前臺接待管理制度

前臺接待治理制度第一章總則第一條為標準公司前臺及辦公區(qū)域安保治理，樹立良好的公司形象制定本制度。其次條適用范圍，行政中心前臺及保安員。公布，各職能中心、直屬分公司、辦事處行政部門執(zhí)行實施。其次章 行政主管崗位職責(zé)第四條制定前臺接待工作年度打算，報行政中心復(fù)核董事局審批；第五條幫助制定前臺接待處的崗位責(zé)任、操作規(guī)程及各項規(guī)章制度，并監(jiān)視執(zhí)行；第六條對前臺接待專員進展有效的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)素養(yǎng)和效勞水平；第七條幫助前臺接待專員做好重要客人的接待工作及重要留言的落實狀況；第八條主持前臺班次全面工作，制造和諧的工作氣氛，削減工作環(huán)境中的磨擦；第九條參與行政例會，準時了解員工的思想動態(tài)及困難，準時實行解決措施；第十條受理直接下級上報的合理化建議，并依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定程序處理；第十一條與公司各職能部門的協(xié)調(diào)及聯(lián)系，幫助組織公司的文化活動等；第十三條負責(zé)向行政中心提請對前臺接待專員績效考核的建議并幫助實施考核；第十四條負責(zé)檢查、監(jiān)視前臺辦公區(qū)域內(nèi)的安全、清潔和消防工作；第十五條正確傳達上級指示，準時對下級工作中的爭議做出裁決；第十六條幫助行政中心主管處理辦公區(qū)域秩序治理及日常性大事處置；第十七條負責(zé)公司內(nèi)部安保全面工作及特別大事的處置；第十八條負責(zé)前臺接待突發(fā)大事及公司領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦大事的處理；第十九條完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。第三章 接待員崗位職責(zé)其次十條聽從前臺接待主管的領(lǐng)導(dǎo)，按規(guī)定的程序與標準向客人供給一流的接待服１務(wù)；其次十一條負責(zé)訪客、來賓的登記、接待、引見，對無關(guān)人員應(yīng)阻擋在外或幫助保安處理；其次十二條嫻熟把握公司概況，能夠答復(fù)客人提出的一般性問題，供給常規(guī)的非保密信息；其次十三條負責(zé)、郵件、信函的收轉(zhuǎn)發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔；其次十四條負責(zé)公司文件、通知的分發(fā)，做好分發(fā)記錄并保存；其次十五條協(xié)作接待主管完成局部文件的打印、復(fù)印、文字工作；其次十六條負責(zé)治理前臺辦公用品及辦公設(shè)備的清潔保養(yǎng)；其次十七條維護前臺區(qū)域內(nèi)的干凈，進展該區(qū)域內(nèi)的報刊雜志、盆景植物的日常維護和保養(yǎng)；其次十九條對工作中消滅的各種問題準時匯報，提出工作改進意見；第三十條完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他或臨時工作。第四章 保安員崗位職責(zé)第三十一條聽從命令，聽從指揮，嚴格自身要求，盡職盡責(zé)完成安全防范工作；第三十二條嚴格遵守交接班制度，認真做好辦公區(qū)域的巡邏工作。每班當值人員必需可離開；第三十三條對辦公區(qū)域全部設(shè)備及材料負有保管責(zé)任，覺察隱患要準時處理并上報領(lǐng)導(dǎo)；第三十四條幫助前臺做好全部外來人員登記，來訪人員必需持有效證件〔身份證、居住證〕嚴格登記來訪單位、來意、時間，經(jīng)請示批準前方可進入公司區(qū)域；２第三十五條在值班時使用文明用語，禮貌周到細致的效勞于每位公司員工及來賓，樹立良好的公司形象；第三十六條值班人員在無特別狀況下不準離開監(jiān)控位置，對到訪人員及區(qū)域內(nèi)狀況予第三十七條值班時任何公司人員將辦公物品調(diào)離、物品帶出本區(qū)域必需持有部門負責(zé)不予放行；第三十八條著裝整齊、統(tǒng)一，衣物平坦，目測衣物無污、無油、無破損；第三十九條儀容、儀表干凈、端莊，不留胡須，發(fā)不過耳、不過領(lǐng)，目視無不舒適感；第四十條不連續(xù)巡邏不得超過半小時每次；第四十一條認真作好巡邏記錄，對各種擔憂全隱患、工程設(shè)施、設(shè)備及清潔衛(wèi)生狀況應(yīng)準時處置并具體記錄后上報；第四十二條對重點區(qū)域和部位〔如監(jiān)測死角、設(shè)備房、財務(wù)室〕做重點監(jiān)測跟蹤和記錄工作；第四十三條夜班巡邏過程中，遇到可疑人員，可進展跟蹤、盤查直至報警交公安部門審訊；第四十四條與行政中心負責(zé)人及行政主管保持親熱聯(lián)系，準時匯報相關(guān)狀況；第四十五條熟知各種器械使用方法，嫻熟把握使用技巧；第四十六條嫻熟使用各種消防器械，把握使用要領(lǐng)；第四十七條遇緊急狀況發(fā)生時，按緊急大事處理程序請示處理；第四十八條按規(guī)定責(zé)任路線、防范輕重程度的區(qū)分進展巡察檢查；第四十九條對上級領(lǐng)導(dǎo)及來訪者笑容可掬、親切、急躁；第五十條不得與各工作人員在當班期間談天〔正常工作需要除外、說笑、打鬧；３第五十一條完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。第五章前臺接待禮儀要求第五十二條 前臺人員個人形象要求1、服裝：前臺人員上班時必需保持儀表干凈，服飾整齊端莊，搭配協(xié)調(diào)，每天上午九點前必需穿著好公司統(tǒng)一制服。2、頭發(fā)：要常常清洗，保持梳理整齊不零亂。3、化裝：需化淡妝，給人清爽的印象，忌濃妝。4、香水：不宜用氣味濃烈的香水。5、口腔：要保持清潔，上班前，不能喝酒或吃有異味的食品。6、指甲：干凈整齊并留意常常修剪，不能太長。7、站姿：兩腳腳跟著地、腰背挺直、兩臂自然，不聳肩或兩臂穿插背后站立。移動位置時，應(yīng)先把椅子就位，然后再落坐。身體不能在座位上來回晃動。刀剪等利器，應(yīng)把刀尖朝向自己。、行路：在走廊里要放輕腳步，不能邊走邊大聲談或唱歌或吹口哨等。第五十三條前臺工作態(tài)度前臺人員對待員工或其他客人要禮貌大方、熱忱周到，遵守員工文明禮儀標準，維護避請示后婉言拒絕來訪。第五十四條前臺人員工作要求：1、凡與公司業(yè)務(wù)無關(guān)人員應(yīng)拒絕入內(nèi)。淡室并倒水。3、上班時間制止在前臺聚眾喧嘩、談天或吃零食。4、上班時間不準打私人或談天。5、上班時間不準看書籍和報紙。6、上班時間制止做其他與本職工作無關(guān)的事情，以免影響工作質(zhì)量。78、負責(zé)總臺轉(zhuǎn)接，接禮儀要求：４接時：不允許消滅“喂，喂”或者“你找誰？”或查問對方“你是誰、你有什么事”等。C：假設(shè)找公司領(lǐng)導(dǎo)，不能隨便報出領(lǐng)導(dǎo)在哪，不能隨便報出領(lǐng)導(dǎo)的。告知對方會準時轉(zhuǎn)告。9、接標準用語B：請問有什么可以幫到您C：請問您找哪位D：請稍等E：不好意思，他/她臨時不在座位上，假設(shè)需要轉(zhuǎn)告請留言或留下您的G：請您再查證一下。H：好的，再見！第五十五條前臺工作程序1、08:502、09:00司樹立良好形象。其入座，招待茶水，遞送公司簡介、宣傳資料或報紙以消遣時間，或者輕松的與之交談，使之感到不被冷淡。假照實在無法接待客人，應(yīng)馬上向?qū)Ψ秸f明狀況，應(yīng)主動請對方留言并盡快將留言傳達給被訪人。5、客人離開時，應(yīng)禮貌送客。對于重要的客人，應(yīng)送至門外并目送客人離去。的客人，看到對方應(yīng)準時喊出姓氏。５〔包括午餐時間〕辦公室內(nèi)都應(yīng)保證有人接待。第六章 附 件第五十六條前臺接待治理流程第五十七條收發(fā)文件治理流程第五十八條發(fā)文工作流程第五十九條前臺接待流程６第五十六條前臺接待治理流程1、預(yù)約客人來訪接待工作流程行政主管 前臺接待專員客人各職能部門開頭①整理當天預(yù)約記錄告知來訪者狀況②確認與提示 協(xié)作訪問事宜③來訪登記 來訪④通知被訪者 ⑤確認來訪告知相關(guān)事宜⑥引領(lǐng)悟見 預(yù)備接待來訪客人客人⑦來訪信息錄入，審核 記錄匯總 送走客戶⑧存檔完畢７2、來電轉(zhuǎn)接流程前臺接待專員 外部單位人員 或員工開頭①聽到鈴響 撥通②拿起話筒接聽③傾聽來電事由范圍外 ④處理

范圍內(nèi)⑤轉(zhuǎn)接在單位明確被訪人在否 接電不在⑥告知狀況⑦留言記錄完畢８第五十七條收發(fā)文件治理流程1、信函收發(fā)工作流程行政部經(jīng)理 前臺接待專員 部門開頭①接收信函審核 ②登記③分信有是否有明確收信人 接收無④拆信審核 ⑤回信⑥寄信⑦登記信息完畢９2、接收信函、快件工作流程前臺接待主管 前臺接待專員 各職能部門 外部單位開頭①簽收 發(fā)來信函、文件②登記③篩選④分送 接收⑤記錄存檔完畢１０3、寄送信函、快件工作流程前臺接待主管 前臺接待專員 各職能部門 外部單位開頭②簽收 送信事宜③登記④聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位 ⑤接到效勞要求處理發(fā)送完畢１１第五十八條收發(fā)工作流程1、發(fā)文工作流程行政部經(jīng)理 前臺接待專員 開頭審批 填寫申請表 ①提出申請②登記③發(fā)④原件存檔完畢１２2、收文工