企業(yè)管理類(文書)檔案整理-省檔案局

學(xué)問鏈接1、《歸檔文件整理規(guī)章》中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-----2023(以下簡稱《規(guī)章》)2、四川省檔案局《關(guān)于企業(yè)參照執(zhí)行〈歸檔文件整理規(guī)章〉的意見》(以下簡稱《意見》)的通知川檔發(fā)[2023]15號(以下簡稱《意見》)3、四川省檔案局《關(guān)于施行<歸檔文件整理規(guī)章>的幾點意見》〔川檔發(fā)[2023]24號〕(以下簡稱２４號文)企業(yè)的類型很多，各種類型的企業(yè)其檔案種類既有共性又有共性，就一般具體的企業(yè)而言，企業(yè)檔案可以依據(jù)其所反映的企業(yè)活動職能性質(zhì)分為治理類、業(yè)務(wù)類、財務(wù)類、人事類。治理類檔案整理：參照執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)章》財務(wù)類、人事類是兩種特地檔案；業(yè)務(wù)類檔案的狀況比較簡單，如生產(chǎn)、建筑等類型的企業(yè)多為科技生產(chǎn)活動，其檔案內(nèi)容主要為科技檔案(產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案和設(shè)備儀器檔案)企業(yè)治理類檔案主要分四大類：◆經(jīng)營治理類◆生產(chǎn)治理類◆行政治理類◆黨群治理類◆在工程工程中，治理性文件的組卷內(nèi)容主要包括:可行性爭論、任務(wù)書、工程治理文件〔如征地、移民文件；打算、投資、統(tǒng)計、治理文件；專項申請、批復(fù)文件〕；竣工驗收文件等。工程工程治理性文件的組卷：〔1〕按問題組卷：將反映同一問題或同一件事物的相關(guān)文件組成案卷；〔2〕按時間組卷：將屬于同一年度、季度或月份的文件分別組成案卷；〔３〕按文件類別，如工程依據(jù)性、根底性、竣工驗收文件等組卷；〔４〕按重要程度組卷?！粢罁?jù)文件的內(nèi)容，但凡沒有針對具體建設(shè)工程的打算、措施、批復(fù)、意見、會議紀(jì)要等普發(fā)性的文書類文件，均應(yīng)歸入治理類〔文書檔案〕相應(yīng)類別中。二、科學(xué)劃分保管期限

保管期限表就是用表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件，它是鑒定檔案保存價值和確定檔案治理期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。①、但凡具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，都應(yīng)永久保存；②、但凡在肯定時期內(nèi)具有利用價值的檔案，應(yīng)長期或短期保存；也可定期〔30年或10年〕保存。③、但凡介于兩種保管期限之間的檔案，保管期限一律從長?！陡窘ㄔO(shè)工程檔案資料治理暫行規(guī)定》長期保管的根本建設(shè)工程檔案資料實際保管期限不得短于建設(shè)工程的實際壽命。

◆正確劃分保管期限堅持“簡化”原則：檔案實行“兩分法”、“標(biāo)時制”——永久；——定期〔30年、10年〕留意——永久的文件突出其“重要性”定期的文件突出其“一般性”第三局部：《歸檔文件整理規(guī)章》出臺的背景、意義及其特點一、背景▲傳統(tǒng)的立卷：文件辦理完畢后，必需經(jīng)過系統(tǒng)整理，才能歸檔保存。將零散的文件材料依據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類組成案卷的整理過程，就叫做立卷。

▲出臺《規(guī)章》的必要性：由于立卷方法繁瑣、簡單，主觀隨便性較大，很難把握案卷的質(zhì)量，每年的立卷歸檔成為專兼職檔案人員的一項沉重的工作負(fù)擔(dān)。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作人員改革歸檔文件整理方法的呼聲日益高漲。“簡化整理，深化檢索”成為大家的共識?！雠_《規(guī)章》的可能性：隨著企事業(yè)單位辦公自動化進(jìn)程的加快，計算機(jī)技術(shù)越來越多地應(yīng)用于檔案治理，其高效、快捷、敏捷的檢索方式，為立卷改革供給了新的方向和可能。二、目的為了貫徹“強(qiáng)化收集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的業(yè)務(wù)工作方針，提高工作效率，推動歸檔文件整理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，2023年12月6日,國家檔案局出臺了新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)章》，并于2023年1月1日正式實施。《規(guī)章》規(guī)定：對應(yīng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料不再立卷,以“件”為單位進(jìn)展整理。要求——在計算機(jī)幫助治理條件下，文件實行以“件”為單位的整理，努力做到“隨辦隨歸檔”，“誰辦誰歸檔”。適用于文書檔案的整理?！惨?簡化

1、從檢索的實際需要及減輕整理工作量動身，取消案卷，實行文件級治理，簡化整理程序，放寬對歸檔文件實體的整理要求，免除了繁瑣、簡單的組卷過程，2、分類方法確定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)〔問題〕，并允許各單位視具體狀況組合及簡化分類層次。3、裝訂以“件”為單位進(jìn)展，對裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案愛護(hù)要求即可，裝訂方法也不限于“三孔一線”。4、排列方法強(qiáng)調(diào)按事由排列，時間、重要程度等作為參考因素，可依據(jù)實際狀況選用。5、歸檔章的位置不限于文件首頁右上角，首頁上端空白處皆可。6、取消案卷、卷內(nèi)文件兩級名目，只編以“件”為單位的歸檔文件名目。7、無需編頁號，改設(shè)“頁數(shù)”項。8、歸檔文件直接裝盒保管。9、無需擬寫案卷題名和填寫案卷封面。只需填寫檔案盒盒脊。10、檔案盒的工程設(shè)置有了較大變化。如封面只設(shè)“全宗名稱”項?！簟兑庖姟返谖鍡l：依據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)章》進(jìn)展實體分類的企業(yè)，其黨群工作、行政治理、經(jīng)營治理和生產(chǎn)技術(shù)治理四大類的文件材料可參照執(zhí)行《規(guī)章》的規(guī)定，按“件”進(jìn)展整理。具體操作中四大類可以連續(xù)保存，不再設(shè)置二級類目；也可以四大類合并為“治理類”，劃斷年度重新調(diào)整分類編號，制定新的分類方案。〔多則保存，少則合并〕◆沒有按《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)章》進(jìn)展實體分類的企業(yè)，其治理性的文書檔案可參照執(zhí)行《規(guī)章》?！臅鴻n案：是指反映黨務(wù)、行政治理等活動的檔案?！病稒n案工作根本術(shù)語》中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)〕★〔二〕歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進(jìn)展裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。明確了“以件為單位”的根本原則，并概述了歸檔文件整理工作的根本環(huán)節(jié)?！铩踩臣簹w檔文件的整理單位?！兑?guī)章》最根本的特點，就是以“件”為整理單位，進(jìn)展文件級整理在實際工作中，如何確定件數(shù)？⑴正本與定稿為一件:一般來說，文件的正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨(dú)作為一件。⑵正文與附件為一件,假設(shè)附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件。⑶原件與復(fù)制件為一件。⑷轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件:轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同局部，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此應(yīng)作為一件。(5)正文與文件處理單為一件:文書處理標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)，文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)指示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不行分割的重要組成局部，應(yīng)與文件作為一件。(6)會議文件:以責(zé)任者結(jié)合文件內(nèi)容確定件數(shù),不應(yīng)把會議文件只確定為一件，這樣編目時就無法確定責(zé)任者和題名，日后也難于檢索利用?！商椎臅h材料各為一件?！?〕重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件?！?〕來文與復(fù)文是指不同單位之間就某一問題的往來文書。從文種上看包括請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等?！兑?guī)章》對來文和復(fù)文承受“可為一件”的表述方式。我省明確規(guī)定：“來文與復(fù)文”各作為一件處理?！?〕報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件:報表、名冊、圖冊等每冊〔本〕內(nèi)容都相對完整，具有獨(dú)立的檢索價值，因此應(yīng)依據(jù)其原來的裝訂方式，一冊〔本〕作為一件。(10〕介紹信存根等一本為一件；〔11〕干部任免、錄聘、調(diào)資、離退休、津貼補(bǔ)助等材料。假設(shè)一人一表或一文的，以一個人的一套材料為一件；假設(shè)以假設(shè)干人為一表或一文的，以一起上報審批的這幾個人的一套材料為一件?！盀橐患笔侵笇嶓w上裝訂在一起，編目時也只表達(dá)為一條條目。整理內(nèi)容：歸檔文件整理包括系統(tǒng)化和編目兩大局部內(nèi)容。系統(tǒng)化主要指分類和排列；編目包括歸檔文件編號、編制歸檔文件名目、填寫檔案盒脊和備考表等?！憝h(huán)節(jié)：裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個環(huán)節(jié)?！舶础熬怼闭碛?7個環(huán)節(jié)〕四、質(zhì)量要求★〔1〕歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制?！魵w檔文件的齊全完整反映本單位職能活動全過程的文件必需齊全完整。即本單位各部門各項工作中形成的應(yīng)歸檔文件必需齊全，不能缺少某個部門或某項工作的文件。一組有親密聯(lián)系的文件必需齊全完整。如召開某會議，應(yīng)有會議通知、日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言、會議簡報、會議紀(jì)要等反映這次會議全貌的主要文件，假設(shè)缺少某一方面的文件，就視為不齊全。文件正本與定稿、正文與附件、原件與復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函應(yīng)齊全完整?！粢哑茡p的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。①對破損文件進(jìn)展修裱②對字跡模糊或易退變的文件進(jìn)展復(fù)制③去除文件上易銹蝕的金屬物④超大紙張折疊：由于檔案盒尺寸是依據(jù)A4紙張的大小設(shè)計的，為便利文件裝盒，就需要對超大紙張加以折疊。折疊時留意盡量削減折疊次數(shù)；折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外；宜單張折疊，以便利歸檔后的查閱利用?！铩?〕整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案愛護(hù)要求。五、整理方法〔六個局部，三十三條〕?！惨弧逞b訂〔二〕分類〔三〕排列〔四〕編號〔五〕編目〔六〕裝盒〔一〕裝訂裝訂是歸檔文件整理的根底環(huán)節(jié)，即承受符合檔案愛護(hù)要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位固定在一起。通過裝訂，從實體上將歸檔文件整理的根本單位——“件”確定下來，為后續(xù)工作的開展供給條件?！飳w檔文件進(jìn)展排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后；發(fā)文稿紙應(yīng)放在正本之后，定稿之前；收文處理單應(yīng)放在正本之前?！舫Ｒ姷姆绞剑骸?〕線裝：將“件”內(nèi)各頁對齊，用縫紉機(jī)在文件左側(cè)居中裝訂線處軋邊，較厚的文件，可承受“”三孔一線“的方法裝訂。 〔2〕釘書釘◆現(xiàn)有的裝訂方式和用品各有利弊。因此在一個單位單一的裝訂方式往往不能滿足裝訂工作的需要，可以協(xié)作使用幾種裝訂方式。

較厚的文件承受棉線“三孔一線”的裝訂方式?！捕撤诸悺财髽I(yè)文書檔案的分類〕★承受保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)等方法進(jìn)展分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，馬上歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成假設(shè)干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過程

★按年度分類：將文件按其形成年度分類。年度分類法是運(yùn)用得最廣泛的分類方法。運(yùn)用年度分類法時，正確地判定文件的日期并歸入相應(yīng)年度，是打算分類質(zhì)量的關(guān)鍵。

幾份文件作為一件時，應(yīng)以裝訂時排在前面的文件日期為準(zhǔn)。例如，正本與定稿為一件時，以正本為準(zhǔn)；正文與附件為一件時，以正文為準(zhǔn)；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件時，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn)。

★按保管期限分類：將文件按劃定的保管期限分類。承受保管期限分類法，能夠?qū)⒉煌瑑r值的歸檔文件從實體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對性地實行整理和愛護(hù)措施?！舭礄C(jī)構(gòu)分類：將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)分類?！惺軝C(jī)構(gòu)分類法時，一般來說，有一個機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。各機(jī)構(gòu)的次序可依據(jù)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的挨次來排列?！惺軝C(jī)構(gòu)分類法原則上以哪個機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個機(jī)構(gòu)的類中。

◆按問題分類：依據(jù)文件內(nèi)容所說明的問題對歸檔文件分類。采有問題分類法，可以避開或削減同類問題文件分散的現(xiàn)象，便于按專題查找和利用檔案?！诸惙桨福阂罁?jù)《規(guī)章》，常用的分類方案為：〔1〕保管期限——年度——機(jī)構(gòu)(問題)〔2〕年度——保管期限——機(jī)構(gòu)(問題)◆特殊留意：保管期限、年度是必選項，任何復(fù)分式分類法都必需具備，也就是說任何單位整理歸檔文件都必需分年度、保管期限進(jìn)展。機(jī)構(gòu)〔問題〕作為選擇項。分類方案▲保管期限——年度分類法即先將歸檔文件按保管期限分類，在保管期限下按年度分類。永久2023年2023年2023年30年2023年2023年2023年10年2023年2023年2023年2023年永久30年10年黨群工作行政治理生產(chǎn)技術(shù)治理經(jīng)營治理◆《意見》第九條：同一全宗內(nèi)的檔案應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定，排列上架挨次要與分類方案相全都。〔三〕排列★歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列?！帕蟹椒ǎ涸诜诸惙桨傅淖畹鸵患夘惸績?nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列?！白畹鸵患夘惸績?nèi)”，是指分類時確定的類目體系中設(shè)在最低一級的類目，例如依據(jù)“年度——保管期限”分類，保管期限即為最低一級類目。《意見》第十條：企業(yè)承受隨辦隨歸整理方法時，除了成套性文件材料相對集中外，一般以歸檔文件形成的時間先后挨次排列；來文與復(fù)文(請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函、通知與報告等)應(yīng)各為一件編目，在歸檔文件名目的備注欄注明參見號，或在備注欄加注“*”號，另在備考表填寫有關(guān)說明狀況?！铩菜摹尘幪枺簹w檔文件應(yīng)依分類方案和排列挨次逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容?！由w歸檔章歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)〔問題〕等選擇項(如下圖)。

歸檔章圖示:1683×15單位：mm比例：1:1（全宗號）（年度）（室編件號）*（機(jī)構(gòu)或問題）（保管期限）（館編件號）歸檔章的內(nèi)容包括:必備工程：▲全宗號：需向檔案館移交的檔案，其全宗號由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定。企業(yè)亦可依據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一治理的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更狀況自行設(shè)定。例如:二灘公司檔案館賜予公司總部、各工程建設(shè)治理局和各水力發(fā)電廠檔案全宗號00二灘公司〔總部〕檔案01二灘水電工程和二灘水力發(fā)電總廠檔案02桐子林水電工程和桐子林建設(shè)治理局檔案03官地水電工程和官地建設(shè)治理局檔案04錦屏一級水電工程、錦屏建設(shè)治理局和錦屏水力發(fā)電總廠檔案…….▲年度：指歸檔文件的形成年度。應(yīng)承受公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2023年?！９芷谙蓿簹w檔文件保管期限的簡稱或代碼?！枺簹w檔文件的排列挨次號。件號包括室編件號和館編件號。室編件號即歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)的排列挨次號，在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列挨次從“1”開頭標(biāo)注。館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注?！柕木幹票匦柙诜诸惙桨傅淖畹鸵患夘惸績?nèi)依序逐件編號，不能跨越不同的類目，也不能以盒為單位流水編制件號?！泊n發(fā)[2023]24號〕▲假設(shè)來文與復(fù)文按件號挨次裝入不同的檔案盒，應(yīng)在相應(yīng)條目的備注欄注明參見號。〔川檔發(fā)[2023]24號〕蓋章位置：◆歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端的空白位置；◆假設(shè)發(fā)文有文件簽發(fā)單或收文有文件處理單的，也可放在最前面作為首頁，在其上加蓋歸檔章，以更好地愛護(hù)文件正本的原始面貌。。◆《意見》第十五條：假設(shè)計算機(jī)治理檔案軟件能夠打印包含歸檔章相應(yīng)欄目內(nèi)容的歸檔文件封面，則可將該歸檔文件封面裝訂在歸檔文件之前，而不再需要加蓋歸檔章《意見》第十四條“機(jī)構(gòu)(問題)“欄，在企業(yè)保存前四大類時統(tǒng)一填寫為相應(yīng)的類別或代碼；假設(shè)前四大類合并為“治理類“則不填?！参濉尘幠俊锞幠浚簹w檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號挨次編制歸檔文件名目。★歸檔文件應(yīng)逐件編目?！兑?guī)章》中的編目是指編制歸檔文件名目?！幠恳浴凹睘閱挝贿M(jìn)展，在名目中“一件”只表達(dá)為一條條目?！餁w檔文件名目設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等工程。(如下圖)。件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注歸檔文件名目式樣▲件號：填寫室編件號?！?zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫責(zé)任者項時一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱，留意不要使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明、難以推斷的簡稱。

聯(lián)合發(fā)文時一般應(yīng)將全部責(zé)任者照實抄錄，責(zé)任者過多時可適當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必需抄錄，以表達(dá)“以我為主”的精神。機(jī)關(guān)內(nèi)部文件等“白頭文件”，由于各種緣由，常會消失未署責(zé)任者的狀況，編目時應(yīng)盡量依據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫?！奶枺杭窗l(fā)文的字號，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、挨次號組成，如川檔發(fā)[2023]15號。填寫文號項時應(yīng)照實抄錄，不能任意省略。沒有文號的機(jī)關(guān)內(nèi)部文件或者外來文件，文號欄空缺。文號欄內(nèi)不應(yīng)填寫“會議文件之一”、“狀況反映”等內(nèi)容。▲題名：文件標(biāo)題。它是直接表達(dá)文件內(nèi)容和中心主題的文件特征，是了解歸檔文件內(nèi)容的起點。利用者和檔案工作人員多從題名入手查找檔案，是最重要的檢索途徑。◆題名由責(zé)任者、問題、文種三個局部組成，例如：〔1〕《四川省檔案局關(guān)于四川省民營企業(yè)檔案工作狀況匯報》〔2〕《四川省檔案局四川省進(jìn)展和改革委員會關(guān)于進(jìn)一步推動全省重大建設(shè)工程檔案工作的通知》(川檔發(fā)[2023]29號)〔3〕《四川省檔案局四川省進(jìn)展和改革委員會關(guān)于開展省級重點建設(shè)工程檔案工作督查的通知》〔川檔發(fā)〔2023〕15號〕◆一般狀況下，文件只有一個題名〔正題名〕，填寫題名時應(yīng)照實抄錄。有的文件還有副題名，對正題名進(jìn)展解釋說明，正題名能夠反映文件內(nèi)容時，副題名無須抄錄。并列題名即以其他語言文字書寫的題名，需要時與正題名一并抄錄?！簟兑庖姟返谑鶙l：有的文件沒有題名，或題名不能準(zhǔn)確全面提醒文件內(nèi)容，應(yīng)依據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并在新擬或補(bǔ)充題名之外加“[]”號?！艉唸笠炎钪匾囊黄}名用“[]”帶出。會議記錄中要把重要的幾次會議內(nèi)容選出來作為題名，仍舊為一件?！粲行w檔文件的附件是具體的條文規(guī)定，或者是正文的重要補(bǔ)充和說明，可在正件題名后抄錄附件題名，外加“()”號。例如“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)成都市精神文明建設(shè)的打算〔附：市民公約〕”?！掌冢杭次募男纬蓵r間，它是文件的重要特征之一，反映了文件產(chǎn)生的時代背景，是查找利用檔案的重要途徑。單份文件作為一件時，填寫發(fā)文時間〔文件的落款時間〕。具體填寫時應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。例如，2023年8月28日，標(biāo)注為：20230819。多份文件作為一件時，日期一般填寫第一份文件的形成時間?！摂?shù):填寫每一件歸檔文件的頁數(shù)。凡歸檔文件中有圖文的頁面為一頁。包括文件處理簽和封面〔包括計算機(jī)打印的歸檔文件封面〕?！餁w檔文件名目：應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件名目封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等工程(如下圖)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱。

*全宗名稱____________*年度____________

*保管期限____________*機(jī)構(gòu)〔問題〕_________

歸檔文件名目

歸檔文件名目封面◆《意見》第十八條：歸檔文件名目應(yīng)一式兩份，一份裝訂成冊作為對外查閱的檢索工具，一份裝入所對應(yīng)的盒內(nèi)作為盒內(nèi)名目備查。歸檔文件名目在區(qū)分保管期限后，可一年一本或幾年一本?！铩擦逞b盒：將歸檔文件按室編件號挨次裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表工程。歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)室編件號的挨次裝入檔案盒，與歸檔文件名目中相應(yīng)條目的排列挨次相全都，以保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實體。裝盒時，應(yīng)依據(jù)分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。裝盒的具體要求：〔1〕不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；〔2〕不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；〔3〕分機(jī)構(gòu)〔問題〕的狀況下，不同機(jī)構(gòu)〔問題〕形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。裝盒時應(yīng)留意的問題：〔1〕應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒，盡量讓盒裝滿，同一單位使用的檔案盒厚度宜相對統(tǒng)一，以便依據(jù)延長米來進(jìn)展檔案數(shù)量統(tǒng)計；〔2〕檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必需裝在同一檔案盒內(nèi)，只須依據(jù)排列的先后挨次依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒?！餀n案盒依據(jù)擺放方式的不同，可以分為豎式和橫式兩種，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(如下圖)。全宗號年度保管期限*機(jī)構(gòu)〔問題〕室館盒號起止件號檔案盒盒脊式樣▲起止件號：填寫盒內(nèi)第一件文件和最終一件文件的件號，其間用“—”號連接；▲盒號即檔案盒的排列挨次號，在檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制。盒號一般依據(jù)檔案盒上架排列后的挨次編制，可以每年一斷號，也可以4位數(shù)為限幾年一斷號。我省統(tǒng)一規(guī)定：以千位數(shù)為限混年編制，幾年一斷號?！泊n發(fā)[2023]24號〕★檔案盒應(yīng)承受無酸紙制作?！飩淇急恚褐糜诤袃?nèi)文件之后，工程包括盒