第一章 辦公自動(dòng)化培訓(xùn)課件

辦公自動(dòng)化Email：QQ:12696250第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)課程介紹隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化的概念也已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了辦公室事務(wù)及文檔處理的范圍。辦公自動(dòng)化軟件從獨(dú)立用戶擴(kuò)展到以Internet為支撐平臺(tái)，經(jīng)歷了以數(shù)據(jù)為核心、以工作流為核心和以知識(shí)為核心的轉(zhuǎn)變。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)課程介紹一、辦公自動(dòng)化的概念二、操作系統(tǒng)三、文字處理軟件Word四、電子表格Excel五、演示文稿制作軟件Powerpoint六、關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)Access七、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)一、辦公自動(dòng)化概述辦公的概念辦公活動(dòng)的主要任務(wù)是日常事務(wù)工作的組織、領(lǐng)導(dǎo)和實(shí)施汁劃等。

最基本的辦公事務(wù)有文字處理，報(bào)表處理，公文管理，文檔管理，編輯、排版和印刷，日程管理，郵件處理，事務(wù)處理，計(jì)劃安排以及通信處理等。

對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)或管理人員來說，最具代表性的辦公任務(wù)就是對(duì)某項(xiàng)活動(dòng)制定運(yùn)行汁劃、組織具體實(shí)施方案和進(jìn)行監(jiān)督控制等。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)傳統(tǒng)辦公方式辦公是以處理社會(huì)信息為主的一項(xiàng)重要活動(dòng)，主要由辦公人員、辦公機(jī)構(gòu)、辦公工具與設(shè)備、辦公信息以及辦公環(huán)境等要素組成。辦公室和辦公人員自古已有，我國(guó)古時(shí)候所謂的“衙門”就是辦公室在當(dāng)時(shí)的名稱。傳統(tǒng)的辦公工具主要是所謂“文房四寶”（筆、墨、紙、硯以及算盤等，遠(yuǎn)距離通訊主要依靠車、船、馬匹等，其辦公方式極為落后。近、現(xiàn)代逐漸出現(xiàn)了打字機(jī)、電傳機(jī)、傳真機(jī)以及電話等，這標(biāo)志著辦公自動(dòng)化的萌芽。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)辦公自動(dòng)化定義（一）辦公自動(dòng)化（OA，OmceAutomationP于20世紀(jì)60年代西方發(fā)達(dá)國(guó)家，起初是在辦公業(yè)務(wù)量急劇增加的情況下發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。

20世紀(jì)70年代美國(guó)麻省理工學(xué)院教授M.C.Zisman為辦公自動(dòng)化定義：辦公自動(dòng)化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項(xiàng)綜合技術(shù)。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)辦公自動(dòng)化定義（二）

20世紀(jì)80年代中期，我國(guó)制定了辦公自動(dòng)化的發(fā)展目標(biāo)及遠(yuǎn)景規(guī)劃，國(guó)務(wù)院電子振興辦辦公自動(dòng)化專家會(huì)議對(duì)辦公自動(dòng)化作了如下定義：辦公自動(dòng)化是應(yīng)用汁算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)借助于各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種辦公目標(biāo)的人機(jī)信息系統(tǒng)。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)辦公自動(dòng)化的目的盡可能充分地利用信息資源，提高工作效率和質(zhì)量，輔助決策，獲取更好的效果以達(dá)到既定目標(biāo)。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)辦公自動(dòng)化的三個(gè)層次事務(wù)層為基礎(chǔ)層，包括文字處理、個(gè)人日程管理、行文管理、郵件處理、人事管理、資源管理，以及其他有關(guān)機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理等；管理層為中間層，它包含事務(wù)層，管理層系統(tǒng)是支持各種辦公事務(wù)處理活動(dòng)的辦公系統(tǒng)與支持管理控制活動(dòng)的管理信息系統(tǒng)相結(jié)合的辦公系統(tǒng)；決策層為最高層，它以事務(wù)層和管理層辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時(shí)又以其自有的決策模型為支持，決策層辦公系統(tǒng)是上述系統(tǒng)的再結(jié)合，是具有決策或輔助決策功能的最高級(jí)系統(tǒng)。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一般來說，一個(gè)較完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)包括信息采集、信息加工、信息轉(zhuǎn)輸和信息保存四個(gè)環(huán)節(jié)。其核心任務(wù)是為各領(lǐng)域各層次的辦公人員提供所需要的信息。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的功能

辦公自動(dòng)化就是要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)集成的辦公環(huán)境使所有的辦公人員都在同一個(gè)桌面環(huán)境下一起工作。內(nèi)部通信平臺(tái)的建立信息發(fā)布平臺(tái)的建立工作流程的自動(dòng)化文檔管理的自動(dòng)化輔助辦公。信息集成。分布式辦公的實(shí)現(xiàn)。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)辦公自動(dòng)化相關(guān)技術(shù)計(jì)算機(jī)技術(shù)多媒體技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)辦公自動(dòng)化的常用設(shè)備計(jì)算機(jī)刻錄機(jī)打印機(jī)復(fù)印機(jī)傳真機(jī)數(shù)碼相機(jī)攝像機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（交換機(jī)、路由器）一體機(jī)掃描儀第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)二、中文操作系統(tǒng)操作系統(tǒng)的選擇（xp、windows7）運(yùn)行環(huán)境與安裝1、硬件要求2、安裝與刪除組件操作系統(tǒng)桌面1、開始按鈕2、任務(wù)欄（開始、快速啟動(dòng)工具欄、活動(dòng)任務(wù)區(qū)、系統(tǒng)信息區(qū)）3、桌面圖標(biāo)幫助系統(tǒng)的使用

第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)常用術(shù)語與基本操作名詞類術(shù)語（窗口、活動(dòng)窗口、圖標(biāo)、對(duì)話框、菜單、工具欄、快捷方式、應(yīng)用程序、默認(rèn)值、選項(xiàng)卡）操作類術(shù)語（選中、選擇）鼠標(biāo)和快捷鍵1、基本操作（指向、單擊、右擊、雙擊、拖動(dòng)）2、指針3、快捷鍵---Alt+Tab第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)常用快捷鍵第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)其他快捷鍵第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)中英文輸入法Ctrl+Space、Ctrl+Shift全角/半角（Shift+Space）、中英文標(biāo)點(diǎn)（Ctrl+.）切換按鈕安裝中英文輸入法第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)資源管理器文件（程序文件、文檔文件）文件夾（根、父、子）文件和文件夾屬性（類型、位置、大小、修改創(chuàng)建時(shí)間、存在方式-只讀隱藏存檔）文件和文件夾存儲(chǔ)路徑文件與應(yīng)用程序關(guān)聯(lián)第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)文件和文件夾查看方式瀏覽文件夾類容改變文件和文件顯示方式文件文件夾排序修改其他查看屬性第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)文件和文件夾管理新建選定（原則：先選定，后操作）1、選定多個(gè)連續(xù)的文件或文件夾2、選定多個(gè)不連續(xù)的文件或文件夾3、選定單個(gè)文件或文件夾4、全部選定復(fù)制（Ctrl+拖曳）移動(dòng)（Shift+拖曳）刪除（Shift+Del）恢復(fù)更改名稱查找發(fā)送建立件和應(yīng)用程序關(guān)聯(lián)第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)磁盤操作格式化磁盤屬性（卷標(biāo)、磁盤類型、文件系統(tǒng)類型、磁盤空間）第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)應(yīng)用程序啟動(dòng)退出切換1、任務(wù)欄2、Alt+Tab

退出Alt+F4特殊退出任務(wù)管理器安裝與卸載以命令形式運(yùn)行程序第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)控制面板顯示鍵鼠打印機(jī)時(shí)間第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)系統(tǒng)維護(hù)和計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)屬性（常規(guī)、計(jì)算機(jī)名、硬件、遠(yuǎn)程、自動(dòng)更新、高級(jí)）計(jì)算機(jī)管理（存儲(chǔ)、服務(wù)和應(yīng)用程序、系統(tǒng)工具）第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)附件程序

記事本寫字板畫圖計(jì)算器多媒體程序第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)辦公中的簡(jiǎn)單文字處理文字處理的基本知識(shí)；通過一個(gè)簡(jiǎn)單、實(shí)用的某市“青年歌手大獎(jiǎng)賽”比賽通知為例，講解了簡(jiǎn)單文檔的處理流程，包括文本錄入、內(nèi)容編輯、格式排版、頁面設(shè)置、打印預(yù)覽以及打印輸出等；公文處理的基本規(guī)范，仍以制作上面的“通知”公文為例介紹了利用公文向?qū)е谱鞴牡姆椒?。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)文字處理軟件及其功能文件存儲(chǔ)內(nèi)容編輯簡(jiǎn)單排版輸入校驗(yàn)輸出提供輸入／輸出接口對(duì)象的嵌入與鏈接第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)文字處理的操作流程第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)“**”通知的制作對(duì)辦公文檔的處理流程有個(gè)全面的認(rèn)識(shí)。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)字體、段落設(shè)置要求發(fā)文機(jī)關(guān)：字體:黑體，字號(hào)：2號(hào)加粗紅顏色段落局中發(fā)文字號(hào)：小四號(hào)，楷體，段落居中通知標(biāo)題：黑體，三號(hào)加粗，段落居中，段后1行收文單位：小四號(hào)，加粗，其余按照默認(rèn)設(shè)置通知正文:“一、參賽對(duì)象”標(biāo)題文字，黑體，四號(hào)，段前段后為0.5行，段落首航縮進(jìn)兩個(gè)字符，其余按照默認(rèn)第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)通知正文的主要內(nèi)容的幾段文字，段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符，行距為1.5倍行距，小四號(hào)，其余按照默認(rèn)單位署名和發(fā)文時(shí)間：四號(hào)字，段落右對(duì)齊且段前距設(shè)置0.5行主題詞一行：設(shè)置段落格式左對(duì)齊，黑體，四號(hào)最后一行：小四號(hào)，楷體，段落左對(duì)齊且上下個(gè)輸入一行水平線字體、段落設(shè)置要求第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)文檔的頁面設(shè)置紙型：A4方向：縱向頁邊距：上下左右2.15cm、2.15cm、1.8cm、1.8cm裝訂線：頁眉頁腳：垂直對(duì)齊方式每頁行數(shù)和每行的字?jǐn)?shù)：A4(44行、每行39個(gè)漢字)第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)文字和符號(hào)的錄入1．選擇漢字輸入方法 可以利用鼠標(biāo)單擊任務(wù)欄上的“輸入法指示器”En圖標(biāo)，從彈出的菜單中選取漢字輸入方法；也可以按鍵盤上的Ctrl+Space組合鍵，在英文輸入方法和默認(rèn)的中文輸入方法之間切換，按鍵盤上的Ctrl+Shift組合鍵，可以在各種漢字輸入方法之間切換。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)2．文本內(nèi)容的輸入在錄入過程中，原則上應(yīng)進(jìn)行單純錄入，然后再進(jìn)行編輯排版。單純錄入的原則是：（1）不要用空格鍵進(jìn)行字間距的調(diào)整以及標(biāo)題居中、段落首行縮進(jìn)的設(shè)置。（2）不要用回車鍵進(jìn)行段落間距的排版，當(dāng)一個(gè)段落結(jié)束時(shí)，才按回車鍵。（3）不要用連續(xù)按回車鍵產(chǎn)生空行的方法進(jìn)行內(nèi)容分頁的設(shè)置。同時(shí)，輸入文本時(shí)還需要注意：輸入文本有插入和改寫兩種狀態(tài)，要根據(jù)需要進(jìn)行選取，在兩種狀態(tài)之間進(jìn)行切換可以按Insert鍵，或者用鼠標(biāo)雙擊狀態(tài)欄上的改寫標(biāo)志。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)3．特殊符號(hào)的錄入文檔中除了文字外，有時(shí)還需要輸入一些符號(hào)（例如：♂、※、◎、№、§等）

符號(hào)的輸入方法主要有四種：（1）菜單法（2）工具欄法（3）軟鍵盤法（4）鍵盤法4．文檔錄入后的聯(lián)機(jī)校對(duì)第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)文檔內(nèi)容的編輯1．光標(biāo)定位 光標(biāo)定位是將插入點(diǎn)放到文本中適當(dāng)位置，它是進(jìn)行文字編輯和排版操作的基礎(chǔ)。操作時(shí)，移動(dòng)鼠標(biāo)指針將插入點(diǎn)移動(dòng)到光標(biāo)要定位位置，然后單擊鼠標(biāo)即可。2．選定文本（1）選擇內(nèi)容較少并且不是整段的選取（2）選擇內(nèi)容多但不是全文時(shí)的選?。?）使用看不見的選擇欄（4）利用快捷鍵操作選取第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)選取對(duì)象時(shí)，讀者可以適當(dāng)使用以下幾個(gè)常見的快捷操作方法。

Ctrl+A：選擇全部文檔 三擊所選段落：選擇整段Alt+移動(dòng)鼠標(biāo)：選擇矩形文本塊

Ctrl+單擊選擇欄：選擇全文檔選定的簡(jiǎn)化第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)3、修改文本技巧 操作者在需要修改文檔內(nèi)容時(shí)，應(yīng)該首先選取出錯(cuò)內(nèi)容的文本，然后直接輸入新的文本，這樣既可以刪除所選文本，又在所選文本處插入新的內(nèi)容。4．復(fù)制、移動(dòng)、刪除文本 首先必須選擇所要操作的文本，然后才能進(jìn)行復(fù)制、移動(dòng)、刪除操作。操作方法有：（1）利用快捷鍵（2）菜單方法（3）工具欄按鈕方法（4）鼠標(biāo)拖動(dòng)方法第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)5．“選擇性”粘貼的作用 粘貼”是將復(fù)制或剪切的內(nèi)容原封不動(dòng)地放置到目標(biāo)位置，但是有時(shí)若只想要其中的文字，而不要其格式，這個(gè)時(shí)候就可以使用“選擇性粘貼”。6．撤消和恢復(fù)操作 在對(duì)文檔進(jìn)行編輯的過程中，Word會(huì)自動(dòng)記錄最近的一些操作，用戶可以選擇撤消一些錯(cuò)誤操作。另外，如果又要取消撤消這個(gè)操作，也可以用恢復(fù)操作來達(dá)到目的。

第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)撤消操作的方法是：選擇“編輯”|“撤消”命令，或者單擊常用工具欄上的“撤消”按鈕。不過，最簡(jiǎn)單的方法還是使用快捷鍵Ctrl+Z。 恢復(fù)操作的方法是：選擇“編輯”|“恢復(fù)”命令，或者單擊常用工具欄上的“恢復(fù)”按鈕。不過，最簡(jiǎn)單的方法還是使用快捷鍵Ctrl+Y或者單獨(dú)按F4。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)字體與段落格式排版

文檔中字體和段落格式排版的基本設(shè)置通過格式工具欄就可實(shí)現(xiàn)，復(fù)雜設(shè)置分別通過“格式”菜單下的“字體”、“段落”命令進(jìn)行操作。 另外，當(dāng)一篇文章中某一些字體和段落的格式相同時(shí)，為提高排版效率而又能達(dá)到風(fēng)格一致的效果，可以通過使用“格式刷”按鈕來實(shí)現(xiàn)格式的復(fù)制第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)文檔的頁面設(shè)置單擊“文件”|“頁面設(shè)置”命令，可以打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框,可以設(shè)置以下步驟：說明：雙擊標(biāo)尺，也可以快速而方便打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框1．設(shè)置紙張大小和方向2．調(diào)整頁邊距3．設(shè)置頁眉、頁腳不同以及垂直對(duì)齊方式4．確定每頁中的行數(shù)和每行的字符數(shù)第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)打印效果的預(yù)覽（1）單擊工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，或者單擊“文件”|“打印預(yù)覽”項(xiàng)，屏幕立即出現(xiàn)打印預(yù)覽窗口，（2）打印預(yù)覽窗口中有一個(gè)工具欄（3）當(dāng)內(nèi)容沒有全部顯示完時(shí)，可單擊滾動(dòng)條上的下三角按鈕繼續(xù)預(yù)覽下面的內(nèi)容。（4）單擊“關(guān)閉”按鈕，即可返回到編輯窗口界面。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)文檔的打印輸出1．打印操作的基本步驟2．打印操作的其他方式第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)辦公室文字處理的基本規(guī)范1．公文種類 我國(guó)各級(jí)機(jī)關(guān)正式發(fā)布的公文歸納為：命令、議案、決定、意見、公告與通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函和會(huì)議紀(jì)要。此外，黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在工作中還經(jīng)常使用一些其他文字材料，習(xí)慣上稱為機(jī)關(guān)常用公文，主要有計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、會(huì)議報(bào)告、記錄、大事記、論文等。第一章辦公自動(dòng)化培訓(xùn)2．公文格式 所謂公文格式是指公文的組成項(xiàng)目及其區(qū)域劃分、公文的書寫、字體字號(hào)、用紙規(guī)格和樣式。公文格式是公文具有權(quán)威性和約束力的具