行政管理培訓(xùn)課件

行政工作統(tǒng)籌實務(wù)2021/5/91中國人的人格理想神于天，圣于地2021/5/92為人處事2021/5/93什么是管理2021/5/94管理=管你？2021/5/95管理自己的六力組織、控制創(chuàng)新教導(dǎo)、感召凝聚2021/5/96我們對管理的態(tài)度

2021/5/97行政：

是指國家機能中立法和司法以外的全部機能的總稱。

“行政”指的是一定的社會組織，在其活動過程中所進(jìn)行的各種組織、控制、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等活動的總稱。

什么是行政2021/5/98行政管理：

就國家而言，就是依法行使國家權(quán)力的一種管理；就機關(guān)組織或企業(yè)內(nèi)部來說，就是一般的行政事務(wù)的職能管理。什么是行政管理？2021/5/99企業(yè)行政管理的內(nèi)容

企業(yè)的行政管理工作內(nèi)容包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理。具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、檔案管理、會議管理、涉外事務(wù)管理，生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。2021/5/910包括機關(guān)、企事業(yè)、團體等內(nèi)部負(fù)責(zé)管理、服務(wù)工作的行政人員、后勤人員、文秘人員等所謂“行政管理人員”2021/5/911日常事務(wù)管理會議管理自身建設(shè)員工保護輔助高管公文管理通訊管理行政部門工作內(nèi)容行政管理工作具有以下六大特點：一、綜合性強二、政策性強三、時間性強四、工作內(nèi)容繁雜五、聯(lián)系廣泛六、被動性和突破性強行政部門范圍與特點2021/5/912行政工作主要管理對象行政主管文員、秘書行政職員工勤人員行政工作團隊2021/5/913理行政管理的基本原則法制原則服務(wù)原則責(zé)任原則效率原則透明原則2021/5/914什么樣的人適合做行政管理人員個人條件個性要求品質(zhì)要求2021/5/915男人適合做行政文秘工作嗎？討論：2021/5/916如何獲取快速成長的能量2：裂變式：學(xué)習(xí)，實踐，反思……能力能量獲得模式1：累加式：學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)……職位能量能力能量能量來源802050502080一般優(yōu)秀卓越釋放2021/5/917知識類型內(nèi)容專業(yè)知識財務(wù)管理、資本運作、投資、風(fēng)險、

金融知識、政策法規(guī)管理知識戰(zhàn)略管理、公司治理、團隊、溝通相關(guān)知識企業(yè)所處的行業(yè)知識、市場營銷、采購、供應(yīng)鏈、庫存管理、生產(chǎn)管理知識結(jié)構(gòu)與管理2021/5/918角色定位與行政管理2021/5/919我們認(rèn)識自己嗎？2021/5/9202021/5/921怎樣利用了解之窗？不知道知道盲目區(qū)知道開放區(qū)未知區(qū)不知道隱藏區(qū)別人自己相互尊重共同交流虛心聽取認(rèn)真回應(yīng)開誠布公實話實說相互尊重共同探討美國著名社會心理學(xué)家約瑟夫和哈瑞對如何提高人際交往成功的效率,提出了一個名為“約哈瑞窗戶”的理論2021/5/922你的潛能都開發(fā)了嗎?2021/5/9232021/5/9242021/5/9252021/5/926

測試題如下：

一個記事本和一支鋼筆的總價格是１.１元，記事本比鋼筆貴１元，請問鋼筆的價格是多少？

2021/5/927正確答案是鋼筆價格為５分錢，記事本價格為１塊０５。

研究人員發(fā)現(xiàn)，三分之一的人答對。那些答錯的人給出的答案是“１塊錢”。

研究人員把答對者歸類為“思考型”。這類人用左腦思考，思維深入、細(xì)膩且有邏輯，理財意識和能力較強。

答錯者則屬于“直覺型”。他們通常用右腦思考，易沖動，信用卡經(jīng)常欠賬，較少能存錢，不關(guān)心也不擅長理財。2021/5/928“三位一體”上司同事下屬2021/5/929是上級的窗口和橋梁完成目標(biāo)同時實現(xiàn)自身的發(fā)展和提升是上級的輔助者和補充者是上級的執(zhí)行者和推動者作為下屬的四項職業(yè)準(zhǔn)則下屬同事上司2021/5/930

下屬同事上司內(nèi)部客戶是同事是配合者是競爭者2021/5/931作為上司時的六大角色業(yè)務(wù)骨干計劃者執(zhí)行者教練員團隊領(lǐng)袖溝通者下屬上司同事2021/5/932角色定位與用人序號關(guān)系忠誠才能命名1親忠才經(jīng)營核心2親忠庸事業(yè)輔佐3親逆才恃才自傲4親逆庸不肖子弟5疏忠才事業(yè)伙伴6疏忠庸耳目眼線7疏逆才防范對象8疏逆庸邊際人員2021/5/9332021/5/934角色定位與用人序號關(guān)系忠誠才能命名1親忠才經(jīng)營核心2親忠庸事業(yè)輔佐3親逆才恃才自傲4親逆庸不肖子弟5疏忠才事業(yè)伙伴6疏忠庸耳目眼線7疏逆才防范對象8疏逆庸邊際人員2021/5/935不同層次人員的工作重點類別基層中層高層例行工作70%20%10%遵守規(guī)定對例行工作的驗收檢查終端的符合性問題工作20%60%20%發(fā)現(xiàn)，并報告分析、查找根源，提出解決方案及需要的資源批準(zhǔn)方案提供資源創(chuàng)新工作10%20%70%在新的例行工作中創(chuàng)新方法不走樣的復(fù)制創(chuàng)新工作，并轉(zhuǎn)化為可操作的程序新的思路、方向、路線，否定自己過去，并試驗2021/5/936A（態(tài)度）德S（技能）才你是屬于什么樣的人才？2021/5/937輔助決策工作信息工作文書工作會務(wù)工作文書立卷和檔案管理工作查辦工作行政事務(wù)工作上司交辦的其他工作行政人員的日常工作2021/5/938行政人員的日常工作（表一）工作具體內(nèi)容輔助決策決策是上司的責(zé)任，行政管理人員不可替代，但是在上司決策過程中，要發(fā)揮輔助作用。信息工作行政管理人員必須建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，保持暢通的信息渠道，必須善于廣泛地從多方面收集信息，并對信息及時整理、篩選、加工、利用和儲存。文書工作文書是單位行使職權(quán)、進(jìn)行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，也是行政管理重要的經(jīng)常性工作。會務(wù)工作凡有一定規(guī)模的會議，都有大量的會務(wù)工作，通常由行政部門承辦。大型會議則可設(shè)專門的會議機構(gòu)，原有的行政部門參與其中，常成為會務(wù)機構(gòu)的組織者。公關(guān)工作這是一項直接與人打交道的工作，包括來信的處理，來訪的接待，對報刊上的批評、投訴、建議的處理等。2021/5/939工作具體內(nèi)容檔案工作

單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。

行政事務(wù)工作包括財務(wù)管理、生活管理、環(huán)境管理、保安管理、食堂管理、衛(wèi)生管理、車輛管理及接待工作。上司交辦的其他工作這種工作帶有臨時性和偶發(fā)性，有時也有突發(fā)性。如協(xié)助上司找人找資料，代表上司接待客人，探望、慰問生病員工，了解、處理某些臨時任務(wù)等。這也是我們的經(jīng)常性工作之一，不可視為額外任務(wù)。行政人員的日常工作（表二）2021/5/940行政管理人員日常工作的三大特征日常工作的時效性計劃性與針對性利益的誘導(dǎo)性2021/5/941辦公室事務(wù)2021/5/942辦公室管理氣派個性舒適美觀和諧便利環(huán)保健康實用、方便良好辦公環(huán)境五大標(biāo)準(zhǔn)安全環(huán)境顏色環(huán)境綠化環(huán)境設(shè)備環(huán)境光線環(huán)境空氣環(huán)境聲音環(huán)境辦公室布置的環(huán)境要求2021/5/943公文寫作基礎(chǔ)2021/5/944公文的含義？2021/5/945我國現(xiàn)行黨政機關(guān)使用的文種

我國現(xiàn)行黨和各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)使用的文件有14個：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。國家行政機關(guān)使用的公文種類有13個:命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。上述文件共27個，其中9個是相同的，即：決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函、會議紀(jì)要；不同的有9個，其中屬黨的機關(guān)的有5個，即：公報、指示、決議、條例、規(guī)定；屬國家行政機關(guān)有4個，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個文件是黨和國家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。

2021/5/946公文的分類

按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。按其密級要求，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。

2021/5/947寫作特點簡明準(zhǔn)確樸實莊重規(guī)范2021/5/948分清寫作文類指揮性規(guī)范性報請性通知性記錄性報道性2021/5/949寫作程序2021/5/950公文的作用領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用行為規(guī)范作用宣傳教育作用聯(lián)系與知照作用依據(jù)與憑證作用2021/5/951通知會議性通知任免通知指示性通知2021/5/952

會議通知的時效性強，應(yīng)提前發(fā)文，估計有足夠的時間收文，以便與會人員做好準(zhǔn)備，按時到會。 會議原因要寫得簡短。會議內(nèi)容、安排、要求要寫得具體

會議性通知2021/5/953通知[***（發(fā)文機關(guān)名稱）關(guān)于召開***的通知]

資訊部員工：鑒于資訊部員工目前對業(yè)務(wù)還不熟練，決定星期六進(jìn)行培訓(xùn)。詳情請見下表：

其他事項：提供午餐與會過程中不得大聲喧嘩，不得無故遲到早退，需做好筆記特此通知！**公司資訊部（公章）

2009年3月3日

時間地點人員準(zhǔn)備材料2021/5/954任免通知任免根據(jù)任免日期被任免人員的姓名和職務(wù)2021/5/955

通知

經(jīng)董事會決定，王某某在其任職期間內(nèi)，貪污公款，情節(jié)嚴(yán)重，從2009年3月7日始，罷免其總經(jīng)理職務(wù)。**公司董事會（簽章）

2009年3月7日2021/5/956通知的依據(jù)：為什么發(fā)此通知，然后一句話作過渡語，如“現(xiàn)通知如下”，轉(zhuǎn)入主題內(nèi)容。主題內(nèi)容：具體事項結(jié)尾部分：一般寫執(zhí)行要求“以上事項望認(rèn)真執(zhí)行”。

指示性通知2021/5/957

通知由于近來公司員工不太注意形象，為優(yōu)化公司形象，現(xiàn)通知如下：周一至周四，所有員工按《員工手冊》上的要求著裝，周五可穿休閑一些的服裝上班，但不得濃妝艷抹和奇裝異服。以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行！

**公司行政部（蓋公章）

2009年3月5日

2021/5/958公文寫作注意事項名稱數(shù)字規(guī)范計量單位的規(guī)范2021/5/959練習(xí)請找出下列哪一個成文日期標(biāo)注是正確的?二零零九年六月十二日二00九年一月拾二日0九年八月二十日二00九年.伍月.十二日12/9/092021/5/960應(yīng)用到公文寫作中的數(shù)字表述下列哪個是正確的?5萬6千人97年12月出席十人,缺席子6人56000人2021/5/961規(guī)范簡稱示例：

中共深圳市委員會2021/5/962練習(xí)中共深圳市黨委。2021/5/963《關(guān)于舉辦老年秧歌比賽事項》2021/5/964《***管理處關(guān)于舉辦端午節(jié)龍舟比賽的請示報告》2021/5/965公文簽發(fā)人示例：胡錦濤主席2021/5/966標(biāo)題示例：

**股份有限公司關(guān)于企業(yè)文化建設(shè)的通知2021/5/967

親愛的：親密關(guān)系的私人之間小張：集體資訊部所有員工：上級張經(jīng)理：同事劉林：下屬小練習(xí)：稱呼連線題2021/5/968下行、平行公文首頁格式2021/5/969上報公文首頁版式2021/5/970公文處理方法和程序三大環(huán)節(jié)：1、發(fā)文處理：擬稿---審核---簽發(fā)---登記---繕印---用印---分發(fā)2、收文處理：簽收---登記---分辦---擬辦---批辦---承辦---催辦--督辦---辦復(fù)3、公文管理：制定立卷類目表---歸卷---調(diào)用---立卷---歸檔---銷毀2021/5/971什么是檔案？檔案的作用及種類檔案的管理部門檔案的分類及點收檔案的保存期檔案的歸檔要求及借閱檔案管理2021/5/972文檔管理與處理文檔的歸檔原則：一、是在本企業(yè)活動中直接形成的；二、是在當(dāng)前或一定時期內(nèi)具有依據(jù)憑證作用的；三、是對企業(yè)具有長遠(yuǎn)的歷史查考價值的。文檔的歸檔方法：1、按問題組卷2、按名稱組卷3、按時間組卷4、按地區(qū)組卷5、按收發(fā)文機關(guān)組卷6、按作者組卷7、按結(jié)構(gòu)組卷8、按工作階段組卷9、按專業(yè)組卷歸檔案卷內(nèi)的基本排列方法：一、上級機關(guān)文件在前，本企業(yè)和下屬單位形成的文件后；二、來文和復(fù)文，復(fù)文在前，來文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、結(jié)論性文件在前，原始性、過程性文件在后。2021/5/973會議的概念2021/5/974會議的種類？2021/5/975低投入高效能A高投入高效能B低投入低效能C高投入低效能D投入效能會議價值＝會議收益會議成本人力成本物料成本機會成本情感收益認(rèn)識收益任務(wù)收益應(yīng)當(dāng)開什么樣會議？如何提升會議價值？2021/5/976會議弊端與防治參加人員過多會議目的不明確簡單問題復(fù)雜化議題討論失控會議問題控制會議規(guī)模簡化會議程序縮短會議時間提升會議水準(zhǔn)會議控制2021/5/977會議的籌劃與管理會前的準(zhǔn)備工作會間的組織服務(wù)會后的善后處理2021/5/978明確參會人員選擇開會地點選擇會議時間制定會議議事日程會議現(xiàn)場布置會議的通知會前的審核會議經(jīng)費會前的準(zhǔn)備工作2021/5/979會議簽到會場服務(wù)會議記錄會中事務(wù)2021/5/980會議簡報會務(wù)總結(jié)會議紀(jì)要會議文件資料的收退會后的檢查催辦會后工作2021/5/981面對面就座當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時，安排持相反觀點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊主席坐在團隊成員之間

2021/5/982顯示等級如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐主席坐在長桌的頂端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處2021/5/983自由討論如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌主席可坐在任何一個位置上2021/5/984小組討論設(shè)計會議記錄表格2021/5/985會議名稱

時間

主席

會議目的

出席人數(shù)

缺席人數(shù)

缺席理由

會議內(nèi)容和決議事項

決議事項的實施

實施項目

負(fù)責(zé)人或部門

完成期限

出席人蓋章

特別事項

2021/5/986有效——能集思廣益，達(dá)成目標(biāo)；和諧——信任、認(rèn)同、暢所欲言；參與——參與的人全神貫注；效率——能在預(yù)定的時間內(nèi)達(dá)成會議的目的；學(xué)習(xí)——參與者有更多的學(xué)習(xí)機會；成功會議的標(biāo)準(zhǔn)2021/5/9872021/5/9882021/5/9892021/5/9902021/5/991

溝通是人們通過語言和非語言方式傳遞并理解信息、知識的過程，是人們了解他人思想、情感、見解和價值觀的一種雙向的途徑溝通的含意：2021/5/992溝通是一種管理溝通是一種態(tài)度溝通也就是通溝溝通的理解2021/5/993管理溝通的要訣工作溝通要訣：

上行：理解為主下行：說服為先橫向：協(xié)調(diào)為上斜向：借權(quán)為用2021/5/994溝通的五大原則(基礎(chǔ))

●真誠：●信任：

●理解：●自制：

●寬容：

溝通基礎(chǔ)真誠寬容信任自制理解2021/5/995信息發(fā)送聽眾目的渠道環(huán)境信息接收信息反饋溝通七要素2021/5/996地位差異語義無反饋認(rèn)知情緒性格溝通中的障礙2021/5/997語言其它肢體語言溝通的三個方式口頭語言、書面語言、圖片或者圖形動作、表情、眼神

距離、持物2021/5/998

溝通三要素的比例美國心理學(xué)家阿爾皮特2021/5/999與部屬溝通的藝術(shù)1、尊重2、批評分先后天要素3、讓對方說出期望4、布置任務(wù)明確具體2021/5/9100與上司溝通的法則1、讀懂上司的心思2、充分尊重上司3、絕不出賣部屬4、善用資訊5、假想上司質(zhì)疑2021/5/9101別人行動的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的80%你心里想的100%溝通的漏斗指令不能有效執(zhí)行的真正原因！溝通的漏斗2021/5/9102案例:視頻2021/5/9103綠色性格黃色藍(lán)色紅色四色人格與管理風(fēng)格2021/5/9104紅色特質(zhì)活潑型特點:真心誠意，好客，樂觀，喜歡交友，口才流暢，熱心，喜社交。需要:公開贊揚，名望，朋友和友情回饋，金錢回饋。害怕:失去朋友，嚴(yán)肅的，神秘的，縝密思考者。2021/5/9105黃色特質(zhì)特點:有自信的，不怕競爭，果斷，組織者，權(quán)威的，擅于分析，目標(biāo)性強。需要:挑戰(zhàn)及高報酬，實干，結(jié)果，喜歡能力強的人，說話講重點。害怕:猶豫不決，順從的，多慮的，溫和的。力量型2021/5/9106藍(lán)色特質(zhì)特點:注意細(xì)節(jié)，尊重制度，完美主義，條理分明，忠心耿耿，批判，關(guān)心的。需要:對所有變化希望有完整報告，程序化制度化，小心的，事必躬親。害怕:不拘小節(jié)，自由主義，彈性處事，直言不諱。完美型2021/5/9107綠色特質(zhì)特點:柔順，持續(xù)性，有規(guī)律有節(jié)奏的，避免沖突，親切，可依靠的，藝術(shù)的。需要:愉快和諧，充足的時間計劃，經(jīng)過公正認(rèn)可的，穩(wěn)定和可預(yù)測的環(huán)境。害怕:快節(jié)奏，勿忙急智，缺乏耐心，激烈沖突，變化多端。和平型2021/5/9108克瑞希穆快速識人法瘦高：不善交際、安靜、靦腆、認(rèn)真肥胖：善交際、善良、親切、熱情肌肉：誠實、規(guī)矩、忍耐、頑固、易怒2021/5/91092021/5/91102021/5/9111眼睛一閉一睜一天兒過去了,哈.眼睛一閉不睜，一輩子就過去了,哈2021/5/9112時間的定義時間的特征？時間的意義2021/5/91132021/5/9114

所謂的時間管理不是去管理時間本身,而是管理單位時間內(nèi)的事件；2021/5/9115列單組織冊除習(xí)慣時間管理的步驟2021/5/9116時間管理的象限緊迫不重要重要不緊迫IIIIII

IV2021/5/9117心態(tài)與行政管理2021/5/9118不求有功、但求無過三心二意、敷衍了事AB職場常見心態(tài)一味抱怨、不思解決D明哲保身、怕負(fù)責(zé)任C2021/5/9119

2021/5/9120愛上你的工作2021/5/91212021/5/91222021/5/9123

笑對人生戰(zhàn)無不勝2021/5/91242021/5/9125老鷹的啟示2021/5/9126你對待工作的態(tài)度，就是你發(fā)展的高度2021/5/91272021/5/91282021/5/9129你認(rèn)為上司可以搶你的“功”嗎？2021/5/9130影響力與職業(yè)2021/5/9131

影響力是一種不運用權(quán)力就使他人或下屬做事的能力什么是影響力？2021/5/9132雙圈理論的啟示關(guān)注圈影響圈2021/5/9133影響圈的不斷擴大2021/5/9134情商與管理2021/5/9135全世界最牛的秘書2021/5/9136世界上最昂貴的按摩2021/5/9137我們是否該給上司一個“驚喜”2021/5/913862-63=12021/5/9139日常事務(wù)管理2021/5/9140目標(biāo)統(tǒng)一權(quán)責(zé)一致指揮統(tǒng)一分工協(xié)作利益原則精干高效日常事務(wù)管理的工作原則2021/5/9141食堂管理的特點食堂管理的內(nèi)容食堂的計劃管理食堂的財務(wù)管理食堂原材料管理食堂服務(wù)質(zhì)量管理企業(yè)食堂管理2021/5/9142宿舍分類單身、倒班、家屬宿舍管理的內(nèi)容宿舍的管理方法、宿舍設(shè)備物品、宿舍服務(wù)、宿舍安全企業(yè)宿舍管理2021/5/9143文體場館的建設(shè)管理切合實際、量力而行、適當(dāng)滿足、專人負(fù)責(zé)、文體活動的組織管理積極、及時、有效、有計劃、結(jié)合本企業(yè)特性、文體生活管理2021/5/9144車輛的使用管理（車輛的使用、車輛的調(diào)度、制定使用和管理制定）車輛的保養(yǎng)與維修管理（車輛的保養(yǎng)、車輛的維修）車輛的油料與材料管理車輛的日常管理2021/5/9145改進(jìn)服務(wù)態(tài)度，提高業(yè)務(wù)水平保養(yǎng)、節(jié)油、安全教育、職業(yè)道德教育、遵章守紀(jì)教育嚴(yán)守交通規(guī)則，確保行車安全加強車輛道路管理司機管理2021/5/9146接待客人社交細(xì)節(jié)2021/5/9147襯衫放西褲外過短不扣襯衫扣西服配便鞋西服及褲子口袋西服袖長過襯衫扣子全扣上男人著西服的八忌2021/5/9148單擊此處添加標(biāo)題不許不穿襯裙不隨意搭配不亂配鞋過大或過小衣扣不到位不內(nèi)衣外穿

女士著西裝的六不2021/5/9149坐姿行姿站姿儀態(tài)禮儀手勢蹲姿2021/5/9150電話禮儀2021/5/9151電話禮儀三要素聲音態(tài)度言詞2021/5/9152電話形象三要素1時間2空間3內(nèi)容2021/5/9153同事家里電話遲到、請假外出辦事延誤拜訪用傳真機機傳文件借用他人或單位電話讓工作更順利的電話術(shù)2021/5/9154你是如何鼓掌的?2021/5/9155你會握手嗎？2021/5/9156

握手禮儀禁忌握手時，左手拿著東西或插在兜里不按順序，爭先恐后男士戴手套（社交場合女士可戴薄手套）戴墨鏡（有眼疾病或眼有缺陷除外）用左手或用雙手與異性握手交叉握手（與西方人握手視為十字架，不敬）拉來、推去或上下左右抖個不停長篇大論、點頭哈腰、過度客套只握指尖或只遞指尖手臟、濕、當(dāng)場搓揩三心二意、面無表情、目光游移或旁觀2021/5/9157介紹集體：