調(diào)配和采購1:1的比例進行。6、對于現(xiàn)階段集團轉(zhuǎn)型所帶來的大量閑置家具及裝修品，由運營中心統(tǒng)一整理上報市場保障部，經(jīng)市場保障部同意既可以去相應(yīng)的二手市場進行處置。7、對于大量閑置的電腦及電子類產(chǎn)品，能利用的第一時間進行調(diào)配，需要維修的由運營中心總經(jīng)理組織進行維修，嚴禁出現(xiàn)廢棄不用的現(xiàn)象。市場保障部聯(lián)合紀委及財務(wù)公司會定期對各運營中心物資進行抽查盤點，如若有資產(chǎn)廢棄、擅自處理、賬實不符等現(xiàn)象，單店負責人及運營中心總經(jīng)理負連帶責任。8、單店負責人對于物資申購的必要性、數(shù)量及價格負第一責任，運營中心總經(jīng)理負連帶責任。9、新成立的云眾創(chuàng)空間由當?shù)卦票妱?chuàng)分管副總作為物資購置的第一責任人，需提前制定物資購置清單報與運營中心總經(jīng)理、市場保障部，嚴禁無計劃的隨意增添購置物資，造成資源的浪費。10、各單位申購的物資，嚴格按照市場保障部審批通過的品牌、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價等購置，超過20000元的簽訂采購合同，經(jīng)過市場保障部評估需要留取質(zhì)保金的需要留取至少總金額5%最短三個月的合同質(zhì)保金。未簽訂合同的由供應(yīng)商在報價單上蓋章簽字確認供貨的品牌型號及售后。財務(wù)公司配合做好審核報銷的監(jiān)督。市場保障部聯(lián)合紀委會對各單位采購物資比照當時的物資申購單以及報價單進行抽檢，嚴禁出現(xiàn)更改采購規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等現(xiàn)象，一經(jīng)查出，供應(yīng)商質(zhì)保金不退，相關(guān)負責人及店長嚴懲，大區(qū)總經(jīng)理負連帶責任。（五）物資（主要是辦公設(shè)備類）的使用和維護：使用辦公設(shè)備前應(yīng)仔細閱讀使用說明書，嚴格按照操作規(guī)范操作使用，注重平時保養(yǎng)。各部門負責人負責協(xié)助行政進行監(jiān)督及日常檢查。如辦公設(shè)備發(fā)生故障無法使用，設(shè)備使用人應(yīng)第一時間報行政進行維修；無法解決的由行政聯(lián)系供應(yīng)商統(tǒng)一報修，維修費用報銷時應(yīng)備齊發(fā)票、設(shè)備維修單（僅限配備維修單的設(shè)備，沒有的無需填寫）及行政的驗收證明。如果因個人使用不當造成辦公設(shè)施損壞，由行政負責維修或替換，維修或購買費用由損壞設(shè)備當事人負責繳納。如因工作以外情況或故意損壞公用設(shè)施的，當事人除賠償損壞設(shè)施之外，根據(jù)情況處以200元以上罰款；如情節(jié)惡劣者，處以停職或開除處分。如辦公設(shè)備已至使用壽命或無法維護徹底損壞，應(yīng)申請報廢，由申請報廢人員填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》（附表10），交所屬部門負責人簽字核實后，交行政進行二次核實。行政核實確認后，由行政負責人簽字后報領(lǐng)導(dǎo)審批，批準報廢的固定資產(chǎn)由行政根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見做相應(yīng)處理，處理費用交財務(wù)部入賬。任何人員無領(lǐng)導(dǎo)審批均不得私自處理報廢辦公設(shè)備。辦公設(shè)備報廢申請表申請日期(年、月、日）申請部門申請報廢物資名稱物資單位物資數(shù)量申請報廢事由及原因申請部門負責人簽字行政負責人簽字：領(lǐng)導(dǎo)審批：表10第三節(jié)員工福利管理辦法1、員工福利品類：（1）基本福利：①生日福利發(fā)放標準：普通員工及普通客戶：A類地區(qū)（北京、上海、廣州、深圳、省會城市、（準）直轄市）：60-80元/人；B類地區(qū)（A類地區(qū)以外的地區(qū)）：40-60元/人。領(lǐng)導(dǎo)及重要客戶：100-150元/人；發(fā)放時間：無特殊原因（例如員工生日當天請假或當天為公休日）必須在員工生日當天把生日福利發(fā)放給員工?？蛻羯崭＠l(fā)放流程：需由對應(yīng)業(yè)務(wù)員提前一天向行政提出申請，填寫《客戶生日福利申購單》（附表11），找公司客戶資料負責人核實并簽字確認，然后交由行政代為訂購；如因業(yè)務(wù)員疏忽遺忘或其他個人原因?qū)е聼o法按時給客戶訂購蛋糕者，罰款100元，并承擔所有后果。客戶生日福利申購單員工姓名客戶姓名生日日期備注客戶資料負責人意見表11②季度福利發(fā)放標準：未滿三個月50元標準/人，滿三個月100元標準/人；發(fā)放時間：每季度中旬（2月，5月，8月，11月的15日左右）。（2）節(jié)假日福利：元宵節(jié)福利、女員工三八節(jié)福利、端午節(jié)福利、中秋節(jié)福利、春節(jié)福利。2、公司各項福利發(fā)放標準：入職滿7天通過考察期的員工均可發(fā)放，核準日期為福利發(fā)放之日。（例，夏季季度福利5月15日發(fā)放，行政5月10進行統(tǒng)計，張三5月14日入職滿三個月，則張三季度福利按滿三個月100元標準/人發(fā)放。）注：集團統(tǒng)一訂制福利（如季度福利、部分節(jié)假日福利等），應(yīng)遵循統(tǒng)一時間進行發(fā)放，需各單位行政及時關(guān)注行政會務(wù)交流群通知，無特殊原因不得提前發(fā)放。如因行政福利管理人員個人疏忽導(dǎo)致員工福利未如期發(fā)放，則對行政福利管理人員處以每次不低于100元處罰。第四節(jié)彩鈴管理辦法1、訂制人群：除金融體系、財務(wù)體系、企業(yè)資產(chǎn)管理部、檔案、資金調(diào)度等特殊部門外，其他各單位辦公固話及通過7天考察期人員手機應(yīng)無條件開通集團統(tǒng)一彩鈴。除云眾創(chuàng)客工作人員使用云眾創(chuàng)客彩鈴?fù)?，其他?yīng)開通彩鈴人員均可使用芝麻開花彩鈴。所有彩鈴文件由品牌策略中心統(tǒng)一制作，由行政督察中心在行政會務(wù)交流群進行上傳。注：該項費用員工自理；相關(guān)費用每月5元。2、訂制流程：對符合上述彩鈴開通條件的全體人員，核實運營商及號碼辦理地點，及時錄入彩鈴，并根據(jù)辦理日期對彩鈴生效情況進行核實，如有未即時生效或辦理不到位的情況及時進行辦理。對號碼辦理地點不在現(xiàn)單位所在地的，應(yīng)由行政聯(lián)系員工號碼辦理地點單位行政協(xié)助辦理彩鈴業(yè)務(wù)。對離職員工，應(yīng)由行政協(xié)調(diào)運營商落實彩鈴?fù)擞喒ぷ骱蠓娇稍凇秵T工辭職/退報告表》上簽字確認。3、彩鈴核查：行政督察中心每月不定期對各單位符合彩鈴開通條件的全體人員彩鈴訂制及更新情況進行抽查，對辦理不到位人員及所屬單位行政人員進行核實后進行通報批評并責令在一周內(nèi)完成辦理，如到期后仍未辦理完成，則對辦理不到位人員及所屬單位行政人員各處罰100元，以示懲戒。第五節(jié)通訊錄、導(dǎo)航地址管理辦法1、通訊錄的整理與下發(fā)：（1）各單位行政需在每周六根據(jù)公司部門架構(gòu)、人員信息等變動情況依照《通訊錄模板》（附模板1）對通訊錄進行更新，于周六下午下班前發(fā)送至所屬單位各部門負責人及所屬運營中心通訊錄負責人處。（2）各運營中心通訊錄負責人負責收集匯總所屬區(qū)域各單位通訊錄，并按照《運營中心通訊錄模版》（附模板2）進行更新后于周一上午上班前發(fā)送至商學(xué)院行政督察中心工作郵箱（1804036043@）。（3）商學(xué)院行政督查中心對各運營中心通訊錄進行匯總整理，形成《集團通訊錄》并于周一下午下班前回傳至各運營中心通訊錄負責人處，各運營中心通訊錄負責人收到后必須在第一時間發(fā)送至所屬區(qū)域各單位通訊錄負責人處。2、導(dǎo)航地址的整理與下發(fā)：（1）各單位通訊錄負責人負責導(dǎo)航地址的更新，每周六將各單位核準名稱、負責人、聯(lián)系電話、詳細地址及導(dǎo)航地址上傳至所屬運營中心通訊錄負責人處（無變動者可直接上報“無變動”）；（2）各營中心通訊錄負責人負責將本區(qū)域內(nèi)各單位的導(dǎo)航地址信息進行匯總更新，并按照《運營中心導(dǎo)航地址模板》（附模板3）進行更新后于周一前發(fā)送至商學(xué)院行政督察中心工作郵箱（1804036043@）。（3）商學(xué)院行政督查中心對各運營中心的導(dǎo)航信息進行匯總整理，形成《集團各單位導(dǎo)航地址明細表》，于每周一下班前回傳至各運營中心通訊錄負責人處，各運營中心通訊錄負責人收到后必須在第一時間發(fā)送至所屬區(qū)域各單位通訊錄負責人處。3、監(jiān)督與管理：（1）監(jiān)督次序：商學(xué)院行政督察中心→各運營中心通訊錄負責人→下屬各單位通訊錄負責人；（2）通訊錄/導(dǎo)航地址必須嚴格按照模板進行更新，并確保部門架構(gòu)及人員信息完整，準確無誤；如出現(xiàn)模板錯誤、信息缺失/有誤及上傳不及時等現(xiàn)象，對相關(guān)責任人每次不低于100元處罰并承擔全部責任。（3）未通過7天考察期的新員工及特殊部門不錄入通訊錄。（4）通訊錄/導(dǎo)航地址為內(nèi)部資料禁止對外公示及傳播，傳播途徑只能為郵箱單向發(fā)送，不得發(fā)送至任何QQ及微信群，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對相應(yīng)責任人處以每次不低于500元處罰并承擔全部責任。其他日常服務(wù)類工作1、日常費用繳納（固話、網(wǎng)絡(luò)、水電、物業(yè)等）及外出結(jié)算未結(jié)款。每月月底，行政需與物業(yè)、運營商及合作商家（餐飲、住宿、廣告宣傳等）核對本月應(yīng)結(jié)款明細；根據(jù)未結(jié)款明細，次月5日前完成費用申請并予以結(jié)清，如因行政個人原因致使逾期繳費產(chǎn)生惡劣影響者，由結(jié)算人員承擔相應(yīng)責任并視具體情況予以處罰。如因負責繳費人員未按時繳費造成公司停水停電或者電話停機影響公司正常辦公的，對負責繳費人員處以每次不低于100元處罰并承擔全部責任。2、夢想墻人員核對及更新，部門吊牌、門牌核對及更新。夢想墻：通過7天考察期員工需向行政提供日常生活照片一張及個人夢想，用以夢想墻制作，以部門形式匯總上交；（領(lǐng)導(dǎo)照片尺寸為8寸，普通員工為7寸）。由行政聯(lián)系設(shè)計制作統(tǒng)一模板并于員工上報三日內(nèi)完成夢想墻照片制作及掛放。公司僅承擔首次夢想墻照片制作費用，后期如出現(xiàn)工作調(diào)動或其他辦公地點更換的情況，需自行保管好個人夢想墻照片并第一時間交至調(diào)入單位行政處進行掛放。注：因個人原因更換照片者公司亦不予承擔相應(yīng)費用。3、集體外出車輛預(yù)定及物資籌備。