高校圖書館開展圖書采購及業(yè)務外包的實踐與探索

高校圖書館開展圖書采購及業(yè)務外包的實踐與探索

通過招標和業(yè)務外包融資的公司管理方法越來越受圖書館的重視，越來越多的圖書館開始采用商業(yè)外包的實踐和研究。本文結合山東農業(yè)大學圖書館近幾年中文圖書招標采購及編目業(yè)務外包的實踐,針對在這一管理過程中出現(xiàn)的問題,論證了高校圖書館開展采編業(yè)務外包的可行性及其對策。1維護了圖書采購工作的公正性,確保圖書采購更合理現(xiàn)階段采用圖書采購集體招標的方式具有積極的現(xiàn)實意義,它既增加了圖書采購的透明度,維護了國有購書經費的使用效益,保護了圖書采購的有關人員,又使圖書采購工作更具科學性合理性,保障采購人員獲得更為及時完整的圖書發(fā)行信息。1.1主觀目的影響,忽略業(yè)務目前我校中文圖書的采購招標,評委組成是資產、紀檢、審計、相關部門領導、圖書館館長、圖書采訪人員等,這種評委以圖書館業(yè)內人士為輔的狀況下,由于絕大多數(shù)評委對圖書館具體業(yè)務知識不很了解,受主觀目的影響而更關注折扣,忽略圖書館業(yè)務這一方面。我館這幾年根據(jù)學校的精神,每年都進行圖書采購招標。而圖書采購是一項系統(tǒng)性、連續(xù)性的工作,一年一度的招標由于各種原因,導致中標商更換頻繁,這對圖書館業(yè)務工作是很不利的,易造成服務質量、圖書質量無法保證,將嚴重影響高校圖書館的藏書建設。1.2數(shù)量有限一般書商會根據(jù)圖書館的要求來提供采訪書目,做得好的書商會定期提供。但圖書供應商都有自己的經營傾向和對出版社的偏愛,因此他所提供的很多品種未能滿足大學圖書館對質量高、專業(yè)性強、學術性強圖書的需求,只靠圖書書目及簡單的內容介紹來采購,難免出現(xiàn)重復購買相同內容不同版本圖書或購買質量低劣、專業(yè)性和學術性差的圖書。另外由于每年更換書商,書商對學校的專業(yè)學科設置不了解,實際提供的書目中70%左右不適合我校專業(yè)需求,無形中增加了采購人員的工作量,需逐條查看,費時費力影響工作效率。1.3般在聯(lián)合關系時,對圖書館的經濟效益和服務質量有一定的影響在采購招標的實際工作中,對高校圖書館來說,折扣和服務都很重要,沒有一定服務質量的折扣毫無意義。而書商為了達到他們中標的目的,往往提高優(yōu)惠來增大中標的砝碼,至于中標后怎樣再說。對于圖書館來說,投標人的優(yōu)惠越高,得到的服務質量就有可能越低,從而制約了采編整個工作流程的改進與優(yōu)化,影響藏書質量。在目前高校資金緊張的現(xiàn)實下,價廉物美是一種追求,實際上也是一種折衷方案。由于高?；谕瓿扇蝿盏募逼群蛯ψ肪砍杀镜目紤],很多情況下優(yōu)先看投標商的折扣如何,折扣往往成為招標的決定性因素,服務質量無法保證。2把書商納入數(shù)字監(jiān)獄的外包我館中文圖書采購招標的方式,決定了采取選擇多家書商供書,因而對圖書加工就集中委托一家數(shù)據(jù)商,在本地完成數(shù)據(jù)加工的方式開展我館編目業(yè)務外包工作。2.1業(yè)務水平的提高依賴長期的實踐與新技術的結合編目業(yè)務外包是由書商進行全加工,由于圖書招標后一般分編數(shù)據(jù)隨新書一起配送,當新書到館后就由委托的加工商來加工,并按我館要求分編加工圖書。當圖書館的業(yè)務轉嫁給圖書供應商,使得供應商不能專注于自身的核心業(yè)務。而對圖書館而言其發(fā)展是以業(yè)務人員的水平為基礎,而專業(yè)人員的培養(yǎng)是一個長期的工作,他不僅要求經過專門學習,具備基礎知識,更重要的是他要熟悉本館的館藏以及本館的特色,他的業(yè)務水平的提高依賴長期的實踐與新知識、新技術的結合。因而當業(yè)務工作全部由書商來做時,無疑也是圖書館的核心業(yè)務專業(yè)人員所面臨的工作重心轉移問題。2.2數(shù)據(jù)是否符合合作館的標準圖書的書目數(shù)據(jù)質量直接影響到圖書的查全和查準。雖然書商多是套錄和購買現(xiàn)成的編目數(shù)據(jù),但有些數(shù)據(jù)在應用時也要看是否符合本館的標準。如對某些字段的選擇上,各館有自己的要求,需要本館工作人員把握。如果書商提供書目數(shù)據(jù)質量不穩(wěn)定,特別是有最新出版圖書時,如果套錄不到數(shù)據(jù),書商就自行編制簡單的書目數(shù)據(jù),從而造成數(shù)據(jù)質量下降,數(shù)據(jù)不規(guī)范標準,影響到工作效率。2.3編目外包流程審校工作是保證數(shù)據(jù)質量的重要手段,書目數(shù)據(jù)的審校主要是檢查校對每一種圖書著錄內容是否與所編文獻相符,是否符合所給的分類號及數(shù)據(jù)中的各字段著錄正確與否,是否符合MARC格式的要求,是否有錄入錯誤,是否缺少必備字段,號碼書寫是否有誤等。書目數(shù)據(jù)的驗證及修正是編目外包流程中較費時的一環(huán),也是重要的一環(huán)。我館在實際操作時審校人員是根據(jù)實物圖書來審核的,在這一過程中要對已經在編的數(shù)據(jù)進行全方位的把關審校,降低差錯率,確保館藏書目數(shù)據(jù)的質量。3進入圖書館后的加工3.1圖書館工作人員素質不高編目業(yè)務外包后,圖書到館后的加工是由書商全部承擔的,而書商聘用的加工人員多是比較年輕的新手而沒有圖書館工作經驗。由于沒有接觸過圖書館工作,其工作流程從頭學起,不熟悉圖書館的館藏及分編原則,同時人員水平參差不齊,文化水平要求不高,流動頻繁,如我館去年來館加工人員由于種種原因更換了4次,導致我們更換一次人員就要培訓一次,人員的不穩(wěn)定影響加工圖書的速度和分編質量。另外書標、條形碼粘貼我館有嚴格的規(guī)定,如果外包商不知情,就很容易造成錯誤,因此有很多諸如此類的細節(jié)工作,必須通過針對性培訓,加工人員才能正式上崗。3.2圖書館對圖書的加工由于圖書加工外包,新書在到館時就已初加工好,如條碼、磁條等已經加工粘貼。但現(xiàn)在出版的圖書有許多特殊情況,如圖書附盤、附件,或開本大小有變化等等,因此書商在加工時,有時不能完全領會圖書館對圖書加工質量的要求,就會出現(xiàn)加工不當圖書。如我館圖書到館后在進行后期加工時發(fā)現(xiàn)有的書裝訂不牢粘貼開膠,還有的書中個別頁碼有裝訂顛倒的,再有書的附件加工人員,不明白是某種書的附件,誤將附件也粘貼條碼等等情況,類似這些都需要做退書處理,但同時也影響到圖書的加工進度,這就要求我們必須和書商密切合作,不斷調整改進,以便在加工過程中共同處理好出現(xiàn)的問題。4內部采購和包裝對策4.1多方招標,降低了圖書館的文獻資源業(yè)務外包后書商的選擇尤為重要。我館這幾年的圖書采購招標操作,已充分顯現(xiàn)出在這方面出現(xiàn)的不足,一方面每年一次的招標,使得投標商為中標而增大折扣優(yōu)惠,雖說對學校的經費來講節(jié)省了,但相對圖書館來講,其服務已明顯降低;另一方面每年的中標商更換,導致了館藏數(shù)據(jù)質量的不穩(wěn)定,同時也影響到圖書的采購質量及文獻資源建設。因而,一年一次的采購招標不適宜圖書采購,如果圖書館在招標后對某些書商有較好的信譽就可以建立長期的合作關系,以保證每年的圖書采購質量。4.2藏書質量審校我館近兩三年的實踐,已充分驗證了在圖書到館后的加工過程中,書目數(shù)據(jù)質量的審校把關至關重要,圖書館必須設置專人負責數(shù)據(jù)審校,詳細檢查MARC各字段著錄的正確性。如不設專人易導致具體問題得不到很好的解決,造成難以挽回的損失。4.3加強頂層監(jiān)管業(yè)務外包過程中,由于書商的工作人員并非高校圖書館管理的對象,因此在管理上缺乏有力的約束,對此,應本著互惠互利的原則,從業(yè)務外包的最初階段開始加強層層監(jiān)管,建立業(yè)務外包評價制度,采用定期與不定期結合的方