會(huì)議管理制度

1.0目的制度為規(guī)范會(huì)議內(nèi)容和程序，提高公司的辦公質(zhì)量和工作效率，建立健全決策機(jī)制，提高公司管理水平，特制訂本方法。本制度合用于對(duì)公司會(huì)議的管理。2.0職責(zé)分工2.1會(huì)議組織部門：按本方法規(guī)定組織召開會(huì)議。2.2會(huì)議參加人：按本方法規(guī)定參加會(huì)議，按會(huì)議決策規(guī)定貫徹，貫徹，并恪守會(huì)議制度。2.3會(huì)議主持人：按本方法規(guī)定主持會(huì)議，維持會(huì)議秩序。2.4會(huì)議統(tǒng)計(jì)員：按本方法規(guī)定作好會(huì)議統(tǒng)計(jì)，并及時(shí)簽發(fā)會(huì)議紀(jì)錄。管理內(nèi)容與規(guī)定3.1會(huì)議規(guī)定3.1.1會(huì)議應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要召開，著眼于有效溝通、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各方面關(guān)系、解決問題、安排布署工作。3.1.2會(huì)議應(yīng)做到務(wù)實(shí)、高效。會(huì)前應(yīng)做好充足準(zhǔn)備，充足溝通，進(jìn)行有針對(duì)性的討論，要做到能解決實(shí)際問題，部門間的日常事務(wù)應(yīng)盡量自行協(xié)調(diào)解決，無(wú)需在會(huì)議上提報(bào)，杜絕空談和形式主義。3.1.3講求實(shí)效。會(huì)議議定的決策事項(xiàng)、布置的工作任務(wù)、提出的方法方法，與會(huì)人員要按照職責(zé)分工傳達(dá)、貫徹，貫徹，力求獲得具體成果。3.1.4嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。會(huì)議組織部門應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議管理，做好會(huì)議安排；與會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，不得缺席或指定別人代表，確因個(gè)人緊急事務(wù)需要請(qǐng)假的，須向會(huì)議主持人請(qǐng)假，同時(shí)指定專人代為參會(huì)。3.2公司各類會(huì)議及其安排3.2.1總經(jīng)理辦公會(huì)3.2.1.1總經(jīng)理辦公會(huì)不定時(shí)召開，由總經(jīng)理根據(jù)需要決定召開，總經(jīng)理辦公會(huì)議題由公司領(lǐng)導(dǎo)組員提出，或由公司各部門提出議題報(bào)綜合部，由總經(jīng)理擬定；公司領(lǐng)導(dǎo)組員對(duì)議題如故意見或建議，可在會(huì)前提出。3.2.1.2總經(jīng)理辦公會(huì)研究決定公司重大事項(xiàng)，重要內(nèi)容：1）審議公司的發(fā)展戰(zhàn)略、中長(zhǎng)久規(guī)劃、年度計(jì)劃，審批重大投資項(xiàng)目、資產(chǎn)重組和對(duì)外合作項(xiàng)目；2）審議決定公司年度財(cái)務(wù)預(yù)決算和內(nèi)部利潤(rùn)分派方案及彌補(bǔ)虧損方案；3）審議公司業(yè)績(jī)考核、薪酬分派方案和基本工資制度；4）研究公司內(nèi)部管理體制、組織機(jī)構(gòu)設(shè)立與調(diào)節(jié)方案；5）研究公司重大改革方案和布署；6）審議通過公司重要規(guī)章制度；7）研究決定公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理中的重大問題；8）討論公司年度工作報(bào)告，聽取公司各部門的工作報(bào)告；9）總經(jīng)理認(rèn)為應(yīng)研究審議的其它問題。3.2.1.3總經(jīng)理辦公會(huì)由綜合部負(fù)責(zé)組織，參加人員為：公司高管組員；根據(jù)會(huì)議議題，公司有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。3.2.1.4總經(jīng)理辦公會(huì)議定事項(xiàng)形成《總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要》或《會(huì)議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》，由綜合部根據(jù)會(huì)議統(tǒng)計(jì)起草，報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。3.2.1.5總經(jīng)理辦公會(huì)討論的有關(guān)文獻(xiàn)原則上會(huì)前要送達(dá)與會(huì)人員閱研。3.2.1.6總經(jīng)理辦公會(huì)的材料、統(tǒng)計(jì)、紀(jì)要均為公司涉密文檔，由綜合部妥善保存、歸檔。查閱會(huì)議材料、統(tǒng)計(jì)、紀(jì)要須經(jīng)公司行政副總同意。3.2.2月度總結(jié)例會(huì)3.2.2.1月度總結(jié)例會(huì)每月召開一次，于每月的28日至下月3日前召開，具體日期由總經(jīng)理決定。3.2.2.2月度總結(jié)例會(huì)為總級(jí)理或行政副總主持，公司高管、各部門負(fù)責(zé)人、生產(chǎn)調(diào)度等人員參加。3.2.2.3月度總結(jié)例會(huì)的重要內(nèi)容是：各部門負(fù)責(zé)人就上月工作狀況做報(bào)告，提出下月工作計(jì)劃，對(duì)工作過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行溝通并提出解決方案建議。3.2.2.4月度總結(jié)例會(huì)由綜合部負(fù)責(zé)組織和統(tǒng)計(jì)，議定事項(xiàng)形成《月度總結(jié)例會(huì)紀(jì)要》或《會(huì)議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》，由綜合部起草，經(jīng)行政副總經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。3.2.3銷售例會(huì)3.2.3.1銷售例會(huì)每月召開一次，于每月的25日至次月5日之間召開，具體日期由市場(chǎng)部長(zhǎng)決定。3.2.3.2銷售例會(huì)由市場(chǎng)部長(zhǎng)主持，市場(chǎng)部全體組員參加，總經(jīng)理、行政副總根據(jù)需要出席。根據(jù)需要，可規(guī)定公司有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。3.2.3.3銷售例會(huì)的重要內(nèi)容是：會(huì)議主持人通報(bào)公司總體市場(chǎng)狀況；市場(chǎng)部全體組員總結(jié)當(dāng)月工作狀況；提出下月工作安排方案；與會(huì)人員討論有關(guān)事項(xiàng)；會(huì)議主持人對(duì)下一月度市場(chǎng)部工作進(jìn)行預(yù)測(cè)，研判行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)及銷售工作的對(duì)策，宣布下月銷售工作安排；通報(bào)重要事項(xiàng)并提出工作規(guī)定。3.2.3.4銷售例會(huì)由市場(chǎng)部負(fù)責(zé)組織和統(tǒng)計(jì)，議定事項(xiàng)形成《銷售例會(huì)紀(jì)要》或《會(huì)議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》，由市場(chǎng)部起草，經(jīng)市場(chǎng)部部長(zhǎng)審核后，報(bào)公司行政副總或總經(jīng)理審核簽發(fā)。3.2.4生產(chǎn)調(diào)度會(huì)3.2.4.1生產(chǎn)調(diào)度會(huì)每月最少召開二次，具體時(shí)間由主持人決定。3.2.4.2生產(chǎn)調(diào)度會(huì)由分管生產(chǎn)的總工程師或生產(chǎn)部長(zhǎng)主持，參加人員：行政副總、總工程師、生產(chǎn)部、質(zhì)保部、技術(shù)部、市場(chǎng)部等有關(guān)管理人員及班組長(zhǎng)等。3.2.4.3生產(chǎn)調(diào)度會(huì)的重要內(nèi)容是：主持人總結(jié)生產(chǎn)狀況，對(duì)生產(chǎn)過程中存在的問題進(jìn)行討論并提出解決方案，各部門就工作中需協(xié)調(diào)、溝通的問題進(jìn)行討論并形成會(huì)議紀(jì)要。3.2.4.4生產(chǎn)調(diào)度會(huì)由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)組織和統(tǒng)計(jì)，議定事項(xiàng)形成《生產(chǎn)調(diào)度會(huì)紀(jì)要》或《會(huì)議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》，由生產(chǎn)部起草，報(bào)主持人審批后簽發(fā)。3.2.5質(zhì)量例會(huì)3.2.5.1質(zhì)量例會(huì)每月31日前召開，具體時(shí)間由質(zhì)保部長(zhǎng)決定。3.2.5.2質(zhì)量例會(huì)由質(zhì)保部長(zhǎng)主持，參加人員/部門：行政副總、總工程師、質(zhì)保部班組長(zhǎng)以上人員、技術(shù)負(fù)責(zé)人及技術(shù)員、生產(chǎn)部現(xiàn)場(chǎng)管理人員、采購(gòu)員、倉(cāng)管員等。3.2.5.3質(zhì)量例會(huì)的重要內(nèi)容是：質(zhì)保部長(zhǎng)通報(bào)質(zhì)量狀況，各參會(huì)人員對(duì)存在的質(zhì)量問題進(jìn)行討論，提出解決方案。質(zhì)保部長(zhǎng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)并對(duì)下月度質(zhì)量工作進(jìn)行布署及提出規(guī)定。3.2.5.4質(zhì)量例會(huì)由質(zhì)保部組織和統(tǒng)計(jì)，對(duì)議定事項(xiàng)形成《質(zhì)量例會(huì)紀(jì)要》或《會(huì)議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》，報(bào)行政副總審批后簽發(fā)。3.2.6周碰頭會(huì)3.2.6.1周碰頭會(huì)每七天召開一次，時(shí)間:每七天六上午9：00-10：00。3.2.6.2周碰頭會(huì)出席人員為：公司高管、各部門負(fù)責(zé)人；會(huì)議由總經(jīng)理或行政副總主持。3.2.6.3周碰頭會(huì)的重要內(nèi)容是：會(huì)議主持人通報(bào)重要事項(xiàng)；各部門負(fù)責(zé)人需提前一天報(bào)告提出需要公司協(xié)調(diào)解決的問題，并提出臨時(shí)對(duì)策及永性解決方案的建議，由綜合部收集并于會(huì)前發(fā)于各部門，在會(huì)議上進(jìn)行有針對(duì)性的討論及研究并最后制訂出方案，檢討上周會(huì)議各項(xiàng)內(nèi)容與否按規(guī)定完畢，安排和布署下周公司整體工作并宣布議定事項(xiàng)。3.2.6.4周碰頭會(huì)由綜合部負(fù)責(zé)組織和統(tǒng)計(jì)。對(duì)議定事項(xiàng)形成《周碰頭會(huì)會(huì)議紀(jì)要》或《會(huì)議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》，由綜合部起草，報(bào)總級(jí)理或行政副總審批。3.3會(huì)議組織3.3.1會(huì)議組織遵照“誰(shuí)主辦，誰(shuí)組織”的原則3.3.2會(huì)議主持人須恪守下列規(guī)定：3.3.2.1主持人應(yīng)不遲于會(huì)前5分鐘達(dá)成會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)貫徹狀況，做好會(huì)前準(zhǔn)備。3.3.2.2主持人普通應(yīng)于會(huì)議開始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決的\o"問題有關(guān)"問題及目的、議程推動(dòng)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的闡明。3.3.2.3會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際狀況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定講話時(shí)間和中斷與議題無(wú)關(guān)的講話，以確保議程順利推動(dòng)及會(huì)議效率。3.3.2.4屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見；對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。3.3.2.5主持人應(yīng)將會(huì)議議決事項(xiàng)貫徹實(shí)施的責(zé)任部門、負(fù)責(zé)人，并明確完畢時(shí)限及跟進(jìn)人。并填寫在《會(huì)議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》上，同時(shí)將《會(huì)議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》抄送一份給綜合部。3.3.3參會(huì)人員須恪守下列規(guī)定：3.3.3.1應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在《會(huì)議簽到表》上簽到，部門負(fù)責(zé)人不能出席須委托本部派人員參加，并將會(huì)議狀況向負(fù)責(zé)人報(bào)告；3.3.3.2會(huì)議講話應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，緊緊圍繞議題；3.3.3.3遵照會(huì)議主持人對(duì)議程控制的規(guī)定；3.3.3.4屬工作布署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性講話；3.3.3.5恪守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)⑹謾C(jī)呼喊轉(zhuǎn)移，原則上不允許接聽電話，如須接聽，須離開會(huì)場(chǎng)；3.3.3.6參會(huì)人員做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。3.3.4會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議統(tǒng)計(jì)的發(fā)放、傳閱、歸檔：3.3.4.1公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范疇由會(huì)議主持人擬定，并由綜合部存檔備查；3.3.4.2各部門的會(huì)議統(tǒng)計(jì)，由本部門會(huì)議統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管。3.3.4.3會(huì)議統(tǒng)計(jì)為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得私自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。各《會(huì)議紀(jì)要》或《會(huì)議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》應(yīng)于會(huì)議次日16時(shí)之前完畢及下發(fā)。3.4管理權(quán)責(zé)和處分3.4.1綜合部負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。3.4.2會(huì)議主持部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處分。3.4.3遲到、早退、缺席3.4.3.1遲到：參會(huì)人員在會(huì)議規(guī)定召開時(shí)間后5分鐘內(nèi)未到的，計(jì)為遲到；3.4.3.2早退：凡參加會(huì)議人員，如未經(jīng)主持人同旨在會(huì)議結(jié)束前5分鐘提前離開會(huì)場(chǎng)的，計(jì)為早退;3.4.3.3缺席：凡必須參加會(huì)議人員未經(jīng)請(qǐng)假私自不參加會(huì)議或請(qǐng)假未同意而不參加會(huì)議的，計(jì)為缺席。3.4.4會(huì)議紀(jì)律處分3.4.4.1無(wú)正當(dāng)理由遲到、早退每次處20元的罰款；3.4.4.2無(wú)正當(dāng)理由缺席每次處以50元的罰款；3.4.4.3凡因告知因素造成應(yīng)參加會(huì)議人員遲到或缺席的，以上處分由傳達(dá)人承當(dāng)。3.4.4.4《會(huì)議記要》或《會(huì)議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》應(yīng)于會(huì)議結(jié)束的次日16:00前完畢并簽發(fā)，未準(zhǔn)時(shí)完畢會(huì)議紀(jì)錄，對(duì)會(huì)議記要人員/部門處以50元的罰款。3.4.5會(huì)議決策執(zhí)行狀況獎(jiǎng)罰3.4.5.1會(huì)議決策沒按規(guī)定時(shí)間完畢（已在執(zhí)行中），每項(xiàng)次處10元的罰款；當(dāng)月超出3項(xiàng)沒按規(guī)定時(shí)間完畢處50元罰款。3.4.5.2對(duì)會(huì)議決策在規(guī)定完畢時(shí)間內(nèi)沒執(zhí)行的或超出規(guī)定完畢時(shí)間10天以上完畢的，每項(xiàng)處20元的罰款，當(dāng)月沒執(zhí)行超出2項(xiàng)，處50元罰款。3.4.5.3會(huì)議決策因不可控因素?zé)o法按規(guī)定時(shí)間完畢的，執(zhí)行人提前通報(bào)給跟進(jìn)人，經(jīng)跟進(jìn)人確認(rèn)屬實(shí)，報(bào)會(huì)議主持人承認(rèn)的決策項(xiàng)，未按規(guī)定時(shí)間完畢的，可免予處分。3.4.5.4會(huì)議決策跟進(jìn)人沒及時(shí)跟進(jìn)執(zhí)行狀況的，將依情予以適宜處分。3.4.5.5當(dāng)月會(huì)議決策均按規(guī)定時(shí)間完畢，當(dāng)月可予以獎(jiǎng)勵(lì)20元/人。4檢查與考核考核按本制度中考核條款及公司另行制訂的績(jī)效考核方法執(zhí)行。5附則5.1本制度解釋權(quán)屬江西省萍鄉(xiāng)市三善機(jī)電有限公司綜合部。5.2附表5.2.1《三善機(jī)電例會(huì)一覽表》5.2.2《各會(huì)議紀(jì)要》5.2.3《會(huì)議簽到表》5.2.4《會(huì)議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》 批準(zhǔn) 審核 編制三善機(jī)電例會(huì)一覽表序號(hào)會(huì)議名稱組織部門主持人時(shí)間參會(huì)人員1總經(jīng)理辦公會(huì)綜合部總經(jīng)理隨時(shí)高管、及其它指定的人員2月度