合同管理規(guī)定

采購合同管理規(guī)定歸屬體系：深圳艾飛盛風(fēng)能科技有限公司文件編號：撰寫單位：版本：第一版生效日期：20年月日機(jī)密等級：□機(jī)密■一般合計(jì)頁數(shù)：頁正文頁數(shù)：頁 附件個(gè)數(shù)：個(gè)制度正文目錄：目錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責(zé)15、作業(yè)內(nèi)容16、注意事項(xiàng)197、附件23總經(jīng)理審批管理審核撰寫人1目的：采購合同是公司業(yè)務(wù)檔案的重要組成之一，為做好采購合同的管理，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，記錄真實(shí)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，特制定本規(guī)定。2范圍：2.1適用范圍：深圳艾飛盛風(fēng)能科技有限公司2.2發(fā)布范圍：深圳艾飛盛風(fēng)能科技有限公司3名詞解釋3.1采購合同：是合同中的一種，它是公司采購業(yè)務(wù)檔案的重要組成部分；是公司采購業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)業(yè)務(wù)交流活動(dòng)的法律依據(jù)，也是業(yè)務(wù)管理工作中重要的基礎(chǔ)工作；3.2銷售合同：采購合同的主合同的一種，公司所經(jīng)營的商品是與廠家、各地分部、辦事處或代理商直接合作時(shí)所簽訂的協(xié)議，銷售協(xié)議付款方式為現(xiàn)款或賬期（合同范本見附件7.1）；3.3代銷合同：公司的經(jīng)營商品是與廠家或代理商合作時(shí)所簽訂的協(xié)議，代銷協(xié)議付款方式為實(shí)銷實(shí)結(jié)，結(jié)算周期原則上不低于15天（合同范本見附件7.2）；3.4普通補(bǔ)充協(xié)議：普通補(bǔ)充協(xié)議對原合同書中部分條款進(jìn)行修訂，并對該合同書中未約定或約定不明的事項(xiàng)進(jìn)行補(bǔ)充的協(xié)議（普通補(bǔ)充協(xié)議合同范本見附件7.9）。4職責(zé)4.1采購負(fù)責(zé)采購，各種采購合同范本的制定和統(tǒng)一管理；5作業(yè)內(nèi)容：5.1合同的類別（1）主合同：銷售合同、代銷合同；（2）附屬合同：補(bǔ)充協(xié)議、售后服務(wù)保證協(xié)議、特價(jià)機(jī)協(xié)議。（3）合同附件：承諾函、公司列表。5.2銷售合同：（1）銷售合同洽談標(biāo)準(zhǔn)：具體條件參照《合同談判要點(diǎn)管理規(guī)定》執(zhí)行。（2）銷售合同預(yù)案格式：（見附件7.3和7.4）5.2代銷合同： （1）代銷合同洽談標(biāo)準(zhǔn)：具體條件參照《合同談判要點(diǎn)管理規(guī)定》執(zhí)行。（2）代銷合同預(yù)案格式：（見附件7.5和7.6）5.3簽訂經(jīng)、代銷合同中部分條款的要求及注意事項(xiàng)：(見本《采購合同管理制度》第6項(xiàng)內(nèi)容)5.5.3特價(jià)機(jī)管理規(guī)定：（詳見特價(jià)機(jī)審批管理規(guī)定）5.4補(bǔ)充協(xié)議：根據(jù)性質(zhì)分為普通補(bǔ)充協(xié)議和特殊補(bǔ)充協(xié)議:5.4.1普通補(bǔ)充協(xié)議5.5.2特殊補(bǔ)充協(xié)議又分為：5.5.2.1供應(yīng)商上協(xié)議:（1）供應(yīng)商協(xié)議；（見附件7.10）（2）供應(yīng)商審批流程：（見附件7.11、7.12）（3）供應(yīng)商審批表：（見附件7.13、7.14）（4）供應(yīng)商管理規(guī)定：詳見供應(yīng)商上審批管理規(guī)定。5.5.2.2主體變更三方協(xié)議范本：（見附件7.15）5.5.2.3三方協(xié)議（供貨）范本：（見附件7.16）5.5.2.4多方協(xié)議書5.6.2與廠家的談判中，要求遵循原則：

5.7合同管理的流程:

5.8.1采購合同申報(bào)過程的要求:5.8.1.1合同申報(bào)過程的要求:采購合同簽訂前須按要求填報(bào)合同審批單，大類分為“預(yù)案”、“重報(bào)”兩部分（見附件7.3-7.6）；5.8.1.1.1審批單的分類：(1)采購銷售預(yù)案(2)采購銷售重報(bào)(3)采購代銷預(yù)案(4)采購代銷重報(bào)呈報(bào)部門應(yīng)根據(jù)工作需要選擇正確的合同審批表單填報(bào)。5.8.1.1.2審批單編號標(biāo)準(zhǔn)格式:年號/分部代號/經(jīng)或(代)銷/商品類別/（品牌名稱）/流水號/（上報(bào)次數(shù)）/按授權(quán)最終審批人代號：5.8.1.1.3.1年號：指合同簽定時(shí)所在年限，要求填寫四位數(shù)字，如：[2003]、[2004]等。5.8.1.1.3.2代碼及分部代碼：（待續(xù)）5.8.1.1.3.3全國合同合同審報(bào)：（待續(xù)）(1)全國合同代碼：T（待續(xù)）(6)流水號：審批單的自然順序號共設(shè)五位數(shù)字，每年從00001開始向下順延，由銷售、采購上報(bào)時(shí)填寫。(8)合同審批單中的每一項(xiàng)必須如實(shí)填寫，不得出現(xiàn)缺空現(xiàn)。象如合同中暫未涉及的條目，可用“/”記號標(biāo)出，不得漏填、誤填。樣機(jī)政策在預(yù)案中必須按新合同范本內(nèi)容要求填寫。尤其是免費(fèi)樣機(jī)，要求注明所有權(quán)的規(guī)屬情況。凡合同范本中有的填空但在預(yù)案中沒有的內(nèi)容，必須全部在預(yù)案備注框處明確填寫（質(zhì)保金額、承諾函金額、支付方式、結(jié)算方式等必須填寫），當(dāng)發(fā)生某一條款內(nèi)容為零時(shí)也要明確標(biāo)注出是“零或無”。填寫格式舉例：19條：第5點(diǎn)返修率超過3%。5.8.1.2.7.3錄入合同時(shí)的注意事項(xiàng)：(1)在填寫上報(bào)合同時(shí)各分部干事必須認(rèn)真細(xì)致。(2)點(diǎn)位錄入時(shí)的百分號（%）一定要錄入。(3)對無政策的地方必須明確標(biāo)注“無”或“/”(4)因供價(jià)和零售價(jià)在預(yù)案中的位置與合同范本中的位置相反，為此在錄入時(shí)注意不要錄反。(5)采購各干事在審批合同的過程中必須確保分部所上報(bào)合同與審批同意的合同一致時(shí)，方可審批同意。5.8.2合同申報(bào)流程:5.8.2.1采購合同審批流程——按授權(quán)報(bào)總經(jīng)理、副總經(jīng)理審批的合同（流程圖見附件7.20）；(1)采購填預(yù)案，報(bào)主管審核；(2)采購主管審核未通過的預(yù)案，退采購員重報(bào)；(3)采購主管審核通過的預(yù)案，預(yù)案報(bào)總經(jīng)理（副總經(jīng)理）審批預(yù)案；(4)總經(jīng)理（副總經(jīng)理）審批未通過的預(yù)案，退采購預(yù)案原件，并由采購重報(bào)（重報(bào)時(shí)填重報(bào)審批單）；(5)總經(jīng)理（副總經(jīng)理）審批通過的預(yù)案，返采購原件；(6)采購附預(yù)案原件，并根據(jù)總經(jīng)理（副總經(jīng)理）批示意見制作正式合同待簽文本一份，財(cái)務(wù)初審后，合格的返采購；(7)采購打印一式六份，將合同文本遞交廠家蓋章；(8)廠家將已蓋章的合同返回采購；(9)采購收到廠家蓋章合同后，填寫用印單、在合同審批單原件上加蓋合同審批的確認(rèn)章（內(nèi)部用章），將上述簽署完畢的合同文本統(tǒng)一編號，并附暫存的預(yù)案原件及廠家蓋章合同報(bào)至采購主管簽字；(10)采購將采購主管（或采購主管授權(quán)的部長）簽字的合同及簽批的用印單及預(yù)案原件轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)審核、蓋章，采購自留預(yù)案復(fù)件；(11)財(cái)務(wù)審核蓋章時(shí)，要嚴(yán)格審核審批單及合同條款內(nèi)容，對有不符合標(biāo)準(zhǔn)的合同要及時(shí)退回報(bào)送的采購部門重報(bào)；(12)財(cái)務(wù)審核合格并蓋章后，要自留合同及預(yù)案審批單原件各一份，其余五份合同原件返采購；(13)采購將其余五份合同文本原件按以下單位進(jìn)行分發(fā)：交廠家三份合同原件；在預(yù)案復(fù)件上填寫簽約結(jié)果，并與一份合同一并發(fā)送至總辦檔案室檔；采購留合同原件一份及預(yù)案復(fù)印件各一份。(14)總經(jīng)理實(shí)行抽查、審核，無異議的合同將合同原件及簽約結(jié)果一并轉(zhuǎn)至總經(jīng)理辦法務(wù)組復(fù)核；(15)總經(jīng)理實(shí)行抽查、審核，有異議的合同將反饋意見發(fā)至采購、財(cái)務(wù)、總辦；(16)總經(jīng)理辦法務(wù)組出具復(fù)核意見后，轉(zhuǎn)總經(jīng)理辦主任復(fù)核；總經(jīng)理辦主任出具復(fù)核意見后，報(bào)總經(jīng)理閱；總經(jīng)理閱簽署情況后返總辦；總經(jīng)理閱后未通過的合同，由總辦將未通過的信息反饋至如下單位：采購，采購根據(jù)總經(jīng)理的批示結(jié)果重新談判，返財(cái)務(wù)備案。(17)總經(jīng)理審閱通過的合同，總經(jīng)理辦存檔。5.8.2.2采購合同審批流程——按授權(quán)報(bào)采銷總經(jīng)理審批的合同（流程圖見附件7.21））；(1)采購員填預(yù)案審批單，報(bào)采購主管審批；(2)采購主管審批未通過的預(yù)案，退采購各品類部重報(bào)；(3)符合授權(quán)的采購主管審批通過的預(yù)案，采購附預(yù)案原件，并根據(jù)副總經(jīng)理批示意見制作正式合同待簽文本一份，財(cái)務(wù)初審，合格的返采購；(4)不符合授權(quán)的采購主管審批通過的預(yù)案，報(bào)采銷總經(jīng)理審批，審批通過的附預(yù)案原件，并根據(jù)總經(jīng)理批示意見制作正式合同待簽文本一份，財(cái)務(wù)初審，合格的返采購；(5)采購打印一式六份，將合同文本遞交廠家蓋章；(6)廠家將已蓋章的合同返回采購；(7)采購收到廠家蓋章合同后，填寫用印單、在合同審批單原件上加蓋合同審批的確認(rèn)章（內(nèi)部用章），將上述簽署完畢的合同文本統(tǒng)一編號，并附暫存的預(yù)案原件及廠家蓋章合同報(bào)至采購主管簽字；(8)采購將合同、已審批的用印單及預(yù)案原件一并轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)復(fù)審；(9)財(cái)務(wù)審核蓋章時(shí)，要嚴(yán)格審核審批單及合同條款內(nèi)容，對有不符合標(biāo)準(zhǔn)的合同要及退回報(bào)送的采購部門重報(bào)；(10)財(cái)務(wù)審核合格并蓋章后，要自留合同及預(yù)案審批單原件各一份，其余五份合同原件返采購；(11)采購將其余五份合同文本原件按以下單位進(jìn)行分發(fā)：遞交廠家三份合同原件；在原始預(yù)案審批單復(fù)件上填寫簽約結(jié)果，并與一份合同原件轉(zhuǎn)給總辦檔案室存檔；采購留一份合同原件及預(yù)案復(fù)印件各一份。(12)總經(jīng)理抽查審核后，無異的將收到的合同原件及簽約結(jié)果一并轉(zhuǎn)總經(jīng)理辦法務(wù)組復(fù)核；(13)總經(jīng)理抽查審核后，有異的合同將反饋意見發(fā)至采購、財(cái)務(wù)、總辦；(14)總經(jīng)理辦法務(wù)組出具復(fù)核意見后，轉(zhuǎn)總經(jīng)理辦主任復(fù)核；總經(jīng)理辦主任出具復(fù)核意見后，報(bào)總經(jīng)理閱；總經(jīng)理閱簽署情況后返總辦；(15)總經(jīng)理閱后未通過的合同，由總辦將未通過的信息反饋至如下單位：采購，采購根據(jù)總經(jīng)理的批示結(jié)果重新談判，返財(cái)務(wù)備案。(16)總經(jīng)理閱后通過的合同，總辦存檔。5.8.2.3分部上報(bào)采購審批流程——按授權(quán)報(bào)總經(jīng)理、副總經(jīng)理審批的合同）（流程圖見附件7.22）(ERP上線地區(qū)無預(yù)案的傳遞,僅在ERP系統(tǒng)中實(shí)施審報(bào)\審核\打印\執(zhí)行等操作)分部采購填預(yù)案審批單，報(bào)分部采購總監(jiān)(經(jīng)理)審批；分部采購總監(jiān)(經(jīng)理)審批未通過的預(yù)案，退分部采購部重報(bào)；分部采購總監(jiān)(經(jīng)理)審批通過的預(yù)案，報(bào)采購員；采購員將分部報(bào)的預(yù)案報(bào)采購主管審批；采購主管將未通過審批的預(yù)案，返采購員，退分部采購部重報(bào)；采購主管將通過審批的預(yù)案，報(bào)采銷總經(jīng)理審批，采銷總經(jīng)理審批同意的報(bào)總經(jīng)理（副總經(jīng)理）審批，總經(jīng)理（副總經(jīng)理）審批同意的返采購員，門干事；門干事在合同審批單原件上加蓋審批合同的確認(rèn)章（內(nèi)部用章）并對合同編號，并將預(yù)案復(fù)件發(fā)至采購分部或在ERP系統(tǒng)中批回；分部采購收到審批通過的預(yù)案復(fù)件在收到同意信息后，打印合同待簽文本，報(bào)分部財(cái)務(wù)部初審，合格的返采購；對未通過的，在修改重報(bào)。采購根據(jù)財(cái)務(wù)部初審?fù)獾暮贤谋?，并遞交廠家蓋章；廠家將已蓋章合同返回采購分部；分部采購收到廠家的蓋章合同后，需填寫用印單、并附已簽的預(yù)案復(fù)件及廠家蓋章合同報(bào)至分部總經(jīng)理。(13)分部總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，轉(zhuǎn)至分部采購，分部采購部將合同、預(yù)案復(fù)件及已簽的用印章轉(zhuǎn)至分部財(cái)務(wù)部進(jìn)行復(fù)審；(14)財(cái)務(wù)部對審核合格并蓋章后的合同，自留合同原件及預(yù)案復(fù)件各一份，其余五份原件退分部采購；(15)采購留一份合同原件存檔，分將其余四份合同文本原件按以下單位進(jìn)行分發(fā)：遞交廠家三份合同原件；分部采購將一份合同原件寄郵寄至總經(jīng)理辦檔案室存檔；(16)總經(jīng)理不定期抽查、審核，將無異議合同原件及簽約結(jié)果一并轉(zhuǎn)交至律師復(fù)核；(17)總經(jīng)理不定期抽查、審核，將有異議合同情況反饋至采購、財(cái)務(wù)、總辦；(18)總經(jīng)理辦法務(wù)組律師出具復(fù)核意見后，轉(zhuǎn)總經(jīng)理辦主任復(fù)核；(19)總經(jīng)理主任出具復(fù)核并出具復(fù)核意見后，報(bào)總經(jīng)理閱；(20)總經(jīng)理閱合同簽署情況后返總辦；（21）總經(jīng)理閱后，未能通過的合同，由總辦將未通過的信息反饋至如下單位：返財(cái)務(wù)備案；返審計(jì)部進(jìn)行審核、總經(jīng)理工作；返采購進(jìn)行相關(guān)部門的分發(fā)、備案；（22）采購將未通過的合同信息反饋至以下單位:返分部采購，分部采購按總經(jīng)理的批示結(jié)果重新談判；返分部財(cái)務(wù)部備案；（23）總經(jīng)理閱通過的合同，總經(jīng)理辦存檔。5.8.2.4分部上報(bào)合同審批流程——按授權(quán)報(bào)總經(jīng)理、副總經(jīng)理審批的合同（流程圖見附件7.23）(ERP上線地區(qū)無預(yù)案的傳遞,僅在ERP系統(tǒng)中實(shí)施審報(bào)\審核\打印\執(zhí)行等操作)分部采購填預(yù)案審批單，報(bào)分部采購總監(jiān)(經(jīng)理)審批；分部采購總監(jiān)(經(jīng)理)審批未通過的預(yù)案，退分部采購部重報(bào)；分部采購總監(jiān)(經(jīng)理)審批通過的預(yù)案，報(bào)采購員；采購員將分部報(bào)的預(yù)案報(bào)采購主管審批；采購主管將未通過審批的預(yù)案，返采購員，退分部采購部重報(bào)；采購主管將通過審批的預(yù)案，審批同意的返采購員；超采購主管審批授權(quán)的，經(jīng)過采購主管審批同意后，報(bào)采銷總經(jīng)理審批，審批同意的返采購員；干事在合同審批單原件上加蓋審批合同的確認(rèn)章（內(nèi)部用章）并對合同編號，并將預(yù)案復(fù)件發(fā)至采購分部或在ERP系統(tǒng)中批回；分部采購收到審批通過的預(yù)案復(fù)件或在ERP系統(tǒng)中收到同意信息后，打印合同待簽本，報(bào)分部財(cái)務(wù)部初審，合格的返采購；對未通過的，在修改重報(bào)。采購分部根據(jù)財(cái)務(wù)部初審?fù)獾暮贤谋具f交廠家蓋章；廠家將已蓋章合同返回采購分部；分部采購收到廠家的蓋章合同后，需填寫用印單、并附預(yù)案復(fù)件及廠家蓋章合同報(bào)至分部總經(jīng)理；分部總經(jīng)理簽字確認(rèn)后轉(zhuǎn)至分部采購部，分部采購部將合同及經(jīng)分部總經(jīng)理簽字的《用印審批單》轉(zhuǎn)至分部財(cái)務(wù)部進(jìn)行復(fù)審；財(cái)務(wù)部對審核合格并蓋章后的合同，自留合同原件及預(yù)案復(fù)件各一份，其余五份原件退采購分部；分部采購部自留一份存檔，將其余四份合同文本原件按以下單位進(jìn)行分發(fā)：遞交廠家三份；一份郵寄至總經(jīng)理辦檔案室存檔；總經(jīng)理不定期抽查、審核，將無異議合同原件及簽約結(jié)果一并轉(zhuǎn)交至律師復(fù)核；總經(jīng)理不定期抽查、審核，將有異議合同情況反饋至采購、財(cái)務(wù)、總辦；總經(jīng)理辦法務(wù)組出具復(fù)核意見后，轉(zhuǎn)總經(jīng)理辦主任復(fù)核；總經(jīng)理辦主任出具復(fù)核并出具復(fù)核意見后，報(bào)總經(jīng)理閱；總經(jīng)理合同簽署情況后返總辦；經(jīng)總經(jīng)理審核，未能通過的合同，由總辦將未通過的信息反饋至如下單位：返財(cái)務(wù)備案；返審計(jì)部進(jìn)行審核、總經(jīng)理工作；返采購進(jìn)行相關(guān)部門的分發(fā)、備案；采購將未通過的合同信息反饋至以下單位:返分部采購，分部采購按總經(jīng)理的批示結(jié)果重新談判；返分部財(cái)務(wù)部備案；總經(jīng)理閱通過的合同，總辦存檔。5.8.3采購合同的保管5.8.3.1采購合同原件、補(bǔ)充協(xié)議及相關(guān)附件協(xié)議的保存分?jǐn)?shù)：5.8.3.1.1采購合同原件、補(bǔ)充協(xié)議、包銷機(jī)協(xié)議、特價(jià)機(jī)協(xié)議及相關(guān)附件協(xié)議等一式六份，需方、供方各執(zhí)三份。5.8.3.1.2具體存檔方法：(1)全國合同：原件（6份）：財(cái)務(wù)1份（附審批單原件）采購1份（附審批單復(fù)印件）總經(jīng)辦1份（附審批單復(fù)印件）廠家3份(2)地區(qū)合同：原件（6份）：財(cái)務(wù)1份（非ERP地區(qū)附審批單原件）總經(jīng)辦1份（非ERP地區(qū)附審批單復(fù)印件）分部財(cái)務(wù)部1份（非ERP地區(qū)附審批單復(fù)印件）廠家3份分部采購合同及審批單復(fù)印件（1份）5.8.4合同編號的規(guī)定：合同保檔的依據(jù)是采購編制的合同編號，以下為合同編號的方法：5.8.4.1編號規(guī)則：經(jīng)公司審批同意簽約的合同，由采購負(fù)責(zé)編號，規(guī)則如下：合同地區(qū)范圍番號+合同類別+年號+合同號+明細(xì)號+合同性質(zhì)5.8.4.2合同地區(qū)范圍番號：(1)全國合同簡稱：8600(2)地區(qū)合同簡稱：地區(qū)番號地區(qū)番號北京1101上海3101天津1201成都5101沈陽2101重慶5102濟(jì)南3701西安6101青島3702鄭州4101廣州4401武漢4201深圳4403杭州3301昆明5301濰坊3706廊坊1328東莞4419惠州4413洛陽4103咸陽6104淄博3703自貢5103鞍山2103佛山4406哈爾濱2301無錫3302長沙4301長春2201太原1401中山44205.8.4.3合同類別：品類代碼品類代碼品類代碼5.8.4.4年號的規(guī)定：年號為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，如：2001、2002、2003等；5.8.4.5合同號的規(guī)定：(1)合同號為3位阿拉伯?dāng)?shù)字，每年從001開始順延，例如：1101-200-2003-001經(jīng)；(2)合同號指大協(xié)議編號即經(jīng)、代銷合同編號，特價(jià)機(jī)、補(bǔ)充協(xié)議等附屬合同不允許出現(xiàn)此類大協(xié)議號。5.8.4.6合同明細(xì)號的規(guī)定：是指主合同項(xiàng)下各類補(bǔ)充協(xié)議、特價(jià)機(jī)協(xié)議、包銷機(jī)協(xié)議等附屬協(xié)議的編號，為2位阿拉伯?dāng)?shù)字，例如：1101-200-2003-001-015.8.4.7合同號性質(zhì)的規(guī)定：合同號的性質(zhì)的分類來源是合同的分類。根據(jù)合同的性質(zhì)合同編號性質(zhì)規(guī)定如下：(1)銷售合同：用“銷”字代表；(2)代銷合同：用“代”字代表；(3)特價(jià)機(jī)協(xié)議：用“特”字代表；(4)包銷機(jī)協(xié)議：用“包”字代表；(5)臨時(shí)協(xié)議：用“臨”字代表；(6)工程機(jī)協(xié)議：用“工程”字代表；(7)普通補(bǔ)充協(xié)議：用“普通補(bǔ)”代表；(8)上店協(xié)議或確認(rèn)書：用“上店”代表；(9)撤店協(xié)議或確認(rèn)書：用“撤店”代表；(10)專供（特供）協(xié)議：用“專供”或“特供”代表；(11)三方協(xié)議：用“三方”代表；(12)直訂協(xié)議：用“直訂”代表；以上合同編號必須按規(guī)定打印到合同中，不允許合同中出現(xiàn)漏填、不填。5.8.4.8當(dāng)編號中發(fā)生空號時(shí)的規(guī)定：當(dāng)簽署全國協(xié)議后，分部若根據(jù)全國協(xié)議與供應(yīng)商當(dāng)?shù)胤止景l(fā)生特價(jià)機(jī)、補(bǔ)充協(xié)議等協(xié)議時(shí)，此時(shí)給分部編號合同時(shí)主合同號會發(fā)生空號。另當(dāng)分部上報(bào)合同作廢等情況時(shí)會造成合同編號空號。當(dāng)發(fā)生上述合同編號空號時(shí)要求編號者在合同編號目錄中空號行處標(biāo)住出“空號”字樣，并寫出空號的原因。5.8.4.9當(dāng)分部簽署全國協(xié)議的補(bǔ)充或特價(jià)機(jī)等協(xié)議時(shí)編號的規(guī)定：當(dāng)簽署全國協(xié)議后，各分部簽署當(dāng)?shù)氐娜珖鴧f(xié)議品牌的補(bǔ)充協(xié)、特價(jià)等協(xié)議時(shí)，上報(bào)審批同意后，編寫合同號的要求：(1)在合同編號目錄中將此品牌的主合同號行中注明“空號”字樣，寫出此份合同為全國協(xié)議并注明全國協(xié)議的合同編號；(2)號標(biāo)注行后根據(jù)下述標(biāo)準(zhǔn)格式對協(xié)議進(jìn)行編寫：合同地區(qū)范圍番號（8600）+合同類別+年號+合同號+明細(xì)號+合同號性質(zhì)例如：1101（8600）-200-2003-001-01特5.8.4.10當(dāng)合同作廢重新簽訂合同時(shí)編號規(guī)定：當(dāng)發(fā)生在原協(xié)議基礎(chǔ)上增加點(diǎn)位與廠家重新簽署合同，或由于廠家對原協(xié)商好的費(fèi)用點(diǎn)位反悔重新簽署合同時(shí)經(jīng)審批同意后，在延續(xù)編號時(shí)要求編號者對此份合同重新編號，不允許延用原合同編號。5.8.4.11出現(xiàn)跨年度合同時(shí)的處理方法：(1)合同起始日期為所在舊年度的12月1日以前，合同截止日期為即將開始的新年度3月31日以前，發(fā)生的跨年度合同，編號時(shí)要求：編在所在舊年度合同編號目錄中。(2)合同起始日期為所在年度的12月1日以后（含1日），合同截止日期為即將開始的新年度12月31日以前，發(fā)生的跨年度合同，合同編號時(shí)要求：編在新年度合同編號目錄中。5.8.5合同政策的歸納：（非ERP地區(qū)使用）5.8.5.1合同編號后將合同的政策按規(guī)定格式輸入。5.8.5.2經(jīng)/代銷合同政策一覽表：（見附件7.24）5.8.6分部合同郵寄的規(guī)定5.8.6.1合同郵寄的具體郵寄要求：(1)每份的合同上右上角的主合同號和本協(xié)議編號必須電子打印至合同文本上。主合同編號或本協(xié)議編號必須是下發(fā)的合同號，不得遺漏、更改。(3)包裝中的合同都要按品類區(qū)分，每一類的合同均附一張交接明細(xì)（交接明細(xì)按總辦要求制作）同協(xié)議一并郵寄至；(4)所郵寄至的原件合同（非ERP地區(qū)郵寄每1份合同必須附經(jīng)審批的預(yù)案復(fù)印件一份），復(fù)印過程中不允許出現(xiàn)兩面復(fù)印，或用傳真紙復(fù)印；(5)合同必須裝訂整齊，一份合同僅能用一個(gè)訂書釘，不得用若干訂書訂超裝訂（未上ERP系統(tǒng)的地區(qū)一份合同預(yù)案復(fù)印件與合同也僅能用一個(gè)訂書釘裝訂）；(6)每一份預(yù)案必須保證字跡清晰，如有復(fù)印不清楚情況時(shí)必須用手填寫清楚后方可郵寄；(7)每一份預(yù)案上要求填寫清楚簽約結(jié)果；(8)查清原件合同，不允許出現(xiàn)少頁或少附件的現(xiàn)象。(9)合同郵寄完畢之后，各分部采購郵寄合同負(fù)責(zé)人需將交接明細(xì)表電子版以郵件的形式發(fā)至總辦和財(cái)務(wù)檔案負(fù)責(zé)人處。5.8.6.2為保證總辦和財(cái)務(wù)人員對合同有序的保存，對和分部采購干事做如下要求：5.2.8.6.2.1對采購干事的要求：分部上報(bào)合同后，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，采購干事需按合同編號的規(guī)定對合同進(jìn)行編號，編號后方可傳真至各分部采購部。對已上ERP系統(tǒng)的地區(qū)，干事同樣要將合同進(jìn)行編號，合同號編好后方可從ERP系統(tǒng)中進(jìn)行審批，并要將合同編號在審批意見中明確標(biāo)出。合同采購干事要監(jiān)督分部上報(bào)合同簽訂情況，在合同編號目錄中將已正式簽回并寄至的合同明確標(biāo)住：紅色字體為：代表此份合同已審批，但未正式簽署合同或未寄回。黑色字體為：代表此份合同已正式簽署并寄回。藍(lán)字字體為：代表此份合同已作廢。5.8.6.2.2對分部采購部干事的要求：未上ERP系統(tǒng)的地區(qū)，收到審批單傳真件后，將合同號按規(guī)定，打印至合同文本中與廠家簽訂合同；對已上ERP系統(tǒng)的分部，從系統(tǒng)中收到審批意見后，將審批意見中的合同編號記錄下來，手工填寫至主合同編號處，方可再與廠家簽訂正式文本。按編制的合同編號，對合同進(jìn)行存檔。（ERP系統(tǒng)中自動(dòng)生成的大順序合同號，不做為合同保存的依據(jù)）每周二將寄至的合同編號目錄傳真各品類干事處。5.8.7合同的跟蹤。5.8.7.1每周合同報(bào)表：每周四18：00前各分部制做周合同報(bào)表，上報(bào)，采購要對分部的合同簽訂情況進(jìn)行匯總，上報(bào)總經(jīng)理。（詳見附件7.26和7.27）；采購定期要對分部的合同簽訂情況進(jìn)行適時(shí)的考核、通報(bào)。對不按期完成任務(wù)的分部進(jìn)行處罰，對超額完成任務(wù)的分部進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。5.8.7.2每月特價(jià)機(jī)報(bào)表：每月最末一天各分部制做特價(jià)機(jī)月報(bào)表上報(bào)，采購要對分部的特價(jià)機(jī)簽訂情況進(jìn)行匯總、上報(bào)。（詳見附件7.28和7.29）；采購定期會對分部的合同簽訂情況進(jìn)行適時(shí)的考核、通報(bào)。對不按期完成任務(wù)的分部進(jìn)行處罰，對超額完成任務(wù)的分部進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。5.8.7.3合同計(jì)劃與總結(jié)：5.8.7.3.1.合同計(jì)劃的上報(bào)：當(dāng)月所計(jì)劃簽訂合同的內(nèi)容（包括新產(chǎn)品開發(fā)）經(jīng)、代銷合同；包銷、定制、專供合同；特價(jià)機(jī)合同；其他類合同；（除以上合同外的其他類合同，要明確標(biāo)注在計(jì)劃中，《合同簽訂計(jì)劃附表》見附件7.30）；合同簽訂計(jì)劃上報(bào)的時(shí)間：每月最末一天18：00以前。由當(dāng)?shù)夭少徔偙O(jiān)（經(jīng)理）簽字后上報(bào)采購。5.8.7.3.2.合同簽訂情況總結(jié)：(1)據(jù)合同簽訂的計(jì)劃做出合同簽訂完成情況報(bào)表，（附件7.31）(2)據(jù)完成情況對本分部當(dāng)月合同簽訂作出分析。（不限具體格式）(3)合同簽訂完成情況總結(jié)上報(bào)的時(shí)間：與每月合同計(jì)劃一同上報(bào)（即每月30日由當(dāng)?shù)夭少徔偙O(jiān)（經(jīng)理）簽字后上報(bào)采購）。5.8.7.3.3制做合同報(bào)表的注意事項(xiàng)：制做合同報(bào)表時(shí)，必須認(rèn)真細(xì)致。報(bào)表內(nèi)容填寫不得缺項(xiàng)。制做合同報(bào)表，數(shù)據(jù)必須真實(shí)，不得漏報(bào)、瞞報(bào)、虛報(bào)。否則，有權(quán)對分部相關(guān)責(zé)任人予以重罰；合同報(bào)表必須由分部采銷總監(jiān)、財(cái)務(wù)收入合同管理員簽字后上傳。5.8.8關(guān)于合同終止的規(guī)定：5.8.8.1合同執(zhí)行的原則：先終止后執(zhí)行。新年度合同正式簽署完畢后，各分部采購部必須立即上報(bào)舊合同的終止，終止審批同意后，采購業(yè)務(wù)人員可憑正式簽署的合同到分部財(cái)務(wù)人員處辦理新合同的執(zhí)行。分部財(cái)務(wù)人員依據(jù)已正式簽約的合同和ERP系統(tǒng)中已審批同意終止的合同，對新合同進(jìn)行“執(zhí)行”的操作。5.8.8.2全國協(xié)議在分部執(zhí)行時(shí)，按下發(fā)的通知的終止和執(zhí)行時(shí)間操作，此操作同樣要求履行“先終止后執(zhí)行”原則。5.8.8.3根據(jù)帶貨安裝的商品特殊性，可在新合同簽訂后財(cái)務(wù)人員依據(jù)新合同，在未上報(bào)終止合同的情況下先執(zhí)行，同時(shí)要求各分部采購配合與財(cái)務(wù)部門與供應(yīng)商核算賬目，一個(gè)月之內(nèi)將賬目結(jié)算清，并上報(bào)合同終止。此期間進(jìn)貨財(cái)務(wù)人員結(jié)算時(shí)必須采用新合同號操作。5.8.8.4對各分部在新合同未上報(bào)或雖上報(bào)但未簽訂完畢合同，各分部可在系統(tǒng)中延用舊年合同。但新合同一經(jīng)簽訂必須立即上報(bào)舊合同終止，同時(shí)執(zhí)行新合同。5.9合同簽訂與合同實(shí)施的獎(jiǎng)懲全國合同，按照是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，予以獎(jiǎng)/罰采購該品類部；分部簽訂的地方合同，獎(jiǎng)/罰分部采購部該品類科。具體分配辦法由受獎(jiǎng)品類部(科)負(fù)責(zé)人確定，上報(bào)采購備案，分部上報(bào)采銷總監(jiān)備案。5.9.1(1）考核項(xiàng)目及權(quán)重考核項(xiàng)目綜合利潤費(fèi)用帳保備注權(quán)重70%20%10%以其它合同條款不低于去年條款內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，才能享受加分。加分標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)分70分，每增加0.1個(gè)點(diǎn)位，加2分(合同費(fèi)用÷授權(quán)費(fèi)用)×20分有帳保：10分無帳保：0分(2）獎(jiǎng)罰金額及標(biāo)準(zhǔn)以100分為獎(jiǎng)/罰基準(zhǔn)，100分（不含）以下罰500元，100分（不含）—105分（不含）獎(jiǎng)1000元，105分（含）以上獎(jiǎng)2000元。5.9.2白小、黑小、發(fā)燒(1）考核項(xiàng)目及權(quán)重考核項(xiàng)目綜合利潤費(fèi)用保底銷售備注權(quán)重50%40%10%以其它合同條款不低于去年條款內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，才能享受加分。加分標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)分50分標(biāo)準(zhǔn)分40分有保底銷售：10分無保底銷售：0分每增加0.5個(gè)點(diǎn)位，加2分(2）獎(jiǎng)罰金額及標(biāo)準(zhǔn)以100分為獎(jiǎng)/罰基準(zhǔn)，100分（不含）以下罰500元，100分（不含）—105分（不含）獎(jiǎng)1000元，105分（含）以上獎(jiǎng)2000元。5.9.3中型(1）考核項(xiàng)目及權(quán)重合資品牌全國合同考核辦法采取一事一議。國產(chǎn)品牌全國合同按銷售與代銷進(jìn)行考核：考核項(xiàng)目（銷售）綜合利潤費(fèi)用帳保價(jià)保備注權(quán)重75%5%10%10%以其它合同條款不低于去年條款內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，才能享受加分。加分標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)分75分，每增加0.1個(gè)點(diǎn)位,加0.5分達(dá)標(biāo)：5分未達(dá)標(biāo)：0分有帳保：10分無帳保：0分有價(jià)保：10分無價(jià)保：0分考核項(xiàng)目（代銷）綜合利潤費(fèi)用保底銷售備注權(quán)重75%5%20%以其它合同條款不低于去年條款內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，才能享受加分。加分標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)分75分，每增加0.1個(gè)點(diǎn)位,加0.5分。達(dá)標(biāo)：5分未達(dá)標(biāo)：0分有保底銷售：20分無保底銷售：0分(2）獎(jiǎng)罰金額及標(biāo)準(zhǔn)全國合同視具體情況，獎(jiǎng)勵(lì)5000—10000元不等。全國合同以100分為獎(jiǎng)罰基準(zhǔn)，100分（不含）以下罰500元，100分（不含）—105分（不含）獎(jiǎng)1000元，105分（含）以上獎(jiǎng)2000元。5.9.4小型類(1）懲罰考核項(xiàng)目及權(quán)重考核項(xiàng)目綜合利潤費(fèi)用帳保備注權(quán)重70%20%10%以其它合同條款不低于去年條款內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)。加分標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)分70分，每降低0.5個(gè)點(diǎn)位，減10分。(合同費(fèi)用÷授權(quán)費(fèi)用)×20分有帳保：10分無帳保：0分6注意事項(xiàng)：6.1關(guān)于防止公司外交易管理簽訂的注意事項(xiàng)：6.1.1簽定意義：實(shí)際操作中一些銷售人員為了提高自己的經(jīng)營利潤、謀取中間差價(jià)，也有個(gè)別業(yè)務(wù)人員為了自己的一點(diǎn)小利，不惜損害其公司部門及全體股東的利益，進(jìn)行各種形式的場外銷售。為了防止這些現(xiàn)象的發(fā)生，公司要求簽訂防止場外交易管理的條款。6.1.2公司對場外交易的控制：（1）每次發(fā)生場外交易行為均視為對公司的違約，應(yīng)于三個(gè)自然日內(nèi)向公司違約責(zé)任金。（2）分銷對收款的控制。顧客貨款或定金只能由財(cái)務(wù)人員收取，禁止?fàn)I業(yè)員、業(yè)務(wù)人員代收。（3）顧客資料的登記、錄入、傳輸、派工管理。（4）定金的嚴(yán)格控制。顧客退定金，必須分銷經(jīng)理審批，客戶服務(wù)部回訪。所有帶貨安裝商品，客戶服務(wù)部必須按照要求，3天內(nèi)回訪到位，否則追究經(jīng)理的責(zé)任。（5）建立舉報(bào)制度。在分銷經(jīng)理，設(shè)立人力資源和信息舉報(bào)電話。（6）執(zhí)行場外交易暗訪制度。由客戶服務(wù)部安排，定期暗訪，對暗訪有功人員實(shí)行重獎(jiǎng)。同樣由部門3日～5日匯總并上報(bào)總經(jīng)理。（7）培訓(xùn)的強(qiáng)化。人資部對新入職人員及廠家業(yè)務(wù)人員，實(shí)行防止場外交易的崗前培訓(xùn)。6.2售后質(zhì)量保證金簽訂的標(biāo)準(zhǔn):6.2.一類地區(qū)二類地區(qū)北京、天津、沈陽、青島、深圳上海、廣州、濟(jì)南、西安、鄭州、成都、重慶、武漢、杭州、昆明6.2.一類地區(qū)二類地區(qū)北京、天津、上海成都、重慶、西安、鄭州、沈陽、青島、濟(jì)南、廣州、深圳、武漢、杭州、昆明6.2.3中型類：6.2.4小型類：6.2.5質(zhì)保金標(biāo)準(zhǔn)收取方式：6.2.5.1滾動(dòng)式結(jié)算，每次結(jié)算按上述標(biāo)準(zhǔn)結(jié)余，如煙灶熱每次結(jié)算結(jié)余額10萬元，如此滾動(dòng)。6.2.5.2對于協(xié)議中質(zhì)保金的收取方式應(yīng)在合同簽訂時(shí)明確規(guī)定：(1)自合同簽字之日起5日內(nèi)以現(xiàn)款支付；(2)從第一次貨款結(jié)算開始扣收直到扣完為止以上兩種收取方式任選一種，建議采取第一種方式收取。6.2.5.3對于全國協(xié)議中質(zhì)保金的收取方式：(1)由統(tǒng)一收取，收取的分部為北京分部或天津物流。(2)由分部按合同中約定的質(zhì)保金金額各自收取。6.2.6質(zhì)保金審批：6.2.6.1各地區(qū)簽訂的質(zhì)保金低于上述規(guī)定的質(zhì)保金標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)由采購主管審批。6.2.6.2當(dāng)每一個(gè)新年度簽訂的質(zhì)保金應(yīng)高于或低于舊年度所簽訂的質(zhì)保金時(shí)（原則上不應(yīng)低于），分部財(cái)務(wù)應(yīng)根據(jù)新年度合同中簽訂的質(zhì)保金金額予以調(diào)整。6.2.6.3全國合同無質(zhì)保金的簽訂標(biāo)準(zhǔn)，合同簽訂時(shí)可視具體情況進(jìn)行處理，對于質(zhì)保金收取與否和收取標(biāo)準(zhǔn)由采購主管審批。6.3合同雙方另行約定條款的注意事項(xiàng)：當(dāng)合同雙方另行約定條款如無約定內(nèi)容時(shí)必須用“無”字明確標(biāo)出。6.4對合同中公司名稱的填寫要求如下：（1）全國協(xié)議乙方的填寫。乙方：北京****有限公司。（2）天津（或青島）物流合同中的乙方填寫：天津（或青島）**有限公司。（3）地區(qū)協(xié)議乙方的填寫：乙方：****有限公司（與合同蓋章名稱相符）6.5全國協(xié)議保密管理工作6.5.1對采購的要求：6.5.1.1采購審批單中會對合同的保密性質(zhì)進(jìn)行規(guī)范；6.5.1.2合同保密類型分為：絕密、機(jī)密兩種：采購在上報(bào)合同時(shí)必須在合同審批單右上角用紅色簽字筆寫明合同保密類型，絕密或機(jī)密；6.5.1.3保密、機(jī)密合同的審批權(quán)為采購副總級（含）以上人員，其他任何人無權(quán)決定合同為保密協(xié)議；6.5.1.4合同保存的要求，合同簽訂后由采購將一份合同文本轉(zhuǎn)總經(jīng)理辦檔案室存檔，另外兩份原件由財(cái)務(wù)收入管理部主管（含）以上人員保存。6.5.1.4.1絕密性質(zhì)的合同：6.5.1.4.1.1對此類合同知情人員的要求：合同下發(fā)前：簽訂合同的該品類部長級（含）以上人員有對此份合同的知情權(quán)。合同下發(fā)后：及分部財(cái)務(wù)、采