檔案鑒定工作的困境與出路給檔案鑒定工作減負(fù)謝倫伯格《現(xiàn)代檔案原則與技術(shù)》讀后感

檔案鑒定工作的困境與出路給檔案鑒定工作減負(fù)謝倫伯格《現(xiàn)代檔案原則與技術(shù)》讀后感

最近，我仔細(xì)研究了《謝倫伯格現(xiàn)代文件》的中文翻譯。文件雙重價(jià)值理論是該書(shū)的精華之一。“公共文件有兩種價(jià)值,即證據(jù)性?xún)r(jià)值和情報(bào)性?xún)r(jià)值”。謝倫伯格認(rèn)為,機(jī)關(guān)官員要對(duì)鑒定文件的原始價(jià)值負(fù)主要責(zé)任,而檔案工作者所關(guān)心的是文件所包含的情報(bào)資料。從文件到檔案,從對(duì)形成機(jī)構(gòu)的證據(jù)性?xún)r(jià)值到對(duì)其他利用者的情報(bào)性?xún)r(jià)值,這種價(jià)值形態(tài)的轉(zhuǎn)換中間涉及如何對(duì)價(jià)值進(jìn)行判斷和取舍,也就是如何進(jìn)行檔案鑒定的問(wèn)題。目前,理論界提出了不少檔案鑒定的原則與方法,以致實(shí)際鑒定工作者有些茫然不知所措。肩負(fù)著保存社會(huì)記憶的重?fù)?dān),檔案工作者不得不謹(jǐn)小慎微,甚至有些瞻前顧后,畏首畏尾,客觀(guān)上使檔案鑒定工作陷入一種困境。筆者認(rèn)為,應(yīng)該給檔案鑒定工作減減負(fù),讓檔案鑒定工作者輕車(chē)上路。因?yàn)闄n案鑒定工作不是僅僅強(qiáng)調(diào)鑒定環(huán)節(jié)或者說(shuō)強(qiáng)調(diào)檔案人員的個(gè)人素質(zhì)就能做好的事情。檔案鑒定工作是一個(gè)系統(tǒng)工程,需要文件檔案管理工作綜合協(xié)調(diào),尤其是把好文件入口關(guān),控制進(jìn)入檔案館文件的數(shù)量和質(zhì)量。其次是解放鑒定工作者思想,正確看待檔案鑒定工作的任務(wù)和目的。一、認(rèn)真把關(guān),進(jìn)一步厘清檔案鑒定的關(guān)“公共文件是檔案工作者的主要工作對(duì)象,它的質(zhì)量取決于文件的產(chǎn)生方式和在現(xiàn)行使用中的保管方式,也取決于文件的處置方式?！瓩n案工作者在對(duì)公共文件進(jìn)行整理、編目、鑒定和提供利用的過(guò)程中所遇到的全部問(wèn)題,都要淵源于各政府機(jī)關(guān)對(duì)這些文件的處理方式?！蔽募菣n案的前身,文件工作是檔案工作的基礎(chǔ)。檔案鑒定工作難易好壞在很大程度上依賴(lài)于文件工作的組織情況?，F(xiàn)在,學(xué)術(shù)界普遍認(rèn)可檔案的“歸檔鑒定”、“進(jìn)館鑒定”、“銷(xiāo)毀前鑒定”三個(gè)鑒定階段,筆者認(rèn)為還應(yīng)該有一個(gè)文件的“形成鑒定”。什么樣的文件才有形成的需要,怎樣的文件運(yùn)轉(zhuǎn)方式是最經(jīng)濟(jì)的,這些都需要認(rèn)真把關(guān)。只有嚴(yán)格控制文件生成的數(shù)量和使用中重復(fù)制作以及由文件再生成文件的數(shù)量,才能從源頭上控制檔案鑒定工作量的增長(zhǎng)。綜合謝倫伯格在書(shū)中對(duì)文件工作尤其是文件數(shù)量和形成過(guò)程的控制的分析,筆者認(rèn)為提出文件的“形成鑒定”主要有以下幾方面的因素:1.擴(kuò)大開(kāi)放后,對(duì)文件的基本情況進(jìn)行分析生產(chǎn)的發(fā)展,人口的增長(zhǎng),使得“政府活動(dòng)的擴(kuò)大成為必要,這種擴(kuò)大一直在對(duì)文件的產(chǎn)生發(fā)生影響。由于文件的制作終于采用了現(xiàn)代化的工藝方法,在過(guò)去的幾十年中它就按幾何級(jí)數(shù)而不是按算術(shù)級(jí)數(shù)向上增長(zhǎng)”。也就是說(shuō),政府職能活動(dòng)范圍領(lǐng)域的擴(kuò)大以及現(xiàn)代化的辦公設(shè)備加劇了文件數(shù)量的增長(zhǎng)。實(shí)際工作中,文書(shū)工作人員會(huì)因?yàn)楦鞣N各樣的借口或是理由,疏于對(duì)文件檔案的選擇和鑒定。他們常常會(huì)將許多文件,不管重要的不重要的、重復(fù)的不重復(fù)的,也不論政策性文件與具體執(zhí)行性文件都混雜在一起。如果形成的文件數(shù)量很多,客觀(guān)上又給文件工作者一個(gè)“忽視整理”的借口,導(dǎo)致進(jìn)入機(jī)關(guān)檔案室的文件數(shù)量很多,文件整體結(jié)構(gòu)也變得很復(fù)雜,需要鑒定的工作量就會(huì)更大。2.權(quán)分立的政治體制為文件的形成提供了可能的工具而生成的新文件數(shù)量就會(huì)增加,真正起主導(dǎo)性作用的文件容易被忽視。書(shū)中以美國(guó)行政系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)為例,簡(jiǎn)要說(shuō)明了在三權(quán)分立的政治體制下,專(zhuān)業(yè)化部門(mén)的增多和相互之間制約程度的增強(qiáng),導(dǎo)致了文件形成過(guò)程十分復(fù)雜,文件之間的聯(lián)系變得難以捉摸。3.文件的產(chǎn)生數(shù)量和運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程也是檢驗(yàn)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)分析的一個(gè)重要案“由于某一公務(wù)的連續(xù)性步驟是由同一機(jī)關(guān)若干不同部門(mén)先后完成的,因而每一個(gè)部門(mén)通常都分別為此擬制和留下了一份單獨(dú)的文件?！边€有上級(jí)機(jī)構(gòu)與下級(jí)機(jī)構(gòu),主要機(jī)構(gòu)與分支機(jī)構(gòu)之間,這樣重復(fù)保存的文件數(shù)量很大,而且“上級(jí)政府機(jī)關(guān)常常無(wú)法防止下級(jí)政府機(jī)關(guān)建立規(guī)?？捎^(guān)的案卷”。如此做法,導(dǎo)致館藏檔案的大量重復(fù)而且很難加以控制。把好文件入口關(guān),控制進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)以及日后進(jìn)入檔案館的文件的數(shù)量和質(zhì)量,無(wú)疑有利于提高鑒定工作的水平和效率?？刂莆募纬蓴?shù)量和運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程,改善文件管理工作狀況的根本是改造形成、使用文件的行政管理活動(dòng)本身,尤其是政府活動(dòng)的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)能。謝倫伯格認(rèn)為:“為改善文件工作的管理而提出來(lái)的常常是一些隔靴搔癢的辦法,最多不過(guò)是含糊其詞地說(shuō)上幾句要為文件的制作和保存‘規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)行控制’、‘使用經(jīng)過(guò)考驗(yàn)行之有效的方法和做法’之類(lèi)的話(huà)”?！靶什桓叩奈募ぷ?常常是行政管理不當(dāng)?shù)囊粋€(gè)癥狀?！边@啟示文件工作者要將眼光放遠(yuǎn)一些,關(guān)注政府職能的簡(jiǎn)化和工作過(guò)程的改善,并積極建言獻(xiàn)策。同時(shí),文件工作者要認(rèn)真研究公務(wù)活動(dòng)中文件的使用情況,如文件副本(復(fù)制本)的使用需要、文件分發(fā)辦理情況等,積極思考文件運(yùn)轉(zhuǎn)程序的改革。二、檔案鑒定的對(duì)于一般欠缺、特殊“各國(guó)檔案工作者都作過(guò)制訂文件價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)的嘗試。這些標(biāo)準(zhǔn)起著指引的作用,幫助不少經(jīng)驗(yàn)不足的人員克服了鑒定工作中的許多困難。這些標(biāo)準(zhǔn)通常僅僅是一般性的原則,永遠(yuǎn)不可能非常細(xì)致確切,因而永遠(yuǎn)不應(yīng)看作是絕對(duì)的最終的。在運(yùn)用這些標(biāo)準(zhǔn)時(shí),必須把經(jīng)常和具體的判斷與一般常識(shí)相結(jié)合。”鑒定就意味著兩種結(jié)果:繼續(xù)保存或銷(xiāo)毀。怕銷(xiāo)毀怕出錯(cuò)的思想總是束縛著檔案鑒定工作前行的步伐,鑒定工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于整理保管工作,鑒定周期長(zhǎng),很多待毀檔案長(zhǎng)期滯留在檔案機(jī)構(gòu),浪費(fèi)檔案管理經(jīng)費(fèi)。因此,我們必須明確地告訴鑒定工作者最基本的鑒定原則和方法,同時(shí)對(duì)他們進(jìn)行心理疏導(dǎo),教會(huì)他們正確看待檔案鑒定的角色和任務(wù)。1.檔案工作者應(yīng)具備“求各學(xué)科專(zhuān)家的幫助”的專(zhuān)業(yè)特征“檔案工作者,通常都受過(guò)史學(xué)訓(xùn)練,熟悉研究工作的需要和研究者的興趣”,因而“他們有條件為了保存對(duì)各種課題研究有用的文件而在政府官員和學(xué)者之間充當(dāng)居間人”。這就要求檔案工作者具備“對(duì)研究資料、研究需要和研究方法之類(lèi)的專(zhuān)業(yè)性知識(shí)”,但是對(duì)于其他需求預(yù)測(cè)如各種學(xué)科的學(xué)者、社會(huì)學(xué)家、地理學(xué)家等人的需求,就不能指望檔案工作者了解各種學(xué)科的研究需要,因此應(yīng)該“尋求各學(xué)科專(zhuān)家的幫助”。也就是說(shuō),檔案的鑒定工作不可能是檔案工作者獨(dú)立能承擔(dān)的任務(wù),需要通才與專(zhuān)才的通力合作。2.檔案鑒定者個(gè)人素質(zhì)決定檔案鑒定沒(méi)有絕對(duì)正確或是近乎完美的方法,只有一些可遵循的基本原則。鑒定工作者所要做的就是將這些原則與工作實(shí)際結(jié)合起來(lái)考慮恰當(dāng)合適的鑒定方法。鑒定方法不是唯一的,與鑒定者個(gè)人素質(zhì)有很大關(guān)系。因此,檔案鑒定工作者在努力提高自身素質(zhì)的同時(shí),也要明白“對(duì)情報(bào)性?xún)r(jià)值的鑒定采取千篇一律的做法,既做不到,也不適宜”?！安煌呐袛嗫梢院芎玫乇ＷC保留下更加充分的社會(huì)文獻(xiàn)證據(jù)”。檔案鑒定也不是一毀定終身?，F(xiàn)代信息社會(huì),同一種信息可以有多種渠道予以傳播和保存。而且一份檔案文件不是孤立存在的,可以根據(jù)與它聯(lián)系密切的其他文件推斷而得知該份文件的內(nèi)容。所以,檔案鑒定者應(yīng)該輕松面對(duì)鑒定工作,既要認(rèn)真負(fù)責(zé)又要敢于做出選擇判斷。3.黨組織在保存文件過(guò)程中也要注意風(fēng)險(xiǎn)這句話(huà)告訴我們鑒定工作的兩條標(biāo)準(zhǔn):“應(yīng)該避免極端”和“選留過(guò)多是一種罪過(guò)”。在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代,我們所擔(dān)心的不是信息量不夠大,而是過(guò)量的信息使我們應(yīng)接不暇,以致于真正需要的信息卻淹沒(méi)在信息的海洋中難以尋覓?！笆聦?shí)上,有選擇地銷(xiāo)毀一部分文件是對(duì)學(xué)術(shù)研究的一個(gè)幫助”。英國(guó)公共檔案館發(fā)行的一個(gè)小冊(cè)子談到:“甚至最堅(jiān)決的歷史財(cái)富保存工作的提倡者也開(kāi)始感到擔(dān)心:未來(lái)的歷史學(xué)家在研究我們這個(gè)時(shí)代的時(shí)候,可能會(huì)被書(shū)面證物的洪水所淹沒(méi)?！睓n案工作者必須意識(shí)到銷(xiāo)毀一部分文件是必須