文檔管理制度

文檔管理制度文檔管理制度一、制度的目的1.1為加強(qiáng)企業(yè)文件資料的管理，規(guī)范企業(yè)文件資料的創(chuàng)建、傳輸、儲(chǔ)存、使用、保護(hù)等行為，提高企業(yè)效率與保障企業(yè)的穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展。1.2為保護(hù)企業(yè)文件資料的商業(yè)機(jī)密性、完整性、可用性，防止企業(yè)信息被泄漏、遺失、損毀等不良后果的發(fā)生。1.3為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的文檔管理程序，逐步建立科學(xué)、規(guī)范的企業(yè)文件資料管理體系，使企業(yè)文檔管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，并且要求有序、有效和透明的運(yùn)作方式。二、范圍2.1適用范圍：本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部所有文件資料的創(chuàng)建、傳輸、儲(chǔ)存、使用、保護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.2文件類(lèi)型：本規(guī)范適用于企業(yè)所有的文檔資料，包括但不限于：企業(yè)章程、企業(yè)管理人員決策、計(jì)劃、方案、報(bào)表、技術(shù)資料、商業(yè)秘密、客戶(hù)信息、股權(quán)交易、法律文書(shū)等。三、制度制定程序3.1制度的制定：本規(guī)范的制定和修訂由企業(yè)從復(fù)審程序中進(jìn)行，由企業(yè)管理層制定并由企業(yè)法律顧問(wèn)審核。3.2制度的通知：本制度應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部有關(guān)部門(mén)公布實(shí)施，并應(yīng)在公司內(nèi)部所有員工的辦公區(qū)域內(nèi)張貼宣傳。3.3制度的監(jiān)管：企業(yè)應(yīng)制定專(zhuān)門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)文檔資料的管理工作，并嚴(yán)格監(jiān)督實(shí)施，如發(fā)現(xiàn)任何違反本規(guī)范的行為，將依據(jù)公司規(guī)定及有關(guān)法律法規(guī)予以處理。四、制度內(nèi)容4.1制度名稱(chēng)：文檔管理制度。4.2制度范圍：適用于企業(yè)內(nèi)部所有文件資料的創(chuàng)建、傳輸、儲(chǔ)存、使用、保護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)。4.3制度目的：規(guī)范企業(yè)文件資料的創(chuàng)建、傳輸、儲(chǔ)存、使用、保護(hù)等行為，保障企業(yè)效率與穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。4.4建立制度的責(zé)任主體：企業(yè)管理層及管理部門(mén)。4.5執(zhí)行程序：本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部所有文檔資料的創(chuàng)建、傳輸、儲(chǔ)存、使用、保護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，執(zhí)行程序應(yīng)包括以下幾個(gè)部分：4.5.1文檔創(chuàng)建及管理：建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的文檔報(bào)告編制和審核制度，保證文件資料的法律合規(guī)性和技術(shù)準(zhǔn)確性。4.5.2文檔傳輸及接收：規(guī)定公文傳輸、網(wǎng)絡(luò)傳輸、郵件傳輸?shù)雀鞣N方式，保證傳輸?shù)陌踩院图夹g(shù)準(zhǔn)確性。4.5.3文檔儲(chǔ)存及管理：規(guī)定文件資料的儲(chǔ)存期限、儲(chǔ)存方式、存檔地點(diǎn)、存儲(chǔ)容量等，保證文件資料的安全性和可讀性。4.5.4文檔使用及管理：規(guī)定文件資料的訪問(wèn)權(quán)限、使用條件等，保證文件資料的使用合法性和有效性。4.5.5文檔保護(hù)及管理：規(guī)定保護(hù)措施、安全比例、應(yīng)急預(yù)案、安全培訓(xùn)等，保證文件資料的保密性、完整性、可用性。4.6責(zé)任追究：對(duì)于違反本規(guī)范的行為，企業(yè)應(yīng)及時(shí)糾正并按照公司規(guī)定和有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處罰，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。根據(jù)實(shí)際情況可采取口頭批評(píng)、書(shū)面警告、停