TIPTOP實施方法及如何降低ERP系統(tǒng)轉換風險-許嘉易解析

TIPTOPImplementationMethodology

千錘百煉的系統(tǒng)導入方法

鼎捷軟件集團許嘉易

自我介紹畢業(yè)於中國臺灣輔仁大學訊息治理本科1996年參與鼎新電腦參謀公司2023年參與神州數碼治理系統(tǒng)經受〔易拓ERP):1996年:系統(tǒng)工程師1996年:效勞工程師1997年:參謀1998年:資深參謀2023年:工程經理2023年:詢問經理2023年～:詢問總監(jiān)參與工程:華碩科技〔電子〕技嘉科技〔電子〕富士康〔電子〕吉事多衛(wèi)浴〔五金+陶瓷〕樂華衛(wèi)浴〔五金+陶瓷〕聯(lián)邦家具〔家具〕..百年企業(yè)活法：制度及文化建立制度〔紅綠燈〕:讓想犯錯的人犯不了錯.文化(自動自發(fā)自律〕:讓有時機犯錯的人不情愿犯錯..工具在哪？如何用好工具？參謀輔導實施步驟效益評估&結案階段正式上線階段作業(yè)流程擬定階段基本資料收集系統(tǒng)操作訓練項目計劃階段教育訓練階段應用軟件部分硬件安裝部分客戶現(xiàn)狀了解工作進度及內容協(xié)調誓師大會各系統(tǒng)教育訓練技術移轉訓練標準作業(yè)流程擬定基本數據移植和輸入差異分析及客制修改上機模擬系統(tǒng)上線&結帳數據余額驗收及導入階段性上線檢討會議結案軟件安裝與測試硬件配線工程追蹤企業(yè)愿景規(guī)劃易拓ERP實施標準程序01.成立工程委員會02.宣示大會03.企業(yè)現(xiàn)況評估與分析【細部調研】04.軟件標準功能教育訓練05.標準作業(yè)流程擬定06.差異分析與客制化07.數據移轉與輸入08.作業(yè)流程上機仿真09.數據余額驗收與導入10.TIPTOP系統(tǒng)上線駐廠12.階段性上線狀況檢討會議【建議2星期一次】05.軟件標準流程操作練習11.帳務結算【庫存賬+本錢賬+財務賬】1.ProjectCommitteeandExecutiveTeam目的：確立ERP工程導入人員分工及決策機制工程負責人：重大事項裁定及人員進度控管執(zhí)行小組： -KeyMan：部門主管擬定流程、差異確認 -KeyUser：種子人員種子教官 -Users：作業(yè)人員實際操作MIS小組 -幫助工程負責人整理信息 -計算機信息相關問題處理

-公司內部對神碼統(tǒng)一窗口成立工程委員會輔導策略工程經理

財務/本錢參謀

制造參謀

程序人員效勞人員負責工程進度之擬定與掌控并促進系統(tǒng)之整合規(guī)劃負責財會系統(tǒng)輔導上線事宜負責生管制造和進銷存系統(tǒng)輔導上線事宜幫助工程經理和參謀解決特定的重大問題；屬機動性較高的人力負責程序修改和上線期間問題解決；會依實際需求增減人力編制神州數碼參謀輔導團隊工程總監(jiān)

目的：

-提倡ERP工程導入目標與決心

-介紹工程組織成員與分工

-引介將來導入時程表只許成功不許失敗的認知藉由工作的轉變，讓自己專注于價值的提升ERP導入宣示大會2.Kick-offMeetingKPI目的：讓客戶重新Review目前流程,同時神州數碼藉由Review的過程了解客戶將來流程模式與數據架構，藉以編排后續(xù)上課內容。參與人員：各單位KM、KU。輸入文件：

-現(xiàn)行作業(yè)流程圖(客戶)

-現(xiàn)行使用各式流程單據(客戶)

-常用之統(tǒng)計分析、治理表報(客戶)-問卷調查表(神州數碼)產生文件：

-初步的問題診斷

-初步差異分析報告3.SurveyandDiagnosis現(xiàn)況評估知己知彼目的：

-參謀師介紹TIPTOP標準作業(yè)流程與功能

-針對差異流程提出建議輸入文件：

-標準作業(yè)流程圖

-各模塊使用手冊產出文件：

-差異分析報告4.ApplicationTraining各模塊功能培訓傳道、授業(yè)、解惑目的：

-針對主要作業(yè)一一檢討其流程，并應詳加考慮產業(yè)之銷售型態(tài)、選購和生產模式，結合企業(yè)之現(xiàn)行及將來經營策略和治理制度，所衍生之相關需求，作為雙方認同之共識基準，同時也是TIPTOP做必要性修正之根底。參與人員：

-各模塊負責人負責召集爭論會議輸入文件：

-標準SOP

-公司內部ISO/稽核要點產出文件：

-各模塊之『標準作業(yè)流程圖』由各部門主管共同簽核完成5.S.O.P.Modeling標準作業(yè)流程擬定

符合常理目的：

-讓流程規(guī)劃者可確實了解系統(tǒng)作法

-細部提出系統(tǒng)差異參與人員：

-KeyMen、KeyUsers輸入文件：

-標準作業(yè)流程圖

-各模塊使用手冊-TIPTOP根本功能鍵操作簡表產出文件：

-差異分析報告5.OperationTraining軟件標準流程操作練習(選擇性使用此步驟)強化學習目的：透過信息系統(tǒng)的技術運用，將雙方擬定之合理化作業(yè)流程轉化為貴公司將來實際可行之標準機制。參與人員：

-各模塊KeyMen、KeyUsers

-參謀師前置預備：

-公司需先針對流程差異進展內部爭論

-參謀提具差異分析報告及程序調整方向產出文件：

-需求規(guī)格確認書

-差異分析報告6.DifferentialAnalysis&Customization差異分析與客制調整以前行、現(xiàn)在也行目的：

將舊系統(tǒng)現(xiàn)存之企業(yè)內部各種根本數據，透過轉文件程序移植到TIPTOP之數據庫中，假設有缺乏者，則經由人工輸入之方式加強。輸入文件：

-根本數據建文件時程建議表執(zhí)行方式：

-教育訓練完成后，由MIS依建議表設定負責人員及完成時間

-定時Review執(zhí)行進度7.DataMigration&Entry數據轉文件與輸入優(yōu)化導入目的：

KMorKU開頭扮演種子教練的角色，訓練上線后實際作業(yè)人員(Users)之操作嫻熟度，以確定Users能完全獨立面對新系統(tǒng)之操作。參與人員：

-KeyUsers、EndUsers輸入文件：

-以擬定之S.O.P.作為訓練Users之教材-驗收考題產出文件：

-驗收評分報告8.BusinessFlowSimulation作業(yè)流程上機仿真最終用戶考核目的：

-結算各模塊期末結存數

-輸入正確開帳數據(或轉文件)輸入文件：

-期初余額導入建議表

-期末盤點準備

-各模塊開帳準備產出：

-資料余額驗收狀況報告

-期初開帳余額轉入9.BalanceCheck&Implementation開帳余額驗收與導入最終重要關頭目的：

-新系統(tǒng)正式運作建議事項：新系統(tǒng)完全取代舊系統(tǒng)，不行平行處理前置預備：數據余額驗收與導入工程完成至少90%以上；分別預備擬定之『人/機協(xié)作作業(yè)流程圖』作為Users隨時備查手冊。執(zhí)行方式：

-上線初期參謀師與效勞人員駐廠效勞產出文件

-實際上線問題反響表10.SystemGo-liveMeeting系統(tǒng)正式上線今日事今日畢!目的：

-結算企業(yè)營運流程所需營業(yè)報表完成時間：

-第一個月建議次月10完成最終結算動作參與人員

-結算帳務人員產出文件：

-營業(yè)所需報表

11.AccountsChecked結算帳務標竿客戶目的：

-工程本錢、進度控管

-檢核各階段執(zhí)行目標

-重大待議事項議決會議時間：

-Kick-off進展后，每月至少一次參與人員

-全部工程相關人員產出文件：

-檢討問題與決議一覽表

-下一階段目標和準備表12.ProjectReviewMeeting工程檢討會回憶、改善實施過程全程監(jiān)控,確保進度質量導入規(guī)劃作業(yè)分析導入策略(時間/本錢/目標)導入工程組織宣誓大會現(xiàn)行作業(yè)分析教育訓練操作練習業(yè)務流程規(guī)劃企業(yè)需求分析應用系統(tǒng)設定作業(yè)流程規(guī)劃(S.O.P)根本資料規(guī)劃客制化程序確定文件制作業(yè)務流程構筑上線預備操作人員訓練操作人員上機模擬上線前資料預備開帳正式上線月結(財務三大報表/本錢)檢討會人員嫻熟資料正確流程順暢1.工程時程組織規(guī)劃

2.召開宣誓大會

3.現(xiàn)行作業(yè)評估

4.系統(tǒng)根本教育訓練

(MIS技術移轉)

5.作業(yè)程序擬定(S.O.P)

(作業(yè)程序操作練習)

6.差異確認

(客制化程序調整)

7.根本數據輸入與轉檔

8.作業(yè)流程上機仿真(驗收)

9.各項余額說明及驗收(開帳)

10.正式上線(駐廠輔導)

11.帳務結算(財務本錢)

12.月檢討會

組織發(fā)動最少移轉開發(fā)技術保存差異化彈性給企業(yè)競爭優(yōu)勢功能EndUser進展驗收考試TIM的特色確保完成三個月帳務結算循環(huán)共同落實工程控管發(fā)動最少，對企業(yè)沖擊最小的導入方法以制度確保上線質量永續(xù)的改善工程TIPTOP

Implementation

Methodology凡TIPTOP客戶，

不因客戶購置參謀時數多寡，

而讓其無法順當導入治理系統(tǒng)。2.所謂責任，

并不單純指完成參謀師應做的動作而已，

應為客戶信息化的成敗負責。

3.負責的對象，

應當是客戶準備信息化的最高決策者，

而非承辦人員。TIPTOP參謀輔導的責任強調制造產業(yè)閱歷傳遞及對業(yè)務流程的雙向優(yōu)化保持企業(yè)經營特色，對治理流程不全盤否認著重于產品技術及系統(tǒng)學問移轉而非純軟件操作培訓 -系統(tǒng)學問移轉首先針對KeyUser，培訓成企業(yè)內部教練 -針對關鍵IT人員進展產品技術移轉，掌控系統(tǒng)開發(fā)和維護力氣 -由KU對廣泛操作層人員進展系統(tǒng)應用技能集中TIM實施方法重要模塊一次上線，保持系統(tǒng)應用的全面性著重工程治理過程，定期工程回憶及爭論會議保證工程學問傳遞，內部參謀工程輔導學問庫易拓ERP的TIM實施重點如何降低ERP系統(tǒng)轉換風險1〕工程人力資源的風險……….(人〕2〕對ERP生疏不正確的風險….(事〕3〕工程進度的風險

……………(時〕

4〕工程范圍的風險……….……(地〕5〕新舊系統(tǒng)功能的風險……….(物〕風險確定存在,不行能完全避開.躲避、減輕、轉移、承受ERP實施成功關鍵點A.資料〔根底資料+開賬資料〕B.流程C.嫻熟度D.權限把握E.查詢報表規(guī)劃F.維護力氣聯(lián)邦家私集團易拓ERP上線閱歷共享背景A.內外銷形態(tài)兼有B.自產托外生產及外購代理兼有C.生產系統(tǒng)3個,財務系統(tǒng):新大中及金蝶D.多據點生產+多據點銷售01.確定料件編碼原則A.進展原有庫存品盤點,確定全部舊編號內容及未編號料件【編制新舊料號比照表】B.收集替代料內容C.進展BOM編制(斷階及制程投料〕D.編出給各款產品10個BOM資料,導入TIPTOP系統(tǒng)試運行->調整再導入〔共達3次〕效果：根底資料提前上線,確保資料轉換系統(tǒng)連接問題02.資訊人員技術移轉導入初期進展TIPTOP技術移轉->〔開發(fā)及數據庫操作和硬件維護〕導入根本資料及期初開帳->提早了解后臺表構造資訊人員執(zhí)行內訓工作資訊人員上崗考試效果：資訊同仁加速訊息化投入及系統(tǒng)嫻熟03.藍圖匯報KEYUSER面對高層進展藍圖繪報.A.讓全公司了解將來規(guī)劃是否有偏差？B.KEYUSER是否深入了解重點?C.最終商定將來系統(tǒng)進展目標及內容效果:全公司取得全都想法〔進展2次〕04.客制提出及驗收易拓效勞工程師驗收-》易拓效勞主管驗收-》工程參謀驗收-》工程經理驗收-》資訊人員驗收-》相關負責人驗收簽字效果:確保系統(tǒng)穩(wěn)定性及削減返工次數05.相關文件建立A.參謀制作第一版本B.資訊人員制作其次版本C.KEYUSER制作第三版本D.KEYUSER&ENDUSER完成操作手冊E.文件均經由審計部門簽字發(fā)行效果:讓各部門負責同仁深入了解系統(tǒng)及文件傳承工作06.ENDUSER上崗考試A.ENDUSER進展筆試及上機考試〔筆試進展2次,上機考試3次〕B.依據SOP及操作手冊為內容效果:進展模擬3次,全部操作人員均需取得上崗資格

07.財務+審計+人事全程參與A.全部課程會議及課程上述部門均參與B.必需爭論上述部門同意簽字才生效效果:經由內部第3方部門認可及把關08.定期會議A.實施每個階段均進展會議,確定進展及問題排解與否,才能進入下階段內容B.各模組不定期會議,問題管制表爭論C.IT技術問題會議效果:確保各階段內容正確無誤落實09.進展聯(lián)合辦公A.立項后即成立聯(lián)合辦公室B.整合各方資源效果:問題爭論快速排解10.屢次上線前模擬及上線預結帳A.新舊系統(tǒng)并行月結模擬.上線第3個禮拜就進展系統(tǒng)預結帳,包含新舊系統(tǒng)庫存賬及財務賬比對.效果:提早覺察問題及預演月底結帳動作11.流程檢討正式上線后第2-3個月中,重新檢討舊流程,進展調整爭論.重新審核流程的效率及合理性效果:進展系統(tǒng)再