檔案管理辦法

檔案管理辦法第一章總則第一條為了貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)，規(guī)范單位檔案工作秩序，加強檔案管理，有效地保護和利用檔案為單位經(jīng)濟發(fā)展和品牌建設服務，避免因檔案管理工作失誤給單位帶來損失，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《檔案法實施辦法》，結(jié)合單位實際經(jīng)營情況，特制定本辦法。第二條單位檔案指單位在經(jīng)營活動中形成的對國家、社會、單位等有保存價值的，包括但不限于文字、圖表、圖片、聲像、實物等各種門類和載體的記錄。第三條檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，由單位各部門收集齊全，整理立卷后，交單位檔案室統(tǒng)一管理。任何部門或個人不得拒絕歸檔。第四條單位員工有保護檔案安全、完整的義務。單位各級人員應提高檔案管理意識，遵守本辦法管理檔案，確保檔案完整、準確和安全。第二章各級管理人員檔案職責第五條分管檔案工作領導的職責分管檔案工作領導負責將檔案工作納入單位整體發(fā)展計劃，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案工作的建設與發(fā)展，及時解決檔案工作中的重大問題和困難。第六條單位檔案管理部門負責人的職責單位檔案管理部門負責人負責貫徹實施檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，對單位各部門、各子單位檔案工作有統(tǒng)一指導、督促的責任；負責改善檔案工作條件，使檔案工作與單位各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。第七條單元檔案管理員的職責單元檔案管理員負責組織協(xié)調(diào)單元各部門檔案材料的立卷、整理組卷、歸檔驗收、供給利用、鑒定與燒毀等與檔案有關(guān)的事件；負責管理和維護單元級檔案，并供給單元級檔案查詢服務；負責對各子單元檔案事情實行業(yè)務指導；負責管理檔案室?guī)旆?，保持環(huán)境的整潔，溫度、濕度按要求調(diào)控，并進行防雨、防蟲維護，發(fā)現(xiàn)意外情況及時匯報、處理。第八條單元各部門負責人的職責單位各部門負責人對本部門立卷材料的真實性、完整性、準確性負責，并對本部門檔案工作負直接領導責任，負責指定具有較好政治業(yè)務素質(zhì)的專（兼）職檔案人員并保持相對穩(wěn)定，負責監(jiān)督部門分管范圍內(nèi)各類文件材料的形成與積累，檢查部門分管范圍內(nèi)歸檔文件材料收集、整理、立卷、歸檔等履行情況，負責部門分管范圍內(nèi)檔案的鑒定工作。第九條各部門專（兼）職檔案管理人員的職責單位各部門指定的專（兼）職檔案管理人員負責本部門應歸檔的案卷材料的形成、積累、保管和整理歸檔的具體工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)；定期向檔案室工作人員移交，歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。部門專（兼）職檔案管理人員對案卷材料的安全和保密負有直接責任。第十條XXX部門關(guān)于人事檔案的職責單位人事檔案是單位檔案的一個重要組成部分，由單位XXX部門負責集中統(tǒng)一管理。單位XXX部門負責制定單位人事檔案工作規(guī)章制度及細則，并統(tǒng)一管理單位各級員工人事檔案的接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用等工作，以及負責收集全單位員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容，真實地全面地反映單位員工全貌。第三章檔案歸檔范圍和檔案保管期限第十一條根據(jù)國家檔案局頒布的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合單元實際情況，單元檔案的保管限期定為永久、定期兩種。第十二條反映單元主要發(fā)展過程和基本歷史面貌，需長遠利用的，列為永久保管檔案。永久保管的單元檔案主要包孕但不限于以下內(nèi)容：一、單位證照單位生產(chǎn)經(jīng)營必備的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、XXX許可證、XXX證書、XXX證書、XXX證書、XXX許可證、稅務登記證、銀行開戶許可證、銀行貸款卡、土地證、房產(chǎn)證、商標證、專利證、XX技術(shù)企業(yè)證等各種證件原件。二、文書檔案1、單元設立、合并、分立、改制、上市、解散、停業(yè)或其他更改過程中形成的文件材料。2、單元資本登記、資本更改、融資文件材料、重大投資事項相關(guān)資料。3、單位董事會、監(jiān)事會、股東(大)會、院系構(gòu)成及變更等方面的文件材料。單位對外發(fā)布的公告、公示等文件材料。4、單位資產(chǎn)權(quán)屬證明文件材料：（1）單元土地、衡宇、基礎設施等不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記文件材料；單元有關(guān)區(qū)域變化和解決邊境糾紛、征用土地的文件材料；（2）重要的技術(shù)裝備、設備等固定資產(chǎn)登記文件材料；（3）單位擁有的商標權(quán)、專利權(quán)、計算機軟件、技術(shù)等知識產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造、申請、審批、登記、運用、保護和管理中產(chǎn)生的文件材料；（4）單位特許經(jīng)營權(quán)文件材料，單位資質(zhì)認證、用評級等文件材料；（5）單元其他固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)權(quán)屬文件材料。5、單位中長期發(fā)展規(guī)劃、銷售政策、各項管理制度及規(guī)定辦法、年度和年度以上工作總結(jié)等文件材料。6、單元級會議形成的原始會議記錄、會議紀要、決議、決定、指示等文件材料。7、單位行政文件和黨群團文件。8、單位關(guān)于政策性的重要問題向有關(guān)機關(guān)、上級主管單位的請示與有關(guān)機關(guān)、上級主管單位批復、批示。9、單元與外單元往來的重要的經(jīng)濟合同、協(xié)議、簽收回執(zhí)、委托書、擔保書等。10、建設項目事情文件材料，包孕但不限于：前期立項、規(guī)劃、論證、設計、預算、招投標、協(xié)議、合同、申請、審批、合同檢查、完工驗收、決算報告、重要的專項報告、審批意見等材料。11、息網(wǎng)絡建設與安全方面合同、資料；息化建設項目資料。12、產(chǎn)品材料，包孕但不限于：產(chǎn)品的可行性研究報告；研制或開發(fā)計劃、方案及方案論證報告；階段評審文件材料；產(chǎn)品與服務市場調(diào)查、考察、預測報告、調(diào)研綜合報告；產(chǎn)品目次及批準件等資料。13、安全生產(chǎn)檔案，包孕但不限于：安全生產(chǎn)制度及管理文件、傷亡變亂調(diào)查報告及處理意見和其他重要資料、質(zhì)量變亂闡發(fā)、產(chǎn)品召回、理賠等文件材料。14、XXX文件，包括標準化體系文件和驗證文件。15、年度財政報告或決算(包孕文字)。16、涉及法律訴訟的重要法律文書。17、涉及審計監(jiān)察的重要文件材料。18、單元獲得的獎證、獎狀、獎牌、獎杯、獎章、獎旗等。19、有關(guān)機構(gòu)和上級主管部門領導、社會著名人士、重要來賓檢查、視察、調(diào)研本企業(yè)事情時形成的照片、錄音、錄像、題詞、指示、講話等材料。20、重大生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售活動中形成的專輯資料，報刊資料、光盤、錄音帶、錄像帶、照片、字畫、獲獎榮譽證書等具保存價值的重要資料。21、新聞媒體對單元重要活動、重大事件、典型人物的宣傳報道。重要的客戶來、來訪資料。22、同級機構(gòu)或下級子單位與本單位有關(guān)聯(lián)的重要資料等。23、單位認為有必要永久保存的其他文件。第十三條在一段時間內(nèi)需要覆按的文件材料，列入定期保管的單元檔案范圍。原則上定期分為三十年、十年。一、在相當長的時間內(nèi)需要查考的，保管期限一般為三十年。包括但不限于以下內(nèi)容：1、單位黨、團、工會等組織形成的年度工作報告、總結(jié)、重要的會議文件。2、上級機關(guān)掌管會議中本單元預會人員帶回的領導講話等應歸檔的文件材料。3、下屬單元報送的年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計報表、重大問題的專題報告。4、產(chǎn)品與服務市場的市場需求分析報告、收益預測分析報告；產(chǎn)品專題分析報告、研制或開發(fā)計劃、方案及方案論證報告；售后服務文件。5、周全質(zhì)量管理事情形成的文件材料。6、單元財產(chǎn)、物資的交接憑證。7、單元各部門認為有必要存檔，保存限期在十年以上三十年以下的其他資料。二、在較短時間內(nèi)需覆按的檔案，列為短期保管，保管限期為十年。包孕但不限于以下內(nèi)容：1、子單位重要證照復印件。2、涉及單位采購項目的招標文件材料。3、單元簽署的一般性的短期合同、協(xié)議，包孕但不限于采購合同、銷售合同、銷售協(xié)議等；單元簡報。第十四條財政檔案的歸檔范圍和檔案保管限期，按國家有關(guān)規(guī)定、標準，結(jié)合單元實際執(zhí)行。會計檔案的保管限期起算日為會計年度結(jié)束后的第一天。第十五條人事檔案的歸檔范圍和檔案保管限期，按單元XXX部門制訂的單元人事檔案事情規(guī)章制度及細則實施。第四章檔案立卷及歸檔要求第十六條立檔部門應遵循形陋習律，按照歷史完整、真實準確、便于管理和利用的要求規(guī)范立卷。單元各部門根據(jù)本部門不同種類文件材料的形成特征，對收集的檔案應依據(jù)分類、系統(tǒng)整理、排列、編號、編目、裝訂、裝盒等基本步調(diào)完成整理事情，合理分類存放，并定期歸檔。一、立卷材料一律存放原件，原件要用藍黑或黑色墨水的鋼筆或簽字筆書寫。二、立卷的文件、資料，其種類、份數(shù)、每份文件的頁數(shù)均應齊全、完整。具體到每個案卷，應當使一個產(chǎn)品、一個工程項目、一個案件、一件事項等應立卷的文件齊全完整。三、卷內(nèi)文件、資料應區(qū)分不同情況進行排列，在文件材料首頁的右上角或上方蓋檔號章。密不可分的文件材料應依序排列在一起，按照正件在前、附件在后；批復在前、請示在后；復文在前、來文在后等順序進行排列，并按照排列順序依次編寫頁碼和件號。項目的文件材料按項目的前期、項目設計、項目施工、項目監(jiān)理、項目竣工、項目驗收、項目組織管理及項目運行與維護階段組卷或排列。管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列，技術(shù)圖紙按圖紙順序排列。四、案卷上應注明保管期限和秘密等級，并應在卷首附上卷內(nèi)目錄，同時編制必要檢索工具。五、單位各部門下發(fā)的規(guī)章制度、文件規(guī)定的原件上需蓋部門公章。六、數(shù)碼照片應選擇在單位活動中形成的有歸檔價值的照片歸檔。歸檔時對不同年度、不同活動的照片設文件夾管理，在同一類別文件夾內(nèi)按序設子文件夾存放數(shù)碼照片、照片說明性目錄，每一組照片寫說明文件。有代表性的數(shù)碼照片應擴印成紙質(zhì)照片歸檔。七、采用計算機軟件進行會計核算時應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。第十七條移交檔案應當完整，全面、真實地反映該工作的面貌和立檔部門的主要職能。歸檔檀卷做到組卷合理，頁號編寫準確，檀卷目次清楚，檀卷標題簡明扼要。交檔人員應完整填寫移交檔案目次，并在移交檔案目次上簽字確認。立檔部門負責人必須在移交檔案目次上簽字確認，并出具交檔答應函。因跨部門事情事項形成的檔案，由主責部門統(tǒng)一歸檔并交檔。主責部門負責人需在移交檔案目次上簽字確認。第十八條移交檔案應符合長期保管的要求。包括但不限于以下要求：用原件存檔，不得用熱敏紙、復寫紙；手寫體均須用藍黑或黑色墨水的鋼筆書寫；存檔文件中不得有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等寫的字跡；移交檔案中無金屬物；超過A4幅面的紙張須折疊成A4大小等。第十九條各類文件、資料應按時歸檔。不能按時交檔，確需延長時間的，須以書面形式進行說明，報總經(jīng)理辦公室備案。原則上，文書檔案于次年6月底前歸檔；基建檔案于項目結(jié)束或中止后歸檔；設備安裝驗收合格后歸檔；會計檔案由財務部門按年度整理歸檔，在財務部門保存一年后向檔案室移交；聲像材料、電子文件、實物等隨時歸檔。特殊情況下，檔案室可要求部門隨時移交有關(guān)檔案。各部門在工作過程中形成的尚未移交的檔案和因使用頻繁保存在部門的檔案原件、復印件，由部門兼職檔案管理員按規(guī)定要求規(guī)范管理。第二十條所屬子單元重要檔案移交事情由單元產(chǎn)權(quán)管理部門統(tǒng)籌。由單元產(chǎn)權(quán)管理部門另行制訂相關(guān)的管理辦法，明確立卷及歸檔要求。第五章檔案的保管第二十一條單位配置適宜檔案保管的專門庫房和設施，防止檔案損毀、散失和泄密。單位將檔案室建設納入單位基建計劃內(nèi)，檔案庫房應滿足防火、防盜、防高溫、防潮、防霉、防塵、防光、防鼠、防蟲等要求。第二十二條檔案室文件柜應按分類擺放有序，柜內(nèi)文件資料擺放整齊。進入檔案室人員應保持庫房清潔干凈。庫房里嚴禁吸煙。出門關(guān)閉電源、門窗。第二十三條人事檔案在檔案室指定區(qū)域集中存放，由XXX部門專屬管理。第六章檔案的利用和保密第二十四條單位各部門借閱檔案必須辦理借閱手續(xù)。借閱前應填寫檔案借閱審批單，注明查閱內(nèi)容范圍、用途，按照檔案借閱流程辦理審批手續(xù)，限期使用，按期歸還。雙方核對無誤后注銷借閱記錄，將檔案歸還原處存檔。第二十五條外單元來人查閱單元檔案，需持所屬單元證明、個人證件等有效證件，以證明其身份和查閱目的，由單元負責該事情職能的員工驗證相符并陪同查檔，檔案室方可接洽辦理查閱。第二十六條通過計算機傳送的文件、資料，查閱部門需指定查閱人，查閱人并查閱范圍需經(jīng)單位分管檔案工作領導及檔案管理部門負責人授權(quán)批準。第二十七條凡檔案查閱借閱者，均應承擔安全保管檔案職責和保密之責，不得遺失檔案；不得自行外借或轉(zhuǎn)借檔案；不得隨意更改檔案內(nèi)容；不得在文件上圈點、劃線和涂改，不得泄露檔案秘密；接觸檔案時應保持檔案完整，出現(xiàn)破裂、掉頁等現(xiàn)象應及時送歸檔案室修補或復制。第二十八條單位各級人員應遵循《保密工作管理辦法》，履行檔案保密職責，確保檔案的安全和保密。第二十九條單位各級檔案管理部門應齊心協(xié)力，運用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段，盡可能將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案的保管質(zhì)量和使用效率。單位將在條件成熟時開發(fā)或建設計算機檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。第七章檔案的鑒定和銷毀第三十條檔案燒毀，必須按照國家規(guī)定檔案燒毀的標準，嚴格進行鑒定。第三十一條檔案管理部門和有關(guān)業(yè)務部門的人員共同組成檔案鑒定小組，在檔案管理部門負責人的主持下，對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見。對失去保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出意見，填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)單位總經(jīng)理批準后銷毀。第三十二條任何個人不得私自燒毀