合同管理制度范文

合同管理制度第一章總則第一條為加強合同的管理，規(guī)范和約束公司的經(jīng)營行為，維護公司的正當權(quán)益，杜絕風險存在，根據(jù)《合同法》及有關法律法規(guī)，結(jié)合公司的實際狀況，特制訂本制度。第二條公司對外發(fā)生下列業(yè)務，均須以書面形式訂立合同。1、對外投資（接受投資）；2、借入（借出）款項（不含公司內(nèi)借款）；3、分兩次以上收（付）款的單筆業(yè)務；4、服務期限在4個月以上的單次收（付）款業(yè)務；5、單次付款（收款）金額在10,000元以上的生產(chǎn)經(jīng)營用原材料、機器設備（產(chǎn)品）采購（銷售）業(yè)務。第三條合同標的含有招投標條件的，普通通過招投標程序再訂立合同。第四條公司對合同實施專業(yè)歸口管理，法人委托書管理，合同專用章管理。第五條本制度合用于x公司。第六條本制度由總則、合同有關部門的職責、合同訂立條件、合同重要內(nèi)容、合同訂立、合同推行和評價、合同的變更解除、合同糾紛的解決、合同章及合同的管理、附則十部份構(gòu)成。第二章合同有關部門的職責第七條公司的合同主管部門為法務部（行政暫兼），全方面負責法律咨詢、法律事務和合同管理的日常工作，其具體職責：1、負責聯(lián)系公司聘任法律顧問，法律顧問參加公司合并、分立，投資、入股等重大合同談判、簽約的法律咨詢服務；負責對公司委托審查的合同提出法律意見，供決策參考：接受委托解決各類合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解，代理仲裁、訴訟案件等法律事務工作；2、參加公司重大工程、采購及投資項目的談判；負責從財務角度對合同進行審核把關；3、負責管理公司合同專用章，建立合同臺賬，填寫合同報表，保管合同文本、變更函件與合同有關的資料，辦理合同資料年終究檔，建立合同檔案（合同檔案原件由行政部、財務部各執(zhí)一份）。第八條合同承接部門指公司內(nèi)部需訂立合同的部門；合同承接部門由業(yè)務對口的分管領導負責；承接人指具體負責合同訂立的公司員工。l、合同承接部門重要職責：1.1在授權(quán)范疇內(nèi)負責談判、訂立合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；1.2根據(jù)“誰訂立合同誰負責”的原則，對本部門所承接訂立合同的主體資格，履約能力的可靠性，合同內(nèi)容的正當性、嚴密性、可行性及其執(zhí)行成果負直接、重要責任；1.3負責按質(zhì)、按量、準時全方面推行合同，避免出現(xiàn)違約給公司造成損失；1.4協(xié)調(diào)對方及與合同有關部門的關系。2、合同承接人重要職責：2.1承接人對客戶資信調(diào)查的真實性負直接責任；2.2負責本部門合同文本及有關文書的起草，送部門負責人修改，再由法務人員斟酌完善；2.3送有關部門會簽；2.4呈送分管領導復核審批；2.5及時掌握合同推行的進展狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時向部門經(jīng)理報告，并提出解決問題的意見和建議；2.6負責保管合同文書及與推行、變更、轉(zhuǎn)讓、解除合同的有關文獻，及時送交合同主管部門行政部、財務部歸檔。第三章合同訂立條件第九條公司法定代表人對承接人訂立合同實施授權(quán)委托代理制度。承接人根據(jù)經(jīng)有關權(quán)限人簽字審批后的“合同評審簽發(fā)單”代表法定代表人訂立合同。承接人未辦理“合同評審簽發(fā)單”對外訂立的合同無效（其經(jīng)辦人將負全責）。第十條合同承接部門對經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查含有下列條件的，方可辦理簽約手續(xù)。1、“合同評審單”中的評審流程已完畢；2、根據(jù)合同性質(zhì)擬定合同類別，對的使用合同示范文本；3、對方應含有的條件：3.1對新客戶（供應商）的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證以及履約能力的有關證件經(jīng)審查正當、真實、可靠；對已有業(yè)務關系的客戶（供應商）應審查其以往付款狀況，以及近期經(jīng)營狀況有無負面的重大變動；3.2所需的生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證、產(chǎn)品合格證、計量合格證、建筑工程資質(zhì)證、裝修資質(zhì)證、物業(yè)管理資質(zhì)證、廣告許可證等有關法定證件齊備；3.3正式規(guī)范的委托代理手續(xù)、簽字蓋章手續(xù)、審批手續(xù)；3.4合同訂立人的身份、資格，正當有效。4、合同內(nèi)容含有正當性、嚴密性、可靠性。合同條款齊備、文字精確，風險控制到位。第四章合同重要內(nèi)容第十一條合同重要內(nèi)容涉及以下八項：1、當事人的基本狀況：①當事人的姓名（自然人）或名稱（經(jīng)濟組織）；②法定代表人（負責人）；③住所（自然人的戶口所在地或常住地址、經(jīng)濟組織的重要辦事機構(gòu)或重要經(jīng)營場地）；④電話、傳真；⑤營業(yè)執(zhí)照號；⑥銀行賬號；2、合同標的：標的是指合同各方當事人權(quán)利義務指向的對象。如買賣合同中的具體買賣的物品、工程合同中的工程范疇等；3、數(shù)量；4、質(zhì)量；5、價款、結(jié)算方式和付款方式；6、推行期限、地點和方式；7、違約責任；8、解決爭議的方法。第五章合同訂立第十二條合同訂立程序，普通涉及調(diào)研準備階段和洽談簽約兩個階段。調(diào)研準備招標工作合同談判起草合同合同評審合同簽字合同歸檔外部手續(xù)對方證照復印件前期調(diào)查表公示開標會議統(tǒng)計開標記錄表招標工作小組名單合同談判會議記錄合同文本合同評審單公司有關授權(quán)負責人簽字（蓋章）第十三條調(diào)研準備階段l、訂約資格與履約能力的調(diào)查。按照對客戶資信調(diào)查的規(guī)定，對新開客戶要即時調(diào)查，長久客戶要定時考察的規(guī)定，合同正式訂立前，對于新客戶，承接部門需填寫“前期調(diào)查表”，對客戶資信狀況做出評價，部門負責人簽字，作為審批合同的附件；2、可行性研究。擬定了目的市場與客戶關系后，應根據(jù)公司的經(jīng)營意圖和本身特點、市場需求制訂出經(jīng)營方案。作為對外洽談、交易的根據(jù)。第十四條洽談簽約階段：1、合同談判：合同談判應由含有合同談判經(jīng)驗并含有對應技術、經(jīng)濟和法律知識的人員負責；重大或法律關系復雜的合同應由合同主管領導和承接部門聯(lián)合構(gòu)成談判小組。合同談判小組負責人由董事長擬定。合同承接部門為合同談判小組牽頭部門，負責對談判要點進行紀錄，形成“談判會議紀錄”并由談判小構(gòu)組員簽字確認。2、合同起草：合同起草原則上由承接部門的談判人員或談判小組負責，必要時可由律師根據(jù)談判要點起草和修正。合同起草應做到標的明確、平等互利、內(nèi)容齊全、條款完備、責任明確、風險控制到位。3、合同評審：合同承接部門的承接人員應填寫“合同評審單”，將合同文本、合同對方資料、招標有關資料送至有關要限人評審，必要時還須提供合同訂立背景狀況闡明。若評審人提出有需要修改的地方，應由承接人修改后重新執(zhí)行修改、復審及完善。3.1合同金額評審人權(quán)限，合同總價在300，000元下列的總經(jīng)理為最后評審人；合同總價超出300，000元的，董事長為最后評審人；3.2合同條款評審人分為專業(yè)評審人和普通評審人兩種。普通評審人根據(jù)合同金額擬定最后評審人（評審小組人員由董事長選定）；3.2.1工程類合同①本制度所稱建設工程指建筑工程、設備安裝工程、基礎設施工程（供水、供電、煤氣燃氣、供暖、通訊、智能化、社區(qū)配套、環(huán)境工程、公建）等；②工程合同由工程部負責起草、談判。建設工程合同條款的起草應參考《建設工程施工合同示范文本》（GF-91-0201）(工商同字(1991)第83號）及《建設工程價款結(jié)算暫行方法》（財建[]369號）。建設工程合同及合同預算須送造價審計部、財務部審核；③工程合同需經(jīng)工程師（質(zhì)量、工期、形象進度等技術部分）、預算師（合同價款、計價方式、費用、經(jīng)濟簽證等）、財務經(jīng)理（付款方式）進行專業(yè)評審后，方可提交合同承接部門的分管副總（就合同條款的正當性、完整性負第一責任）、總經(jīng)理、董事長進行普通評審。工程類合同評審附屬文獻涉及：施工圖、預算書、招標文獻、投標文。合同對方應提供施工資質(zhì)證復印件。3.3合同均需財務經(jīng)理進行專業(yè)評審后，提交合同承接部門的分管副總（就合同條款的正當性、全方面性）、總經(jīng)理、董事長、進行普通評審。4、合同定稿：合同由承接部門經(jīng)理和分管領導根據(jù)評審意見定稿。若評審人會簽的有“需修改”意見，則需重新修改和評審。對于評審意見無法達成一致同意的，為不耽擱時間將由合同金額最后評審人直接定稿（附公司文獻號）。歷次“合同評審簽發(fā)單”作為最新“合同評審簽發(fā)單”的附件，合同承接部門不得廢棄。5、簽字蓋章：定稿的合同，承接人可憑“合同評審單”簽字，并持“合同評審單”申請加蓋合同專用章。公司合同一律蓋“合同專用章”，凡申請蓋公章的，須由合同專用章保管人簽字同意。6、合同原件資料歸檔：全部合同普通公司留存兩份。7、外部有關手續(xù)：法律法規(guī)規(guī)定需經(jīng)專門機關同意的合同，合同訂立后應由承接部門辦理審批手續(xù)；凡國家規(guī)定需經(jīng)有關部門登記或備案的合同，必須向規(guī)定的部門申請登記或備案；凡按有關規(guī)定必須鑒證的合同，必須申請鑒證；法律規(guī)定或合同商定進行公證的合同必須進行公證。第六章合同推行和評價第十五條合同的推行階段1、承接部門負責組織、協(xié)調(diào)合同規(guī)定的公司義務的全方面推行，督促檢查、驗收、確認合同對方義務的推行。合同承接人應將合同的推行狀況及時向董事長報告；2、合同訂立后，承接部門應在2日內(nèi)將合同文本復印件送達與推行合同有關的部門并將合同義務分解貫徹；3、對應驗收的標的物，應由有關部門驗收后訂立驗收證明。對驗收不合格或與合同規(guī)定不符的標的物，應由承接部門在即日提出書面意見，按國家規(guī)定或合同商定的時間向?qū)Ψ教岢霎愖h，盡快采用適宜方法解決；4、凡不按合同規(guī)定的結(jié)算方式辦理收款和支付手續(xù)的，財務部有權(quán)回絕辦理。財務部經(jīng)理應隨時督促合同承接部門保障合同雙方如約推行合同；5、合同承接部門應定時對到期合同推行狀況進行檢查。問題較大的應書面上報董事長。第十六條總結(jié)評價階段合同承接部門要對重大合同的推行狀況按進行總結(jié)，分析執(zhí)行成果，評價合同伙伴，總結(jié)經(jīng)驗教訓。第七章合同的變更、解除第十七條合同雖已訂立，但發(fā)現(xiàn)顯失公平、重大誤解或?qū)Ψ接衅墼p行為，嚴重損害公司利益的，合同承接部門應及時與對方協(xié)商變更或解除合同，并以“工作審批單”逐級審批報告，申請采用正當有效的方法，制止危害行為的發(fā)生，必要時可請求仲裁機構(gòu)或人民法院予以變更或撤銷。第十八條對于工程類合同在執(zhí)行過程中涉及經(jīng)濟簽證的，合同承接部門應根據(jù)明確的修改圖紙，則按圖紙計算變更工程量；如無明確圖紙須進行現(xiàn)場丈量確認，并繪制圖紙或拍照錄像，以保存第一手原始資料。第十九條經(jīng)雙方協(xié)商變更、解除合同的內(nèi)容，應訂立書面合同，訂立的補充合同按正常合同依本制度的規(guī)定辦理手續(xù)，作為原合同的附件進行管理。第八章合同糾紛的解決第二十條合同違約必須依法承當違約責任。對方違約要按規(guī)定索取違約金，如造成經(jīng)濟損失還應索取賠償金；我方違約或給對方造成經(jīng)濟損失應由承接部門查清因素，以“工作審批單”形式逐級審批后按規(guī)定辦理違約金和賠償手續(xù)。第二十一條發(fā)生合同糾紛后，承接部門應首先及時與對方協(xié)商解決。因?qū)Ψ截熑我l(fā)的糾紛，應堅持原則，保障我公司正當權(quán)益不受侵犯；因我公司責任引發(fā)的糾紛，應尊重對方的正當權(quán)益，主動承當責任，并盡量采用補救方法，減少我公司損失；因雙方責任引發(fā)的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。對于雙方經(jīng)協(xié)商達成一致意見時，應訂立書面合同，訂立的補充合同按正常合同依本方法的規(guī)定辦理手續(xù)，作為原合同的附件進行管理。第二十二條發(fā)生合同糾紛協(xié)商不成時，承接部門應于三個工作日內(nèi)以“工作審批單”形式上逐級審批，并在法定代表人的授權(quán)下配合律師向有管轄權(quán)的仲裁機構(gòu)申請仲裁或向法院起訴，任何部門不準私自對外委托有關部門或個人解決糾紛（對外公布消息對口統(tǒng)一）。第九章合同的管理第二十三條法務部作為合同的主管部門，合同的具體份數(shù)按實際狀況擬定，但我公司最少留存兩份原件，合同管理部門行政部一份、