會(huì)議供應(yīng)機(jī)構(gòu)

第四章會(huì)議供給機(jī)構(gòu)第一節(jié)ＰＣＯ一ＰＣＯ的定義ＰＣＯ是英語ProfessionalConferenceOrganizer的縮寫，是指通過為客戶組織，經(jīng)辦會(huì)議而獲取收入的專業(yè)的會(huì)議組織機(jī)構(gòu)．1.二ＰＣＯ的工作１會(huì)議的促銷宣傳，新聞報(bào)道工作２各種印刷品的制作安排３會(huì)議地點(diǎn)和會(huì)議場所的選擇４會(huì)議住宿〔賓館〕的安排５會(huì)議餐飲的安排６會(huì)議預(yù)先注冊和現(xiàn)場注冊工作７會(huì)議財(cái)務(wù)管理工作，包括會(huì)議預(yù)算，會(huì)議資金籌措，會(huì)議本錢控制，會(huì)議現(xiàn)金管理等．2.８會(huì)議臨時(shí)員工的招聘和培訓(xùn)，管理工作９會(huì)議翻譯〔口譯和筆譯〕人員的安排１０會(huì)議技術(shù)設(shè)備和人員的安排１１會(huì)議社會(huì)活動(dòng)，學(xué)術(shù)訪問活動(dòng)的安排１２會(huì)議旅行，游覽等活動(dòng)的安排１３會(huì)議附設(shè)展覽活動(dòng)的安排〔包括國際會(huì)議國外參展商的展品報(bào)關(guān)等〕１４幫助有關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行國際會(huì)議的申辦，申報(bào)3.１５與海關(guān)協(xié)調(diào)參加國際會(huì)議的國外代表入境簽證事宜１６協(xié)調(diào)，處理與當(dāng)?shù)卣畽C(jī)構(gòu)包括公安，消防和海關(guān)等部門的關(guān)系．4.三ＰＣＯ的收費(fèi)方式〔一〕包價(jià)式即幫助組織，運(yùn)作，管理好一個(gè)會(huì)議一次性總共收取一筆費(fèi)用，不管參會(huì)者人數(shù)的多少．〔二〕根本費(fèi)＋參會(huì)者人頭費(fèi)即幫助客戶完成一個(gè)會(huì)議，除了收取一筆根本費(fèi)用外，再根據(jù)參會(huì)者人數(shù)每個(gè)人提取一定的費(fèi)用．5.〔三〕參會(huì)者人頭費(fèi)即完全根據(jù)參會(huì)者人數(shù)的多少每個(gè)人提取一定的費(fèi)用，不再收取根本費(fèi)．〔四〕按小時(shí)收費(fèi)即完全按照為社團(tuán)組織或企業(yè)安排，組織會(huì)議的工作時(shí)間來收費(fèi)，而不管參會(huì)者的多少，也不再收取根本費(fèi)．6.第二節(jié)會(huì)議中心一根本場地，設(shè)施和效勞１具有固定座位和技術(shù)設(shè)備的劇場〔禮堂〕式大會(huì)議廳２有各種大小的隔音性強(qiáng)的中小型會(huì)議室３會(huì)議廳，室具有照明，空調(diào)等根底設(shè)施，設(shè)備４會(huì)議廳，主要會(huì)議室擁有話筒，音響，放映設(shè)備，投影銀幕等必須的會(huì)議技術(shù)設(shè)備．如果是國際會(huì)議中心，還必須擁有同聲翻譯設(shè)備．7.５擁有大堂和其他公共區(qū)域〔作為會(huì)議登記，咖啡／茶歇等的地方〕６具有適當(dāng)?shù)牟惋媹龅兀O(shè)施設(shè)備和效勞能力７有辦公室〔可供會(huì)議組織者辦公使用〕８有可以提供水，電，英特網(wǎng)接口等的展廳〔供舉辦會(huì)議附屬展覽活動(dòng)使用〕９有存放展品的儲(chǔ)藏室１０有〔展品〕裝卸場地和設(shè)備8.二其他方面的要求１良好的可進(jìn)出性２有效的導(dǎo)向系統(tǒng)３訓(xùn)練有素的專業(yè)會(huì)議效勞與管理人員４周圍，附近有足夠的賓館和餐飲場所５配套效勞設(shè)施齊全６配有符合標(biāo)準(zhǔn)平安，消防設(shè)施，設(shè)備，會(huì)議期間有充足的平安保衛(wèi)人員．9.第三節(jié)會(huì)議賓館一會(huì)議場地，設(shè)施與效勞１擁有各種大小，類型的具有隔音效果的會(huì)議室２每個(gè)會(huì)議室都有可以獨(dú)立控制的燈光，空調(diào)等根本設(shè)施３主要會(huì)議室擁有話筒，放映設(shè)備，投影銀幕等必需的會(huì)議技術(shù)設(shè)備10.４有足夠大的前廳和公共空間５有供會(huì)議組織者辦公的房間６有超過最大會(huì)議接待人數(shù)的住宿，餐飲供給能力．７有充足的停車場地８有清晰的館內(nèi)外導(dǎo)向系統(tǒng)９有適當(dāng)?shù)目晒┡e辦會(huì)議附屬展覽活動(dòng)使用的空間１０有可以存放展品的儲(chǔ)藏空間11.１１有現(xiàn)代化的通訊系統(tǒng)１２有專業(yè)的接線員１３有適當(dāng)?shù)钠桨脖Ｐl(wèi)人員和設(shè)備１４能２４小時(shí)提供以下效勞〔１〕大廳里有復(fù)印效勞〔２〕通訊效勞〔３〕會(huì)議技術(shù)支持〔４〕清潔衛(wèi)生〔５〕會(huì)議室〔６〕急救效勞和其他醫(yī)療效勞12.二會(huì)議管理機(jī)構(gòu)三提供會(huì)議客戶需要的信息１各個(gè)會(huì)議室的平面圖２每個(gè)會(huì)議室的面積３會(huì)議室的布置形式和相應(yīng)可以安排的與會(huì)人數(shù)４可以使用的技術(shù)設(shè)施，設(shè)備５所有會(huì)議場所，設(shè)施，設(shè)備和效勞的價(jià)目表６專業(yè)會(huì)議效勞員工數(shù)量及其效勞經(jīng)歷13.第四節(jié)旅行社第五節(jié)交通運(yùn)輸商１對指定交通運(yùn)輸商的好處〔１〕會(huì)議給其帶來大量的客源，提高其交通工具的利用率．〔２〕其名字被寫入會(huì)議的各種宣傳促銷資料中，會(huì)議組織者幫其做了免費(fèi)廣告，提高其知名度，樹立其在社會(huì)公眾中的良好形象．〔３〕使用其交通工具的會(huì)議參加者都是可列入其客戶檔案，成為其未來促銷對象．14.二對會(huì)議組織者的好處１可以從指定交通運(yùn)輸商那里獲得一定數(shù)量的免費(fèi)或折扣交通工具使用權(quán)．２可以通過指定交通運(yùn)輸商的銷售網(wǎng)絡(luò)或交通工具做促銷宣傳．15.第六節(jié)翻譯公司第七節(jié)會(huì)議局一會(huì)議局的性質(zhì)會(huì)議局是一個(gè)非營利性的組織機(jī)構(gòu)，它負(fù)責(zé)對一個(gè)城市或國家的會(huì)議業(yè)進(jìn)行規(guī)劃和管理，為一個(gè)城市或國家對外進(jìn)行會(huì)議業(yè)的整體營銷宣傳，并為所在城市或國家爭取到盡可能多的會(huì)議在那里舉行．會(huì)議局可以是一個(gè)政府機(jī)構(gòu)，也可以是一個(gè)非官方機(jī)構(gòu)或半官方機(jī)構(gòu)．16.二會(huì)議局的特點(diǎn)１非營利性２中立性３以會(huì)議客戶為中心．17.三會(huì)議局的工作1對所在城市或國家的會(huì)議業(yè)進(jìn)行行業(yè)管理2代表所在城市或國家政府參加相關(guān)的國際會(huì)議組織,加強(qiáng)與各國會(huì)議組織機(jī)構(gòu)和會(huì)議專業(yè)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系.3規(guī)劃,投資和管理所在城市或國家的會(huì)議根底設(shè)施,塑造會(huì)議目的地良好的整體環(huán)境.18.4制作所在城市或國家會(huì)議業(yè)的整體宣傳促銷,展示會(huì)議目的地的美好形象.5支持所在城市或國家的會(huì)議企業(yè)或會(huì)議主辦者針對潛在的會(huì)議參加者的宣傳促銷活動(dòng).6為所在城市或國家爭取會(huì)議在那里舉行.7把爭取到的會(huì)議客戶介紹給所在城市或國家的PCO,會(huì)議中心或其他的會(huì)議供給商.19.8為外地(國)會(huì)議客戶或PCO提供會(huì)議方面的咨詢,提供所在城市或國家政府的有關(guān)規(guī)定和流程(如稅法等)9幫助外地(國)會(huì)議客戶或者PCO預(yù)選所在城市或國家的會(huì)議場所和會(huì)議供給商.10邀請,組織,幫助外地(國)會(huì)議客戶或PCO到所在城市或國家進(jìn)行會(huì)議地點(diǎn)的考察.11支持所在城市或國家有關(guān)部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行會(huì)議的申辦工作.20.第八節(jié)政府一財(cái)政政策

1在稅收上給予會(huì)議企業(yè)各種優(yōu)惠

2給在本城市(國家)召開的會(huì)議本身以外的補(bǔ)助.3給帶來會(huì)議的機(jī)構(gòu)或者個(gè)人以獎(jiǎng)勵(lì).二規(guī)定為會(huì)議的順利召開提供便利.21.三規(guī)劃四工作效率開辟綠色通道,減少審批手續(xù),縮短審批時(shí)間.五平安保障22.第五章會(huì)議的申辦活動(dòng)第一節(jié)國際社團(tuán)組織會(huì)議申辦的報(bào)批一國際社團(tuán)組織會(huì)議的審批制度(一)我國審批國際社團(tuán)組織會(huì)議的根本要求與程序23.1舉辦國際社團(tuán)組織會(huì)議必須辦理報(bào)批手續(xù)2舉辦國際社團(tuán)組織會(huì)議的機(jī)構(gòu)必須具備一定的資質(zhì)3申請舉辦國際社團(tuán)組織會(huì)議的程序(二)國際社團(tuán)組織會(huì)議審批的權(quán)限和時(shí)限1國際社團(tuán)組織會(huì)議審批的權(quán)限2國際社團(tuán)組織會(huì)議審批的時(shí)限24.二國際社團(tuán)組織會(huì)議的

報(bào)批程序(一)報(bào)批前的準(zhǔn)備工作1會(huì)議的申辦者和承辦者2我國的學(xué)術(shù)水平3會(huì)議經(jīng)費(fèi)平衡4舉辦城市5舉辦時(shí)間和會(huì)期25.(二)研究國際社團(tuán)組織的有關(guān)文件(三)辦理報(bào)批手續(xù)

1會(huì)議名稱

2會(huì)議時(shí)間

3會(huì)議地點(diǎn)

4會(huì)議組織者

5預(yù)計(jì)會(huì)議人數(shù)26.6會(huì)議宗旨,目的,背景,做簡單的介紹7會(huì)議經(jīng)費(fèi)來源8會(huì)議附設(shè)展覽會(huì)9會(huì)議聯(lián)系人(四)國際會(huì)議的批件(五)申報(bào)國際會(huì)議時(shí)注意的問題1國際社團(tuán)組織的會(huì)議的再次申報(bào)2國際社團(tuán)組織會(huì)議的變更27.第二節(jié)國際社團(tuán)組織會(huì)議

申辦的準(zhǔn)備一建立申辦機(jī)構(gòu)(一)組織委員會(huì)1人員組成2主要職責(zé)(二)程序委員會(huì)1人員組成2主要職責(zé)28.(三)會(huì)議秘書處1人員組成2主要職責(zé)(四)與PCO聯(lián)合申辦二制定申辦方案三編制申辦預(yù)算29.(一)申辦文件制作費(fèi)用1會(huì)議申辦報(bào)告2輔助申辦材料(二)出國費(fèi)用1國際旅費(fèi)是最大的支出2國外食宿費(fèi)用也是一筆不小的數(shù)目(三)活動(dòng)費(fèi)用1宴請費(fèi)用2禮品費(fèi)用30.(四)接待費(fèi)用1食宿費(fèi)用2宴請費(fèi)3國際旅費(fèi)(五)其它費(fèi)用四籌措申辦經(jīng)費(fèi)(一)申辦資金屬于風(fēng)險(xiǎn)投資31.(二)申辦活動(dòng)要有足夠的經(jīng)費(fèi)(三)申辦經(jīng)費(fèi)的主要來源1行政事業(yè)費(fèi)2PCO3旅游機(jī)構(gòu)32.第三節(jié)國際社團(tuán)組織會(huì)議的

申辦報(bào)告一申辦報(bào)告的主要內(nèi)容(一)邀請信1必須有以主辦單位負(fù)責(zé)人的名義簽發(fā)的邀請信2最好有以主辦單位的上級主管單位負(fù)責(zé)人的名譽(yù)簽發(fā)的邀請信3也應(yīng)該有以會(huì)議舉辦城市市長的名譽(yù)簽發(fā)的邀請信4以會(huì)議承辦單位負(fù)責(zé)人名譽(yù)簽發(fā)的邀請信33.(二)學(xué)術(shù)內(nèi)容1中國在該學(xué)科領(lǐng)域的背景2擬定的會(huì)議學(xué)術(shù)主題3擬定的會(huì)議討論的學(xué)術(shù)范圍4初步的學(xué)術(shù)方案(三)中國的介紹(四)主辦城市的介紹(五)大會(huì)會(huì)址的詳細(xì)介紹34.(六)賓館的介紹(七)旅游景點(diǎn),參觀,購物地點(diǎn)的介紹1當(dāng)?shù)爻鞘新糜钨Y料2會(huì)伴活動(dòng)的去處3中國其它著名旅游城市的旅游景點(diǎn)(八)交通和通訊(九)初步預(yù)算1會(huì)議收入35.會(huì)議的收入主要來自注冊費(fèi)的收入會(huì)議的收入還應(yīng)包括會(huì)議附設(shè)展覽的收入,企業(yè)贊助和廣告收入有的國際社團(tuán)組織希望申辦國的政府也對會(huì)議贊助,表示對該會(huì)議的重視2會(huì)議支出(1)籌備期間的費(fèi)用,主要是印刷費(fèi),郵寄費(fèi)和常設(shè)秘書處的辦公費(fèi)用36.(2)接待國際社團(tuán)組織有關(guān)人員的現(xiàn)場考察(3)會(huì)議邀請?zhí)匮麍?bào)告人的費(fèi)用(4)學(xué)術(shù)籌備的支出,論文審定,論文印刷(5)會(huì)議期間的支出,會(huì)場和設(shè)備的租金,招待會(huì)和宴會(huì)(6)上繳國際社團(tuán)組織的金額3預(yù)算結(jié)果37.(十)組織機(jī)構(gòu)1應(yīng)將該國家所有在該領(lǐng)域內(nèi)的世界上有一定影響的人士都列在申辦書中,以顯示國家的團(tuán)結(jié)2可用框圖的形式表示出會(huì)議的組織機(jī)構(gòu),包括會(huì)議程序委員會(huì),組織委員會(huì),秘書處領(lǐng)導(dǎo)下的學(xué)術(shù)部,會(huì)務(wù)部,財(cái)務(wù)部,展覽部38.二申辦報(bào)告的制作和提交(一)申辦報(bào)告的制作(二)申辦報(bào)告的提交三輔助申辦材料39.第四節(jié)國際社團(tuán)組織會(huì)議的

現(xiàn)場申辦一現(xiàn)場申辦人員(一)現(xiàn)場申辦人員的組成(二)現(xiàn)場申辦人員的條件(三)現(xiàn)場申辦人員的出國經(jīng)費(fèi)(四)申辦人員的出國手續(xù)二現(xiàn)場申辦活動(dòng)40.(一)公關(guān)活動(dòng)1與國際社團(tuán)組織的聯(lián)系2宴請3私下交談(二)參加理事會(huì)1陳述報(bào)告2答復(fù)以下問題3表決(三)參加全體代表大會(huì)41.第五節(jié)企業(yè)會(huì)議的競標(biāo)一企業(yè)會(huì)議籌劃的原那么(一)社會(huì)性原那么(二)科學(xué)性原那么(三)實(shí)效性原那么(四)創(chuàng)新性和可操作性的原那么42.二企業(yè)會(huì)議的程序及分工(一)立項(xiàng)階段1主題是否具有迫切性2能否有足夠的預(yù)算支持會(huì)議的開展3會(huì)議進(jìn)行具有根本的可行性(二)調(diào)研階段(三)籌劃階段包括擬定活動(dòng)內(nèi)容和形式,安排會(huì)議流程,確定會(huì)議時(shí)間,擬定活動(dòng)布置方案,制定預(yù)算和落實(shí)工作分配的方案等.43.(四)實(shí)施階段會(huì)議的前期運(yùn)作是指以會(huì)議籌劃方案為根本,細(xì)致的安排籌劃方案上的工作,在根據(jù)工作的情況適當(dāng)?shù)恼{(diào)整會(huì)議方案.現(xiàn)場實(shí)施包括會(huì)議當(dāng)天的場地布置,人員工作情況,執(zhí)行整體流程的工作.(五)評估階段包括會(huì)議運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題和會(huì)議的完成情況,最終取得的成果,產(chǎn)生差距的原因等.44.三企業(yè)會(huì)議的競辦過程(一)招標(biāo)招標(biāo)企業(yè)編制招標(biāo)文件,企業(yè)發(fā)出的投標(biāo)邀請信包括:1招標(biāo)企業(yè)的介紹,招標(biāo)會(huì)議的背景2投標(biāo)人須知:一些重要名詞的定義和解釋,投標(biāo)文件的編制要求,投標(biāo)文件的遞交方式和地點(diǎn),以及截止日期,開標(biāo)的時(shí)間和評標(biāo)的方法,投標(biāo)費(fèi)用和中標(biāo)效勞費(fèi)等45.3用戶要求:會(huì)議的名稱,會(huì)議招標(biāo)內(nèi)容,會(huì)議所要到達(dá)的目的,報(bào)價(jià)要求,籌劃書提交或提供效勞的時(shí)間等.4投標(biāo)人有關(guān)資格和資信證明文件5企業(yè)規(guī)定的其他的應(yīng)當(dāng)說明的事項(xiàng)(二)投標(biāo)會(huì)議的承辦企業(yè)在規(guī)定的時(shí)間,地點(diǎn)遞交合格的投標(biāo)文件46.(三)開標(biāo)按照招標(biāo)文件的規(guī)定舉行開標(biāo)儀式,當(dāng)眾宣讀投標(biāo)文件中開標(biāo)一覽表內(nèi)容,記錄后各投標(biāo)人確認(rèn)簽名.(四)評標(biāo)會(huì)議小組按照要求對投標(biāo)文件進(jìn)行評審和比較,根據(jù)最后的評標(biāo)結(jié)果,向主觀部門提出書面報(bào)告,推薦合格的中標(biāo)候選人47.五)定標(biāo)集中會(huì)議小組和上級主管部門的意見確定中標(biāo)人.由招標(biāo)企業(yè)發(fā)出中標(biāo)通知書.(六)中標(biāo)企業(yè)按照招標(biāo)文件的規(guī)定和中標(biāo)結(jié)果與中標(biāo)公司簽訂書面合同并履行合同.四企業(yè)會(huì)議承辦人的審驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)1是否具有法人資格并能夠旅行和承擔(dān)相應(yīng)的會(huì)展活動(dòng)民事責(zé)任.2審核公司的實(shí)力和專業(yè)水平48.第六章會(huì)議籌備管理第一節(jié)會(huì)議初期籌備一會(huì)議組織機(jī)構(gòu)的建立(一)秘書處下的工作小組1學(xué)術(shù)組起草確定征文通知書中的全部學(xué)術(shù)局部的內(nèi)容接收會(huì)議論文49.(3)組織論文的審稿會(huì)(4)編輯,校對和出版論文集(5)起草注冊通知書中的全部學(xué)術(shù)局部的內(nèi)容(6)制定會(huì)議期間的詳細(xì)學(xué)術(shù)日程(7)提出會(huì)場,設(shè)備使用方案(8)安排學(xué)術(shù)參觀活動(dòng)(9)組織會(huì)后編輯會(huì)中的學(xué)術(shù)內(nèi)容50.2會(huì)務(wù)組各輪公告的編輯和印刷論文集的印刷各輪公告的郵寄各輪公告反響表的搜集和制作數(shù)據(jù)庫會(huì)場和設(shè)備的保障所有社會(huì)活動(dòng)的安排代表注冊用品的準(zhǔn)備現(xiàn)場注冊工作人員的管理51.3公關(guān)宣傳組4接待組會(huì)前預(yù)定賓館,預(yù)測賓館房間數(shù)量,協(xié)商價(jià)格會(huì)前將代表住店信息提供給賓館,協(xié)助賓館安排代表用房安排國內(nèi)代表的返程機(jī)票和車票安排會(huì)議代表的就餐52.5財(cái)務(wù)組編制會(huì)議預(yù)算收取代表的各項(xiàng)費(fèi)用支付會(huì)議的各項(xiàng)開支輕快發(fā)生變化時(shí)調(diào)整預(yù)算并及時(shí)向會(huì)議各級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議結(jié)束后,完成財(cái)務(wù)報(bào)告53.6籌資組編制籌資文件搜集可能給會(huì)議提供贊助的個(gè)人和企業(yè)的名單與可能的贊助個(gè)人和單位聯(lián)系,協(xié)商簽到籌資合同催要贊助款7附設(shè)展覽組54.8交通組9旅游組提供通知書中的有關(guān)旅游局部的內(nèi)容聯(lián)系國外旅游機(jī)構(gòu)安排代表的國際旅游安排會(huì)議期間的旅游參觀活動(dòng)組織會(huì)前,會(huì)后的旅游活動(dòng)安排會(huì)議期間的會(huì)伴轟動(dòng)10安保組55.(二)確定會(huì)議對外公布的聯(lián)絡(luò)人1通信地址和聯(lián)系人2電子郵件3會(huì)議網(wǎng)頁4556.二制定會(huì)議工作方案(一)會(huì)議的階段劃分1初期籌備階段的主要工作2征集論文階段的主要工作3代表注冊階段的主要工作4會(huì)議舉行期間的組織工作5會(huì)議的后續(xù)工作57.(二)重要日期確實(shí)定1開始征集論文的時(shí)間2論文投稿的截止時(shí)間3論文接受通知書的發(fā)出4注冊通知的發(fā)放時(shí)間5預(yù)先注冊的截止時(shí)間6賓館和旅游預(yù)定的截止時(shí)間58.三發(fā)布會(huì)議第一輪通知

四選擇PCO五編制會(huì)議預(yù)算和落實(shí)會(huì)議籌備經(jīng)費(fèi)六初步挑選會(huì)議場所和會(huì)議住宿,餐飲場所或供給單位.59.

第二節(jié)會(huì)議論文征集一確定會(huì)議的專業(yè)內(nèi)容1確定會(huì)議的