企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)檔案管理制度企業(yè)檔案管理制度一、制度目的為了規(guī)范企業(yè)檔案管理，加強檔案保管工作和檔案利用工作，推進企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，使企業(yè)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，確保企業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、及時性和安全性，保護企業(yè)合法權(quán)益，提高企業(yè)管理水平和競爭力，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本企業(yè)各單位、部門和員工的檔案管理活動。三、基本原則（一）保護檔案文件完整。嚴(yán)禁篡改、涂改檔案文件，保證檔案文件的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。（二）合理使用檔案資源。鼓勵利用檔案資源，提高科學(xué)研究成果質(zhì)量，促進企業(yè)發(fā)展。（三）突出保密要求。涉及到國家秘密、商業(yè)機密和個人隱私的檔案文件，必須嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁泄露。（四）透明和公正。檔案管理工作應(yīng)該透明和公正，不得有任何違法違規(guī)行為。四、檔案管理崗位職責(zé)（一）檔案管理員：負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的組織、分類、保存、利用和管理等工作。（二）檔案借閱人：在正常的檔案借閱情況下，負(fù)責(zé)檔案閱讀、查閱、復(fù)制及歸檔等工作。（三）檔案保管員：負(fù)責(zé)對文物古籍、重要資料、原始記錄的保管，搞好復(fù)制和備份工作，及時更新檔案、契約保存文件等工作。五、檔案分類及保管要求（一）按照檔案的性質(zhì)、用途和保存期限等分類。（二）檔案保管室必須有統(tǒng)一的檔案管理制度，建立檔案編目、借閱、移交、銷毀等制度。（三）要保證檔案保管室的環(huán)境清潔、安全，必須有防火、防盜、防水措施。（四）應(yīng)當(dāng)建立檔案流轉(zhuǎn)、借閱等制度，規(guī)定檔案的使用時間、地點、須知等，完善檔案利用管理。（五）檔案借閱必須填寫檔案借閱申請表，審批后方可借閱。（六）在故意或者過失的情況下造成檔案遺失或者損壞的，責(zé)任人必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、生產(chǎn)檔案管理（一）按照生產(chǎn)日期、生產(chǎn)批次等要素建立生產(chǎn)檔案。（二）對每個生產(chǎn)節(jié)點實行檔案記錄，留存生產(chǎn)原始記錄和分析報告等重要文件。（三）生產(chǎn)過程中涉及到的物種、原材料、藥劑等必須建立檔案。（四）生產(chǎn)設(shè)備的維護、維修必須建立檔案，記錄設(shè)備大修、小修、保養(yǎng)等情況。七、檔案數(shù)字化管理（一）檔案數(shù)字化建設(shè)必須得到公司高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，納入公司發(fā)展計劃。（二）建立檔案數(shù)據(jù)庫，形成網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理體系，實現(xiàn)信息共享。（三）對電子檔案采取多級備份措施，保證檔案的安全性。（四）對企業(yè)重要檔案文件必須進行數(shù)字化存儲備份，確保檔案的永久保存。（五）使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，能夠有效地提高檔案管理的效率，優(yōu)化工作流程，節(jié)省人力資源。八、檔案銷毀和遷出（一）所有檔案銷毀必須進行書面申請，并經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。（二）按照國家規(guī)定的銷毀周期和銷毀要求，采取適當(dāng)?shù)匿N毀方式，保證檔案銷毀得到妥善處理。（三）企業(yè)檔案遷出必須遵守法律法規(guī)，按照相關(guān)規(guī)定申請遷出。（四）公司將取消關(guān)于某件事情的全部/部分信息記錄時，必須進行審批，由相關(guān)安全負(fù)責(zé)人在組織審核的情況下才能進行銷毀。九、附則（一）本制度由XX公司檔案管理部制定和解釋。（二）本制