第四章-系統(tǒng)使用者和發(fā)展者課件

第四章系統(tǒng)使用者和發(fā)展者

ManagementInformationSystems,9thedition,ByRaymondMcLeod,Jr.andGeorgeP.Schell?2004,PrenticeHall,Inc.1學(xué)習(xí)目標(biāo):

瞭解系統(tǒng)開發(fā)和使用的過程，正由實(shí)體的結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M的結(jié)構(gòu)辨視虛擬辦公室和虛擬公司的優(yōu)勢及缺點(diǎn)知道資訊專家的種類，看看資訊專家如何合作，以便創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的資訊服務(wù)注意到資訊服務(wù)組織所採取之新的指導(dǎo)方針瞭解使用者自建系統(tǒng)的意義和其產(chǎn)生的原因2學(xué)習(xí)目標(biāo)(續(xù)):瞭解具有EUC能力的使用者為什麼成為有價(jià)值的資訊資源洞悉使用者自建系統(tǒng)的利益和風(fēng)險(xiǎn)知道系統(tǒng)開發(fā)所需具備的知識和技能，並以使用者和資訊專家的角度進(jìn)行觀察瞭解知識管理涵意及其所需應(yīng)付的挑戰(zhàn)瞭解全球資訊系統(tǒng)開發(fā)者所需面對的特殊限制3導(dǎo)論

辦公室自動化的應(yīng)用程式一開始是要輔助秘書、文書人員之業(yè)務(wù)；但很快擴(kuò)充到管理階層和專業(yè)人士領(lǐng)域，而產(chǎn)生虛擬辦公司的概念公司評估集中化和非集中化資訊務(wù)的優(yōu)缺點(diǎn)，定義三種服務(wù)的模式:合夥人(partner),平臺(platform),及可調(diào)節(jié)(scalable)模式系統(tǒng)開發(fā)是一種演進(jìn)性的活動，隨著組織環(huán)境的變動，使用者和資訊專家扮演的角色持續(xù)地產(chǎn)生變化4企業(yè)組織資訊系統(tǒng)已經(jīng)被開發(fā)為支持所有組織的層級(圖4.1)在策略階層，公司的高階主管使用主管資訊系統(tǒng)(executiveinformationsystems,EIS)管理資訊系統(tǒng)(MIS)被設(shè)計(jì)為符合所有公司主管的資訊需求在最低階層，作業(yè)層次的系統(tǒng)是依據(jù)職能部門的每日資訊需求加以設(shè)計(jì)的5資訊系統(tǒng)被開發(fā)來支援組織的階層和職能部門外在環(huán)境的資訊與資料高階主管資訊系統(tǒng)行銷資訊系統(tǒng)製造資訊系統(tǒng)財(cái)務(wù)資訊系統(tǒng)人力資源資訊系統(tǒng)資訊資源資訊系統(tǒng)外在環(huán)境的資訊與資料6辦公室自動化OA包括所有正式和非正式的的電子系統(tǒng)，主要的功能是讓公司內(nèi)部和外部的人員可以傳遞資訊圖4.2顯示一個公司使用的電腦化和非電腦化的應(yīng)用程序資訊科技的創(chuàng)新使得很多公司可以在本身的區(qū)域之外行使企業(yè)的活動此概念即稱為虛擬組織(virtualorganization),即是從辦公室自動化的概念演進(jìn)而來的7OA模式人際間的溝通資料和資訊環(huán)境公司辦公司自動化系統(tǒng)非電腦化的OA應(yīng)用電腦化的OA應(yīng)用問題解決者其他問題解決者輸入的實(shí)體資源轉(zhuǎn)換輸出的實(shí)體資源環(huán)境8問題解決－從文書到管理OA的應(yīng)用程式最初是支援秘書及文書的人員當(dāng)管理者和專業(yè)人員逐漸具電腦素養(yǎng)後，也會利用這些應(yīng)用程式來解決問題他們應(yīng)用電子郵件進(jìn)行溝通，電子行事曆安排會議，視訊會議與遠(yuǎn)方的問題解決人接洽等等OA的應(yīng)用程式已經(jīng)延伸到使用手提電腦及個人數(shù)位助理(PDA)的科技9PDA提供無線傳輸?shù)哪芰?0虛擬辦公室虛擬辦公室的想法最早從1970年代產(chǎn)生，是利用低價(jià)的微電腦及通訊設(shè)備讓個人可以在家工作在那個時(shí)期，出現(xiàn)了遠(yuǎn)程電傳處理(teleprocessing)的名詞；之後出現(xiàn)了電子通勤的名詞(telecommuting)，用以描述員工工作時(shí)如何能夠電子化的“通勤”11電子通勤的優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn):

讓員工彈性地調(diào)整其工作的任務(wù)，將個人私事整合在工作排程之中公司更注意電子通勤者通訊的需求缺點(diǎn):員工可能對公司無法產(chǎn)生歸屬感員工會有隨時(shí)被解雇的疑慮家庭和辦公室責(zé)任間的界線可能變得模糊12辦公室旅館化(Hoteling)辦公室旅館化的概念是,公司提供“可共享的”的中央設(shè)施,讓員工可以作為辦公室空間,以支援相關(guān)的事務(wù)

辦公室旅館化的指導(dǎo)原則為:設(shè)計(jì)各部門需求的空間每個辦公室的面積大小相似提供集中式的儲存空間減少封閉式辦公空間的數(shù)量刪除指派辦公室的習(xí)慣13虛擬辦公室的優(yōu)缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn):減少工作環(huán)境成本減少設(shè)備成本減少工作的中斷社會貢獻(xiàn)缺點(diǎn)缺乏歸屬感資料通訊安全的風(fēng)險(xiǎn)虛擬辦公室的成功需要公司與員工之間的合作14虛擬組織在一個虛擬組織中,整個公司的運(yùn)作不再受到實(shí)體位置的限制最受虛擬組織的概念吸引的產(chǎn)業(yè)，主要是能以資訊、創(chuàng)意及情報(bào)來創(chuàng)造利潤的行業(yè)諸如:補(bǔ)教、健康事業(yè)、娛樂、旅遊、運(yùn)動及諮詢等三I產(chǎn)業(yè)(“3IEconomy”)的員工需要能夠?qū)①Y訊科技及資訊系統(tǒng)用在企業(yè)程序的知識和技能15資訊服務(wù)組織資訊資源組織通常需要：資訊資源資訊專家系統(tǒng)分析師資料庫管理師網(wǎng)站管理者網(wǎng)路專家

程式設(shè)計(jì)師操作員典型的中央集權(quán)的管制方式，如圖4.416以公司為集中資訊服務(wù)單位的組織結(jié)構(gòu)資訊長系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)理系統(tǒng)維護(hù)經(jīng)理電腦操作經(jīng)理資料庫管理經(jīng)理網(wǎng)路經(jīng)理系統(tǒng)分析師系統(tǒng)分析師操作人員資料庫管理師網(wǎng)路專家程式設(shè)計(jì)師程式設(shè)計(jì)師17創(chuàng)新的組織架構(gòu)

1990年代，大型企業(yè)嘗試建立“集中分散式”組織結(jié)構(gòu)為解決上述的問題，故界定三個創(chuàng)新的組織架構(gòu):合夥人模式(partnermodel);平臺模式(platformmodel);可調(diào)節(jié)模式(scalablemodel)圖4.4顯示資訊專家顯示資訊專家如何群組，也顯示IT功能如何群組化18三個創(chuàng)新性結(jié)構(gòu)合夥人模式(PartnerModel)(圖4.5):IT協(xié)調(diào)職能部門以達(dá)成價(jià)值創(chuàng)新及解決方案的傳送平臺模式(PlatformModel)(圖4.6):IT提供網(wǎng)路使得職能部門可以達(dá)成創(chuàng)新可調(diào)節(jié)模式(ScalableModel)(圖4.7):

顯示在彈性結(jié)構(gòu)中進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)管理和解決方案的傳送時(shí)，運(yùn)用兩個來源網(wǎng)路與廠商溝通19價(jià)值創(chuàng)新創(chuàng)新網(wǎng)路部門的資訊主管價(jià)值創(chuàng)新解決方案傳送職能部門財(cái)務(wù)管理高階主管策略網(wǎng)路資訊長(CIO)策略規(guī)劃人力資源管理基礎(chǔ)建設(shè)管理服務(wù)提供來源網(wǎng)路賣主20高階主管策略網(wǎng)路資訊長創(chuàng)新網(wǎng)路職能部門價(jià)值創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)建設(shè)管理服務(wù)提供來源網(wǎng)路策略規(guī)劃人力資源管理價(jià)格創(chuàng)新業(yè)務(wù)經(jīng)理21高階主管策略網(wǎng)路MIS指導(dǎo)委員會職能部門創(chuàng)新網(wǎng)路資訊長策略規(guī)劃人力資源管理基礎(chǔ)建設(shè)管理來源網(wǎng)路來源網(wǎng)路廠商廠商22三個模式的共同點(diǎn)此三個模式顯示，IT部門不是一個自己自足的單位，而扮演使用者和廠商之間的界面將某些功能的責(zé)任分配給其他專業(yè)人員(諸如部門的資訊主管及業(yè)務(wù)管理者)此三個模式顯示，必須讓IT單位在公司使用資訊資源分享時(shí)，以對公司最佳的情況適時(shí)調(diào)整部門的位置及權(quán)責(zé)23使用者自建系統(tǒng)(EndUserComputing)第一套資訊系統(tǒng)是由IT專家所開發(fā)，同時(shí)也一攬系統(tǒng)所有的運(yùn)用(圖4.8)1970年後期，使用者開始發(fā)展自己的電腦應(yīng)用程式使用者自建系統(tǒng)的發(fā)展，出自於四個主要的影響電腦教育的影響資訊服務(wù)的積壓硬體成本的降低預(yù)寫軟體的出現(xiàn)在圖4.9終端使用者仰賴IT專家作某種程度的支援24傳統(tǒng)的溝通鏈(注意:傳統(tǒng)的溝通鏈將網(wǎng)站管理員視為網(wǎng)路專家)使用者資料庫管理師系統(tǒng)分析師網(wǎng)路專家程式設(shè)計(jì)師操作員電腦25使用者自建系統(tǒng)溝通鏈資訊專家支援溝通使用者電腦26使用者當(dāng)成資訊資源在決定公司如何運(yùn)用資訊資源，管理階層必須考慮如何運(yùn)作使用者自建系統(tǒng)，以產(chǎn)生最大效益並使風(fēng)險(xiǎn)降到最低27使用者自建系統(tǒng)的效益和風(fēng)險(xiǎn)效益:符合能力和挑戰(zhàn)：調(diào)和資訊專家與使用者的角色降低溝通差距

風(fēng)險(xiǎn):容易造成目標(biāo)不明確的系統(tǒng)

容易導(dǎo)致系統(tǒng)設(shè)計(jì)不良並缺乏說明文件

造成資訊資源使用效率不高

破壞資料的完整性缺乏安全性

缺乏控制性

28系統(tǒng)發(fā)展的知識和技能資訊系統(tǒng)開發(fā)需要某些知識和技能這不僅可以區(qū)分資訊專家和使用者所需知識和技能的形態(tài)，也可以知道如何將使用者區(qū)分為一般管理階層和一般人員表4.1說明了所需知識的類型，並依他們所需的重要性區(qū)分為多、中、少依此，也對所需的技能區(qū)分其類型及相對重要性(表4.2)29知識需求知識一般管理者專業(yè)人員文書人員資訊專家電腦素養(yǎng)少中中多資訊素養(yǎng)多多中多商學(xué)概論多多少中系統(tǒng)理論少中少多系統(tǒng)開發(fā)中少少多系統(tǒng)塑模少多少多表4.1系統(tǒng)開發(fā)所需的知識30技能需求技能一般管理者專業(yè)人員文書人員資訊專家溝通能力多多中多分析能力中多中多創(chuàng)造能力中多中中領(lǐng)導(dǎo)能力多多中中表4.2系統(tǒng)開發(fā)所需的技能31知識管理

管理的知識包括公司的程序，科技、管理及公司與環(huán)境因子的互動有關(guān)的知識公司正著有知識管理系統(tǒng)開發(fā)，以獲取競爭優(yōu)勢公司典型上將知識管理視為另一種型能的系統(tǒng)，然後依照資訊服務(wù)的角度來開發(fā)，以蒐集知識、將知識儲存後，讓使用者得以使用表4.3列出開發(fā)知識管理系統(tǒng)公司必須面臨的挑戰(zhàn)32知識管理的挑戰(zhàn)執(zhí)行／策略管理高階主管必須將知識加入公司的策略規(guī)劃。知識管理的效果必須形成一種企業(yè)文化，以便強(qiáng)化公司資訊分享的機(jī)制。知識管理必須具有提高創(chuàng)造力和流程創(chuàng)新的功能。成本、利益、風(fēng)險(xiǎn)KM的成本必須以可測量的方法回傳給公司評估，以便維護(hù)組織的智慧財(cái)產(chǎn)。管理階層必須對KM訂定合理投資額。作業(yè)管理處理程序必須適時(shí)適所，確保知識可以完整無誤地整合到KM系統(tǒng)，讓KM的知識具有合法、合理、合乎潮流…等特質(zhì)。KM系統(tǒng)的架構(gòu)必須符合組織的需求。發(fā)展KM系統(tǒng)的方法必須採用最新或現(xiàn)存的IS方法論。標(biāo)準(zhǔn)必須建立針對KM資料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。KM的定義必須簡明、系統(tǒng)化闡述，同時(shí)必須能夠與組織內(nèi)部的IT基礎(chǔ)架構(gòu)完全整合。表4.333一個成功的知識管理發(fā)展專案－以NortelNetworks公司為例

北電網(wǎng)路(NortelNetworks)(採用ExcaliburTechnologies公司的KM軟體，運(yùn)用一項(xiàng)先導(dǎo)性的KM專案，將公司從以技術(shù)為中心(technology-focused)的公司專變?yōu)橐允袌鰴C(jī)會／顧客為中心(opportunity/customer-focused)圖4.10列示了舊有的新產(chǎn)品發(fā)展系統(tǒng)(NPD)，包含五個處理階段

新專案的NPD系統(tǒng)讓Nortel公司以

有效地運(yùn)用多種學(xué)門的NPD知識資產(chǎn)(leveragemultidisciplinaryNPDknowledgeassets);改善NPD的決策過程使學(xué)習(xí)和知識交換更為容易34概念發(fā)展繼續(xù)／不繼續(xù)商業(yè)案例發(fā)展檢視檢視檢視行銷及技術(shù)發(fā)展測試及確認(rèn)產(chǎn)品上線Fuzzy前端處理器圖4.1NortelNetworks公司舊式的NPD系統(tǒng)35限定的構(gòu)想發(fā)展的概念構(gòu)想限定概念發(fā)展概念等級確定的概念概念確定目錄圖4.11NortelNetworks公司利用KM形成之新式的NPD系統(tǒng)36一個成功的知識管理發(fā)展專案－以NortelNetworks公司為例1995年7月起始，1996年6月試驗(yàn)112個構(gòu)想驗(yàn)證，產(chǎn)生7個產(chǎn)品1997年末期至1998年初期新的NPD處理程序，稱為“Time-to-Market”兩個成功專案PrivacyManager:可100%辨認(rèn)撥入的電話InternetWaiting:允許一使用者使用單一電話線路，即使撥接上網(wǎng)，仍可接電話。虛擬第二條線路37發(fā)展全球資訊系統(tǒng)的挑戰(zhàn)全球資訊系統(tǒng)(GIS)

意即多國公司(MNC)所使用的資訊系統(tǒng)GIS開發(fā)人員