檔案管理模式改革的制約因素與應(yīng)對(duì)策略獲獎(jiǎng)科研報(bào)告

檔案管理模式改革的制約因素與應(yīng)對(duì)策略獲獎(jiǎng)科研報(bào)告關(guān)鍵詞：檔案管理;管理模式;信息化

一、檔案管理模式改革的制約因素分析

1.法律規(guī)范體系不完善

理論的研究往往滯后于實(shí)踐，我國(guó)檔案法律體系建設(shè)領(lǐng)域也不例外。由于檔案法律體系建設(shè)嚴(yán)重滯后，造成檔案管理模式改革缺乏必要的法理依據(jù)，因而在改革的道路上面對(duì)諸多困難。同時(shí)，由于相關(guān)法律法規(guī)產(chǎn)生于不同的歷史時(shí)期，而檔案管理事件要處于不斷發(fā)展變化之中，因此就造成法律法規(guī)和實(shí)踐以及相關(guān)的法律法規(guī)之間存在諸多矛盾和沖突，不利于檔案管理模式改革的順利進(jìn)行。例如，我國(guó)的《檔案法》明確規(guī)定，行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)由本級(jí)地方政府的檔案行政管理部門主管。而《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》規(guī)定，專業(yè)主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)管理本部門的專業(yè)檔案，并受上級(jí)部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。顯然，上述模棱兩可、相互沖突的法律規(guī)定，使檔案管理改革工作處于兩難境地。

2.檔案資源難以有效整合

我國(guó)具有豐富的檔案資源，但是利用率相對(duì)較低[2]。究其原因，主要是這些檔案資源分散于各個(gè)部門和單位，給檔案資源的使用造成了諸多困難。要解決這一問題，實(shí)現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)一管理無(wú)疑是最為有效的手段和途徑。但是，上述目標(biāo)實(shí)現(xiàn)起來(lái)卻有較大的難度。因?yàn)闄n案資源的集中統(tǒng)一管理不僅具有較高的技術(shù)要求，同時(shí)牽扯面廣，程序復(fù)雜。例如，傳統(tǒng)檔案管理的重點(diǎn)是檔案的保存，和檔案資源的統(tǒng)一管理，并不是簡(jiǎn)單的集中保管，只需要對(duì)這些檔案資源進(jìn)行二次加工和深度挖掘，以求全方位多視角的反映檔案信息內(nèi)容，唯有如此，才能最大限度發(fā)揮檔案資源的價(jià)值和作用。

3.檔案管理的信息化水平低

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，我們已經(jīng)步入信息化時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛運(yùn)用于社會(huì)生產(chǎn)生活的各個(gè)層面，并發(fā)揮出不可或缺的重要作用。對(duì)檔案管理工作而言，信息技術(shù)也具有十分重要的作用和價(jià)值，包括信息技術(shù)的應(yīng)用，可以從根本上改變當(dāng)前的檔案收集整理工作的具體方式，大幅提升檔案管理工作的效率[3]。就當(dāng)前的實(shí)際情況，檔案管理的信息化水平不高，對(duì)檔案管理模式的改革產(chǎn)生了一定的制約作用。

4.檔案管理人才結(jié)構(gòu)不合理

檔案管理模式的改革是一項(xiàng)復(fù)雜的綜合性的功能，對(duì)檔案管理人才提出了更高的要求，就要構(gòu)建一支跨學(xué)科、綜合型人才隊(duì)伍。顯然，當(dāng)前的檔案管理人才隊(duì)伍已經(jīng)不能滿足上述需要，具體表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是正式的檔案管理人員數(shù)量不足，難以應(yīng)對(duì)繁重的檔案管理改革工作;二是檔案管理的專業(yè)性人才匱乏，難以適應(yīng)檔案管理模式改革對(duì)專業(yè)化人才的要求;三是檔案管理人員的服務(wù)方式陳舊，仍舊是等待用戶上門查閱，而不是主動(dòng)進(jìn)行服務(wù)方式的優(yōu)化和創(chuàng)新。

二、檔案管理模式改革的應(yīng)對(duì)策略

1.完善檔案管理領(lǐng)域的法律法規(guī)

前文指出，檔案管理模式改革的順利進(jìn)行必須要有相關(guān)的法律法規(guī)體系作為支撐，因此國(guó)家和政府要進(jìn)一步加大檔案管理領(lǐng)域的立法完善工作。檔案法規(guī)體系是以國(guó)家法律和行政法規(guī)為基礎(chǔ)，涵蓋檔案領(lǐng)域的國(guó)家行政法規(guī)、地方性法律法規(guī)、行政規(guī)章和規(guī)范性文件而形成的有機(jī)統(tǒng)一的法律法規(guī)體系。針對(duì)當(dāng)前大的領(lǐng)域法律法規(guī)建設(shè)存在的具體問題，根據(jù)我國(guó)的《立法法》的相關(guān)規(guī)定，在檔案法規(guī)體系中《檔案法》應(yīng)該占據(jù)主導(dǎo)地位。因此在構(gòu)建科學(xué)完善的法律法規(guī)體系過程中，首先應(yīng)該對(duì)《檔案法》進(jìn)行必要的修訂，然后進(jìn)一步完成相關(guān)法律法規(guī)以及規(guī)章文件的修訂和完善，為檔案管理模式改革提供科學(xué)完善的法律法規(guī)體系支持。

2.實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面整合

前文指出，檔案資源的全面整合是有效發(fā)揮我國(guó)巨量檔案資源重要的價(jià)值的必要途徑。因此，對(duì)檔案資源實(shí)施整合和共享，就成為檔案管理模式改革工作的重要內(nèi)容?；诖?，各級(jí)政府的檔案管理部門，要積極與其他部門和單位進(jìn)行檔案管理工作以及檔案資源共享方面進(jìn)行技術(shù)交流。建議在條件成熟的情況下，以各級(jí)政府檔案管理部門為依托，成立各級(jí)檔案管理中心，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案資源的集中統(tǒng)一管理。

3.積極推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)

檔案管理的信息化可以分為兩大層，一是檔案內(nèi)部管理的信息，二是檔案服務(wù)的信息化。首先，在檔案的內(nèi)部管理方面，應(yīng)該積極引入信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、體系化和智能化。例如，檔案管理部門應(yīng)該積極引入現(xiàn)代掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)資料，并統(tǒng)一存入檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效管理。其次，隨著社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)工作對(duì)檔案資源的需求日益強(qiáng)烈，因此造成了檔案資源供給和社會(huì)需求之間的矛盾，解決上述問題的唯一方法就是實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享化。因此，檔案管理部門應(yīng)該以檔案管理信息化建設(shè)為契機(jī)，積極進(jìn)行檔案資源共享平臺(tái)建設(shè)，允許社會(huì)公眾根據(jù)自己的權(quán)限進(jìn)行相關(guān)檔案資料的查詢。此外，各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)還可以根據(jù)自身的特征，利用微信公眾號(hào)進(jìn)行檔案信息的推送工作，方便廣大社會(huì)公眾獲取檔案管理信息。

4.強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

針對(duì)檔案管理模式改革領(lǐng)域的人才問題，解決的途徑主要有人員培訓(xùn)、組建新隊(duì)伍以及人員借調(diào)。首先，要提高人員培訓(xùn)的針對(duì)性，根據(jù)人員素質(zhì)水平進(jìn)行不同等級(jí)和內(nèi)容的培訓(xùn)，以適應(yīng)基礎(chǔ)性和高層次的工作。其次，組建新隊(duì)伍要做到少而精，成為檔案管理模式改革的領(lǐng)導(dǎo)與核心力量。最后，借調(diào)的人員應(yīng)該是專業(yè)性的技術(shù)人員，以解決檔案模式改革過程中的專業(yè)性技術(shù)