文件控制程序

文獻(xiàn)控制程序1.目的對(duì)質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)進(jìn)行控制，確保各有關(guān)場(chǎng)合使用的文獻(xiàn)為有效版本。2.合用范疇合用于與質(zhì)量管理體系全部文獻(xiàn)的控制，涉及工藝技術(shù)文獻(xiàn)和外來文獻(xiàn)。3.職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)同意公布《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文獻(xiàn)》。3.2管理者代表負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文獻(xiàn)》的審核。3.3綜合部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)、質(zhì)量檢查有關(guān)文獻(xiàn)的編制、管理。3.4研發(fā)部負(fù)責(zé)技術(shù)類文獻(xiàn)的編制；銷售部負(fù)責(zé)產(chǎn)品合同、顧客滿意度調(diào)查等文獻(xiàn)的管理；研發(fā)部負(fù)責(zé)產(chǎn)品生產(chǎn)過程中有關(guān)文獻(xiàn)的編制、管理；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)過程、物流運(yùn)輸?shù)任墨I(xiàn)的管理；3.5行政部負(fù)責(zé)行政辦公及其它法律法規(guī)等外來文獻(xiàn)保管及管理。4.程序4.1文獻(xiàn)的保管4.1.1《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文獻(xiàn)》由綜合部保管。4.1.2管理、作業(yè)文獻(xiàn)，如部門管理制度、工藝文獻(xiàn)、操作規(guī)程等，由各有關(guān)部門自行保存并報(bào)綜合部備案存檔。4.1.3全部統(tǒng)計(jì)，按照《統(tǒng)計(jì)控制程序》規(guī)定保管。4.1.4內(nèi)部行政辦公文獻(xiàn)及外來文獻(xiàn)，涉及法律法規(guī)及上級(jí)文獻(xiàn)、國(guó)家和行業(yè)原則等由行政部負(fù)責(zé)怪案保管。4.2文獻(xiàn)的編碼4.2.1質(zhì)量手冊(cè):WCS—SC—C-其中，YSD代表我司名稱簡(jiǎn)寫,SC代表《質(zhì)量手冊(cè)》簡(jiǎn)寫,C代表版本號(hào)，代表年份。4.2.2程序文獻(xiàn):WCS—CX—7.5—01其中,WCS代表我司名稱簡(jiǎn)寫、CX代表《程序文獻(xiàn)》簡(jiǎn)寫、7.5代表原則章節(jié)號(hào)、01代表程序文獻(xiàn)序號(hào)4.2.3統(tǒng)計(jì)：JL—7.1.3—01其中JL代表統(tǒng)計(jì)簡(jiǎn)寫；7.1.3代表原則條款號(hào)；01代表統(tǒng)計(jì)序號(hào)。4.2.4管理文獻(xiàn)：WCS/XZ—GL—01其中，WCS/XZ代表公司行政部，GL代表管理性文獻(xiàn)；01代表序號(hào)。4.2.5外來文獻(xiàn)：外來文獻(xiàn)的編制執(zhí)行其原有書號(hào)或原則號(hào)。4.3文獻(xiàn)的編制、審核、同意、發(fā)放及評(píng)審4.3.1質(zhì)量手冊(cè)和有關(guān)程序文獻(xiàn)由綜合部組織編制，管理者代表審核，總經(jīng)理同意公布，綜合部負(fù)責(zé)登記和發(fā)放。4.3.2各部門根據(jù)其職責(zé)和權(quán)限編制有關(guān)的管理和技術(shù)文獻(xiàn)，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理同意后，由綜合部登記、發(fā)放并實(shí)施。4.3.3綜合部負(fù)責(zé)擬定文獻(xiàn)的發(fā)放范疇，應(yīng)確保全部場(chǎng)合和部門都能得到有關(guān)文獻(xiàn)合用狀況版本。文獻(xiàn)的發(fā)放和回收均應(yīng)填寫文獻(xiàn)發(fā)放（回收）統(tǒng)計(jì)。4.4文獻(xiàn)的受控狀態(tài)全部文獻(xiàn)分受控和非受控兩種狀態(tài)。受控文獻(xiàn)應(yīng)在封面標(biāo)記受控并填寫分發(fā)序號(hào)。非受控文獻(xiàn)發(fā)放時(shí)辦理簽收手續(xù)即可。4.5文獻(xiàn)的修改4.5.1文獻(xiàn)的修改由該文獻(xiàn)原編制部門進(jìn)行。修改人應(yīng)認(rèn)真填寫文獻(xiàn)更改告知單，經(jīng)文獻(xiàn)的原審批部門、領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行修改。4.5.2全部被修改的原文獻(xiàn)應(yīng)由綜合部收回，以確保有效文獻(xiàn)的唯一性。4.6文獻(xiàn)的領(lǐng)用4.6.1綜合部應(yīng)建立文獻(xiàn)發(fā)放（回收）統(tǒng)計(jì)。4.6.2以舊換新的文獻(xiàn)，分發(fā)號(hào)不變。因丟失而補(bǔ)發(fā)的文獻(xiàn)，應(yīng)予以補(bǔ)充，發(fā)放部門做好對(duì)應(yīng)的統(tǒng)計(jì)。4.7文獻(xiàn)的保存、作廢與銷毀4.7.1文獻(xiàn)的保存1）各部門對(duì)其所使用的全部文獻(xiàn)（涉及外來文獻(xiàn)）建立部門受控文獻(xiàn)清單；綜合部建立我司的受控文獻(xiàn)清單和外來文獻(xiàn)清單。2）全部與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)都應(yīng)分類寄存于安全的地方；任何人不得在有效文獻(xiàn)上亂涂亂畫；不得私自外借；應(yīng)確保文獻(xiàn)清晰、易于識(shí)別和檢索。4.7.2文獻(xiàn)的作廢和銷毀1)綜合部將作廢或銷毀文獻(xiàn)及時(shí)從使用場(chǎng)合撤出，在原發(fā)放統(tǒng)計(jì)中注明收回日期并由原領(lǐng)用人簽字，加蓋作廢章。使用場(chǎng)合如需保存已作廢的文獻(xiàn)時(shí)，則對(duì)這些文獻(xiàn)加保存作廢標(biāo)記，且只能作為參考使用。2)需銷毀的文獻(xiàn)，由有關(guān)部門填寫文獻(xiàn)銷毀申請(qǐng)表經(jīng)綜合部審核、管理者代表同意后實(shí)施銷毀。4.7.3文獻(xiàn)借閱和復(fù)制如需借閱和復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)，借閱人到綜合部辦理有關(guān)手續(xù)。4.8外來文獻(xiàn)的控制對(duì)于與產(chǎn)品有關(guān)的國(guó)家和行業(yè)原則、政府及其它管理、監(jiān)督機(jī)構(gòu)發(fā)放的法規(guī)等文獻(xiàn)，由行政部識(shí)別其合用性后統(tǒng)一登記在外來文獻(xiàn)清單中。5.有關(guān)文獻(xiàn)質(zhì)量文獻(xiàn)編號(hào)規(guī)范統(tǒng)計(jì)控制程序6.統(tǒng)計(jì)受控文獻(xiàn)清單外來文獻(xiàn)清單